Opracowanie skutecznego miejsca pracy
Mamy osiem godzin na stacji roboczej i kilka godzin na uratowanie życia osobistego, więc największym wyzwaniem dla nas jest produktywne wykorzystanie tych godzin w celu zwiększenia wydajności w miejscu pracy. Oznacza to wykonywanie pewnych sztucznie produktywnych ruchów za pomocą inteligentniejszych sposobów i porzucenie nawyków, które zniechęcają do produktywności w naszej pracy.
Niezbędne umiejętności w miejscu pracy
Istnieją różne rodzaje i umiejętności, na których należy skupić się w miejscu pracy, kilka norm wymienionych jest poniżej.
Zarządzaj swoim czasem, aby zwiększyć efektywność swojego miejsca pracy
Być może myślisz, że jesteś dobry w podejmowaniu decyzji dotyczących zarządzania czasem i czasie, który spędzasz na zadaniach. Jednak badania sugerują, że tylko 17 procent ludzi może dokładnie zmierzyć czas potrzebny na ukończenie zadań. Czas pracy zależy również od charakteru pracy i indywidualnych możliwości.
Dokonaj analizy projektu, nad którym pracujesz, i ustal własny czas, powiedzmy dwie godziny. Zanotuj to na papierze. Kiedy wyznaczysz cel i zdecydujesz się zakończyć zadanie w odpowiednim czasie, nic nie może Cię powstrzymać. Podczas pracy możesz również spotkać się z wieloma rozproszeniami, ale jeśli skupisz swój umysł, nic nie może cię rozproszyć. Alexander Graham Bell powiedział: „Skoncentruj wszystkie swoje myśli na wykonywanej pracy. Promienie słoneczne nie płoną, dopóki nie zostaną zogniskowane ”. Skoncentruj się na zadaniach, które wykonujesz ręcznie, aż do ich zakończenia.
Możesz użyć narzędzia, takiego jak zespół ratowniczy, aby ustalić harmonogram i uzyskać dokładny czas, jaki możesz poświęcić na codzienne zadania.
Postępuj zgodnie ze strategicznymi planami działania w swoim spektrum zarządzania czasem, aby zwiększyć efektywność miejsca pracy
Rozróżnij zadania pilne i niepilne
Uporządkuj zadania, które są pilne i które są ważne i nie są pilne. Najpierw zacznij od pilnych zadań, nie musisz poświęcać więcej uwagi pilnym zadaniom, ale konieczne jest, aby priorytetowo potraktować te zadania i szybko je zakończyć. Tak, ważne zadania muszą uzyskać maksymalną uwagę, w przeciwnym razie może to pogorszyć twoje możliwości. Oczywiście możesz zachować najmniej ważne zadania na liście oczekujących. Podział na rzeczy pilne i nieistotne jest kluczowym krokiem w celu ustalenia priorytetów czasu i obciążenia pracą.
Utrzymuj porządek w swoim miejscu
Dla wielu z nas bałagan nie przeszkadza zbytnio, ale jest zarówno rozproszeniem, jak i niepokojem. Zobacz, ile czasu tracisz na wyszukiwanie przydatnego obiektu lub pliku, jeśli wszystko jest zagracone. I jak obrzydliwe byłoby, gdybyś chciał wybrać się na spotkanie i nie możesz znaleźć pliku. Sprzątanie może być zarówno samowystarczalne, jak i motywujące i bardzo łatwo byłoby pozostać na szczycie rzeczy w twoim miejscu pracy jest schludne i uporządkowane.
Wybierz pęd
Podczas pracy czujesz się zmęczony lub stwierdzasz, że wykonanie określonego zadania zajmuje więcej czasu niż oczekiwano. Zostaw to na chwilę. Wstań z biurka i zrób sobie dziesięć minut przerwy. Lub zachowaj swoje zadanie na czas, gdy poczujesz się odświeżony, może być wcześnie rano lub później w ciągu dnia. Zacznij od łatwego zadania, które utrzyma Twój umysł w świeżości. Robienie przerw pomiędzy nimi zwiększy twoją koncentrację. Niektóre badania wykazały, że robienie krótkich przerw może pomóc szybciej osiągnąć cel.
Unikaj wielozadaniowości
Mówimy, że powinniśmy wykonywać wielozadaniowość w tym najszybszym świecie, ale jako człowiek powinniśmy tego unikać. Powinniśmy skoncentrować się na wykonaniu pierwszego zadania, a następnie rozpocząć od innych projektów. Jeśli masz do wykonania różne działania, wypisz zadania w różnych kategoriach i najpierw podejmij zadania o podobnym charakterze.
Zachowaj spokój i trzymaj wszystko w perspektywie
Najważniejszą rzeczą do zapamiętania jest utrzymanie spokoju i nastroju nawet w napiętym otoczeniu. Ludzie mogą czuć się przytłoczeni zbyt dużą liczbą zadań, które mogą być bardzo stresujące. Zastosuj praktyczne podejście i wykonuj tylko te zadania, które możesz wygodnie i doskonale wykonać. Zatrzymaj się na chwilę, ustal priorytety swoich zadań, a zobaczysz, że poruszasz się ukradkiem, aby osiągnąć swoje cele.
efektywność w miejscu pracy - udział w sesjach burzy mózgów
Jeśli masz jakiś pomysł i chciałbyś go wcielić w życie, zdobądź najlepsze mózgi, które masz w pobliżu podczas przerwy lub na herbatę i podziel się z nimi swoim pomysłem. Burza mózgów to niesamowity sposób na uzyskanie szerokiej gamy opcji w najkrótszym możliwym czasie. Aby zaoszczędzić czas, możesz użyć tablicy, aby przekazać swoje pomysły zespołowi i uzyskać ich sugestie i uwagi, lub możesz również masowo wysyłać pomysły do całego zespołu. Po włączeniu pomysłów grupy możesz skutecznie zwiększyć swój potencjał bez dodatkowych godzin.
Podczas burzy mózgów przygotowujesz plan działania:
- Wyjaśnienie i uzgodnienie różnych celów
- Określanie limitu czasu
- Kategoryzowanie każdego pomysłu
- Dokonanie oceny i analizy każdego z nich
- Szukanie innych opcji i ustalanie ich priorytetów
- Planowanie harmonogramu i opracowanie metod kontroli i działań następczych
Możesz także osobiście przeprowadzić burzę mózgów własnych pomysłów. Poświęcenie czasu na burzę mózgów może zapewnić dobry start w pracy. Możesz wymienić lub zanotować wszystkie pomysły na kartce papieru. W ten sposób możesz wymyślić wiele innych możliwości, o których wcześniej nie pomyślałeś, ale mogą być owocne i praktyczne. W rzeczywistości burza mózgów daje więcej pomysłów niż burza mózgów w grupach. Dzieje się tak, ponieważ grupy nie zawsze ściśle przestrzegają zasad burzy mózgów i często rozpraszają się, a ich pomysły są blokowane. Dzięki osobistej burzy mózgów możesz być bardziej wolny i kreatywny. Na przykład może się okazać, że pomysł, którego początkowo wahasz się w grupie, może przekształcić się w coś wyjątkowego.
Burza mózgów nie jest decyzją, ale pomysłem
Idea burzy mózgów została zasugerowana przez Robina Barrowa: „Burza mózgów w pewnym sensie opiera się na idei, że sytuacja, w której twoja sugestia musi spełniać określone standardy jakości i może być krytykowana i może hamować ludzi, oraz że mając pewien zestaw ogólny pomysł, w jaki sposób można zmodyfikować propozycję, może pomóc w dokonaniu modyfikacji ”. Powinien być wykorzystywany do przeprowadzania wszelkich analiz procesu decyzyjnego, ale wyłącznie do analizowania i oceny pomysłów. Niezależnie od tego, czy bierzesz udział w osobistych sesjach burzy mózgów, czy robisz to w grupie, pomysłem jest, aby był ukierunkowany na jeden konkretny temat, znaleźć każdy problem i rozwiązania tego samego, zanotować to, co próbujesz osiągnąć. Nie powinieneś planować żadnej burzy mózgów, jeśli masz już wiele rozwiązań i chciałeś tylko zdecydować, które rozwiązanie chcesz wybrać. Jeśli chcesz zignorować sugestie wszystkich, najlepiej nie marnować czasu na tę praktykę.
Poznaj koncepcję swojej organizacji
Powód, dla którego w trakcie procesu podejmowania decyzji o burzy mózgów pomysły nigdzie nie idą, ponieważ te same nie spełniają oczekiwań firm lub mogą wykraczać poza to, czego wymagają firmy. W trakcie sesji burzy mózgów, jeśli myślimy nieszablonowo, musimy dobrze zagrać w naszą kartę. Musimy wymyślić pomysł, który sprawia, że firma odwzajemnia się, tak, to jest to! jeśli jesteśmy na stanowisku kierowniczym, nasza odpowiedzialność wzrasta. Musimy przyjąć wiele różnych sposobów postrzegania, takich jak ograniczenia lub ograniczenia, jeśli takie istnieją. I na każdy generowany pomysł należy także spojrzeć z warunków panujących na rynku i branży, takich jak jakość produktów lub usług, generowanie sprzedaży, zmiany cen i inne praktyki regulacyjne. Wynik byłby wart ponad 5000 dolarów genialny pomysł i byłby bardziej praktyczny, produktywny i niedrogi.
Bądź mistrzem w małych rzeczach, a nie przegranym w większych
Badania wykazały, że osiągnięcie bardzo kompleksowych lub ogólnych celów w początkowej fazie kariery może pogorszyć twój poziom biegłości. Możesz wpaść w większą grę i próbować rzucić się na szerszy obraz, ale to może sprawić, że stracisz grunt na poziomie posiadanych umiejętności. Najlepszą strategią jest wspinanie się po drabinie krok po kroku. Najpierw zmierz się w dolnym obszarze, a następnie wspinaj się i kontynuuj doskonalenie umiejętności. Wkrótce zobaczysz poprawę i zwiększysz swoje zaufanie. Więc co robisz lub pracujesz na początku, zrób to najlepiej i bądź mistrzem, który zbuduje twoją reputację w oczach innych. Jak powiedział Hammond: „Bądź mistrzem małych rzeczy, które robią wielką różnicę, zanim staniesz się mistrzem wielkich rzeczy, które robią dużą różnicę.” I pozostań przy swoich celach, co jest mantrą sukcesu.
Wykonaj następujące czynności zorientowane na działanie, aby zostać mistrzem i zwiększyć efektywność pracy
- Utrzymuj porządek w miejscu pracy
- Szukaj opinii na temat wydajności pracy
- Uzyskaj profesjonalne szkolenie w zakresie skuteczności w miejscu pracy
- Zaplanuj swoją pracę, aby uzyskać wydajność
- Bądź zawsze gotowy na zmianę efektywności miejsca pracy
- Postępuj zgodnie z zasadami, procedurami i instrukcjami, które mogą obowiązywać w pracy w twoim obszarze roboczym.
Co jeszcze możesz zrobić, aby zwiększyć efektywność w miejscu pracy!
- Poświęć trochę czasu, aby pokazać swoją kreatywną stronę.
- Pracuj poza firmą, gdy będzie to konieczne
- Wyłącz wszystkie wyskakujące powiadomienia
- Uwierz w rozmowy ustne zamiast wysyłania wiadomości e-mail
Efektywność w miejscu pracy - nie zobowiązuj się, czego nie możesz zrobić
Ogólnie rzecz biorąc, ludzie podekscytowani tym, że popełnili błąd, myślą, że coś jest osiągalne, zapominając, że można przezwyciężyć wiele ograniczeń, przerw lub sytuacji awaryjnych. Możliwe jest również, że praca, którą zobowiązali się wykonać, również wykracza poza ich możliwości. Eksperci sugerują, że ustalając dzienny harmonogram, należy poświęcić 40 procent czasu na rozwiązywanie problemów lub sytuacji awaryjnych. Najlepiej jest mieć miejsce na 60 procent dnia zamiast stuprocentowo. Jeśli go zrozumiałeś, możesz efektywnie wykorzystać swój czas. Jest to bez wątpienia bardzo trudne dla ludzi, ale jest to najskuteczniejsza rada, której powinni przestrzegać.
Załóżmy, że masz zadanie, którego wykonanie może zająć godzinę, zaplanuj je na godzinę i 25 minut na wykonanie zadania. W ten sposób, jeśli masz do czynienia z przerwami, możesz poradzić sobie z tym w ciągu 25 minut i nadal możesz być na czas z pracą.
Jeśli jednak coś popełniłeś, zrób to. Bądź silny psychicznie i szczerze zaangażowany w realizację zadania i podejmuj wszelkie wyzwania, ale wyzwanie powinno mieścić się w granicach twoich możliwości lub ograniczeń. Chodzi o wypełnienie życia celami i zabicie reszty.
Wykonaj poniższe dwa kroki, aby spełnić zobowiązania:
Bądź zawsze zaangażowany i skoncentrowany
Jeśli nie zostaniesz popełniony, z pewnością rozproszą cię nawet drobne rzeczy, których nie powinieneś robić. Zbliżaj się do swoich celów z powszechnym przekonaniem. Ale jednocześnie naucz się również mówić „nie”, co jest również częścią przekonania, jeśli nie możesz wykonać żadnego zadania, źle postępować lub nie robić tego po zaangażowaniu, możesz zniechęcić.
Po prostu zacznij
Nawet jeśli nie wiesz, czy możesz osiągnąć swój cel, czy nie, ale jeśli masz chęć i zaangażowanie, to po prostu zacznij. Mimo że podróż jest trudna i masz do czynienia z kilkoma wąskimi gardłami, ale ruszaj.
Efektywność w miejscu pracy - praca na poziomie stresu
Mówimy na tym świecie, że jest to poziom stresu, którego nie jesteśmy w stanie kontrolować. Odrobina presji i stresu psychicznego jest motywująca, ale kiedy stres przekracza limit, tracimy naszą zdolność do przystosowywania się do niego, co powoduje spadek wydajności. Stres stał się tak istotną częścią naszego funkcjonowania, że zwykle ignorujemy go, aż stanie się nie do zniesienia. Od samego początku dnia do końca kontrolowanie stresu i zarządzanie nim jest tym, czego powinieneś się nauczyć. Jeśli czujesz, że jesteś przeciążony i poddany presji, odejdź na chwilę od pracy i zrób sobie przerwę na kilka minut, wyjdź na spacer i zrób coś zabawnego.
Sprawdzone sposoby na efektywność w miejscu pracy
Oto w pełni sprawdzone sposoby:
Codziennie śpij osiem godzin
Mimo że masz dużo pracy, ale spanie jest równie ważne, ponieważ jest dobre dla zdrowia i odmłodzi cię po przebudzeniu.
Prowadź dziennik stresu
Prowadź dziennik stresu przez tydzień lub dwa, aby zrozumieć, co go wywołuje, co może pomóc Ci zidentyfikować zdarzenia powodujące stres i zrozumieć, w jakim stopniu go doświadczasz.
Ćwiczenia i poranny spacer są koniecznością
Poranny spacer jest koniecznością dla każdego z nas i ćwiczeń. Daj pół godziny na poranny spacer i odpocznij pół godziny na ćwiczenia. Dzięki temu będziesz świeży przez cały dzień i każdą chwilę swojego życia.
Wykonuj ćwiczenia oddechowe
Ilekroć czujesz się zestresowany, wdychaj i wydychaj powietrze przez kilka minut. Joga opowiada się za ćwiczeniami oddechowymi, które nie tylko zmniejszają stres, ale także depresję i wszelkie problemy psychiczne, a także poprawiają ogólny stan zdrowia. Wystarczy kilka minut ćwiczeń oddechowych, a poczujesz się wysoko. Możesz wykonywać ćwiczenia oddechowe o każdej porze dnia i każdej chwili. Kiedy pracujesz i czujesz się zmęczony, zacznij wykonywać ćwiczenia oddechowe. Czułbyś się zrelaksowany.
Każdy twój dzień byłby wyzwaniem, by wykorzystać nieograniczone możliwości swojego życia, ale to, jak pójdziesz naprzód, zależy od ciebie. Więc ruszaj.