- Przekazywanie pomysłów
- Bądź aktywnym słuchaczem
- Unikaj zakłóceń i negatywnych pytań
- Unikaj bycia swobodnym
- Nigdy nie spiesz się z komunikacją
- Zdobądź osobiste
- Działania następcze po komunikacie
- Bądź zdeterminowany, aby zrozumieć
- Bądź wrażliwy i zauważ różnice techniczne
- Unikaj używania błędnych zwrotów / słów
- Weź informacje zwrotne
„Komunikacja jest uważana za prawdziwe dzieło przywództwa”
Nitin Nohria
Przekazywanie pomysłów - budowanie silniejszych zespołów jest marzeniem każdego lidera, zachowując te same pomysły, które są podstawą większości dzisiejszych organizacji planujących przyjęcie skutecznych metod przekazywania pomysłów. Liczy się nie to, co mówisz, ale to, co mówisz. Dlatego komunikacja jest unikalną funkcją, która pomaga oddzielić złego lidera od skutecznego lidera w organizacji. Zatem złotym kluczem do skutecznego lidera jest „komunikacja”.
Potrzebna jest przejrzysta i idealna komunikacja; wszyscy dobrze pamiętamy, że „Titanic” zatonął z powodu braku komunikacji. Gdyby komunikacja była bardziej przejrzysta, można by zapobiec tragedii i uratować wiele istnień ludzkich. W ten sam sposób komunikacja odgrywa bardzo istotną rolę w naszym życiu i biznesie. W ankiecie przeprowadzonej przez magazyn CIO, aby wymienić trzy najważniejsze umiejętności potrzebne profesjonalistom, 70 procent czytelników wymieniło komunikację jako jedną z kluczowych umiejętności.
Dlaczego więc nie przeprowadzić burzy mózgów i zaktualizować naszych umiejętności komunikacyjnych, postępując zgodnie z poniższą listą dziesięciu najbardziej skutecznych metod komunikowania pomysłów w środowisku biznesowym. Są to bardzo skuteczne wskazówki, które pomagają w komunikacji nie tylko z pracownikami w pracy, ale także z klientami, przełożonymi, współpracownikami i podwładnymi. Niektóre z efektywnych cech komunikacyjnych są udostępniane poniżej, gdy stosowane w spójny sposób z pewnością pomogą uzyskać lepsze wyniki w komunikacji.
Przekazywanie pomysłów
Czy miałeś wrażenie mówienia do ścian podczas interakcji z kimś w miejscu pracy? To naprawdę denerwujące uczucie, gdy się słyszy, ale nie ma żadnych oznak bycia wysłuchanym przez słuchacza. Jest to osobista sugestia, aby unikać robienia tego samego z kolegami, podwładnymi lub przełożonymi. Pierwszą i najważniejszą zasadą lepszych pomysłów komunikacyjnych jest bycie świadomym tego, co się słyszy. Możesz to zrobić, tworząc interaktywną sesję i utrzymując słuchaczy w grze. Pomoże to z pewnością wzmocnić twoją osobistą wiedzę, a także wywrze dobre wrażenie. Pokazywanie reakcji na wszystko, co się mówi przez skinienie głową lub użycie słowa „Widzę” lub po prostu parafrazowanie zdania, wpływa na wszystko, co się mówi. Kolejnym dobrym działaniem jest zachęcanie wszystkich pracowników organizacji do przekazywania informacji zwrotnych.
Załóżmy, że pytasz podwładnego „Nie masz pliku lub raportu?”, A odpowiedź brzmi „Tak”. Jest to bardzo mylące, ponieważ może oznaczać Tak, masz rację, a ja nie mam pliku ani raportu. Lub może to również oznaczać tak, mam żądany raport lub plik.
To wyraźnie wskazuje, że zadawanie negatywnych pytań będzie najczęściej niejasne lub niejasne, co spowoduje zamieszanie. Dlatego lepiej jest, aby zawsze wybierać pytania w pozytywnych ramach (np. „Czy masz raport, o który prosiłem?”). Jeśli zajdzie taka potrzeba, zawsze powinieneś powrócić do potwierdzania negatywnych pytań, takich jak „Czy mam rację, że nie masz pliku lub raportu?”
Przerwy powodują zakłócenia, więc po prostu unikaj zakłóceń, głównie podczas przekazywania pomysłów klientom. Zauważono, że klienci najczęściej denerwują się, jeśli często im przeszkadzasz. Jeśli to konieczne, po prostu przerwij pogoń i powiedz drugiej osobie swój wgląd w komunikujące się pomysły i ich znaczenie. W ten sposób druga osoba ma możliwość poprawienia lub potwierdzenia Twojego pomysłu, co w końcu pomoże zaoszczędzić dużo czasu.
Bycie nieformalnym jest surowym nie-nie. Będąc nieformalnym z kolegami lub podwładnymi, zdecydowanie nawiązujesz dobre relacje, co pomaga w dobrej pracy. Ale ustalenie limitu bycia swobodnym jest również bardzo ważne podczas komunikowania pomysłów w pracy. Jeśli okaże się nachalny lub zły, może wywołać niezamierzoną reakcję ze strony odbiorcy. Lepiej więc wyjaśnij język, a w sytuacjach takich jak gniew weź głęboki oddech i zachowaj spokój.
W przypadku komunikacji pisemnej lepiej jest zachować profesjonalizm w e-mailach, listach, rozmowach telefonicznych lub spotkaniach biznesowych. Bycie bardzo swobodnym może czasami powodować, że odbiorcy czują się niekomfortowo. Istnieje poważny problem z mediami elektronicznymi, takimi jak e-maile i media społecznościowe, które są obecnie bardzo często wykorzystywane do komunikacji. Bardzo trudno jest ustalić, który ton jest używany podczas przekazywania pomysłów za ich pośrednictwem. Dlatego lepiej jest komunikować pomysły osobiście, planując spotkanie z odbiorcą lub wysyłając wiadomość w profesjonalny sposób.
Nigdy nie spiesz się za nic podczas komunikacji; zrób sobie przerwę przed komunikacją. Przerwy, choć krótkie, naprawdę działają cuda, zwłaszcza gdy komunikujesz pomysły pracownikom lub w miejscu pracy. Wymagana jest tylko mała przerwa i daje to krótką chwilę do namysłu. Stwierdzono, że pośpiech podczas komunikowania pomysłów nigdy nie działa, a raczej sprawia, że wszystko idzie nie tak. Zazwyczaj widać, że gdy przyśpieszamy rzeczy, albo coś zapominamy, albo jesteśmy zmuszeni zgubić przekazywane informacje. To samo dzieje się podczas komunikowania się, że albo zapominamy o kilku ważnych rzeczach, które należy przekazać, cała idea komunikacji szaleje. Więc efektywnie komunikując swoje pomysły, po prostu zwolnisz tempo i zawsze zwracasz uwagę, ponieważ poświęcenie dodatkowego czasu naprawdę zrobi ogromną różnicę w sposobie komunikacji.
Komunikacja korporacyjna może być czasem bardzo nudna zgodnie z tymi samymi standardami, więc dlaczego nie rozpocząć rozmów organizacyjnych. Pomyśl raczej o dialogach niż o monologach. Mantra czyni rozmowę bardziej osobistą, a także angażującą i bardziej efektywną. Zgodnie z aksjomatem „ludzie nie dbają o to, ile wiesz, dopóki nie dowiedzą się, jak bardzo ci zależy”. Zgodnie z klasyczną teorią biznesu liderzy muszą pozostać na dystans. Aby wiedzieć, co dzieje się w umyśle ludzi, musisz nawiązać z nimi znaczącą relację. Najlepszym sposobem na osobistą komunikację jest odsunięcie swojego ego i zastąpienie go empatią. Komunikatory empatyczne wykazują wyższy poziom przejrzystości, a także autentyczności, dzięki czemu stają się lepszymi komunikatorami.
Możesz także dodać osobisty akcent do rozmowy, mówiąc o czymś, co nie jest związane z pracą, ale związane z ich życiem. Pomoże to zawieść ich strażników, na przykład możesz zapytać o mecz piłki nożnej podwładnych w weekend. Ale interakcje na poziomie osobistym również powinny mieścić się w określonych granicach, ale pomoże to również w budowaniu zaufania w zakresie długoterminowej i skutecznej komunikacji.
Przez większość czasu po rozmowie komunikacyjnej zakładasz, że wszystko zostało przekazane zgodnie z oczekiwaniami. Wiadomość została odebrana zgodnie z przeznaczeniem, ale w większości przypadków nie dzieje się tak, jak naszym zdaniem musi dotrzeć. Aby więc upewnić się, że przesłanie zostało przekazane we właściwy sposób, powinniśmy nabrać zwyczaju podejmowania dalszych działań, szczególnie jeśli jest to związane z czymś ważnym. Pomoże to uniknąć nieporozumień w zrozumieniu i poprawi komunikację między nadawcą a odbiorcą. Zakładanie, że odbiorca usłyszał twoją wiadomość i wiadomość została zrozumiana tak, jak powinna być, jest absolutnie nie-nie. W świecie skutecznej komunikacji powinieneś iść na obserwacje, jakkolwiek oczywiste jest to przesłanie. Śledzenie pomaga tylko uczynić komunikację lepszą i efektywną w sposób dwukierunkowy, zgodnie z potrzebami.
Koncepcja analizy i zrozumienia wywodzi się ze znanego autora Stephena Coveya. Te pomysły komunikacyjne sugerują, że komunikator musi być również dobrym słuchaczem. Mówca powinien raczej spróbować zrozumieć, co jest przekazywane. Zrozumienie idei komunikacji może ułatwić nawet najtrudniejsze przesłanie. Tym bardziej ważne staje się cierpliwość i otwartość podczas interakcji komunikacyjnych z personelem lub pracownikami. Przeważnie nie zamierzamy identyfikować się z tym, co dana osoba próbuje komunikować; zamiast tego próbujemy przejść do naszego punktu widzenia. Następnym razem podczas komunikacji pracuj nad lepszym zrozumieniem części komunikacyjnej, a następnie zacznij komunikację. Znajomość wartości i zrozumienie komunikacji jest naprawdę bardzo ważne przed jej przekazaniem.
Czasami słuchacze nie są zbytnio świadomi aktualizacji technologii, więc istnieje wiele możliwości, że klienci nie mają pożądanej wiedzy technicznej. Dlatego lepiej być bardzo ostrożnym w tym przypadku i wyjaśnić im to łatwiej i w języku laika. Na przykład unikaj używania akronimów i upewnij się, że lepiej identyfikują lub rozumieją akronimy. Na przykład w złożonej technologii informatycznej akronim „ASP” może oznaczać zarówno „aktywną stronę serwera”, jak i „dostawcę usług aplikacji”, dlatego lepiej jest wyjaśnić, z którego z nich korzystasz podczas komunikacji. Staraj się więc unikać typowych błędów polegających na tym, że cała rozmowa przechodzi przez głowę lub sprawia, że czują się poniżeni z powodu braku wiedzy technicznej.
Lepszym sposobem wyjaśnienia koncepcji technicznej jest skuteczne wykorzystanie analogii. Chociaż analogie mają pewne ograniczenia, są jednak przydatne do opisania wszelkich nieznanych lub mniej znanych koncepcji. Jednym z przykładów analogii jest porównanie idei zapory ogniowej z kasjerem w banku. Jak podczas wizyty w banku nikt z nas nie idzie bezpośrednio do skarbca. Raczej idziemy do okna kasjera, sprawdzamy nasze dane, a kiedy nasza tożsamość zostaje ustalona, kasjer pobiera pieniądze ze skarbca i podaje je nam w oknie.
Błędne interpretacje są częstym problemem podczas komunikowania się, mówimy coś bez złych intencji, ale druga osoba źle je ocenia. Chcemy powiedzieć coś innego, ale sposób wymowy prowadzi do przekazania czegoś innego. Podobnie jak w przypadku języka chińskiego typowy dźwięk „ma” o wyższym tonie oznacza „teściową”, ale tonem malejącym i rosnącym oznacza „koń”. Zachowaj ostrożność, używając słowa „ty”, ponieważ użycie tego słowa stwarza poczucie zagrożenia lub sprawia, że słuchacz czuje się defensywny. Na przykład zamiast mówić „musisz mówić głośniej”, lepiej powiedzieć „mam problemy ze słyszeniem”, ponieważ słowo to ma podwójne znaczenie.
Gdy wszystko jest już ukończone i gotowe, jedną z najlepszych metod skutecznej komunikacji jest poproszenie odbiorców o informację zwrotną. Poświęć dodatkowy czas na osobiste rozmowy, z którymi często się komunikujesz. Pomoże ci to znaleźć sposób na ulepszenie i jakie aspekty możesz poprawić w zakresie stylu komunikacji. Informacje zwrotne to proste sugestie, które pomagają w lepszym zrozumieniu ze współpracownikami, personelem lub podwładnymi. Informacje zwrotne są bardzo ważne, choć niełatwo o nie poprosić.
Dlatego w zasadzie zastanów się, zanim zaczniesz mówić i postępuj zgodnie z zaleceniami mantry komunikacyjnej, aby być skutecznym komunikatorem wśród swoich kolegów, przełożonych i podwładnych. Nie ma klucza, aby stać się skutecznym komunikatorem, ale przyjmując wyżej wymienione wskazówki z pewnością można poprawić i ulepszyć jego styl komunikacji. Zwróć uwagę na sposób, w jaki inni komunikują się z tobą i sposób, w jaki komunikujesz się z innymi. Obserwując praktycznie sposoby komunikacji, możesz lepiej nauczyć się skutecznych stylów komunikacji. Więc po prostu idź dalej i komunikuj się z pięknym światem wokół siebie i poprawiaj codzienny styl komunikacji, wdrażając te wskazówki dotyczące skutecznej komunikacji. Większość organizacji zachęca również do dzielenia się zarówno dialogami, jak i uwagami od pracowników, aby komunikacja wewnętrzna w zespołach była lepsza i skuteczniejsza, ponieważ w końcu pomaga również organizacji.