Definicja zarządzania zakresem projektu
Zarządzanie zakresem projektu (PSM) ma kluczowe znaczenie dla określenia powodzenia lub niepowodzenia projektu, aby zapewnić produkty / usługi wysokiej jakości. PSM można zdefiniować jako „Metodologia, która obejmuje listę szczegółowych prac / zadań do wykonania, aby osiągnąć cele projektu”. PSM to zestaw przypisanych funkcjonalności, które pozwalają nam precyzyjnie i skutecznie definiować i monitorować zakres projektu. PSM umożliwia kierownikom projektu odpowiednie zarządzanie czasem i zasobami poprzez dystrybucję odpowiedniej liczby zadań wymaganych do uruchomienia projektu. Ponieważ PSM identyfikuje i ocenia zadania, w tym i wyłącznie w zakresie projektu, pomaga unikać zbędnych zadań, oszczędzając czas na osiągnięcie maksymalnych zwrotów.
Etapy zarządzania zakresem projektu
Niezależnie od wybranych metod administrator projektu musi zdefiniować zakres projektu i to samo ocenić. PSM składa się z następujących kroków:
1. Przedstawienie wymagań projektu
Pierwszym etapem jest określenie celów projektu, aby ustalić harmonogram projektu i przypisać zasoby. Dopiero po zidentyfikowaniu tych czynników można zapisać zadania, które należy wykonać, aby ukończyć projekt. W związku z tym nakreślono „zakres projektu”, na podstawie którego zespołowi projektowemu przydzielono role zadań ograniczone do określonego budżetu i czasu.
2. Określenie celów projektu
Następny etap wymaga ustalenia celów projektu, które są zalążkiem projektu. Projekt może mieć więcej niż jeden cel, a administrator projektu wraz z zespołem musi je zrealizować, aby zapewnić produkty / usługi najwyższej jakości.
3. Określenie zakresu projektu
Zakres projektu obejmuje zasoby i zadania przeznaczone na dostarczenie określonego produktu lub usługi. Tak więc zakres projektu odzwierciedla cele projektu, które mają na celu dostarczenie wysokiej jakości rezultatów.
Sześć praktyk zarządzania zakresem projektu (PSM)
Sześć praktyk PSM to:
Zgodnie z „GPMBK (Guide to the Project Management Body of Knowledge)” PSM zasadniczo polega na określaniu i monitorowaniu zadań, które należy uwzględnić lub wykluczyć z projektu.
GPMBK wymienia 6 praktyk PSM, które należy wdrożyć w celu zarządzania i monitorowania projektu:
1. Planowanie i projektowanie PSM
Pierwsza praktyka PSM obejmuje planowanie i opracowanie planu zarządzania zakresem (SMP). SMP jest przygotowywany po konsultacji z interesariuszami projektu i uzyskaniu informacji z planu projektu i karty. SMP umożliwia określenie, zarządzanie, monitorowanie i ocenę zakresu projektu.
2. Akumuluj wymagania
Drugą praktyką jest określenie wymagań zainteresowanych stron projektu i udokumentowanie tego samego. Proces ten wykorzystuje różne narzędzia i metody (takie jak wywiady, kwestionariusze ankiet, dyskusje w grupach fokusowych, metody obserwacji) w celu uzyskania informacji o wymaganiach i oczekiwaniach interesariusza z projektu. Umożliwia to administratorom projektu zapobieganie szansom na ewentualne błędy lub przeszkody podczas trwania projektu.
3. Opisz zakres projektu
W tej metodzie zakres projektu określa się w celu wyjaśnienia wyników, które projekt mógłby osiągnąć i czego nie może dostarczyć lub jest poza zakresem. Generowany zakres określa oczekiwania interesariuszy dotyczące projektu, które są przekazywane zespołowi projektowemu. Udokumentowane rekordy są oceniane w celu zapewnienia, że rezultaty projektu są zsynchronizowane z celami projektu.
4. Opracuj strukturę podziału zadań (TBS)
Jedna z kluczowych praktyk PSM umożliwia kierownikom projektu i zespołowi rozbicie kompleksowego zestawienia zakresu na mniejsze i wykonalne jednostki pracy. Te frakcjonowane prace są określane jako „pakiety robocze”. Zatem TBS to zbiór tych jednostek roboczych, które są wymagane do ukończenia całego projektu. Umożliwia zespołowi projektowemu wydajną i szybką pracę.
5. Uwierzytelnij zakres projektu
Na tym etapie wyniki projektu są weryfikowane przez wewnętrznych i zewnętrznych interesariuszy pod kątem uwierzytelnienia. Zasadniczo jest to etap, który koncentruje się przede wszystkim na akceptacji przez zainteresowane strony rezultatów projektu. Interesariusze projektu przekazują informacje zwrotne i zatwierdzają je, jeśli wyniki końcowe spełniają oczekiwane standardy i wymagania.
6. Monitoruj zakres projektu
Słusznie powiedziano, że zamiast dobrze zdefiniowanego zakresu projektu należy go dobrze monitorować. Na tym etapie porównuje się wymagania projektu z raportami z przeglądu wydajności, aby zidentyfikować luki lub luki w projekcie, które mogą wymagać modyfikacji SMP. Dlatego sprawą najwyższej wagi jest śledzenie postępów projektu, aby mieć pewność jego realizacji zgodnie z SMP. Ponieważ SMP może wymagać jakichkolwiek zmian lub zmian, jeśli interesariusze wymyślą nowe wymagania.
Wniosek
Podsumowując, nie można zaprzeczyć, że dobrze zorganizowany PSM ma zasadnicze znaczenie dla powodzenia projektu. Warto zainwestować, mimo czasu i wysiłku włożonego w realizację jego praktyk. Ponieważ umożliwia uzyskanie maksymalnych zwrotów ponad minimalne przekroczenia. Szkolenie PSM jest zdecydowanie korzystne, ponieważ zapewnia wiedzę i specjalistyczną wiedzę na temat zarządzania zakresem, która jest jedną z podstawowych funkcji zarządzania projektami. Szkolenie PSM to dobra opcja kariery dla przyszłych uczniów, którzy chcą założyć swoją niszę w dziedzinie zarządzania projektami.
Szkolenie byłoby również dodatkową korzyścią dla osób nadzorujących / kierujących projektami, którzy stoją przed wyzwaniami w realizacji projektów, zarówno na czas, jak i w przydzielonym budżecie. Po ukończeniu kursu drzwi są otwarte na kilka możliwości kariery w dziedzinie zarządzania projektami w organizacjach publicznych i prywatnych.
Szukasz błyskotliwej kariery w zarządzaniu projektami? Zapisz się na szkolenie PSM!
Polecane artykuły
Jest to przewodnik po zarządzaniu zakresem projektu. Tutaj omawiamy etapy zarządzania zakresem projektu, które obejmują określenie wymagań projektu, zidentyfikowanie celów projektu i określenie zakresu projektu wraz z sześcioma praktykami zarządzania zakresem projektu (PSM). Możesz także przejrzeć nasze inne sugerowane artykuły, aby dowiedzieć się więcej -
- Zarządzanie harmonogramem projektu
- Przykład planu zarządzania zakresem
- Techniki planowania projektów
- Przykład planowania projektu