Zarządzanie projektami urzekło nasze życie zawodowe w taki sposób, że stało się teraz normą w każdej firmie i biurze / organizacji. Ten etap systematycznego prowadzenia pracy i organizowania części projektu w celu osiągnięcia wspólnego celu firmy był tym, co kierowało udanymi projektami oraz innowacyjnymi, najnowocześniejszymi systemami zarządzania zmianami. Wraz z ewolucją technik zarządzania projektami pojawiły się podejścia do zarządzania projektami, które stale ewoluowały i rozwijały się zgodnie z ciągle zmieniającymi się aspektami globalnych firm.
Wraz z gwałtownym wzrostem uprzemysłowienia nastąpił rozdźwięk w naszym podejściu do podejścia do zarządzania projektami i jego wpływu na biznes. Praca wymagała szybszego, lepszego i dokładniejszego niż kiedykolwiek wcześniej. To właśnie stało się dla nas nową stroną zarządzania projektami. Starsze metody, lub więcej starszych systemów, nazwano Tradycyjnym Zarządzaniem Projektami, a nowe, dynamiczne i bardziej intuicyjne podejście stało się znane pod nazwą Dynamiczne Zarządzanie Projektami.
W tym artykule przyjrzymy się, jak możemy rozróżnić te dwie fazy zarządzania projektami i jak możemy pomóc Ci zdecydować, które z tych podejść jest potrzebne Twojej firmie do funkcjonowania jak dobrze naoliwiona maszyna. Będziemy opierać się na tradycyjnym zarządzaniu projektami w porównaniu do dynamicznego zarządzania projektami na podstawie 6 pojedynczych punktów i zobaczymy, jak sobie radzą na tych warunkach.
Tradycyjne zarządzanie projektami
Kiedy mówimy o tradycyjnym zarządzaniu, patrzymy na bardzo ograniczoną i sztywną formę podejścia do zarządzania projektami. Podejście to było początkiem zarządzania projektem na planecie Ziemia i zakładało, że zakres i cele projektu pozostały niezmienne przez cały cykl życia projektu. Inicjacja i planowanie zostały następnie zaprojektowane zgodnie z tym procesem myślowym. Dokonano alokacji, a produkt przewidziano w układzie dwuwymiarowym bez żadnych zmian, a nawet możliwości rozważenia zmian.
Ponieważ absolutnie nie pozostawiono marginesu na uwzględnienie wariancji i zmian w planach i harmonogramach projektów, marginesy sukcesu były ponure i niezbyt zachęcające. Tradycyjne zarządzanie projektem określałoby ramy czasowe i zasoby przy założeniu, że nic się nie zmieni w trakcie projektu i plan będzie zawsze przestrzegany. Cykl życia projektu wyglądał następująco:
- Inicjowanie projektu
- Planowanie
- Realizacja projektu
- Monitorowanie i kontrola projektu
- Zamknięcie projektu
Cykl życia projektu przebiegałby w kolejności sekwencyjnej, a jeden etap następowałby po drugim, to znaczy dopiero po zakończeniu planowania projektu cały projekt przechodzi do realizacji projektu.
-
Zmiany w planie
Jak wspomniano powyżej, tradycyjne zarządzanie projektami ma bardzo sztywne podejście do całej przestrzeni zarządzania projektami, którą tworzymy, aby przeprowadzić zmianę lub przejście do wyznaczonego celu. Przy założeniu, że wszystko pozostanie takie, jakie jest, nie ma elastyczności w planie opracowanym po rozpoczęciu projektu.
Mając mniej miejsca na jakiekolwiek zmiany, nawet niewielką zmianę, z którą musi zmierzyć się projekt w fazie wykonania lub w samej fazie projektowania planu, konieczne będzie, aby kierownik projektu przeredagował cały plan od zera, mając na uwadze wprowadzoną zmianę.
Jak już wiemy, w ramach projektu istnieje możliwość wielu zmian. Przeredagowanie i przeprojektowanie całego planu nie byłoby skalowalne i kosztowałoby czas organizacji, zasoby, inflację budżetu i wysiłki.
-
Role i obowiązki
W tradycyjnym zarządzaniu projektami patrzymy na centralną postać, która dba o całe funkcjonowanie projektu. Ta osoba jest kierownikiem projektu (PM). PM przegląda wszystkie etapy projektu i odpowiada za jego sprawne funkcjonowanie.
Wraz z dynamizmem, jaki oferuje projekt, odpowiedzialność za aktualizację planu spoczywa również na rękach premiera, tym samym obciążając pojedynczą osobę zadaniem kierowania i popychania projektu na tor. Może to być dość trudne zadanie.
-
Wydajność i wydajność
Duży nacisk kładzie się na przestrzeganie harmonogramu i harmonogramów, ponieważ obecnie nakłada się surową karę na premiera, jeśli nawet nieznaczna zmiana w planie projektu. Ta jednostronna sympatia do harmonogramów projektu zakłóca przepływ pracy projektu, a praca i tak jest opóźniona.
Bez myśli o rzeczywistej pracy, która ma miejsce, było również wiele przypadków, w których jakość została obniżona, aby pozostać na czas. Zawsze istniała cisza, jeśli chodzi o ramy czasowe, a nie chwila na oddychanie i zastanawianie się nad pracą członków zespołu projektowego.
-
Zarządzanie ryzykiem
Chociaż większość koncentracji zespołu i kierownika projektu odbywa się w ramach czasowych, z niedostateczną uwagą na zarządzanie ryzykiem i przewidywaniem ryzyka, zespół raczej reaguje na ryzyko, niż reaguje na nie.
Kiedy zachodzi reakcja na ryzyko, wiesz, że w ogóle nie zwracasz uwagi na ryzyko, ponieważ zakładasz, że zmiany nie nastąpią, a projekt będzie przebiegał zgodnie z harmonogramem. Ale kiedy w trakcie projektu odbywa się gaszenie pożarów, jesteś zmuszony zejść z toru, a następnie cykl przeredagowywania planu odbywa się ponownie.
-
Priorytetyzacja pracy
Priorytetyzacja pracy może być poważnym hitem podczas postępowania projektowego, a w ramach tradycyjnego zarządzania projektami, w którym władza jest scentralizowana, istnieje możliwość, że członkowie zespołu nie będą świadomi właściwego priorytetu pracy. Może to spowodować, że będą pracować nad niewłaściwymi rzeczami w niewłaściwym czasie.
Kierownik projektu jest zwykle zbyt zagubiony w planach, a zmiany zachodzące w zespole pozostają bez organu ustalającego priorytety, aby pomóc im w prowadzeniu pracy w razie potrzeby.
-
Osie czasu
Ze względu na słabe ramy czasowe tradycyjne zarządzanie projektami znajdowało się w najtrudniejszej sytuacji i teraz wiemy, dlaczego ta podstawowa konfiguracja procesów była tylko poprzednikiem dynamicznej formy zarządzania projektami.
W przypadku tradycyjnego zarządzania projektami istnieje duży wpływ zewnętrzny na terminy i terminy. Ponieważ klienci i klienci dyktują terminy, nie ma praktycznej analizy szacunków pracy i czasu potrzebnego na tę pracę.
Dynamiczne zarządzanie projektami
W przeciwieństwie do tradycyjnego zarządzania projektami środowisko stworzone przez dynamiczne zarządzanie projektami rozwiązuje wszystkie problemy zgłoszone przez poprzednie środowisko. Dynamiczny charakter projektów jest doskonale obsługiwany przez tego rodzaju zarządzanie projektami, ponieważ zapewnia elastyczne ramy, które obejmują ciągle zmieniające się sezony planów i celów projektu. Podejście zastosowane tutaj, w środowisku dynamicznego zarządzania projektem, polega na podzieleniu projektu na samowystarczalne jednostki, które nie są powiązane z wieloma zależnymi od niego czynnikami.
Biorąc pod uwagę projekt rozwoju oprogramowania, masz zróżnicowane wymagania, które są bardzo zmienne i podlegają drobnym lub drobnym zmianom z każdym krokiem. W większości plany te oparte są na hipotezie, która może, ale nie musi, odpowiadać faktycznym wydarzeniom w ramach projektu. W takich scenariuszach niepraktyczne jest stosowanie tradycyjnego podejścia do zarządzania projektami, dlatego eksperci ds. Zarządzania projektami wymyślili potrzebę nowego i elastycznego podejścia.
Dynamiczne zarządzanie projektami lub zwinne zarządzanie projektami okazało się być tylko podejściem niezbędnym do przełamania jinx w nieudanych projektach, które zostały spowodowane ze względu na sztywność tradycyjnego podejścia do zarządzania projektami. Będąc wysoce iteracyjnym podejściem do zarządzania projektami, dynamiczne zarządzanie projektami poszło stopniowo. Przy wszystkich dobrych rzeczach należy dokładnie przyjrzeć się aspektom projektu, aby piłka się potoczyła. Oni są:
- Wartość świadczona przez projekt powinna być jasna
- Klienci powinni aktywnie uczestniczyć w sprawdzaniu przebiegu projektu
- Dokumentacja wizualna i graficzna powinna być dozwolona i zachęcana
- Współpraca zespołu powinna być autorytatywną postacią w realizacji projektu
Cykle rozwojowe są elementami składowymi, które pozwalają na ciągłą ocenę projektu, a ramy pozwalają na stałą informację zwrotną i poprawę na miejscu. Dzięki ciągłemu doskonaleniu, którego podstawą jest dynamiczne zarządzanie projektami, z pewnością jest to droga do przodu. Planowanie staje się bardziej elastyczne i odbywa się z dużą uwagą i oczekiwaniem na pokładzie.
-
Zmiany w planie
Dzięki najnowszym technologiom przejmującym podejście do dynamicznego zarządzania projektami, PM polegają na narzędziach do zarządzania projektami, które pomagają im wprowadzać różne zmiany w planach i różne etapy projektowania i realizacji projektu. Narzędzia te są zgodne z podejściem do dynamicznego zarządzania projektami w taki sposób, aby wywrzeć bardzo niewielki nacisk na PM, jeśli chodzi o zmiany w planie.
Narzędzia te umożliwiają premierom automatyczne wprowadzanie zmian w planie, ponieważ już teraz rozważane są różne sytuacje i plany awaryjne są uzgadniane dla wszelkich możliwych zmian. Narzędzie natychmiast przyjmuje zmianę i przetasowuje plan w taki sposób, aby nie przesuwać całego planu, ale uwzględnić anomalię, która się pojawiła.
-
Role i obowiązki
Dzięki automatycznemu dostosowywaniu zmian w planie projektu członkowie zespołu nie muszą polegać na jednym scentralizowanym organie, aby otrzymywać zamówienia i pracować na cały dzień. Członkowie zespołu mogą sami pomóc w planowaniu i ustalaniu priorytetów dnia w miarę przepływu pracy.
Dynamiczne zarządzanie projektem byłoby możliwe tylko wtedy, gdy ręce, które przyczyniły się do projektu, są niezwykle wykwalifikowane i potrafią doskonale pracować w zespole. Współpraca zespołu jest niezwykle ważna w obszarze dynamicznego zarządzania projektami i stanowi kluczowy element, który napędza tę dynamiczną strukturę do wyższych możliwości sukcesu.
-
Wydajność i wydajność
Plan i harmonogram dla tego planu są teraz automatycznie obsługiwane przez narzędzie do zarządzania projektami i nie muszą mieć dedykowanych oczu śledzących je. Dzięki temu zespół i premier mogą skoncentrować się wyłącznie na pracach, które mają zostać zakończone, oraz na iteracjach, którymi należy się zająć. Więcej czasu pozwala na większą kreatywność i innowacje oraz pomaga członkom zespołu zawsze myśleć po wyjęciu z pudełka wszelkich przeszkód napotkanych po drodze.
-
Zarządzanie ryzykiem
W przeciwieństwie do tradycyjnego zarządzania projektami, w którym reakcja na występujące ryzyko była większa, w dynamicznym zarządzaniu projektami poszukujesz sposobów reagowania na zagrożenia, które nadeszły. Na etapie planowania projektu prowadzone jest zarządzanie ryzykiem, a ryzyko jest przewidywane i przewidywane. Po przeprowadzeniu tych prognoz wyznaczono również plany działania dla każdego ryzyka, którego oczekiwano. Te plany działania są uwzględnione w planie projektu, a jeśli wystąpią zagrożenia, proaktywna metoda będzie już stosowana.
W przypadku uniknięcia ryzyka projekt i członkowie jego zespołu mogą wykorzystać pozostały czas jako okazję do przyspieszenia harmonogramu projektu.
-
Priorytetyzacja pracy
Tutaj wszyscy członkowie zespołu projektowego wiedzą, co należy zrobić, a priorytety są już uporządkowane. Dzięki przejrzystości systemu i przejrzystości procesu ustalania priorytetów dynamiczne zarządzanie projektami dba o zmiany planów lub priorytetów zadań. Te natychmiast odzwierciedlają się w planach projektu.
-
Osie czasu
Dzięki niezawodnemu harmonogramowi i elastycznemu podejściu, oś czasu i data zakończenia projektu lub daty kamienia milowego nie są ustalone na początku projektu, ale raczej ewoluują wraz z rozwojem projektu. Jeśli dynamiczne zarządzanie projektami jest prowadzone skutecznie, istnieje duża szansa na sukces i oszczędności, jeśli chodzi o budżet, czas i wysiłek.
Oznaczałoby to, że przy zmieniającym się planie Twoje terminy będą zawsze dokładne, a data zakończenia projektu będzie oparta na faktycznych, a nie przewidywanych wcześniej prognozach.
Wniosek
Tradycyjne zarządzanie projektami było początkiem zarządzania projektami, a jego wkład w sposób zarządzania projektami w dzisiejszych czasach zawsze będzie oklaskiwany. Nie dlatego, że ten artykuł czyni tradycyjne zarządzanie projektami przestarzałym podejściem do zarządzania projektami, raczej porzuca tradycyjne z dynamiką nowej ery. Tradycyjne zarządzanie projektami jest nadal stosowane w niektórych branżach, które mają ustalone ramy czasowe dla wszystkiego i dla liniowego przetwarzania pracy.
Porównanie z pewnością i ewidentnie stawia dynamiczne zarządzanie projektami na czele w tym wyścigu, a wraz z ciągłymi zmianami i ciągłymi reformami w sektorze przemysłowym z pewnością poprawimy się w tym, co robimy, i zrobimy postępy dla ludzkości.
Polecane artykuły
- Techniki zarządzania projektami - 20 Przydatne
- 7 najlepszych przydatnych skutecznych kroków, aby wybrać odpowiedni zestaw członków zespołu projektowego
- CRM vs PM Software
- Wywiad zarządzania projektami