Utwórz bazę danych za pomocą Microsoft Access - Microsoft Access to sprytna aplikacja, która jest dołączona do pakietu Microsoft Office Professional Suite. Dzięki temu prostemu narzędziu baz danych z pewnością możemy nauczyć się lepiej organizować naszą pracę i nasze życie!

Dlaczego warto korzystać z Microsoft Access?

Większość ludzi pyta nas: „Dlaczego potrzebuję fantazyjnego oprogramowania baz danych? Excel działa wystarczająco dobrze dla moich różnorodnych potrzeb. ”

Z przyjemnością informujemy, że Access nie jest „fantazyjną” bazą danych. Jest to łatwe, niezwykle skuteczne i może zaoszczędzić mnóstwo czasu i powtarzalnego wysiłku, nawet jeśli w pełni wykorzystujesz swoje dane. W rzeczywistości przekonasz się, że możesz uzyskać o wiele więcej danych, łącząc arkusze Excel z dobrze zorganizowaną bazą danych Access.

Microsoft Access

  • Jest narzędziem relacyjnej bazy danych . Oznacza to, że wszystkie dane są uporządkowane w (powiązanych) tabelach. Możesz użyć tego narzędzia do budżetowania swoich miesięcznych wydatków, organizowania katalogu biblioteki lub prowadzenia rozbudowanej książki adresowej; kluczem jest uporządkowanie danych w proste, niepotrzebne tabele, które można ze sobą łączyć.
  • „Zapamiętuje” twoje dane. W przeciwieństwie do programu Excel działa również jako bezproblemowy bank pamięci, który przechowuje i zapamiętuje dane, dzięki czemu można je łatwo odzyskać do wykorzystania w przyszłości. Na przykład możesz przechowywać kilka arkuszy Excela na miesięczne wydatki. Ale jeśli chcesz teraz połączyć te arkusze i przestudiować je razem, będziesz musiał użyć specjalnych (i czasem uciążliwych) funkcji programu Excel, takich jak wykresy, pulpity nawigacyjne itp. W programie Access jest to płynne.
  • Ułatwia wykonywanie skomplikowanych operacji na danych. Program Access oferuje wszystkie podstawowe operacje wykonywane przez program Excel, takie jak sortowanie, obliczenia, filtry itp. Ponadto umożliwia także łączenie lub wykluczanie danych z tabel (takich jak łączenie arkuszy Excela) na podstawie specjalnych kryteriów. Dobra wiadomość jest taka, że ​​wszystko to w Access jest łatwe!

W tym artykule poprowadzimy Cię do zbudowania pierwszej działającej bazy danych w 6 prostych krokach.

  1. Uporządkuj swoje dane w uporządkowanych tabelach.

Jeśli zamierzasz korzystać z bazy danych Access, istnieje duże prawdopodobieństwo, że masz już dobre pojęcie o strukturach tabel, które chcesz utworzyć. Pomyśl o tym jako o ważnym kroku przygotowawczym, ponieważ to struktura twoich tabel decyduje o powodzeniu twojej aplikacji Access.

Niektóre pytania, które pomogą ci to zrobić, to:

  • Jakie masz dane? Dokumenty biznesowe, pliki osobiste, dane, które wspierają społeczeństwo kulturalne? Idealnie byłoby, gdyby każdy typ zawierał własną bazę danych.
  • Co jest wspólne wśród posiadanych danych? Czy możesz pogrupować je w osobne tabele w oparciu o ten wspólny czynnik? Np .: przychody, wydatki, lista adresów itp.
  • Co jest unikalne w każdym stole? Czego możesz użyć do zidentyfikowania jednego wiersza danych z każdej tabeli? Np .: nazwa, identyfikator itp. Będzie to klucz podstawowy i może to być jedna lub więcej kolumn . (Nie martw się, jeśli nie znajdziesz czegoś wyjątkowego, ponieważ Access może automatycznie wygenerować klucz podstawowy).
  • Jakie są łącza łączące tabele? Są to potencjalne klucze obce (więcej na ten temat dowiesz się poniżej).

Sugerujemy, abyś miał szorstki szkic struktury tabeli na papierze. Nie martw się o doskonałość; Twoje stoły będą ewoluować w miarę pracy z programem Access i zdobywania do niego mistrzostwa. Gdy będziesz gotowy, uruchom Microsoft Access, wybierz Plik -> Nowy -> „Pusta baza danych” i kliknij przycisk „Utwórz”, aby uruchomić pierwszą bazę danych Microsoft Access!

Wskazówka: wybierz odpowiednią nazwę, która odzwierciedla typ twojej bazy danych; brzmi to znacznie lepiej niż zwykłe nazywanie go „Moja pierwsza baza danych”!

  1. Utwórz tabele

Po pomyślnym uruchomieniu i utworzeniu pierwszej bazy danych Access otwiera widok „Narzędzia tabel”, aby utworzyć tabele, ponieważ tak naprawdę w programie Access chodzi o tabele!

Tutaj stworzymy prostą aplikację budżetową z 3 tabelami: Wydatki regularne, Dochód miesięczny i Wydatki miesięczne. Kolumny podświetlone na niebiesko są unikalne i dlatego mogą być używane jako klucz podstawowy. (Pamiętaj, że jeśli więcej niż jedna kolumna jest podświetlona na niebiesko, połączenie razem jest unikalne).

Aby dodać tabelę Wydatki regularne, użyj zakładki po prawej stronie.

  • Pierwsza kolumna (identyfikator) jest generowana automatycznie przez program Access i służy jako domyślny klucz podstawowy. (Możemy to zmienić później).
  • Kliknij „Kliknij, aby dodać”, aby wprowadzić nazwę następnej kolumny. Otrzymasz (rozwijany) wybór typu kolumny. Wybierz Tekst i wpisz „Nazwa wydatków”.
  • Ponownie Kliknij, aby dodać następną kolumnę, wybierz Tekst i wpisz „Typ”.
  • Ponownie Kliknij, aby dodać następną kolumnę, wybierz Liczba i wpisz „Kwota”.
  • Na koniec zapisz nowo utworzoną tabelę (używając klawiszy Control + klawisze „S”). Gdy pojawi się monit o nazwę, wpisz „Regularne wydatki”.

A tam, świeżo utworzona, jest twoja pierwsza tabela Microsoft Access. Hurra!

Na karcie UTWÓRZ użyj opcji Utwórz -> Tabela i wykonaj powyższe kroki, aby podobnie utworzyć tabele „Dochód miesięczny” i „Wydatki miesięczne”.

Polecane kursy

  • Profesjonalny kurs makro VBA
  • Szkolenie VBA i makra
  • Podstawowe szkolenie z modelowania w programie Excel 2007

  1. Wprowadź dane do tabel

W tym kroku ręcznie wprowadzimy dane do tabel. Pamiętaj jednak, że Access oferuje kilka innych łatwych sposobów importowania danych do tabel (z arkusza Excel, z pliku tekstowego itp.).

Tutaj musimy wspomnieć, że Access wygrywa w Excelu w sprawdzaniu poprawności danych, jeśli tabele są odpowiednio zaprojektowane. Aby zrozumieć znaczenie projektu tabeli, po prostu dodamy dane do tabeli „Regularne wydatki” i zbadamy wyzwania.

Oto dane, które zamierzamy dodać do naszych tabel:

„Widok arkusza danych” najlepiej nadaje się do dodawania / usuwania / modyfikowania danych tabeli i otwiera się za każdym razem, gdy dwukrotnie klikniesz nazwę tabeli w zakładce po lewej stronie. Można również uzyskać do niego dostęp za pomocą karty DESIGN -> Widok -> Widok projektu. Gdy znajdziesz się w tym widoku, wybierz tabelę, z którą będziesz pracować („Regularne wydatki”) w zakładce po lewej stronie. W zakładce po prawej stronie

  • Kliknij drugą kolumnę (Nazwa wydatków) i wpisz „Wypożycz”.
  • Kliknij trzecią kolumnę (Typ) i wpisz „Naprawiono”.
  • Kliknij czwartą kolumnę (Kwota) i wpisz „2000”.
  • Ukończyłeś pierwszy rząd. Powtórz dla pozostałych wierszy.
  • Powtórz to samo dla tabeli „Dochód” i „Wydatki miesięczne”.

Czy zauważyłeś, w jaki sposób Access automatycznie sortuje dane w rosnącym porządku? Jeśli chcesz to zmienić, możesz kliknąć prawym przyciskiem myszy pole Kwota i zmienić kolejność sortowania.

Jak zapewne zauważyłeś, Access automatycznie generuje unikalny numer dla pierwszej kolumny (ID), ponieważ traktuje to jako domyślny klucz podstawowy. Jest to kolumna zwykle używana do pobierania unikatowych wierszy danych z tabeli.

Ale ta wartość może być dla nas trudna do zapamiętania, ponieważ nie ma ona związku z naszymi danymi . Ponadto zidentyfikowaliśmy już nasze unikalne klucze podstawowe i powinniśmy to uwzględnić w projekcie tabeli. Następny krok pokaże, jak przeprojektować stół, aby się tym zająć.

  1. (Re) Zaprojektuj swoje stoły

Po utworzeniu tabel założymy się, że jesteś ciekawy, czy wszystko w porządku. W rzeczywistości ważne jest, aby to zrobić, aby można było uwzględnić wszelkie dodatkowe zasady sprawdzania poprawności i dokładności danych. Możesz to sprawdzić w „Widoku projektu”.

Bardziej elastyczny widok projektu dostępu jest łatwo dostępny za pomocą karty PROJEKT -> Widok -> Widok projektu. (Możesz też kliknąć nazwę tabeli w zakładce po lewej stronie i wybrać „Widok projektu”).

Jeśli przejrzysz tabelę „Regularne wydatki” (zrzut ekranu powyżej), na pewno zauważysz pewne niespójności. Naprawmy to w następujący sposób:

  • Domyślnie automatycznie generowana kolumna identyfikatora jest ustawiona jako klucz podstawowy, a zatem ikona małego klucza po jego lewej stronie. Zmieniamy to, podświetlając (jednym kliknięciem) kolumnę Nazwa wydatków i wybierając ikonę klucza „Główny” na górnej karcie. (Możesz także kliknąć prawym przyciskiem myszy nazwę kolumny i wybrać „Klucz podstawowy”). Ikona klucza zmieni się odpowiednio.
  • Nie potrzebujemy już kolumny identyfikatora. Kliknij więc prawym przyciskiem myszy i wybierz „Usuń wiersze”. Spowoduje to automatyczne usunięcie tej kolumny (i wszystkich wcześniej wstawionych wartości) z tej tabeli.
  • Kolumna Kwota jest ustawiona na typ danych Liczba. Zmień to na Walutę.

Teraz nasz stół wygląda dobrze. Możesz podobnie edytować pozostałe 2 tabele w widoku Projekt, aby zmienić ich klucz podstawowy, ustawić typ danych waluty i dodać dodatkowe dane do wszystkich tabel, abyśmy mogli grać z nimi w kolejnych krokach.

  1. Zdefiniuj relacje między tabelami

Za każdym razem, gdy chcesz po prostu „wyświetlić” dane tabeli, możesz użyć widoku arkusza danych. Ale uważamy, że chcesz zobaczyć połączone wyniki wszystkich swoich stołów. Może to być uciążliwe w programie Excel, ale w programie Access nie wymaga wysiłku. Kluczem jest zdefiniowanie relacji między tabelami.

Relacje określają, w jaki sposób nasze tabele są ze sobą „połączone”. Te linki łączące są nazywane „kluczami obcymi” w żargonie bazy danych.

Aby zdefiniować relacje między tabelami w programie Access, przejdź do zakładki DATABASE TOOLS i kliknij Relacje. Zobaczysz okno dialogowe z listą wszystkich tabel. Kliknij dwukrotnie każdą tabelę, aż będą widoczne w widoku relacji w tle. Jeśli tabela pojawi się więcej niż jeden raz, możesz kliknąć dodatkową tabelę prawym przyciskiem myszy i wybrać „Ukryj tabelę”.

Gdy wszystkie 3 stoły będą widoczne, możesz je dowolnie przenosić po ekranie.

Ale w tej chwili nie ma nic specjalnego w tym widoku. Nasze tabele są po prostu wymienione, odłączone . Aby to zmienić, kliknij pole REGULARNE WYDATKI. Nazwa kosztów i przeciągnij je w kierunku pola MIESIĘCZNE WYDATKI. Nazwa kosztów. Okno dialogowe powinno zostać otwarte w następujący sposób:

To, co robimy tutaj, to tworzenie relacji jeden do wielu między tabelą Nazwa wydatków regularnych wydatków a tabelą Nazwa wydatków miesięcznych.

Koszty regularne. Nazwa kosztów -> Koszty miesięczne. Nazwa kosztów

Klucz podstawowy -> Klucz obcy

Jeden -> Wiele

Dla tego,

  • „Wymuszaj integralność referencyjną” powinno być zaznaczone. Zapewni to, że wszystkie dodane wartości w Wydatkach miesięcznych będą porównywane z wartościami z tabeli Wydatki regularne przed dodaniem.
  • Odznacz zakładki do „Kaskadowa aktualizacja / Usuń powiązane pola” . Spowoduje to kaskadowanie wszystkich aktualizacji / usunięć w tabeli kluczy podstawowych (w naszym przypadku Regularne wydatki). Jeśli więc kwota zostanie zaktualizowana dla określonego wydatku, zostanie ona kaskadowana we wszystkich powiązanych tabelach. Podobnie z usunięciem. Celowo odznaczamy to, aby w późniejszym czasie wykryć niezgodność. Na koniec kliknij Utwórz.
  • Podobnie utwórz relację między nazwą miesiąca miesięcznych wydatków a nazwą miesiąca miesięcznego dochodu. Odznacz opcję „Wymuszaj integralność referencyjną” tutaj.

Widok relacji powinien automatycznie odzwierciedlać to w następujący sposób:

Zdefiniowałeś swoją pierwszą relację przy stole i jesteś gotowy, aby w pełni wykorzystać swoje dane!

  1. Zapytania i przeglądaj dane ze swoich tabel

Jest to chyba najważniejsza i najbardziej użyteczna część korzystania z programu Access w programie Excel. Widzisz, stworzyliśmy nasze tabele z odpowiednim projektem, dodanymi danymi i zdefiniowanymi relacjami. Kolejnym ważnym krokiem jest połączenie tego wszystkiego i sprawdzenie, jak wyglądają nasze połączone dane. Odbywa się to poprzez zapytanie.

Tutaj stworzymy proste zapytanie, aby uchwycić wszelkie niedopasowania w „ustalonych” wydatkach.

Kwerendę można utworzyć za pomocą karty UTWÓRZ -> Kreator kwerend, najprostszy sposób na utworzenie podstawowej kwerendy. Zostaniesz poproszony o:

  • Typ (Kreator prostych zapytań).
  • Nazwy i pola tabel. Wybierz Nazwę wydatków, Typ i kwotę z Wydatków regularnych oraz Miesiąc i kwotę z Wydatków miesięcznych.
  • Szczegóły lub podsumowanie. Wybierz Szczegółowe.
  • Wpisz „Naprawiony raport niedopasowania wydatków”, gdy kreator poprosi o nazwę i kliknij przycisk Zakończ, aby wygenerować zapytanie dotyczące raportu.

Wygenerowane zapytanie powinno wyglądać tak (bez czerwonych podświetleń):

Ale jak widać, zapytanie to pokazuje wszystkie rekordy wydatków, a nie tylko niedopasowane (jak zaznaczono na czerwono). Możemy to naprawić za pomocą projektu zapytania (kliknij prawym przyciskiem myszy nazwę zapytania w zakładce po lewej stronie i wybierz „Widok projektu”).

Wykorzystamy ten widok, aby dodać 2 kryteria

  1. W polu Wydatki regularne wpisz wartość „Naprawiono” w obszarze Kryteria (obejmują pojedyncze cudzysłowy). Ogranicza to odzyskiwanie rekordów danych do typu = Naprawiono.
  2. Pod jedną z kwot dodaj specjalne kryteria, aby sprawdzić niezgodność: „(Wydatki regularne). Kwota (Wydatki miesięczne). Kwota” (bez cudzysłowów). Znak oznacza „nie równy”). Spowoduje to pobranie tylko niedopasowanych rekordów.

Razem te kryteria będą zbierać niedopasowane rekordy wydatków stałych.

Ostateczny wynik powinien wyglądać następująco:

I to jest rzeczywiście końcowy rezultat, którego pragniemy. Gratulacje!!

Ostatnia uwaga

W tym podstawowym samouczku przedstawiono różnorodne funkcje programu Microsoft Access, od tabel po relacje i zapytania. Zalecamy korzystanie z tabel i zapytań wymienionych tutaj, próbując bardziej złożonych operacji.

Sugestie dotyczące dalszej praktyki obejmują:

  • Importowanie daty do tabel z arkusza Excel lub plików tekstowych oddzielonych przecinkami (zwanych również plikami csv).
  • Dodawanie kryteriów sprawdzania poprawności dla tabel za pomocą Widoku projektu. Na przykład spróbuj ograniczyć wartości Wydatków regularnych. Wpisz tylko wartości „Stałe” lub „Zmienne”.
  • Dowiedz się o „znormalizowanych” tabelach i ich wpływie na dane. Przeprojektuj i utwórz przykłady udostępnione tutaj jako tabele znormalizowane.
  • Użyj projektanta zapytań od zera, aby utworzyć raport podsumowujący zawierający całkowity dochód, wydatki i saldo każdego miesiąca za rok.

Chociaż pierwsze kilka prób z Microsoft Access może obejmować stromą krzywą uczenia się, możemy zagwarantować nagrody, które przyniosą twoje wysiłki. Microsoft Access to lekkie narzędzie do baz danych, które pozwala na zwiększenie mocy danych przy minimalnym wysiłku. Więc kontynuuj i ciesz się Dostępem !!

Polecany artykuł

Oto kilka artykułów, które pomogą Ci uzyskać więcej szczegółów na temat tworzenia bazy danych przy użyciu dostępu Microsoft, więc po prostu przejdź przez link.

  1. 10 zaawansowanych funkcji Microsoft Access
  2. 9 niesamowitych kroków dotyczących korzystania z umiejętności Microsoft Excel
  3. Jak poprawić swoje umiejętności Microsoft Excel?
  4. 10 prostych kroków, aby utworzyć wykres przestawny w programie Excel 2016
  5. Niesamowite funkcje Excela - wykresy i wykresy

Kategoria:

Porady Excel