Wprowadzenie do technik planowania projektów
Musimy zastosować techniki planowania w projekcie, aby wyrównać wszystkie jego aspekty, aby praca odpowiadała sobie nawzajem. Harmonogram powinien być proporcjonalny do czasu ustalonego dla projektu, a wszystkie jego zasoby powinny być wykorzystywane w optymalny sposób. Biorąc pod uwagę zmienny charakter projektu i jego zakres, trudno go zaplanować, ale oczekuje się, że zrobimy to, ponieważ to my będziemy odpowiedzialni.
Harmonogram składa się ze wszystkich działań zawartych we wdrażaniu i realizacji projektu we wcześniej określonych ramach czasowych projektu. Harmonogram projektu pomaga ustalić priorytety prac związanych z projektem i zakończyć je w uporządkowany sposób. Pomaga również w wyznaczeniu odpowiedniej osoby do pracy i prawidłowej alokacji dostępnych zasobów. Zarządzanie czasem i korekty zakresu projektu są możliwe tylko wtedy, gdy przygotowano odpowiedni harmonogram prac nad projektem.
Różne techniki planowania projektów
Planowanie projektu zazwyczaj obejmuje różne techniki, zarys każdej z nich znajduje się poniżej.
1) Analiza matematyczna
Metoda ścieżki krytycznej (CPM) oraz technika oceny i przeglądu programu (PERT) to dwie najczęściej stosowane techniki przez kierowników projektów. Te metody są używane do obliczania czasu trwania projektu na podstawie jego zakresu.
a) Metoda ścieżki krytycznej
Schemat drzewa każdego projektu ma krytyczną ścieżkę. Metoda ścieżki krytycznej szacuje maksymalny i minimalny czas wymagany do ukończenia projektu. CPM pomaga również zidentyfikować kluczowe zadania, które powinny zostać włączone do projektu. Zmiany czasu dostawy nie wpływają na harmonogram. Zakres projektu i lista działań niezbędnych do ukończenia projektu są potrzebne do korzystania z CPM. Następnie obliczany jest czas każdego działania. Następnie identyfikowane są wszystkie zmienne zależne. Pomaga to w identyfikacji i separacji zmiennych niezależnych. Wreszcie dodaje kamienie milowe do projektu.
b) Technika oceny i przeglądu programu (PERT)
PERT to sposób na zaplanowanie przepływu zadań w projekcie i oszacowanie całkowitego czasu potrzebnego na jego ukończenie. Ta technika pomaga przedstawić zależność każdego zadania od drugiego. Aby zaplanować projekt za pomocą PERT, należy zdefiniować działania, uporządkować je i zdefiniować kamienie milowe. Możesz obliczyć ramy czasowe dla projektu na podstawie poziomu zaufania:
- Optymistyczne wyczucie czasu
- Najbardziej prawdopodobny czas
- Pesymistyczne wyczucie czasu
Średni ważony czas trwania, a nie szacunki, są wykorzystywane przez PERT do obliczania różnych ram czasowych.
2) Kompresja czasu trwania
Kompresja czasu pomaga w razie potrzeby skrócić harmonogram. Może dostosować ustawiony harmonogram, wprowadzając zmiany bez zmiany zakresu w przypadku, gdy projekt się spóźnia. Dwie metodologie, które można zastosować: szybkie śledzenie i zawieszanie się.
a) Szybkie śledzenie
Szybkie śledzenie to kolejny sposób korzystania z CPM. Szybkie śledzenie znajduje sposoby przyspieszenia tempa realizacji projektu poprzez jednoczesne wykonanie wielu zadań lub nałożenie na siebie wielu zadań. CPM pomaga nam zidentyfikować działania, które można wykorzystać do przyspieszenia tempa projektu. Chociaż jest to atrakcyjna technika, wiąże się również z pewnym ryzykiem. Ponieważ wiele działań będzie wdrażanych jednocześnie, wysoce popełniane są błędy i kompromis w zakresie jakości.
b) Zawieszanie
Awaria dotyczy angażowania większej ilości zasobów, aby ukończyć projekt na czas. Aby tak się stało, potrzebujesz wolnych zasobów do dyspozycji. Ponadto wszystkich zadań nie można wykonać przez dodanie dodatkowych zasobów. Konieczność dodania nowych członków zespołu do projektu i ograniczona podział zadań prowadzi do zwiększenia komunikacji i jest podstawową przyczyną tego. Techniki awarii można również użyć, dodając czas, płatne godziny nadliczbowe, ale powinno ono pozostać w wyznaczonym terminie. Niestety prowadzi to do podniesienia kosztów projektu.
3) Symulacja
Oczekiwany czas trwania projektu jest obliczany przy użyciu innego zestawu zadań w symulacji. Harmonogram jest tworzony na podstawie założeń, dzięki czemu można go używać, nawet jeśli zakres zostanie zmieniony lub zadania nie są wystarczająco jasne.
4) Heurystyka poziomowania zasobów
Skrócenie czasu dostawy lub uniknięcie niedostatecznego lub nadmiernego wykorzystania zasobów poprzez dostosowanie harmonogramu lub zasobów nazywane jest heurystyką poziomowania zasobów. Dzielenie zadań według dostępnych zasobów, tak aby żaden zasób nie był niedostatecznie wykorzystany. Jedyną wadą tej metodologii jest to, że może ona zwiększyć koszt i czas projektu.
5) Lista zadań
Lista zadań jest najprostszą techniką planowania projektów spośród wszystkich dostępnych technik. Dokumentacja w arkuszu kalkulacyjnym lub edytorze tekstu zawiera listę wszystkich możliwych zadań związanych z projektem. Ta metoda jest prosta i najpopularniejsza ze wszystkich metod. Jest to bardzo przydatne przy wdrażaniu małych projektów. Ale w przypadku dużych projektów z licznymi aspektami do rozważenia lista zadań nie jest wykonalną metodą.
6) Wykres Gantta
Do śledzenia postępów i celów raportowania, wykres Gantta jest techniką wizualizacji stosowaną w zarządzaniu projektami. Jest używany przez kierowników projektów przez większość czasu, aby uzyskać wyobrażenie o średnim czasie potrzebnym do ukończenia projektu. Harmonogram projektu Wykres Gantta to wykres słupkowy, który przedstawia kluczowe działania w sekwencji po lewej stronie względem czasu. Każde zadanie jest reprezentowane przez pasek, który odzwierciedla początek i datę działania, a tym samym czas jego trwania.
7) Kalendarz
Wielu nie rozważa planowania zadań w kalendarzu zgodnie z wymaganiami projektu - kiedy powinny! Większość kalendarzy można opatrzyć własnymi nazwami. W takim przypadku możesz utworzyć jeden kalendarz dla każdego projektu i zaplanowane zdarzenia dla tego projektu. Kalendarz pokazuje oś czasu dla całego projektu. Główną zaletą jest to, że można go zmieniać, ponieważ można go udostępniać. Chociaż wydaje się to być świetną techniką śledzenia projektu, ma pewne ograniczenia, których nie można przypisać do określonych osób i nie można zobaczyć zależności zadań.
Wniosek
Narzędzia do planowania zasobów mogą pomóc kierownikowi projektu w alokacji zasobów i zakończeniu projektu w wyznaczonym czasie. Pomagają również w przygotowaniu harmonogramów dla wszystkich projektów, które mają zostać podjęte w przyszłości. Studiowanie dotychczasowych osiągnięć Twojego zespołu, przeszkód napotykanych podczas realizacji projektu oraz tego, w jaki sposób pokonane przeszkody okazały się bardzo przydatne. Planowanie musi być integralną częścią zarządzania projektami. To po prostu nie pomaga zaoszczędzić czasu, ale pozwala zorganizować projekt.
Polecane artykuły
Jest to przewodnik po technikach planowania projektów. Tutaj omawiamy różne techniki i zarys harmonogramu projektu. Możesz także przejrzeć nasze inne sugerowane artykuły, aby dowiedzieć się więcej -
- Obowiązki kierownika projektu
- Zadania zarządzania projektami
- Metodologia zarządzania projektami
- Co to jest budowa harmonogramu projektu?