Sprawdzanie pisowni w programie Excel (spis treści)
- Sprawdzanie pisowni w programie Excel
- Używa sprawdzania pisowni w programie Excel?
- Przykłady sprawdzania pisowni w programie Excel
- Funkcje sprawdzania pisowni w oknie dialogowym Excel
Sprawdzanie pisowni w programie Excel
Sprawdzanie pisowni jest jedną z ważnych kontroli, które należy wykonać w programie Excel. Jest jednak często ignorowane, ponieważ większość użytkowników programu Excel zajmuje się więcej liczbami niż tekstami. Jest to jednak ważne narzędzie podczas tworzenia każdego zestawu danych, w którym wartości tekstowe są przechowywane w komórkach skoroszytu. Wyobraź sobie, że masz zestaw danych, który musisz wysłać do klienta / klienta, a oni zauważają w nim dużą liczbę literówek, cała ciężka praca pójdzie na marne. Bez względu na to, ile pracowałeś nad ich analizą danych i zmarnowałeś na to cały tydzień. Więc nie ignoruj tego tak po prostu. Wyjaśnię wszystkie funkcje sprawdzania pisowni i to wszystko z małym przykładem.
Zastosowania sprawdzania pisowni w programie Excel
Sprawdzanie pisowni służy do identyfikowania błędów pisowni, błędów pisowni lub wszelkiego rodzaju zduplikowanych słów (wyjaśnię to na przykładzie) w programie Excel. Może to być przydatne narzędzie, gdy używasz powtarzających się tekstów w programie Excel. Chociaż wielu z nas gra liczbami w Excelu sprawdzanie pisowni odgrywa kluczową rolę, gdy tworzymy niektóre raporty i zestawy danych, które mogą zawierać teksty. Więc nikt nie będzie chciał zobaczyć w nim żadnych błędów lub nie chcesz denerwować swoich menedżerów / szefów tego rodzaju błędami
Przykłady sprawdzania pisowni w programie Excel
- Na poniższym zrzucie ekranu mam rozmowę między 2 facetami zapisaną w Excelu. Nie idź z treścią, to tylko po to, aby lepiej zrozumieć.
Zrzut ekranu 1
- Zrzut ekranu 1 pokazuje, że występuje wiele błędów pisowni i błędów ortograficznych.
- Aby uruchomić sprawdzanie pisowni w tym konkretnym skoroszycie, musisz aktywować komórki, w których chcesz sprawdzić błędy ortograficzne lub pisarskie, i przejść do karty „PRZEGLĄD” na wstążce programu Excel, a tam znajdziesz opcję sprawdzania pisowni.
- Skrótem do uruchomienia sprawdzania pisowni jest po prostu naciśnięcie przycisku „F7” na klawiaturze po aktywacji komórek / arkusza roboczego.
Zrzut ekranu 2
- Na powyższym zrzucie ekranu 2 widać, że wybrałem komórkę A1 i opcję sprawdzania pisowni na karcie recenzji.
- Kluczowy punkt: jeśli wybierzesz komórkę A1, przejdzie ona przez wszystkie komórki poziomo, tj. Wszystkie kolumny pierwszego rzędu, następnie przejdzie do drugiego rzędu i sprawdzi wszystkie komórki kolumny w drugim rzędzie (od lewej do prawej), a następnie przejdzie do trzeciego rzędu i tak dalej.
- Po przejściu do ostatniej komórki, w której przechowywana jest dowolna wartość, która identyfikuje błąd pisowni, zostanie wyświetlone okno dialogowe pisowni.
- jeśli chcesz rozpocząć sprawdzanie pisowni skądinąd, weźmy przykład, komórkę D5, przejdzie ona po prostu przez wszystkie komórki w rzędzie 5, a następnie wiersze pod nim, a gdy skończysz, wszystkie wiersze po D5, zapyta: „jeśli chcesz kontynuować sprawdzanie na początku arkusza? ”. Pojawi się okno dialogowe takie jak poniżej Zrzut ekranu. Jeśli wybierzesz opcję tak, sprawdzi pozostałe komórki (w naszym przypadku od A1 do D5) i wyświetli sugestię. Aby lepiej zrozumieć, wybrałem komórkę D5 i nacisnąłem F7, teraz sprawdzi wszystkie komórki po niej i poda sugestie dotyczące korekty pisowni, a następnie poprosi o sprawdzenie pozostałych komórek lub nie i odpowiednio działać. Dla lepszego zrozumienia proszę przejść poniżej Zrzuty ekranu.
Zrzut ekranu 3
- Wciśnięty F7 po aktywacji komórki B13, teraz pojawi się okno dialogowe sprawdzania pisowni z sugestiami korekty.
Zrzut ekranu 4
- Wyniki korekty komórki B13 za pomocą funkcji sprawdzania pisowni są wymienione na zrzucie ekranu
Zrzut ekranu 5
- Po wykonaniu ostatniej komórki z korekcją (C13), poprosił o sprawdzenie od początku arkusza. Jak omówiono powyżej.
Funkcje sprawdzania pisowni w oknie dialogowym Excel
- Być może zauważyłeś na powyższych zrzutach ekranu, że w sprawdzaniu pisowni dostępnych jest wiele opcji. Omówmy je jeden po drugim.
- Zignoruj raz: Jeśli według programu Excel wystąpi błąd, ale chcesz zachować tylko ten tekst, musisz go kliknąć, a program Excel zignoruje ten błąd raz.
- Ignoruj wszystko: jeśli chcesz zignorować wszystkie wystąpienia tego słowa w danym skoroszycie, możesz kliknąć tę opcję.
- Dodaj do słownika: jeśli występuje błąd w dowolnym tekście, ale jest to słowo, które będzie często używane również w przyszłości (być może dowolna nazwa lub skrót itp.), Możesz dodać je do słownika. Każde słowo dodane do słownika programu Excel nie będzie w przyszłości wykrywane jako błąd w żadnym skoroszycie. Stanie się częścią słownika i listy akceptowalnych słów.
- Zmień: możesz go użyć, gdy chcesz zmienić słowo zgodnie z sugestiami, a zmieni je zgodnie z wybranym sugerowanym słowem. (Widać na Zrzucie ekranu 3, słowa sugerowane dla tekstu w komórce C5.)
- Zmień wszystko: Zastąpi wszystkie wystąpienia tego słowa w arkuszu zgodnie z wybraną sugestią.
- Autokorekta: jeśli wybierzesz tę opcję, spowoduje ona autokorekcję słowa z wybraną sugestią i będzie dodawana do listy autokorekty za każdym razem, gdy wpiszesz to słowo, zostanie ono automatycznie poprawione zgodnie z wybraną sugestią.
- Język słownika: możemy zmienić słownik używany w programie Excel.
- Opcje: Służy do zmiany domyślnych ustawień programu Excel (omówionych w dalszej części tego przewodnika) i otworzy się okno opcji, w którym można odpowiednio wprowadzić zmiany.
- Teraz postanowiłem kontynuować sprawdzanie pisowni od początku arkusza. I odpowiednio wybrałem opcje. Wszystkie testy pisowni są zakończone.
Zrzut ekranu 6
- Na powyższym zrzucie ekranu 6 możesz zauważyć, że w arkuszu nadal występują błędy ortograficzne, ale program Excel nie wykrywa błędów. Czy zauważyłeś? Jeśli tak, doskonale !! Dzięki temu zauważyliśmy domyślne ustawienia sprawdzania pisowni i są to:
- Ignoruje wszystkie błędy dużymi literami. Na przykład słowa „AAM” i „FIINE” odpowiednio w komórkach C4 i D4 nie są oznaczone jako błąd.
- Wszystkie słowa z cyframi również zostaną zignorowane. (komórka B12 „newww123”)
- Ignoruje również wszystkie adresy internetowe i adresy plików. (D7 i B12)
- Jeśli chcesz zmienić ustawienia domyślne w oknie dialogowym Sprawdzanie pisowni, musisz przejść do pliku, a następnie kliknąć opcję, aby uzyskać menu opcji programu Excel, jak pokazano poniżej
Klikając opcję Otrzymasz menu opcji Excel, takie jak to pokazano poniżej
Następnie musisz kliknąć korektę, aby zmienić ustawienia domyślne w oknie dialogowym Sprawdzanie pisowni.
Zrzut ekranu 7
- Kolejną ważną cechą, na którą należy zwrócić uwagę, jest sprawdzanie pisowni, które nie ignoruje powtarzanych słów. Możesz go zidentyfikować, porównując ostrożnie Screenshot 1 i Screenshot 6.
Komórka F4 ma „jak się masz?” I wykryła to sprawdzanie pisowni. Usunąłem go z opcją usuwania, która pojawia się tylko wtedy, gdy mamy jakiekolwiek powtórzenia w Excelu.
Rzeczy do zapamiętania
- Sprawdzanie pisowni służy do identyfikowania błędów pisowni w programie Excel.
- Możesz zignorować, zmienić, autokorekty lub dodać do słownika wszystkie wykryte błędy zgodnie ze swoimi wymaganiami.
- Nie wykrywa błędów w słowach pisanych wielkimi literami ani nie zawiera w sobie liczb.
- Ignoruje wszystkie adresy plików i adresy internetowe.
- Wykrywa powtarzanie się słów.
Możesz pobrać szablon Excel sprawdzania pisowni tutaj -
Polecane artykuły
Jest to przewodnik po sprawdzaniu pisowni w programie Excel. Tutaj omawiamy sprawdzanie pisowni w Excelu i jak używać sprawdzania pisowni w Excelu wraz z praktycznymi przykładami i szablonem Excela do pobrania. Możesz także przejrzeć nasze inne sugerowane artykuły -
- Funkcja Excel T.Test
- Funkcja RANK w MS Excel
- Funkcja Excel PERCENTILE
- Wykorzystuje funkcję ROUNDUP Excela