Definicja planu zarządzania zakresem
Plan zarządzania zakresem jest planem lub szkicem lub układem opracowanym przez kierownika projektu, który określa zakres projektu, w tym strukturę podziału pracy projektu. Plan zarządzania zakresem opisuje sposób opracowania, monitorowania i weryfikacji projektu pod nadzorem kierownika projektu.
Opracowanie planu zarządzania zakresem skutecznie pomaga w sprawnym i prawidłowym wykonaniu projektu w sposób zsynchronizowany. Podczas projektowania planu zarządzania zakresem branych jest pod uwagę wiele czynników i parametrów. Dobry plan zarządzania zakresem musi uwzględniać następujące punkty:
- Wymagania projektu
- Właściciele lub interesariusze
- Oświadczenie dotyczące zakresu
- Planowanie zakresu
- Wykonanie zakresu
- Struktura pracy Struktura projektu
- Role i obowiązki
- Produkty dostarczane
- Kontrola zakresu
Plan zarządzania zakresem jest zasadniczo integralną częścią planu zarządzania projektem, a po jego wykonaniu kierownikowi projektu łatwo jest zdefiniować zakres projektu i kontrolować zakres projektu. Oczekuje się zatem, że kierownik projektu będzie dobrze rozumiał plan zarządzania zakresem, ponieważ plan zarządzania zakresem jest również niezbędny do identyfikacji i pracy nad innymi aspektami projektu.
Istotne cechy planu zarządzania zakresem
Uwzględniono pewne kluczowe elementy planu zarządzania zakresem:
1) Wymagania projektu
Określenie wymagań projektu jest najbardziej istotnym krokiem, ponieważ pomaga zidentyfikować i oszacować budżet projektu. Pełna identyfikacja wymagań pomaga przedstawić interesariuszowi raport z wymagań projektu i uszeregować pod względem ważności wymagania spośród niezliczonych wymagań, z których niektóre są podnoszone od strony interesariusza. Obecnie mamy różne narzędzia, które pomagają śledzić wymagania, jednym z nich jest matryca śledzenia wymagań, która pomaga śledzić wymagania od interesariuszy na różnych etapach cyklu zarządzania projektem.
2) Właściciel / interesariusz projektu
Dobry plan zarządzania zakresem musi zawierać szczegółowe informacje na temat interesariusza jako właściciela lub interesariusz jest tym, który daje wizję projektu, a projekt jest planowany i wykonywany w celu uzyskania wyników zgodnie z życzeniem interesariusza. Interesariusz jest ostatecznym decydentem dla projektu, dlatego musi być świadomy postępu i zaawansowania projektu na każdym etapie.
3) Oświadczenie o zakresie
Deklaracja zakresu jest bardzo ważna dla planu zarządzania zakresem, ponieważ określa cały projekt. Deklaracja zakresu jest w formie pisemnej, zawierającej rezultaty i ograniczenia projektu. Składa się z każdego rodzaju założeń poczynionych w celu pomyślnego zakończenia projektu zgodnie z wytycznymi kierownika projektu.
przejdźmy do następnego przykładu planu zarządzania zakresem.
4) Planowanie i wykonanie zakresu
Planowanie zakresu zaczyna się zasadniczo od planu zarządzania zasięgiem i linii bazowej zakresu. Określa, w jaki sposób produkt lub produkty zostaną uzyskane w określonym czasie. Ponadto zarządzanie jakością i doskonalenie procesów to dwa ważne aspekty tego planowania zakresu. Zaletą planowania zakresu i kontrolowanego wykonywania jest to, że określa on kompletny układ zarządzania projektem, unikając rozbieżności i dylematów dotyczących ról i obowiązków. Planowanie zakresu jest uważane za cenny wkład w proces zarządzania projektem.
5) Struktura podziału pracy
Struktura podziału pracy zasadniczo dzieli cały plan projektu na zadania lub działania do wykonania. Każde zadanie lub działanie jest następnie oddzielnie analizowane pod kątem planowania i analizy budżetu, co pomaga w analizie całkowitego budżetu projektu. Struktura podziału pracy może być graficzna lub w formie schematu blokowego opisującego różne fazy projektu.
6) Role i obowiązki
Plan zarządzania zakresem określa role i obowiązki każdego członka zespołu. Istnieje osoba nadzorująca lub wiodąca do monitorowania, czy wszystkie role i obowiązki są wykonywane w określony sposób, a wydajność nie jest ograniczana.
7) Rezultaty / pożądane wyniki projektu
Rezultaty są niczym innym jak pożądanym rezultatem lub wizją interesariusza, która reprezentuje przedmioty, które projekt został zaprojektowany i opracowany do produkcji. Te rezultaty lub wyniki są uważane za określoną część planu zarządzania projektem.
8) Kontrola zakresu
Kontrola zakresu jest konieczna, aby uniknąć niepotrzebnych opóźnień i marnotrawstwa w planowaniu projektu. Konieczne jest sprawdzanie i kontrola zadań i procedur projektu w regularnych odstępach czasu w celu ustalenia poziomów odniesienia i dostarczenia projektu na czas. Kontrola zakresu jest również ważna dla utrzymania skutecznej komunikacji między członkami zespołu projektowego i dla płynnego przebiegu procesu.
Jak stworzyć skuteczny i wydajny plan zarządzania zakresem?
Od kierownika projektu oczekuje się głębokiej wiedzy i doświadczenia na temat planu zarządzania zakresem. Poniżej wymieniono niektóre kluczowe kroki podczas opracowywania skutecznego planu zarządzania zakresem:
- Zebranie szczegółów wymagań dotyczących projektu jest najważniejszym krokiem w każdym planie zarządzania zakresem. Zdefiniowanie wymagań to podstawowe kroki, bez których nie można rozpocząć projektu.
- Cele i wymagania projektu oraz interesariusza muszą być jasno określone. Zdefiniowanie celów i wymagań zapewnia, że rezultaty są osiągalne lub nie. Zarządzanie siłą roboczą jest również kluczowe, ponieważ bardzo ważna jest znajomość siły roboczej, za pomocą której projekt zostanie zrealizowany.
- Opracuj plan zakresu projektu ze wszystkimi szczegółami i niezbędnymi komponentami wymienionymi w jednym punkcie. Ten krok obejmuje również szczegółowe dyskusje, prezentacje, omówienie ról i obowiązków, budżet i kosztorys projektu, zarządzanie pracownikami oraz planowanie i ustalanie priorytetów faz i podfaz projektu.
- Wszystkie aspekty zakresu projektu muszą zostać wcześniej wyjaśnione podczas planu zarządzania zakresem, aby ułatwić identyfikację wymagań projektu i rezultatów.
- Przewodnik lub osoba nadzorująca jest ważna do kontrolowania całego procesu wykonywania zakresu i kto może być wykorzystany jako punkt odniesienia na każdym etapie realizacji projektu. Należy zdawać sobie sprawę z narzędzi i strategii wykorzystywanych w procesie i realizacji planu zarządzania zakresem.
Przykład
Przykłady planu zarządzania zakresem są następujące:
Plan zarządzania zakresem jest planem lub szkicem lub układem opracowanym przez kierownika projektu, który określa zakres projektu, w tym strukturę podziału pracy projektu. Plan zarządzania zakresem opisuje sposób opracowania, monitorowania i weryfikacji projektu pod nadzorem kierownika projektu.
Opracowanie / stworzenie planu zarządzania zakresem:
- Wymagania dotyczące gromadzenia
- Definicja i instrukcja zakresu
- Struktura podziału pracy
- Walidacja zakresu
- Kontrola zakresu / Nadzór zakresu
Plan zarządzania zakresem rozpoczyna się od linii bazowej zakresu, która obejmuje instrukcję zakresu i słownik struktury podziału pracy.
1) Wymagania dotyczące gromadzenia
Określenie wymagań projektu jest najbardziej istotnym krokiem, ponieważ pomaga zidentyfikować i oszacować budżet projektu. Pełna identyfikacja wymagań pomaga przedstawić interesariuszowi raport z wymagań projektu i uszeregować pod względem ważności wymagania spośród niezliczonych wymagań, z których niektóre są podnoszone od strony interesariusza. Obecnie mamy różne narzędzia, które pomagają śledzić wymagania, jednym z nich jest matryca śledzenia wymagań, która pomaga śledzić wymagania od interesariuszy na różnych etapach cyklu zarządzania projektem.
2) Definicja zakresu i oświadczenie
Deklaracja zakresu jest bardzo ważna dla planu zarządzania zakresem, ponieważ określa cały projekt. Deklaracja zakresu jest w formie pisemnej, zawierającej rezultaty i ograniczenia projektu. Składa się z każdego rodzaju założeń poczynionych w celu pomyślnego zakończenia projektu zgodnie z wytycznymi kierownika projektu.
3) Struktura podziału pracy
Struktura podziału pracy polega zasadniczo na rozbiciu całego planu projektu na zadania lub czynności, które należy wykonać. Każde zadanie lub działanie jest następnie oddzielnie analizowane pod kątem planowania i analizy budżetu, co pomaga w analizie całkowitego budżetu projektu. Struktura podziału pracy może być graficzna lub w formie schematu blokowego opisującego różne fazy projektu.
4) Walidacja zakresu
Walidacja zakresu to metoda zarządzania projektem stosowana do oficjalnego uznania ukończonych rezultatów projektu. Jego podstawową zaletą jest to, że poprzez walidację rezultatów zapewnia obiektywizm procesu akceptacji i poprawia ukończony przedmiot, usługę lub wynik.
4) Kontrola zakresu / Nadzór zakresu
Kontrola zakresu jest konieczna, aby uniknąć niepotrzebnych opóźnień i marnotrawstwa w planowaniu projektu. Konieczne jest sprawdzanie i kontrola zadań i procedur projektu w regularnych odstępach czasu w celu ustalenia poziomów odniesienia i dostarczenia projektu na czas. Kontrola zakresu jest również ważna dla utrzymania skutecznej komunikacji między członkami zespołu projektowego i dla płynnego przebiegu procesu.
Polecane artykuły
Jest to przewodnik po przykładzie planu zarządzania zakresem. W tym rozdziale omawiamy przykłady i sposoby tworzenia efektywnego i wydajnego planu zarządzania zakresem. Możesz także przejrzeć nasze inne sugerowane artykuły, aby dowiedzieć się więcej
- Zwinny dla początkujących
- Obowiązki kierownika projektu
- Zwinny analityk biznesowy
- Scrum Project Management
- Słownik w Pythonie