Przegląd zarządzania projektami
Zacznijmy od omówienia zarządzania projektami, a następnie odpowiedzmy na pytanie, dlaczego jest to ważne w każdym projekcie. Projekt to każde zadanie przypisane zespołowi, którego motywem jest pomyślne zakończenie. Zarządzanie projektami wymaga obsługi wszystkich zadań zarządzania projektami w cyklu życia projektu od początku do końca. Zasadniczo kierownicy projektów są przydzielani do projektów w celu wykonania tych zadań, a tym samym pomagają utrzymać klienta i zespół, zapewniając, że projekt zostanie dostarczony na czas i nie przekroczyć budżetu.
Spróbujemy to zrozumieć krótkim przykładem, powiedzmy, że projekt rozpoczyna się bez menedżera projektu. Cały zespół został poinformowany o klientach przez dostawcę i muszą po prostu nad tym popracować. Bez odpowiedniego zarządzania czas na podzielenie całego zadania na mniejsze zadania oraz zorganizowanie i przydzielenie ich sobie nawzajem będzie żmudnym i czasochłonnym procesem i załóżmy, że nawet jeśli zostanie to zrealizowane, co się stanie, gdy dojdzie do nieporozumień lub konfliktów między członkowie zespołu, którzy je rozwiązują? Co się stanie, jeśli ktoś opuści projekt w środku lub konieczne będzie przydzielenie niektórych zasobów? Praca nad projektem i zarządzanie nim wymagałoby dużo czasu i energii i byłoby prawie niemożliwe w przypadku jeszcze większych projektów.
Dlatego, aby zapewnić sprawne działanie projektu i utrzymanie go na właściwym poziomie, zarządzanie projektem jest kluczowe dla każdego projektu.
Cele zarządzania projektami
Zarządzanie projektem jest ważne, ponieważ pomaga osiągnąć następujące cele:
1) Planowanie projektu:
Zarządzanie projektem jest ważne, aby projekt mógł zostać odpowiednio zaplanowany i ułożony z jasnymi celami, rezultatami i terminami w porozumieniu z interesariuszami, zarządem i członkami zespołu.
Dobry kierownik projektu wie, jak skutecznie przeprowadzić projekt, rozumiejąc zapotrzebowanie na zasoby i jak je wykorzystać w danym czasie i budżecie, aby zapewnić najlepsze wyniki. Aby to osiągnąć, należy opracować wykonalny i rozsądny plan, który pomoże wszystkim pracującym w projekcie rozpoznać ich wkład, a tym samym starać się je zrealizować.
2) Aby zapewnić wizję projektu i poczucie przywództwa:
Wydajny kierownik projektu wnosi wizję do projektu, która pomaga zespołowi dostosować swoje cele do celów interesariuszy, dzięki czemu wszyscy są zgodni z głównym celem projektu i są na drodze do ich realizacji.
Przy dobrym zarządzaniu projektami w projekcie dominuje poczucie przywództwa, które prowadzi członków zespołu we właściwym kierunku, aby robili wszystko, co w ich mocy, i pomagają projektowi odnieść sukces. Członkowie zespołu czują się również odpowiedzialni za swoje zadania w obecności kierownika zespołu w projekcie, który utrzymuje wszystko zorganizowane i kontroluje, tak aby wszyscy byli świadomi swoich rezultatów w projekcie i tego, czym się kierują, bez żadnych zamieszania.
3) Śledzenie:
Zarządzanie projektami pomaga śledzić postępy projektu i pomaga usunąć wszelkie przeszkody, jeśli zostaną znalezione.
Dobry kierownik projektu dopilnuje, aby przebieg projektu był zgodny z planem projektu, a jeśli wykryte zostanie jakiekolwiek odchylenie, jest zgłaszane i podejmowane są odpowiednie działania w celu przywrócenia go na właściwe tory poprzez wdrożenie działań naprawczych. Ważne jest, aby projekt postępował zgodnie ze zmienionym planem, jeśli musi on zostać dostarczony na czas zgodnie z oczekiwaniami, a zatem raporty o statusie są przydatne do zapewnienia przejrzystości w bieżących pracach, które obejmują również wszelkie problemy, które mogą się pojawić, i opóźnienia z nich związane. Można to również udostępnić interesariuszom, dzięki czemu mogą oni łatwo nadzorować postępy projektu.
4) Zapewnienie jakości:
Tylko terminowe dostarczenie projektu nie jest ważne, jeśli nie jest zgodne z podanymi celami i nie odpowiada oczekiwanemu wynikowi. Zapewnienie jakości jest zatem bardzo ważnym procesem każdego projektu, ponieważ pomaga przetestować i kontrolować, co jest dostarczane klientowi, czy nie spełnia jego wymagań.
Istotne jest, aby zarządzanie projektem zapewniało testowanie jakości projektu na każdym etapie, aby wynik był zgodny z wymaganiami. Napięte harmonogramy mogą wprowadzać projekty złej jakości, dlatego ważne jest, aby zasoby były skutecznie zarządzane w celu dostarczania pozytywnych rezultatów bez przeszkadzania w jego jakości. Należy przeznaczyć czas na przetestowanie i kontrolę jakości na każdym etapie projektu.
5) Zarządzanie ryzykiem:
Dobre zarządzanie projektami wymaga od kierowników projektów posiadania z góry ustalonej listy ryzyk, na które może potencjalnie natknąć się projekt wraz z ich alternatywami do wdrożenia, jeśli tak jest.
Przed rozpoczęciem pracy nad projektem kierownik projektu musi usiąść z zespołem i wcześniej przeanalizować ryzyko. W praktyce trudno jest pokryć wszystkie ryzyka, ale dobry menedżer zawsze ma pojęcie, jakie ryzyko może się pojawić w zależności od rodzaju projektu. Wiedza ta zawiera również wcześniejsze doświadczenia zawodowe i pomaga zidentyfikować potencjalne zagrożenia przed rozpoczęciem pracy nad projektem, więc gdy pojawi się problem, istnieje wstępnie opracowany plan rozwiązania tego problemu i zapobiegania projektowi w jakiejkolwiek niesamowitej sytuacji.
Każdy menedżer projektu wymaga skutecznych umiejętności zarządzania ryzykiem, ponieważ projekt nie zawsze może przebiegać zgodnie z planem, a nawet jeśli tak się stanie, nie można wcześniej poradzić sobie z ryzykiem w czasie rzeczywistym, więc styl zarządzania musi się dostosować i poradzić sobie, gdy się pojawi zagrożenie to umiejętność, którą powinien posiadać dobry kierownik projektu.
Przechodząc przez wszystkie te punkty, zdajemy sobie sprawę, że dobre zarządzanie projektem ma znaczenie dla każdego projektu, ponieważ obiecuje sukces. Los każdego projektu zależy od jego kierownika projektu i jego umiejętności organizowania zespołu, planowania projektu, testowania jakości projektu, zarządzania ryzykiem i kierowania projektem z wizją osiągnięcia sukcesu z zmotywowanymi graczami zespołu i inspirowania wszystkich jak najlepiej.
Polecane artykuły
Jest to przewodnik po tym, jak ważne jest zarządzanie projektami. Tutaj omawiamy, w jaki sposób Zarządzanie Projektami pomaga w osiąganiu celów. Możesz także przejrzeć nasze inne sugerowane artykuły, aby dowiedzieć się więcej -
- Zasady Scruma
- Zwinny w biznesie
- Zadania zarządzania projektami
- Rola kierownika projektu
- Studium przypadku w zarządzaniu projektami