Omówienie planu zarządzania komunikacją
Plan zarządzania komunikacją jest integralną częścią planu zarządzania projektem, w którym proces gromadzenia, generowania, rejestrowania i rozpowszechniania informacji wymaganych przez interesariuszy jest planowany i komunikowany w uporządkowany sposób.
Większość problemów / ograniczeń, które powstają i nie są rozwiązane w projekcie, wynika z luki komunikacyjnej. Kierownik projektu potrzebuje ustrukturyzowanego sposobu lub metody komunikacji. Plan zarządzania komunikacją jest kluczowym aspektem podczas przygotowywania planu zarządzania projektem / karty projektu.
Na początku projektu należy wyraźnie określić metodę komunikacji lub plan zarządzania komunikacją, aby uniknąć jakichkolwiek przeszkód. Plan zarządzania komunikacją pomaga w ustaleniu przepływu informacji w projekcie. Różne zainteresowane strony są obecne w projekcie. Kierownictwo, kierownik projektu, członkowie zespołów wielofunkcyjnych, dostawcy, agencje zewnętrzne itp.
Aby projekt się powiódł, efektywna komunikacja jest bardzo ważna, stąd potrzeba planu zarządzania komunikacją. W przypadku projektu mieszkaniowego kierownik projektu może wygenerować plan komunikacji z zainteresowanymi stronami, aby poinformować różne zainteresowane strony o projekcie i zająć się nimi tam, gdzie wymagana jest ich interwencja.
Lista planu zarządzania komunikacją
Niektóre plany zarządzania komunikacją z ich różnymi typami podano poniżej.
1) Spotkania projektowe -
Istnieją różne rodzaje planu zarządzania komunikacją dla różnych interesariuszy w projekcie, takie jak:
- Spotkanie przeglądu projektu (dla najwyższego kierownictwa)
- Spotkanie koordynacyjne projektu (dla zespołów międzyfunkcyjnych)
- Spotkanie weryfikujące dostawców (dla dostawców)
- Spotkanie przeglądowe projektu:
Aby komunikować się i przekazywać zarządowi informacje, „spotkania przeglądowe projektu” mogą służyć jako plan komunikacji w celu poinformowania ich o różnych aspektach projektów, takich jak postęp projektu, etap projektowania projektu, mianowanie kontrahentów, kwestie współpracy, lokalne problemy, wszelkie czynniki zewnętrzne itp. Będzie to służyć jako system informacyjny, który zapewni im świadomość projektu i umożliwi interwencję w razie potrzeby.
- Spotkanie koordynacyjne projektu:
Aby komunikować się i przekazywać informacje zespołowi międzyfunkcyjnemu, można organizować „spotkania koordynacyjne projektu”, a członkom zespołu można przedstawiać problemy / ograniczenia projektowe na podstawie ich wiedzy funkcjonalnej. Na przykład, aby osiągnąć cel ustalony przez kierownictwo i na podstawie warunków w terenie wymagana jest zmiana projektu, wówczas spotkania te mogłyby służyć jako platforma do przekazywania im informacji, a jednocześnie mogą zapewnić im rozwiązanie. Pod koniec takich spotkań należy przygotować protokół, który powinien zostać rozprowadzony, aby wszystkie zainteresowane strony były informowane o zmianie.
- Spotkanie weryfikacyjne dostawcy:
W celu komunikowania się i dostarczania informacji dostawcom, „spotkania przeglądowe dostawców” będą przeprowadzane co tydzień lub co dwa tygodnie, w zależności od wymagań projektu. Podczas tego spotkania sprzedawca może dostarczyć wykresy postępu, analizę trendów, prognozowanie / prognozowanie działań bilansowych, aby poinformować kierownika projektu o zakresie ich pracy.
Aby uniknąć zamieszania i zapewnić właściwą komunikację, wszystkie wyżej wymienione spotkania powinny mieć jasno określony porządek obrad. Częstotliwość powinna również zostać wcześniej ustalona. Liczba uczestników powinna być precyzyjna i mieć odpowiednich członków. Porządek obrad powinien zostać opublikowany z dużym wyprzedzeniem, aby uczestnicy byli przygotowani na spotkanie. Wszelkie odchylenia od punktów porządku obrad nie powinny być rozrywkowe. Kierownik projektu ma być kierowcą spotkania, aby uniknąć odchyleń.
Oprócz powyższych metod formalnych, czasem nieformalne metody komunikacji bezpośredniej lub telefonicznej również pomagają w rozwiązywaniu problemów związanych z projektem.
Oprócz powyższego plan zarządzania komunikacją powinien być aktualizowany w razie potrzeby w zależności od wymagań projektu.
2) Raporty wydajności -
Istnieją raporty dotyczące wyników każdego projektu, w których należy zapisać informacje / dane w celu komunikacji z zainteresowanymi stronami.
Różne typy raportów skuteczności są następujące:
- Sprawozdanie o stanie
- Status postępu
- Raport trendów
- Prognozowanie (lub) raport projekcyjny
- Raport odchyleń
- Raport o wypracowanej wartości
- Dokument dotyczący uczenia się projektu
a) Raport o stanie:
- Raporty te przedstawiają bieżące wyniki projektu w porównaniu z wcześniejszą linią bazową.
- Terminy przekazywania tych raportów są codzienne / tygodniowe.
b) Raport o postępach:
- Ten raport opisuje całkowitą wykonaną pracę w określonym przedziale czasowym.
- Istnieją różne typy raportów w tej kategorii w zależności od interwału obiegu.
| S.No. | Rodzaj raportu z postępów | Opis | Terminy obiegu | Przedstawiony |
| 1 | DPR | Dzienny raport z postępów | Codziennie | Klient i zespół wewnętrzny |
| 2) | WPR | Tygodniowy raport z postępów | Co tydzień | Klient, kierownictwo średniego szczebla |
| 3) | MPR | Miesięczny raport z postępów | Miesięczny | Klient, najwyższe kierownictwo |
c) Raport trendów:
- Raport trendu będzie określał trend wzrostowy lub spadkowy projektu w zależności od postępów
- Jest to typowy raport najwyższego kierownictwa, który jest rozpowszechniany / omawiany co miesiąc.
d) Prognozowanie (lub) Raport z projekcji:
- Prognozę lub przewidywany przyszły postęp / wyniki projektu zgłasza się na podstawie aktualnego scenariusza projektu.
- Wstępna prognoza jest korygowana zgodnie z wymaganiami i będzie przekazywana / rozpowszechniana, ilekroć jest to wymagane przez Klienta / Kierownictwo.
e) Raport odchyleń:
- Ten raport porównuje rzeczywisty postęp z poziomem bazowym i reprezentowane są poniesione różnice w kosztach i czasie.
- Raport ten jest ogólnie rozpowszechniany wraz z raportem Trend, tj. Co miesiąc.
f) Raport wartości wypracowanej:
- Raport składa się z zakresu, kosztów i harmonogramu w celu oceny wyników projektu. Które będą rozpowszechniane co miesiąc.
g) Dokument dotyczący uczenia się projektu:
- W odniesieniu do wszystkich raportów z wykonania przygotowuje się ogólny dokument dotyczący uczenia się projektu, który będzie pomocny w dostępie do projektu, a także pomoże w opracowaniu sugestii dotyczących przyszłych projektów.
3) Eskalacja -
Ilekroć pojawiają się problemy lub komplikacje w komunikacji projektu, konieczne staje się przekazanie sprawy do zarządzania, ponieważ rozwiązanie nie może zostać osiągnięte / wykonane przez wewnętrzny zespół projektowy.
W odniesieniu do wagi problemu organ decyzyjny i ramy czasowe zmieniają się w następujący sposób:
| Priorytet | Surowość | Organ decyzyjny | Ramy czasowe rozwiązania (dni robocze) |
| 1 | Duży wpływ na projekt, tj. Który może mieć znaczący wpływ na czas i koszty. | Najwyższy poziom zarządzania | W ciągu pół dnia |
| 2) | Średni wpływ, który może wpłynąć na koszty lub harmonogram | Najwyższe kierownictwo i średni poziom zarządzania | W ciągu 1 dnia |
| 3) | Niewielki wpływ, który może opóźnić terminy | Poziom średniego zarządzania | W ciągu 2 dni |
| 4 | Brak wpływu na projekt, ale istnieje lepsza alternatywa | Kierownictwo średniego szczebla i poziom kierowania projektem | Prace będą w toku, opracowane zostaną alternatywne rozwiązania i przesłane do zatwierdzenia przez zarząd zmiany. |
Polecane artykuły
Jest to przewodnik po planie zarządzania komunikacją. Tutaj omawiamy listę planu zarządzania komunikacją z ich różnymi typami. Możesz także przejrzeć nasze inne sugerowane artykuły, aby dowiedzieć się więcej -
- Plan projektu Microsoft
- Całkowite koncepcje zarządzania jakością
- Kierownik projektu Soft Skills
- Interesariusze projektu
- Studium przypadku w zarządzaniu projektami