PMO - porządek czy chaos? Większość z nas wolałaby trochę obu, ale porządek w większości przypadków może być dobrodziejstwem dla każdego projektu. Ponieważ wiele podmiotów się łączy, istnieje również szansa na starcie, które może nie być najlepszym sposobem na prowadzenie firmy lub prowadzenie projektów.
W organizacji działa wiele projektów, które przynoszą korzyści w życiu. Projekty te rodzą się z pojawiającej się potrzeby, a zarządzający programami i kierownicy projektów są odpowiedzialni za takie zorganizowanie, aby rozwiązać omawiane problemy z łatwością i prostotą, z których każdy może skorzystać.
Projekty są podzbiorem programu, a wiele projektów realizowanych jest w różnych momentach, kolejno, z myślą o przybliżeniu programu do celów firmy i postępów. Aby poradzić sobie z tymi wszystkimi wydarzeniami występującymi jednocześnie lub w różnych momentach, kierownicy projektów i kierownicy programów muszą zachować ostrożność i zorganizować PMO lub Biuro Zarządzania Projektami. PMO będzie organem organizacyjnym, który pomaga w każdym podjętym projekcie i każdym realizowanym programie. W tym artykule dowiemy się wszystkiego, co musisz wiedzieć o PMO.
Co to jest PMO?
PMO ( Biuro Zarządzania Projektami ) można idealnie opisać jako scentralizowany podmiot w ramach konkretnej organizacji, który jest odpowiedzialny za ustanawianie standardów, utrzymanie dyscypliny, zapewnianie organu zarządzającego i egzekwowanie odpowiedniego zestawu odpowiedzialności w zakresie zarządzania projektami i kierowania nimi w sposób jasny, zwięzły i konsekwentny sposób.
Standaryzacja i dyscyplina są ważnymi kluczowymi cechami, które są potrzebne w organizacji, która dąży do realizacji wielu projektów. Projekty te są podejmowane przez organizację w celu zmiany lub ulepszenia systemów lub procesów. Z PMO możesz dotknąć organizatora, który pomoże ci zyskać przewagę nad Provinem
g standardy organizacyjne we wszystkich projektach i podjętym programie. Obejmowałoby to konsekwentne szkolenie zespołów projektowych i wielu kierowników projektu obsługujących projekt zgodnie z zaproponowanymi standardami zarządzania projektem.
Przy rosnącej liczbie projektów przydaje się PMO, ponieważ wdraża spójne podejście do zarządzania projektami. Ten scentralizowany zbiór standardów i procedur odpowiada za różne aspekty zarządzania projektami i zastosowane metodologie. Są odpowiedzialni za każdy projekt utrzymujący określony poziom przestrzegania, jeśli chodzi o jakość, obsługę klienta i ilość.
PMO może składać się z grupy oddanych osób do kierowania i ustanawiania standardów lub nawet jednej osoby, w zależności od programu i skali projektów. Z biegiem czasu, w miarę jak firmy powiększały się i zwiększały swoje możliwości, organizacje zaczynają dostrzegać potrzebę poświęcenia i skoncentrowania wysiłków, aby ich systemy i procesy mogły sprostać rosnącym wymaganiom i ekspansji.
biuro zarządzania projektami może być różnego rodzaju i musi spełniać potrzeby określone przez organizację, starając się, aby projekty były zgodne ze standardami i normami. Jeśli PMO ma jasno określony cel, solidne podstawy i wsparcie sponsorów oraz doskonałe podejście do modelu biznesowego, może być siłą napędową tworzenia wartości i doskonałości projektu dla firmy.
Wysunięcie zarządzania projektami na pierwszy plan to świetny pomysł. Możesz mieć standaryzację, a nawet monitorować zestaw norm dla swojego zespołu projektowego i innych członków związanych z projektem. Dlaczego więc PMO? Przyjrzyjmy się głównym korzyściom zamapowanym, gdy używamy PMO:
- Realizacja projektu nigdy nie może być łatwiejsza ; dzięki przewidywalnej konsekwencji i wydajności możesz zagwarantować sukces
- Ustanowienie podstaw dla inicjatyw firmy i jednoczesne zarządzanie portfelem organizacyjnym
- Zachęcanie do przejrzystości i wydajnej sprawozdawczości finansowej w celu zachęcenia do przywództwa
- Dostosowanie strategii biznesowej do inwestycji, aby ocenić poziom sukcesu
- Poprawa satysfakcji klienta i wydajności pracowników w celu zwiększenia wydajności firmy
- Wdrażanie standardowych praktyk, zgodnie z najlepszymi praktykami stosowanymi na całym świecie
- Zapewnienie długoterminowych oszczędności i zwrotu z inwestycji ( ROI ) dla wszystkich szkoleń i mentoringu
Co składa się na PMO?
PMO składa się zasadniczo z 3 różnych i różnorodnych elementów lub aspektów, które przyczyniają się do skuteczności PMO w ramach organizacji. Te aspekty są od siebie wysoce zależne, a sukces PMO naprawdę zależy od tych 3 filarów siły. Te aspekty są następujące:
- Funkcjonalny
- Strukturalny
- Dyscyplinarny
Każdy komponent różni się znacznie od siebie i uzupełnia się w taki sposób, aby przedstawić cel PMO bezpośrednio przed biznesem i zarządem. W tej sekcji przyjrzymy się poszczególnym komponentom i je zrozumiemy. Gdy to zrobimy, jesteśmy gotowi, aby rozpocząć i rozpocząć pracę z naszym własnym PMO.
-
Funkcjonalny
Ustalenie funkcjonalnego aspektu PMO jest ważną inicjacją, która może wzmocnić to, jak wygląda Twój PMO. Rola lub zakres PMO musi zostać zmierzony i zdefiniowany w organizacji, aby rozpocząć proces. Kolejność jest zachowana dla całego zestawu funkcjonalnego PMO i musi być zgodna z utrzymywanymi poziomami funkcjonalnymi. Następny obraz pokaże ci, czym dokładnie są poziomy funkcjonalne PMO oraz w jaki sposób zamówienie jest utrzymywane i potrzebne dla aspektu funkcjonalnego.
Z definicji PMO jest podmiotem ustanawiającym standardy, który jest organem zarządzającym w celu utrzymania jednostki zarządzania dostawami, a także jest strategicznym systemem wsparcia dla kierownictwa i członków zespołu projektowego w organizacji.
Istnieje porządek progresywny, który jest utrzymywany przez PMO. Każdy poziom zależy od poziomu poza nim. Wszystko to pod mikroskopem strategii wdrożonej przez organizację.
-
Strukturalny
Tworzy to jakościowy fundament PMO i jego wpływ na elementy projektu lub organizacji - Ludzie, Proces oraz systemy / narzędzia.
- Ludzie - ludzie w systemie PMO są jego jednostką kierowniczą i personelem pracującym nad stworzeniem dobrego projektu, aby osiągnąć cel biznesowy firmy.
- Proces - procesem są standardowe procedury operacyjne oparte na dyscyplinach, którymi zarządza PMO. Procesy powinny być praktyczne i powiązane z przepływem pracy całej organizacji. Możliwość dostosowania i skalowalności oraz akceptacja ze strony osób w organizacji to również aspekty, które należy spełnić podczas konfigurowania tego aspektu biura.
- System / Narzędzia - Narzędzia muszą być dostosowane do dostępności zasobów i wiedzy użytkowników. Systemy powinny być zaprojektowane w taki sposób, aby obejmowały następujące elementy:
- Wszystkie wymagane informacje w dokładnych formatach w czasie rzeczywistym
- Dyscypliny PMO, które zostaną utworzone
- Powinny mieć mechanizmy sprawozdawcze zapewniające ciągłe podejmowanie decyzji
-
Dyscyplinarny
Biuro zarządzania projektami powinno zostać utworzone w celu uwzględnienia następujących ćwiartek zarządzania przedsiębiorstwem, jeśli chodzi o prowadzenie projektów lub programów w organizacji:
- Zarządzanie komunikacją - komunikacja 360 ° dla wszystkich partnerów
- Zarządzanie Interesariuszami
- Raportowanie i wskaźniki
- Zarządzanie zasobami - ważne dla realizacji projektu
- Zarządzanie personelem
- Zarządzanie dostawcami
- Nabywanie i zarządzanie aktywami
- Zarządzanie zmianami - Rozwiązywanie problemów i rozwiązywanie scenariuszy ryzyka wraz ze zmianą
- Zarządzanie zakresem
- Zarządzanie ryzykiem i problemami
- Zarządzanie szkoleniami i rozwojem
- Zarządzanie wykonaniem - czas i koszty są krytycznymi aspektami każdej firmy
- Zarządzanie ścieżkami krytycznymi
- Zarządzanie finansami
Konfigurowanie i uruchamianie PMO
Utworzenie PMO nie polega tylko na sfinalizowaniu zestawu kryteriów i rozpoczęciu prac wdrożeniowych. Podobnie jak realizacja projektu, PMO potrzebuje tego samego poziomu oceny, analizy, dokumentacji i planowania, aby rozpocząć. Zapisałem 6 najlepszych kroków, które będziesz potrzebować, aby skonfigurować i uruchomić PMO, który zaspokoi wszystkie Twoje potrzeby na scenie zarządzania projektami, wraz z Twoją organizacją i projektami. Wskoczmy od razu!
-
Krok 1 - Zapisanie oceny
Zrozumienie wewnętrznych i zewnętrznych wymagań oraz celu ustanowienia PMO jest kluczem do skonfigurowania i ostatecznego uruchomienia PMO. Ocena jest koniecznością, jeśli chodzi o ustanowienie PMO. Będziesz musiał przejść i zmierzyć aktualny status organizacji biura zarządzania projektem i sprawdzić pożądany scenariusz docelowy, w którym firma chciałaby się znaleźć.
W celu przeprowadzenia tej oceny sugeruję, abyś wykorzystał ocenę OPM3 (Model dojrzałości zarządzania organizacyjnego w biurze zarządzania projektami) PMI, która pomoże ci ocenić poziom organizacji na tle obecnego stanu PMO w nim przebywającego.
W tym kroku przyjrzymy się obszarom funkcjonalnym, które byłyby regulowane i regulowane przez PMO, oraz lukom między Twoją firmą a wymaganiami PMO. Sprawdź sekcję Dyscyplinarną tego artykułu, aby poznać różne ćwiartki paradygmatu zarządzania przedsiębiorstwem. Poprzez staranne zbadanie tych obszarów PMO można umieścić w odpowiednim poziomie dojrzałości.
-
Krok 2 - Spisanie rekomendacji
Oceniłeś teraz, gdzie znajduje się Twoja organizacja biura zarządzania projektem i gdzie musi interweniować PMO, twoim następnym krokiem jest dokładne wymienienie zaleceń, jak wypełnić luki w procesie, ludziach lub systemach oraz kombinacjach i kombinacjach tych . Zalecenia te mogą obejmować:
- Przejrzyj recenzje bramek w celu lepszego podejmowania decyzji
- Śledź postępy swoich projektów i odpowiednio informuj kierowników projektów o ryzyku
- Przekazanie zapewnień jakości projektom w celu sprawdzenia zgodności z ustanowionymi metodologiami zarządzania projektami
- Szkolenie, mentor i coach nowych menedżerów projektów w różnych procesach zarządzania projektami i systemach wprowadzonych w celu standaryzacji
- Współpracuj i upewnij się, że wszystkie niezbędne kroki i metody są dobrze udokumentowane do ponownego użycia
Utrzymuj stały kontakt z pracownikami pracującymi w organizacji i poproś ich o częste informacje zwrotne, a będziesz w stanie poznać słabości, a także mocne strony procesów i systemów wdrożonych podczas realizacji każdego projektu.
-
Krok 3 - Budowanie planu realizacji
Masz obszary wymagające stałych wypełniaczy, masz rekomendacje i poziom, na którym się znajdują. Teraz jest część, w której wkraczasz i projektujesz plan wdrożenia, aby rozpocząć. Masz rekomendacje o charakterze taktycznym, a niektóre wymagają bardziej dogłębnej organizacji; nazywają się strategicznymi zaleceniami. Zacznij od taktycznych i tak jak projektów, zachowaj wymagania czasu, kosztów i zasobów w celu opracowania planu wdrożenia.
Uzyskaj wejściówkę od swojego zespołu zarządzającego, gdy zaproponujesz plan wykonania, który wyznaczyłeś do osiągnięcia, biorąc pod uwagę wszystkie potrzeby ustalenia priorytetów. Pamiętaj także o strategicznym spojrzeniu na firmę i jej umiejscowieniu. Najwyższe kierownictwo uwielbia patrzeć, jak oddany i wpływowy menedżer jest gotowy do pokonania mila.
-
Krok 4 - Wdrożenie planu wykonania
Silniki na… pieszo na przyspieszeniu… mapa w dłoni… wszystko, co pozostaje do zrobienia, to zwolnić sprzęgło! Przybliż się do wspaniałego PMO przed sobą! Choć w nawiązaniu do samochodów wyścigowych brzmi to jak tort, ale wykonanie PMO wymaga staranności i ciężkiej pracy, z wyjątkową perspektywą do osiągnięcia. Kieruj się opracowanymi planami taktycznymi i zbieraj te „zwycięstwa” pod swoimi skrzydłami. Dzięki temu wzmocnieniu jesteś gotowy na podbój następnej mili.
Pokaż, jaką wartość PMO ma dla Ciebie przy każdej mijającej wygranej, i zawsze miej na uwadze cel, który masz pod ręką, jednocześnie uważając, by nie odstąpić od planu w ogóle. PMO musi pomagać ludziom w ich projektach w sposób zgodny ze standardem firmy. Dzięki tym krótkim zwycięstwom możesz zyskać pewność wielu rzeczy, w które może zmienić się PMO.
-
Krok 5 - Przekazywanie aktualizacji w częstych odstępach czasu
Komunikacja jest niezwykłym czynnikiem w naszym życiu, który sprawia, że przekazywanie wiedzy i informacji jest bardzo wygodne, jeśli jest skutecznie wykorzystywane. W przypadku ustanawiania i zatwierdzania ruchów PMO komunikacja jest kluczowym elementem jej sukcesu i sensownego wdrożenia. Aby PMO przetrwało, ramy komunikacji muszą być mocne i powinny dotyczyć wszystkich zainteresowanych.
Ponieważ kierujemy się planami taktycznymi i ich realizacją aż do zmian strategicznych, musimy być w stanie w pełni komunikować każdą aktualizację w sposób systematyczny. Zapewni to i usprawni komunikację w całym toku oraz zaktualizuje niezbędne zainteresowane strony o postępach, jakie robi PMO, oraz o tym, jak odpowiednie jest wdrożenie PMO dla organizacji.
-
Krok 6 - Zatrzymaj. Zegarek. Naprawić. Powtarzać
Ciągłe doskonalenie jest najlepszym sposobem, aby projekt lub każde przedsięwzięcie rozwijało się i dojrzewało w systemach i procesach, jakie chcielibyśmy, aby były. Twój PMO miałby zalecenia krótko- i długoterminowe. Powinny one być poddawane częstym przeglądom, głównie corocznie, w celu sporządzenia planów i znalezienia z nich okazji. Z każdym przeglądem, planem i wdrożeniem Twój PMO rośnie, podobnie jak organizacja biura zarządzania projektami w zakresie wdrażania projektów i programów.
Twoje PMO nie jest stagnacją. Ewoluuje, a sposób ewolucji jest procesem iteracyjnym. Przejrzyj każdą napotkaną okazję lub ryzyko i sprawdź, w jaki sposób proces przynosi wartość. Gdy to zrobisz, będziesz w stanie znaleźć luki wymagające uzupełnienia, aż osiągniesz doskonałość.