Czym jest Microsoft Project lub MS Project online za darmo?

MS project online za darmo to pakiet narzędzi, które pomagają w wydajnym i właściwym zarządzaniu projektami i portfelami. Ma różne zastosowania, od branż takich jak budownictwo, handel detaliczny, finanse, opieka zdrowotna, aż po kilka. Niewielu z nas naprawdę zna MS Project, być może dlatego, że nie pochodzi on ze zwykłego MS Office, który instalujemy na naszych komputerach lub laptopach. Choć nie jest znane większości studentów, jest to bardzo popularne oprogramowanie do zarządzania projektami opracowane przez Microsoft.

Dla wielu osób nauka korzystania z MS Project jest równoznaczna z nauką podstaw zarządzania projektami w tym samym czasie i w pewnym sensie idą one w parze. W skrócie, zarządzanie projektami oznacza planowanie, organizowanie i zarządzanie zasobami w taki sposób, aby zminimalizować straty i osiągnąć konkretny cel.

Być może właśnie dostałeś awans i dostałeś ważny, długi i złożony projekt, który wymaga kompleksowego planowania z udziałem pięćdziesięciu różnych elementów. Co robisz? Zapoznaj się z projektem MS online za darmo! Ta aplikacja została zaprojektowana głównie w celu pomocy ludziom w opracowywaniu planów, sortowaniu zasobów, a także przydzielaniu zadań, śledzeniu postępów i zarządzaniu wieloma rzeczami, w tym rocznymi budżetami i in. MS Project tworzy harmonogramy ścieżek z dodatkiem również od stron trzecich. Biorąc to pod uwagę, używanie MS Project nie jest nauką o rakietach. Musisz wiedzieć tylko kilka rzeczy przed wyruszeniem w podróż do ekspertyzy MS Project. A) Musisz wiedzieć, jak zainstalować i uruchomić oprogramowanie MS Project na komputerze lub laptopie, i B) Musisz mieć pod ręką projekt, który musisz przeanalizować i usprawnić.

Jedną z najbardziej podstawowych rzeczy, których musisz się nauczyć, jeśli planujesz korzystać z projektu MS online codziennie i profesjonalnie, musisz wiedzieć, jak stworzyć plan projektu. Teraz, podobnie jak w przypadku nowego oprogramowania, możesz spędzać miesiące i lata nawigując i badając każdy zakamarek lub próbując odkryć coś dla siebie, albo możesz być mądry i wcześniej przeprowadzić badania. Wolę robić to drugie. Teraz, gdy jesteś tutaj i czytasz, zakładam, że chcesz nauczyć się podstaw MS Project i podnieść podstawowe umiejętności, które się w nim znajdują. Prawda jest taka, że ​​jest trochę jak każdy inny program Microsoft; czy musisz znać każdą funkcję MS PowerPoint, aby stworzyć dobrą prezentację? Nie. Dokładnie to samo! Możesz uruchomić duże i udane plany projektów, znając podstawy.

Więc bez zbędnych ceregieli, zanurzmy się w podstawy MS project online za darmo i zobaczmy, jak możemy zrobić dobry plan projektu MS.

  1. Zacznijmy od tego, czego potrzebujesz.

Oczywiście potrzebujesz MS Project, który możesz kupić ze strony internetowej w wersji Standard lub Professional. Wersja Professional ma o wiele bardziej złożone funkcje, więc jeśli jesteś początkującym w MS project online za darmo, powinna wystarczyć edycja standardowa. Po zainstalowaniu tego programu najprawdopodobniej znajdziesz go na pulpicie lub w menu Start.

  1. Zrób przykładowy projekt.

Lub jeśli masz istniejący projekt, nad którym pracujesz, skorzystaj z niego. Dla samej hipotezy zakładam, że opracowujemy prosty program, który odczytuje nowe konta klientów z bazy danych CRM (Customer Relationship Management). Wystarczająco łatwe? Dobrze. Jest to bardzo prosty projekt i bardzo przydatny, jeśli pracujesz z przedsiębiorstwem. Pozwól, że dam ci kilka kluczowych punktów danych.

  1. Nazwa Projektu
  2. Przygotowanie projektu
  3. Rozpoczęcie projektu
  4. Postęp
  5. Testowanie planu
  6. Pozycjonowanie

Jest to wystarczające do naśladowania i zawsze pamiętam te sześć kroków planowania przykładowego projektu podczas tworzenia planu projektu. Oczywiście to nie wszystko. W każdym z nich znajduje się kilkanaście zadań, które zostaną ujawnione w dalszej części artykułu.

  1. Rozpocznij projekt MS online online i strzelaj w fazach projektu

Oczywiście musisz uruchomić MS project online za darmo. Otwiera się, ponieważ skoroszyt nie jest naprawdę trudny w obsłudze. Następnym krokiem byłyby fazy projektu, które wymieniliśmy powyżej (nazwa projektu, przygotowanie itd.).

Polecane kursy

  • Szkolenie VBA Macro Prep
  • Szkolenie online na temat VBA i makr
  • Pakiet szkoleniowy Excel 2007

  1. Wprowadź szczegółowe zadania w każdej fazie.

Po przejściu do żądanych faz będziesz musiał wypełnić szczegółowe zadania pod każdą fazą. Na przykład, w ramach projektu MS online online Prep, możesz dodać „Zbierz dokumentację” i „Wyodrębnij dane kontaktowe”. Dla łatwiejszego przykładu, pozwólcie, że podzielę to dla ciebie. Możesz wprowadzić zadania takie jak „Wywoływanie artystów” - nazwiska wykonawców itd. Pytanie, które się teraz pojawia, brzmi: jak wymyślisz te darmowe kroki MS Project online? Wszystko, co musisz zrobić, to rozbić duże zadania na mniejsze, o prostszym brzmieniu. Rozłóż zadanie na podzadania. Rozbij to, ale nie idź na całość i ryzykuj wypadnięcie za burtę.

Dodatkową rzeczą, którą możesz zrobić, jest utworzenie harmonogramu projektu, aby stworzyć przedział czasowy na utworzenie produktu, przedział czasowy na jego sprawdzenie i czas na podpisanie się. Pomoże ci to zaoszczędzić czas i jest to dość standardowa praktyka.

Źródło obrazu: pixabay.com

  1. Przypisz czas

Zawsze powinieneś przypisywać czas trwania do każdego wprowadzonego zadania. Pomyśl o czasie, który zaoszczędzisz. Przez chwilę zignoruj ​​pierwszą kolumnę w okienku zadań i wprowadź dane w kolumnach Czas trwania. Na przykład planujesz koncert. Może wyglądać następująco:

  1. Zadzwoń do artystów - 3 dni
  2. Sfinalizuj artystów i występy - 2 dni
  3. Zadzwoń do audytorium - 3 dni
  4. Potwierdź i zapłać zaliczkę do audytorium - 2 dni
  5. Zarezerwuj czas reklamowy w gazetach - 12 dni
  6. Wydrukuj i sprzedaj bilety - 25 dni
  7. Ustaw zakwaterowanie - 4 dni
  8. Zorganizuj uzgodnienia dotyczące podróży - 3 dni

Gdy naciśniesz Enter w polu Czas trwania zadania, po prawej stronie pojawi się niebieski pasek, który graficznie wskazuje czas trwania. Ten pasek zadań i zbiór tych pasków nazywany jest wykresem Gantta. Nazwij ten projekt MS online za darmo jako Koncert 1.0.

  1. Przypisz zasoby

Co robisz, jeśli nie jesteś jedyną osobą pracującą nad tym projektem? (Co będzie miało miejsce w 80% przypadków). Tak więc, jako Project Manager, musisz samodzielnie przypisać te zadania. Możesz wpisać imię i nazwisko osoby, która ma wykonać zadanie w zakładce Nazwy zasobów. Możesz wpisać inicjały imienia osoby, takie jak Nita Shetty jako NS, lub jeśli masz cały zespół wykonujący to zadanie, możesz na przykład wpisać Zespół A.

  1. Wprowadź datę rozpoczęcia projektu i zależności zadań

Tak, jesteś prawie na miejscu. Cóż, niezupełnie, ale w połowie drogi. Musisz się zastanawiać, dlaczego wszystkie zajęcia zaczynają się tego samego dnia. Jest to domyślnie, więc nie martw się zbytnio. Jako kierownik projektu jesteś zajęty do końca czerwca i chciałbyś rozpocząć nowy projekt dopiero 1 sierpnia. Aby to zrobić, możesz kliknąć Projekt na górnym pasku menu i kliknąć Informacje o projekcie w opcjach z menu rozwijanego. Reszta jest łatwa. Okno Informacje o projekcie powinno wyskoczyć, jak pokazano tutaj. Na razie zignoruj ​​wszystkie inne pola w tym oknie i spójrz tylko na pierwsze pole z napisem „Data rozpoczęcia”. Zmień datę rozpoczęcia na 1 sierpnia i kliknij „OK”. I prawie natychmiast zauważysz, że to okno zamyka się, a wszystkie paski Gantta w twoim projekcie zostały przesunięte na datę rozpoczęcia 1 sierpnia.

  1. Podaj przykładowy projekt sekwencji logicznej.

To jest dane. Ale jak to robisz? Pokażę ci. To zadanie jest wykonywane przy użyciu „Zależności zadań” lub „Relacji pierwszeństwa”. Być może zastanawiasz się, czym jest „Zależność zadań”. Zależność zadania to połączenie między jednym zadaniem a drugim. Na przykład, jeśli data zakończenia i rozpoczęcia zadania 1 ulega zmianie, zmienia się również data zadania 2. Istnieje kilka sposobów na podanie tej instrukcji zależności. Tutaj zrobimy to, łącząc zadania za pomocą wykresów. Zalecane jest tutaj użycie logiki - wiemy, że możemy sfinalizować wykonawców dopiero po ich wywołaniu. Aby to wskazać, możemy

  1. Na wykresie Gantta umieść mysz na pasku zadań pierwszego zadania, aż kursor myszy zmieni się w strzałkę 4-kierunkową.
  2. Kliknij lewy przycisk myszy i przeciągnij wskaźnik myszy nad drugim zadaniem, które chcesz połączyć. Zwolnij przycisk myszy. Spowoduje to utworzenie linii łącza od daty zakończenia pierwszego zadania do daty rozpoczęcia drugiego zadania.
  3. Powtórz ten krok ze wszystkimi zadaniami (zadanie 1, zadanie 2 i zadanie 3…) i połącz je ze sobą.
  4. Może być obecnych kilka zadań, które mogą nie być zgodne z kolejnością, na przykład Zadanie 7 drukowania i sprzedaży biletów nie musi czekać do zakończenia poprzedniego zadania, więc możesz połączyć zadanie 7 z zadaniem 5. Czy rozumiesz mój punkt widzenia?
  5. Dwa ostatnie zadania są zadaniami administracyjnymi i można je wykonać, gdy tylko artyści zostaną potwierdzeni, dzięki czemu można je połączyć bezpośrednio po zadaniu

Pamiętaj, że to potężne rzeczy. Możesz zbudować tego rodzaju zależność wszędzie w swoim projekcie. Więc jeśli jedna data ulegnie zmianie, wszystko, co dotyczy, zostanie automatycznie zaktualizowane!

Rozsądnie jest pamiętać, że wszystkie te zadania dotyczą określonych przez nas założeń i są to sytuacje zasadniczo idealistyczne.

  1. Przejrzyj daty projektu.

To dość ważny krok. Po napisaniu zależności między zadaniami w ramach bezpłatnego planu online projektu ms, musisz przejrzeć daty kamieni milowych projektu. Musisz ustawić realistyczne daty, aby Twój projekt odniósł sukces. Na przykład jedną z najważniejszych rzeczy, które musisz sprawdzić, jest ogólny początek projektu, a także data zakończenia. Czy to dotrzymuje terminu? Czy będziesz mógł rozpocząć pracę w dniu rozpoczęcia? Będziesz także musiał sprawdzić zadania w zadaniu, aby upewnić się, że wszystko jest w porządku.

  1. Przejrzyj tabelę Gantta

Przed sfinalizowaniem projektu ostatnią i ostatnią rzeczą, którą musisz zrobić, to przejrzeć tabelę Gantta. Aby to zrobić, możesz przejść do menu Widok i wybrać Śledzenie Gantta. Jeśli korzystasz z komputera z systemem Windows, możesz nacisnąć „Ctrl”, jednocześnie przesuwając kółko myszy w górę lub w dół. Umożliwi to łatwe powiększanie i pomniejszanie wykresu Gantta.

Jeszcze jedną rzeczą, którą możesz zrobić, to wydrukować tabelę Gantta na dużym papierze i przykleić ją do biurka, abyś naprawdę był świadomy wszystkich swoich terminów i skutecznie go śledził!

To tyle. Kończąc, mam nadzieję, że ten artykuł dał ci wyraźne zrozumienie do tworzenia prostego, a także funkcjonalnego planu projektu w MS Project online za darmo. Jeśli jesteś nowicjuszem, sugerowałbym, aby zacząć od prostych darmowych planów MS Project Online i nauczyć się zaawansowanych funkcji później. Wszystko, co musisz wiedzieć, aby stworzyć w pełni funkcjonalny darmowy plan MS online online, wyjaśniono powyżej szczegółowo!

W rzeczywistości uważam, że w większości przypadków wystarczy prosty plan. Skomplikowane plany rzadko się sprawdzają i dodają do już zestresowanego harmonogramu. Jeśli zbytnio polegasz na zaawansowanych funkcjach, prawdopodobnie przesadzasz lub analizujesz różne rzeczy!

Polecane artykuły:

Oto kilka artykułów, które pomogą ci uzyskać więcej szczegółów na temat projektu MS, projektu MS online za darmo, przykładu projektu MS, a także na temat planu projektu ms, więc po prostu przejrzyj to, co podano poniżej.

  1. Plan projektu a plan zarządzania projektem
  2. 6 skutecznych powodów, dla których każdy potrzebuje projektu pasji w pracy
  3. 15 najlepszych kluczowych kroków, aby zostać odnoszącym sukcesy menedżerem projektu
  4. Certyfikacja projektu Microsoft | szkolenie | oprogramowanie | Uczenie się

Kategoria:

Porady Excel