Zaczniemy od fantazji…

Wielki szef wezwał cię do ogłoszenia przerwy na lunch i czekasz, aż zaatakujesz kolejne wyzwanie, które ci rzuci. Przygotuj się na chętnego bobra, bo twój szef uśmiecha się do ciebie i mówi: „Cześć ABC, poradziłeś sobie wyjątkowo dobrze na dzisiejszym spotkaniu zespołu. Chcę, żebyś poradził sobie z prezentacją zespołu na następnym kwartalnym spotkaniu. I możesz swobodnie korzystać z programu PowerPoint, gdy jesteś przy nim. Chcę zobaczyć pierwszy projekt w przyszłym tygodniu. Wiem, że jesteś na to gotowy. Powodzenia!"

Klepiesz się i cicho krzyczysz: „TAK!” To twoja wielka szansa, aby zostać zauważonym przez przełożonych spoza twojego zespołu. Będziesz to kołysać!

Err, wróćmy do rzeczywistości!

Czy wiesz, że zaskakująco duża liczba osób nie ma racji w prezentacji, szczególnie gdy korzysta z programu PowerPoint? To prawie tak, jakby stali się leniwi lub zadowoleni i oczekują, że narzędzie wykona całą swoją pracę. Hah!

Niepopełnić błędu; Microsoft PowerPoint to niezwykle wszechstronne narzędzie. Ale być może jego największą siłą jest robienie tego, na co pozwalasz, i pomijanie tego, czego nie robisz. To od Ciebie zależy, czy wykorzystasz moc, jaką masz w rękach, aby Twoje prezentacje były ostre i skuteczne. Ale nie martw się. Dzięki wskazanym tutaj prostym wskazówkom dowiesz się, co poprawić w swojej prezentacji i za pomocą programu PowerPoint, dzięki czemu uzyskasz zwycięstwo!

4 porady dotyczące tworzenia skutecznych prezentacji Microsoft PowerPoint:

  1. Koncentruj się na wiadomości

To niesamowite, jak wiele osób zaczyna przygotowywać swoją prezentację z szaloną mieszanką w programie PowerPoint. Nie! Zawsze pamiętaj, że Ty i wiadomość, którą chcesz przekazać, mają ogromne znaczenie, a nie Twoja wiedza na temat tego narzędzia. Najpierw utwórz solidny zarys doskonałej prezentacji Powerpoint na papierze, wlewając w to wszystkie umiejętności twórcze, analityczne i marketingowe. Gdy masz wystarczającą jasność co do wiadomości, którą chcesz przekazać swoim odbiorcom, PowerPoint może pomóc Ci ulepszyć resztę.

W jaki sposób PowerPoint może ci pomóc:

Stwórz swój pierwszy szkic na papierze. Ile slajdów z grubsza widzisz? Przynajmniej powinieneś mieć:

  • Wprowadzenie (do ciebie i tematu).
  • Slajdy komunikujące główny komunikat.
  • Nagłówki sekcji / przerwy, wprowadzane nie później niż co 6-7 slajdów wiadomości, aby utrzymać uwagę odbiorców.
  • Kilka slajdów z elementami multimedialnymi, takimi jak zdjęcia, wykresy lub audio / wideo, aby przełamać monotonię.
  • Slajd z pytaniami (opcjonalnie).
  • Zamknięcie slajdu, powtórzenie ostatniego wezwania do działania.

Po przygotowaniu dużego obrazu ułóż drugą wersję roboczą w programie PowerPoint, tworząc pustą prezentację (Plik-> Nowa-> Pusta prezentacja + przycisk Utwórz) i zanurz się bezpośrednio w widoku sortowania slajdów (Widok-> Sortownik slajdów ). Jest to dość prosty widok z listą miniatur wszystkich slajdów. Użyj tego, aby utworzyć liczbę slajdów, które chcesz w następujący sposób.

  • Kliknij prawym przyciskiem myszy w dowolnym miejscu tego widoku i wybierz Nowy slajd. Spowoduje to utworzenie nowego slajdu z domyślnym układem. LUB,
  • Skopiuj i wklej (wstępnie zaprojektowany) slajd kilka razy, aby odtworzyć jego układ.

Dla każdego slajdu ustaw jego „układ” (Strona główna-> Układ) zgodnie z projektem papieru. To decyduje o ogólnym składzie slajdu - liczba elementów / sekcji w slajdzie, umiejscowienie każdego elementu, tytuł w razie potrzeby itp. PowerPoint zawiera co najmniej 9 wbudowanych układów, które odpowiadają większości potrzeb. Popularne układy to Tytuł (dla dramatycznie otwierającego slajdu), Tytuł i Treść (dla kolejnych slajdów) oraz Nagłówek sekcji (dla podziałów sekcji w prezentacji PowerPoint).

Twoja prezentacja jest teraz gotowa na prawdziwe treści. Możesz się zrelaksować, wiedząc, że możesz łatwo zmienić dowolny z powyższych atrybutów w dowolnym momencie. Ale szybko opisując ten szorstki szkic (powyższe kroki powinny zająć mniej niż 5 minut), spędzasz minimalny czas skutecznie maksymalizując wykorzystanie narzędzia PowerPoint!

  1. Utrzymuj go wizualnie czysty

Oznacza to, że prezentacja w programie PowerPoint jest przyjemna dla oka, więc twoja publiczność nie ma obolałych oczu lub czuje się zmuszona do odwrócenia się w połowie swojej niezwykłej prezentacji. Podczas wypełniania slajdów treścią zwróć uwagę na następujące kwestie.

W jaki sposób PowerPoint może ci pomóc:

  • Zastosuj spójny wzór tła na wszystkich slajdach, aby uzyskać płynny efekt wizualny. PowerPoint ułatwia to poprzez Design-> Themes . Bez motywu trzeba ręcznie edytować elementy projektu każdego slajdu. Ale motyw występuje jako „szablon projektu” ze wstępnie zdefiniowanymi ustawieniami koloru / kształtów / grafiki tła, układu, zestawu czcionek (dla tytułu, tekstu, nagłówka itp.), Efektów i stylów tła. Po wybraniu motywu na dowolnym slajdzie ma on wpływ na wszystkie slajdy. Obejmuje to wszelkie dostosowania oryginalnego motywu.
  • Wybierz dobry rozmiar czcionki dla całego tekstu. Kiedy stoisz z przodu na podium, zjeżdżalnia może wyglądać dobrze i wyraźnie. Ale kiedy siedzisz z tyłu, nie za bardzo. Przetestuj rozmiar czcionki na odległość (np. Używając rozmiaru czcionki 2 cm dla odległości 10 stóp, rozmiaru czcionki 4 cm dla odległości 20 stóp itd.). Innym zaleceniem jest używanie czcionek Sans Serif (nie pętlowych), takich jak Arial, Geneva lub Helvetica, zamiast czcionek Serif, takich jak Times New Roman lub Courier. Zmniejsza to rozmycie, dzięki czemu tekst pozostaje czytelny nawet z dużej odległości.
  • Mądrze używaj Punktorów. Są tacy, którzy przysięgają na nich, a niektórzy wolą je rzucać. Jeśli zdecydujesz się ich użyć, uważnie unikaj zawijania tekstu, a zdania tworzą wiele linii. Jest to mniej atrakcyjne i bardziej zagmatwane. Zamiast tego, zdanie powinno być krótkie i proste, aby komunikat pojawiał się bez zbędnych ozdobników.

Na przykład,

  • „Utwórz prezentację PowerPoint, która będzie atrakcyjna wizualnie dla odbiorców, wykorzystując zrównoważoną mieszankę designu i elementów medialnych”.

Można to skrócić do -

  • „Utwórz PPT z atrakcyjnym wyglądem”.

Uwaga: jeśli celowo utrzymujesz treść slajdu w sposób celowy, nie będziesz w stanie samemu polegać na wypunktowanych slajdach. Ale to dobra wiadomość. Prezentacja PowerPoint, która może uruchomić się sama bez twojego udziału, prosi o samobójstwo prezentacji! Zamiast tego świadomie przygotuj zawartość slajdu, abyś był zobowiązany do aktywnego uczestnictwa w dostarczaniu prezentacji i wyjaśnienia odbiorcom drobniejszych szczegółów. TY prowadzisz program, a nie PowerPoint.

Niech twoja grafika mówi więcej niż tysiąc słów - co oznacza, że ​​są niezwykle skuteczne w pakowaniu ciosów! Prawda o grafice jest taka, że ​​wszyscy je kochamy: zdjęcia, clipart, wykresy, wykresy i ich losy. Od razu sprawiają, że prezentacja PowerPoint jest bardziej atrakcyjna i mniej nudna. Ale jeśli dodasz je w nadmiarze, ryzykujesz albo przytłoczeniem odbiorców, albo zaniżeniem cen (treści) treści. Więc wybierz właściwą równowagę, używając mniejszej, ale bardziej znaczącej grafiki.

Utrzymuj swoje wykresy i wykresy w czystości. Tak, znowu ta praca, czysto. Możesz to ćwiczyć w następujący sposób:

  • Użyj etykiet przyjaznych dla laika, aby wyjaśnić elementy wykresu / wykresu. Unikaj używania cyfr, znaków specjalnych i technicznego żargonu; zrozumienie wykresu lub wykresu wymaga już więcej siły mózgowej niż obrazu.
  • Dodaj dodatkowy tekst, aby wyraźnie uchwycić podświetlenia wykresu / wykresu, więc jest to oczywiste dla odbiorców. Na przykład, jeśli prezentujesz wykres sprzedaży w różnych regionach, możesz dodać tekst, aby wyróżnić górny / dolny region i porównać z rokiem ubiegłym. Liczby te mogą zostać pośrednio zapisane na wykresie; ale dodając etykiety tekstowe, które wyraźnie podkreślają te informacje, upewniasz się, że odbiorcy zauważają i zapamiętują te ważne informacje.

Uwaga: złożone wykresy analityczne mogą sprawić, że będziesz wyglądać bardziej inteligentnie, ale pozostawia widzów głupców i zmniejsza skuteczność prezentacji PowerPoint. Zamiast tego, utrzymuj swoje wykresy i wykresy dość proste, aby nie potrzebowały doktora statystyki, aby je odkodować. Najnowsze wersje programu PowerPoint są fabrycznie wyposażone w co najmniej jedenaście typów wykresów (takich jak wykres słupkowy, wykres kolumnowy, wykres kołowy itp.), Które można łatwo włączyć do prezentacji za pomocą zaledwie kilku kliknięć myszą i wstawiania danych. Jeśli używasz ponad 5 minut na wstawienie wykresu do prezentacji PowerPoint, rozważ to skomplikowane i nie warte uwagi odbiorców.

Użyj kontrastowych kolorów, aby przyciągnąć dodatkową uwagę. Dzięki motywom PowerPoint już zapewnia, że ​​kolory tła slajdu odpowiednio kontrastują z kolorami tekstu / linii, aby zapewnić maksymalną widoczność (np. Użycie ciemnego tekstu na jasnym tle lub odwrotnie). Ale w prezentacji PowerPoint możesz mieć 1-2 slajdy, które zasługują na szczególną uwagę, więc chcesz je wyróżnić inaczej. Kolory o wysokim kontraście pozwalają to zrobić z łatwością (jak zielony / żółty, niebieski / czerwony, czarny / biały itp.). Ale używaj tego rozsądnie, ponieważ zbyt wiele kontrastów kolorów może sprawić, że publiczność odczuje ból głowy!

Polecane kursy

  • Szkolenie certyfikacyjne online w Mac Excel 2011
  • Szkolenie dotyczące programu Outlook 2010
  • Ukończ kurs Mac Outlook 2011

  1. Dokręć prezentację PowerPoint

W porządku, ułożyłeś slajdy i wypełniłeś je odpowiednią treścią. Zapewniłeś również, że uwaga odbiorców pozostanie skupiona na twoich znaczących slajdach, zwiększając ich atrakcyjność wizualną. Wszystko gotowe do dostarczenia wspaniałej prezentacji PowerPoint. A może jeszcze nie teraz.

Jedną z niezawodnych wskazówek, która gwarantuje lepszą jakość prezentacji PowerPoint za każdym razem, jest „zaostrzenie” prezentacji PowerPoint, w której każdy slajd zapewnia niesamowity cios.

  • Czy możesz zmniejszyć zawartość slajdów? Czy chcesz, aby punkty wypunktowane były krótsze, a tekst bardziej inteligentny?
  • Czy możesz zmniejszyć całkowitą liczbę slajdów? Lub zastąpić slajd lub dwa atrakcyjną grafiką?
  • Czy możesz uprościć animacje lub przejścia (dostępne za pomocą kart Animacje i przejścia) używane po każdym slajdzie, aby prezentacja przebiegała bez nadmiernych zakłóceń? (Czasami uwaga odbiorców jest skierowana na te przejścia niż na rzeczywistą zawartość slajdu!)
  • Jeśli używasz zewnętrznych (rekwizytów online), takich jak filmy z innych witryn, które mają być odtwarzane podczas prezentacji, czy możesz włączyć je do prezentacji, aby zapewnić płynniejszy przepływ? Tutaj możesz zapoznać się z LiveWeb, narzędziem integracji, które podłącza zewnętrzne filmy wideo do prezentacji na dysku twardym.
  • Na koniec błogosław swoją prezentację wyjątkową marką - TY. Jaki znak towarowy sklasyfikuje tę prezentację jako Twoją? Jasne kolory? Prosta, ale ostra treść? Spiffy audiowizualne? Oznacz swoją prezentację swoją marką!

  1. Dokręć swoją dostawę

To wielki dzień, a dzięki powyższym wskazówkom możesz podziwiać swoją wspaniałą prezentację. Cóż prawie. Jest kilka drobnych wskazówek, które musisz poćwiczyć w ostatniej chwili. Tutaj są:

  • Szanuj czas Bez względu na to, jak fantastyczne są twoje przygotowania do prezentacji, wyłączysz widownię, jeśli masz ochotę na czas. Mądrze zarządzaj czasem. Rozpocznij, przełam i zakończ na kropce zegara.
  • Wykonaj próbę ubioru, zanim zaprezentujesz się publiczności na żywo. Oznacza to, że przeprowadzasz sztuczny pokaz prezentacji w rzeczywistym pomieszczeniu, w którym ją dostarczysz. Pozwala to wcześnie wychwycić potencjalne usterki (takie jak zmiana rozdzielczości projektora, niedopasowanie kolorów, awarie dysków itp.) I rozwiązać je przed ostateczną dostawą.
  • Jeśli prezentujesz z laptopa, wyłącz wygaszacz ekranu. Ostatnią rzeczą, jakiej potrzebujesz, jest to, aby ten płonący wygaszacz ekranu wypalił Twoją prezentację w połowie drogi!

W jaki sposób PowerPoint może ci pomóc:

Jeśli łączysz się z projektorem,

  • Uzbrój się we wskaźnik. To bardziej fantazyjne niż podchodzenie do ekranu, aby wskazać tekst palcem. I mniej rozpraszające!
  • Skorzystaj z „Widoku prezentacji” programu PowerPoint. Pozwala to na odrodzenie prezentacji w 2 widokach:
  • Widok odbiorców, który jest odtwarzany na ekranie projektora. Spowoduje to wyświetlenie tylko głównych slajdów prezentacji.
  • Twój widok odtwarzany na ekranie laptopa / komputera. Spowoduje to wyświetlenie szczegółów, w tym notatek, listy sortowania slajdów (aby szybko przeskoczyć przez wiele slajdów) i głównego.
  • Możesz włączyć widok prezentera, zaznaczając przycisk „Pokaz slajdów-> Użyj widoku prezentera” (dostępny w wersjach 2010 i nowszych).

Wreszcie, czy znasz największych amatorskich prezenterów amatorskich? Prezentują się na ścianie, na ekranie projektora, na stole na podium lub w butach… masz dryf! Odważnie patrz swoim odbiorcom w oczy i pewnie prezentuj im swoje treści. Zaangażuj ich podczas prezentacji pytaniami, żartami, historiami, osobistymi anegdotami itp. Mogą one nie być częścią twojej talii, ale zachęcą odbiorców do odpowiedzi na twoją charyzmę i większego udziału w prezentacji. Dopiero wtedy z powodzeniem zapewnisz niezwykle skuteczną prezentację, z programem PowerPoint lub bez niego. Teraz naprawdę to rozkoszujesz!

Kategoria:

Porady Excel