Pokażemy Ci nie tylko krok po kroku proces tworzenia jasnego, szczegółowego i pisemnego planu strategii komunikacji dla Twojej organizacji, ale również pomożemy ci ustalić nasze powody, dla których powinieneś zrobić to samo.
Nauczyciel duchowy Osho powiedział, kiedy zapytano go, dlaczego był bardzo płodny, mówiąc o swoich talentach i zdolnościach. Powiedział
- Jeśli nie będę krzyczeć o własnych talentach, kto jeszcze to zrobi? Jeśli tego nie zrobię, skąd ludzie dowiedzą się, że mogę im pomóc z moimi zasobami i możliwościami?
Jeśli zastanawiasz się, dlaczego potrzebujesz planu strategii komunikacji, to z tego powodu - nikt się o tobie nie dowie, dopóki nie powiesz mu w sposób zrozumiały. Zachowanie swobodnej komunikacji z interesariuszami wewnętrznymi i zewnętrznymi jest łatwe. Ale to nie maksymalizuje wartości Twojej firmy.
Jeśli nadal zastanawiasz się, dlaczego budujesz skuteczny plan strategii komunikacyjnej, aby przekazać swoje najgłębsze wartości, usługi, produkty, misję, wizję swoim ludziom i klientom, spójrz na poniższe powody. Dowiesz się, dlaczego ma to ogromne znaczenie.
Powody, dla których należy stworzyć plan strategii komunikacji
- Agenda: Plan strategii komunikacji pomaga zbudować agendę dla organizacji - dlaczego istnieje, komu służy, jak służyć, jej misji i wizji oraz jak planuje się rozwijać. Jest to agenda, ponieważ pokazuje ludziom w organizacji, w jaki sposób powinni wykonać plany i gdzie powinni dotrzeć. Klienci zobaczą także, czego mogą oczekiwać od organizacji w najbliższej przyszłości.
- Strategia: Strategia to sztuka decydowania o przejściu z punktu A do punktu B, w którym występuje znaczące ryzyko. Dlatego planowanie z wyprzedzeniem planu strategii komunikacji jest zawsze rozsądne dla organizacji, która chce się rozwijać. Bez planowania i właściwego planu strategii komunikacyjnej organizacja nie może posunąć się daleko w kierowaniu informacji, które chce przetransportować.
- Jednoczesne przypomnienie: Zbudowanie planu strategii komunikacji ułatwia znaczący atrybut przypominania interesariuszom wewnętrznym i zewnętrznym o tym, co zamierzają zrobić lub co obecnie robią. Jego programy i przeprogramowuje umysł osób zaangażowanych w proces i jednoczy je dla wspólnego celu.
- Ujawnienie: Żadna firma nie może stać w próżni. Są odpowiedzialni za swoje działania, a ponieważ wszystko wpływa na wszystko, każdy ich ruch wpływa bezpośrednio lub pośrednio na społeczeństwo. Tak więc celem zbudowania doskonałej strategii komunikacji z pracownikami jest pełne ujawnienie, co planuje firma i jak biznes planuje rozwijać społeczność i powstrzymywać się od nieetycznych praktyk.
Są to cztery główne powody, dla których musisz zbudować skuteczną strategię komunikacji z pracownikami. Możesz również uwzględnić takie rzeczy, jak dotarcie do większej liczby odbiorców, próby pozyskania lepszych rynków zbytu dla swoich produktów i poszerzenie horyzontu działalności, ale są to powody wtórne (powody te mogą nie być drugorzędne).
Bez względu na powód, dla którego jesteś, a nawet jeśli nie masz powodu, aby zbudować skuteczną strategię komunikacji z pracownikami, zachęcamy do zwrócenia uwagi na resztę artykułu. W przypadku prawidłowego wykonania ten artykuł może zmienić całą strukturę komunikacyjną organizacji.
Zaczynajmy.
-
Przedstaw aktualną sytuację
Nie wiedząc, gdzie stoisz, jak możesz oczekiwać, że pójdziesz naprzód i dojdziesz do sytuacji, w której wszystko będzie zgodne z twoją wizją. Nie będzie, dopóki nie dowiesz się, gdzie jesteś.
Najlepszym sposobem, aby się tego dowiedzieć, jest analiza SWOT. To jest bardzo proste. Weź artykuł i podziel go na cztery części, a następnie w pierwszej części napisz Mocne strony; w sekcji Mocne strony napisz Słabość. W prawym górnym rogu napisz Możliwości, aw obszarze Możliwości napisz Zagrożenia.
Poświęć trochę czasu na wprowadzenie danych. Jeśli potrzebujesz skorzystać z pomocy znajomych lub opinii klientów, zrób to samo. Im dokładniej wykonasz tę analizę, tym korzystniejszy będzie twój plan strategii komunikacji. Wiedz, że możesz komunikować się klarownie tylko wtedy, gdy masz konkretne i solidne informacje. Nie pomiń tego kroku. Na początek jest to jedna z najważniejszych rzeczy.
-
Umów spotkanie z kluczowymi interesariuszami
Po zakończeniu analizy SWOT nadszedł czas na wprowadzenie pewnych poprawek kursu. Znasz swoje mocne i słabe strony, szanse i zagrożenia. Teraz zaangażuj wszystkie zainteresowane strony, aby przedyskutowały twoje wyciągnięte wnioski są absolutnie poprawne lub chcieliby dodać jakieś uwagi. Jeśli dodają dane wejściowe, nasłuchuj i zanotuj.
Następnie przedstaw końcowe wnioski po burzy mózgów. Jeśli wszyscy kluczowi interesariusze zgodzą się na to samo, zaplanujcie ponownie posiedzenie w celu opracowania wizji strategicznej. Spotkanie jest ważne, ponieważ jeden członek nie może stworzyć organizacji.
Potrzebujemy, aby wszyscy byli zgodni z rozwojem i ekspansją organizacyjną. A jeśli pracujesz w organizacji, wiesz, że istnieje termin o nazwie Johari Window, który mówi, że jest nas ciemna strona, którą inni ludzie mogą lepiej przedstawić.
Tak więc, stosując tę samą zasadę, w organizacji obowiązkowe jest nie poleganie wyłącznie na własnych myślach i opiniach oraz proszenie innych kluczowych osób o podzielenie się nimi.
-
Wyznacz idealną przyszłość dla organizacji
Gdy kluczowe osoby wyrażą swoje opinie i uwagi, nadszedł czas, aby zaplanować idealną przyszłość dla organizacji. Aby rozpocząć proces, zapisz wszystko, co organizacja ma reprezentować. Wyobraź sobie, że masz wszystkie zasoby, ludzi, pieniądze i talenty, aby stworzyć nieskazitelną przyszłość. Następnie zapisz przyszłość, jak widzisz.
Nie myśl o niemożliwości na razie. Jest to krok, w którym musisz wyjść poza obecny scenariusz, jeśli chcesz rozwinąć działalność i odcisnąć piętno. Nie pozwól, by idealna wizja wędrowała w twoim umyśle. Nadaj mu kształt i strukturę. Zapisz to w taki sam sposób, jak widzisz. Jim Rohn, filozof biznesu, zapytał:
„Czy można zobaczyć przyszłość, zanim ona powstanie?” Odpowiedział sobie: „Można zobaczyć przyszłość, zanim ona powstanie. Ponieważ możesz to zobaczyć w swoim umyśle, zanim to nastąpi.
-
Wytraw wizję według priorytetu
Na tym etapie nadszedł czas, aby nadać mu kształt. Musisz być teraz realistą. Musisz wyjść i zrobić należytą staranność. Jeśli pracujesz w branży produkcyjnej i chciałbyś przeprowadzić integrację wsteczną, pomyśl o zasobach, pieniądzach i ludziach potrzebnych do wykonania tej pracy.
Zadaj sobie pytanie - czy to konieczne? Jak cenny może stać się na dłuższą metę? Usiądź przy SWOT. Czy Twój SWOT pokazuje, że masz mocne strony, aby przejść do tego kroku? Jeśli tak, śmiało, a jeśli nie, przestań.
Najbardziej idealnym sposobem ustalenia priorytetów wizji jest podzielenie jej na cztery części - krytyczne, niekrytyczne, decyzyjne, usunięcie. Umieść całą swoją wizję w tych czterech częściach. Myśl długo i ciężko.
Spójrz na opinie klientów, analizy rynku, oceń trendy rynkowe, a następnie przyjmij opinię kluczowych interesariuszy, a następnie zdecyduj, które rzeczy koniecznie wejdą w fazę krytyczną, które powinny przejść w fazę decyzyjną i niekrytyczną, a które możesz faktycznie usunąć wizja.
-
Zmień wizję w cele
Czas usiąść z kluczowymi osobami w Twojej organizacji. Podczas tego spotkania zaprezentujesz podział swojej wizji. Weź ich uwagi i sprawdź, czy cokolwiek myślisz, jest zgodne.
Jeśli nie to dlaczego? Dowiedz się, co myślą. Dodawaj z powrotem pewne rzeczy, jeśli mają one wartość, i odrzuć niektóre rzeczy, jeśli uważasz, że można ich całkowicie uniknąć. Gdy będziesz przekonany o swojej wizji i jej priorytecie, nadszedł czas, aby wyznaczyć cele.
Wyznaczanie celów oznacza, że musisz wytrawić swoją wielką wizję na kawałki, które można osiągnąć w ciągu 3-5 lat lub mniej. Ważne jest podzielenie się. Jeśli się nie podzielisz, egzekucja się nie wydarzy i nie będziesz w stanie przekształcić swojej wizji w rzeczywistość w najbliższej przyszłości.
-
Zapisz czynności wymagane do osiągnięcia B z punktu A
Po ustaleniu celów nadszedł czas na pracę na poziomie gruntu. Wszyscy wiemy, że wyobraźnia bez egzekucji jest złudzeniem. Dlatego ważne jest, aby wziąć każdy cel i zdecydować o punkcie A i punkcie B. To punkt, w którym teraz stoimy. A B to miejsce, do którego chcemy dotrzeć. Nie możemy dotrzeć do B, dopóki nie podejmiemy pewnych kroków.
Czas szczegółowo zapisać każdy krok działania, abyśmy mogli zrozumieć, co robić i jak podejść do sprawy w prosty sposób. Zachowaj sekwencję i strukturę. Wyjmij jedną stronę dla każdego celu.
Na górze, jeśli tak, zapisz cel, a następnie wypisz kroki jeden po drugim, a następnie uporządkuj je według ważności. Ta prosta struktura pomogłaby podjąć działania i sprawiłaby, że wykonanie byłoby bezbłędne.
-
Znajdź luki
Jeśli przeczytałeś pracę Edwarda Bono „Sześć kapeluszy”, nadszedł czas, aby nosić czarny kapelusz. Zapisywanie kroków działań jest bardzo łatwe. Ale musimy mieć plany awaryjne, aby ostrożnie zająć się całą sprawą.
Dlaczego awaryjne? Ponieważ w dowolnym momencie coś może pójść nie tak. Po drodze możesz napotkać wiele przeszkód, które uczynią twoje życie nieszczęśliwym. A jeśli nie masz wcześniej planu, jedyne, co możesz zrobić, to utknąć i pozostać bezczynnym.
Zatem planuj kryzysy. Zaplanuj sytuacje, w których może się nie udać. Plan na wypadek awarii. Zaplanuj przeszkody. A następnie przejdź do następnego kroku.
-
Ustal terminy
Kiedy wyraźnie zobaczysz czarne plamy w przekształcaniu swojej wizji w rzeczywistość, nadszedł czas, aby nadać jej więcej znaczenia. Organizacja nie może się rozwijać bez terminów. Ktoś tak pięknie powiedział - nie ma nierealnych celów, raczej nierealne terminy.
Czas więc ustalić terminy dla każdego kroku działania, który wcześniej wytyczyłeś. Bądź konkretny, bądź realistyczny i dodawaj bufor do każdego terminu (co najmniej 20% pierwotnego czasu, który według ciebie wymagałby wykonania zadania).
-
Przypisuj zasoby i obowiązki oraz udostępniaj
Teraz masz w ręku całą listę rzeczy. Ustaliłeś już cele, podzieliłeś je na określone etapy działania, znalazłeś przeszkody, z którymi możesz się spotkać, i wyznaczyłeś terminy dla każdego zadania.
Teraz nadszedł czas, aby przypisać zasoby i znaleźć osoby, które mogą wykonać to zadanie. Jest to najważniejsza część budowania skutecznej strategii komunikacji z pracownikami. Sposób, w jaki dzielisz się obowiązkami, powie wiele o tym, w jaki sposób chcesz wdrożyć plany.
Większość ludzi uważa, że strategie komunikacyjne są odrębną rzeczą, ale są głęboko powiązane z misją organizacji, wizją, celami, celami i wdrażaniem. Na każdym etapie musisz wiedzieć, jak komunikować się ze swoimi podwładnymi. Tak więc, przypisując obowiązki, upewnij się, że mają wszystkie zasoby dostępne dla ich wdrożenia.
Gdy wszystko zostanie zrobione, poproś swoich ludzi, aby zabrali się do pracy zgodnie z terminem. Twórz małe pętle opinii, które pomogą ci uzyskać informacje zwrotne dla każdego zadania i sposobu jego realizacji.
Jeśli strategia komunikacji z pracownikami będzie trudna do wdrożenia, dowiedz się, dlaczego. Czy dotyczy to zasobów / umiejętności / przejrzystości / komunikacji? A następnie podejmij niezbędne kroki, aby to zmienić. Wdrożenie jest bardzo znaczące, ponieważ bez tego cały plan komunikacji poszedłby na marne.
-
Dodatkowa wskazówka - Podejmij działania naprawcze
Ten krok polega bardziej na otrzymywaniu informacji zwrotnych i tworzeniu polityki otwartych drzwi, w której ludzie mogą przyjść i spotkać się ze swoimi przełożonymi w dowolnym momencie i omówić swoje problemy podczas wdrażania. Jeśli pracownicy nie są zmotywowani i nie znają większego celu małego zadania, przełożony ma obowiązek uczyć pracowników i motywować ich do działania.
Te osoby nadzorujące również muszą składać sprawozdania swoim przełożonym, a następnie kierownicy zgłaszają się do kierowników wyższego szczebla i tak dalej. Stworzy to skuteczny system informacji zwrotnej, który jest bardzo ważny przy podejmowaniu działań naprawczych w miarę wykonywania przez pracowników powierzonych im zadań.
Plan strategii komunikacji nie jest osobną sprawą. Cel komunikacji strategicznej jest nieodłączny od istoty wyznaczania celów organizacji i osiągania ich z maksymalnym sukcesem.
Tak więc, jeśli organizacja może wdrożyć powyższe, nie byłoby problemu zbudować skuteczną strategię komunikacji dla pracowników w całej organizacji, a wtedy ta sama przejrzystość zarażałaby również zewnętrznych interesariuszy.
Pierwsze źródło obrazu: pixabay.com
Polecane artykuły
Oto kilka artykułów, które pomogą ci uzyskać więcej szczegółów na temat planu strategii komunikacji, więc po prostu przejdź przez link.
- 8 niesamowitych kroków do stworzenia niesamowitej strategii zespołu sprzedaży
- Bezpłatne pomocne wskazówki i triki programu Microsoft Excel (arkusz kalkulacyjny)
- 6 funkcji intranetu zapewniających skuteczną komunikację z pracownikami
- 8 najlepszych pomocnych i najlepszych wskazówek dotyczących strategii zarządzania zmianami