Wprowadzenie do komunikacji w zarządzaniu projektami
Zanim założymy kombinezon i zaczniemy opisywać znaczenie komunikacji w projekcie, musimy dobrze zrozumieć „zarządzanie projektem”. Zarządzanie projektami to dyscyplina polegająca na stosowaniu procedur, zasad i zasad do skutecznego prowadzenia projektu od koncepcji do realizacji. Ponadto jest to algorytm planowania, organizowania i kontrolowania zasobów firmy w celu przesunięcia niektórych zadań / działań w kierunku ich realizacji.
Definicja zarządzania projektami
Wikipedia definiuje zarządzanie projektami jako „dyscyplinę inicjowania, planowania, wykonywania, kontrolowania i zamykania pracy zespołu w celu osiągnięcia określonego celu i spełnienia określonych kryteriów sukcesu”.
Zasadniczo kojarzymy ten termin „zarządzanie projektami” z branżami takimi jak budownictwo, technologia informacyjna, inżynieria, opieka zdrowotna, które mają złożony zestaw komponentów, które można tak ułożyć, aby osiągnąć cel w określonym czasie. Chociaż każda branża opracowuje metodologie projektu na podstawie swoich potrzeb, odpowiedzialność kierownika projektu jest prawie taka sama, w tym określenie zadania, ukończenia, a także kontroli jakości gotowego produktu.
Fazy komunikacji w zarządzaniu projektami
Od konceptualizacji do zakończenia, istnieje pięć faz, które zostały wykorzystane do zapewnienia udanego przegubu.
1. Inicjacja : ta faza określa początek projektu. Po zatwierdzeniu przez kierownika projektu rozpoczyna on dokumentację opisu koncepcji, która obejmuje cel oparty na celu projektu i jego pożądanym wyniku wraz z obliczeniem ryzyka.
2. Planowanie: Na tym etapie kierownik projektu werbalizuje strategię osiągnięcia celu, ściśle przestrzegając osi czasu. Może on wybrać członków zespołu i ustalić zadania / działania, przydzielić je członkom zespołu o określonych kamieniach milowych i kluczowych parametrach sukcesu. Podczas tej fazy rozważane jest również ustalenie harmonogramu pracy i linii komunikacyjnej.
3. Wykonanie: Kierownik projektu wdraża zasoby w celu uzyskania pożądanego rezultatu zgodnie z planem projektu.
4. Kontrolowanie: Na tym etapie kierownik projektu monitoruje pracę zespołową, aby wyrównać prognozowane wyniki określone na etapie planowania.
5. Zamknięcie: Na ostatnim etapie kierownik projektu przekazuje ostateczny wynik swoim przełożonym i ułatwia zadanie administracyjne, jeśli takie istnieje.
Skuteczna komunikacja w zarządzaniu projektami
Aby skutecznie osiągnąć cel, skuteczna komunikacja jest kluczowym czynnikiem, o którym kierownik projektu powinien pamiętać od początku opracowywania strategii. Dlatego możemy powiedzieć, że skuteczna i efektywna komunikacja jest siłą napędową każdego rodzaju zarządzania projektami. Wiele projektów kończy się niepowodzeniem z powodu nieskuteczności lub braku komunikacji. Według raportu PMI (Project Management Institute) kierownik projektu powinien poświęcić 90% swojego czasu na komunikację z interesariuszami i członkami zespołu. Skuteczne przywództwo zależy od jasnej komunikacji na temat celu, wyników, odpowiedzialności, osiągnięć, wyzwań, a także informacji zwrotnych od klientów z członkami zespołu, którzy zazwyczaj należą do zróżnicowanej grupy ludzi. Regularne raportowanie postępów i statusu projektu interesariuszom jest decydującą częścią skutecznego kierowania projektem. Właściwe zarządzanie komunikacją, które składa się z trzech procesów, do pewnego stopnia ogranicza ryzyko niepowodzenia. Są to niektóre z efektywnej komunikacji w zarządzaniu projektami.
- Plan komunikacji
- Zarządzaj komunikacją
- Monitoruj komunikację
Plan komunikacji
Pierwszym krokiem w planie komunikacji jest ustalenie analizy wymagań dotyczących komunikacji. Jest tyle informacji na temat projektu, ale które informacje należy przesłać do kogo „należy podjąć decyzję. Plan komunikacji musi być wystarczająco szczegółowy, aby obejmował wszystkie czynniki, w tym odbiorców (członków zespołu, interesariuszy, klienta), cel, kanał (medium komunikacji, takie jak werbalne, pisanie) itp.
Zarządzaj komunikacją projektową
Realizacja planu komunikacji jest najwyższym obowiązkiem kierownika projektu. To zawiera -
- Zbieranie i analizowanie danych.
- Dystrybucja i przesyłanie wiadomości.
- Przechowywanie wszelkich raportów, plików lub dokumentów komunikacyjnych.
- Odzyskiwanie wszelkiej przechowywanej komunikacji.
- Usuwanie wszelkich starych raportów komunikacyjnych lub zamknięcia projektu lub zestawu dat.
Monitoruj plan komunikacji
Kierownik projektu powinien monitorować i kontrolować plan zarządzania komunikacją przez cały jego cykl życia.
W kontekście komunikacji w projekcie jest to „wymiana wiedzy, umiejętności i doświadczeń”. Istnieją trzy kluczowe obszary komunikacji, które w dużym stopniu wpływają na powodzenie każdego projektu. Oni są -
- Wewnętrzna wymiana informacji.
- Wymiana informacji i raport z interesariuszami projektu.
- Marketing projektu
Ważne jest, aby kierownik projektu opracował strategię komunikacji na żądanie projektu. Jakie metody komunikacji byłyby podejmowane, to poważna decyzja lidera projektu. Metodologie, zarówno aktywne, jak i pasywne, można różnicować na podstawie struktury organizacyjnej i standardu branżowego. Są to niektóre metody efektywnej komunikacji, które kierownik projektu może dostosować, aby skutecznie i celowo komunikować się z członkami zespołu i interesariuszami.
Metody skutecznej komunikacji
Skuteczna komunikacja pomaga rozwijać pozytywne środowisko, znajdźmy kilka metod skutecznej komunikacji.
1. Aktywna lub synchroniczna komunikacja
Jeśli wszyscy członkowie lub strony biorą udział w wymianie informacji w tym samym czasie, komunikacja nazywa się komunikacją synchroniczną.
za. Spotkanie na żywo - dołączenie do wszystkich członków zespołu w tej samej lokalizacji.
b. Konferencja wideo - konferencja wideo na żywo.
do. Połączenie konferencyjne - połączenie telefoniczne, w którym uczestniczą co najmniej dwie osoby.
re. Połączenie audio - Podobnie jak połączenie konferencyjne, ale odbywa się online za pomocą oprogramowania takiego jak Skype.
mi. Konferencja wspomagana komputerowo - dźwiękowe połączenie konferencyjne z połączeniem komputerów, na których wyświetla się arkusz kalkulacyjny lub dokument, i mogą być edytowane przez obie strony.
fa. Wiadomości błyskawiczne - wymiana wiadomości głosowych lub wiadomości tekstowych za pomocą wyskakujących okien, takich jak Google Hangout.
sol. SMS-y - Wymiana wiadomości za pośrednictwem telefonów komórkowych lub osobistego asystenta cyfrowego.
2. Komunikacja pasywna lub asynchroniczna
Wiele rodzajów komunikacji w zarządzaniu projektami nie wymaga obecności wszystkich członków zespołu lub stron w tym samym miejscu. Ten rodzaj komunikacji nazywa się komunikacją asynchroniczną. Obejmuje:
za. E-mail - poczta elektroniczna jest szeroko stosowana do koordynowania projektu i komunikacji między członkami zespołu.
b. Faks - Faks jest szeroko stosowany na całym świecie jako godny zaufania proces przesyłania dokumentów.
do. Blogi - niektórzy menedżerowie projektów piszą blogi o swoich doświadczeniach związanych z różnymi wyzwaniami, przed którymi stanęli podczas realizacji projektu. Te blogi mogą być pomocne w przyszłym procesie decyzyjnym.
Dzięki postępowi nowoczesnych technologii możliwe jest zgromadzenie wszystkich członków zespołu z dowolnego miejsca na świecie.
Kierownik projektu może wybrać dowolny kanał komunikacji z członkami zespołu lub zainteresowanymi stronami, ale komunikacja staje się skuteczna poprzez uświadomienie sobie tego, co się komunikuje, i uzyskiwanie skutecznych informacji zwrotnych od różnych interesariuszy. Aktywne słuchanie, umiejętność prezentacji, umiejętność rozwiązywania konfliktów itp. To cechy kluczowych kompetencji odnoszącego sukcesy kierownika projektu.
Polecane artykuły
Jest to przewodnik po komunikacji w zarządzaniu projektami. Omówiliśmy tu koncepcję, fazy i różne skuteczne metody komunikacji w zarządzaniu projektami. Możesz także przejrzeć nasze inne sugerowane artykuły, aby dowiedzieć się więcej -
- Umiejętności techniczne dla kierownika projektu
- Dokumentacja projektu
- Wprowadzenie do zarządzania projektami
- Top 10 mitów związanych z zarządzaniem projektami