Zarządzaj czasem - wszyscy chcielibyśmy mieć więcej czasu w ciągu dnia. Kiedy to się skończy i spojrzymy wstecz na to, co osiągnęliśmy, często zastanawiamy się, jak minęły wszystkie te 24 godziny. A brak czasu jest głównym problemem, z którym boryka się większość z nas. Jeśli jesteś jednym z nich, zarządzanie czasem może być problemem. Większość z nas zmaga się z przerwami w życiu. Często mówimy takie rzeczy, jak: „Nie wiem, gdzie znaleźć czas”, „Nie ma czasu w ciągu dnia” lub „Nie mam czasu dla siebie”.

Zarządzanie czasem to umiejętność

Często wierzymy, że nigdy nie mamy czasu, aby zakończyć naszą pracę, ponieważ jesteśmy zbyt zajęci reagowaniem na życiowe kule. Kiedy w końcu udaje nam się wydobyć trochę czasu dla siebie, uderza nas nagły rozwój, który wymaga natychmiastowej uwagi. W rzeczywistości, nawet jeśli nie mamy do czynienia z żadnym problemem, wydaje się, że nie mamy czasu na zarządzanie naszymi codziennymi zadaniami.

Jak więc znaleźć czas na wszystko, co robimy?

Wszystko zaczyna się od organizacji

Zarządzanie czasem nie jest nieuchwytną Czarną Magią, którą rozumie tylko garstka ludzi. W rzeczywistości każdy z was może efektywnie zarządzać czasem, o ile jesteśmy zorganizowani. Bez organizacji trudno będzie przewidzieć, co musimy osiągnąć w ciągu dnia i jak ważne są wszystkie te rzeczy, aby osiągnąć nasze długoterminowe cele.

Po zorganizowaniu czasu nie tylko zyskujesz możliwość efektywniejszego zarządzania codziennymi zadaniami, ale także zwiększasz możliwość przydzielania czasu tam, gdzie jest on rzeczywiście potrzebny, tj. Na cele długoterminowe, które masz na myśli. Jeśli nigdy wcześniej nie stawiałeś sobie takich celów, nadszedł czas, aby zacząć. Jest to bardzo ważny warunek skutecznego zarządzania czasem.

Dlaczego ustalanie celów jest ważne dla zarządzania czasem?

Ustalanie celów znajduje się na szczycie tabeli wśród wszystkich strategii zarządzania czasem. Pomaga w ustawianiu boisk. Jeśli nie zdajesz sobie sprawy z tego, do czego dążysz, możesz w końcu zakręcić kołami przez cały dzień i być wielokrotnie sfrustrowanym. Jeśli chcesz efektywnie zarządzać czasem, a jednocześnie realizować wszystkie swoje marzenia i nadzieje, musisz zapewnić jasność co do tego, czego chcesz od swojego życia.

  1. Zarządzaj czasem - Wyznaczaj jasne cele

Niewielu z nas ma czas, aby wszystko osiągnąć. Dlatego ważne jest, aby kierować się naszymi priorytetami. Wyznacz swoje cele i poświęć najwięcej czasu na działania, które pomogą Ci je osiągnąć.

Nadaj najwyższy priorytet działaniom, które są pilne i ważne. Zastanów się, czy musisz poświęcić czas na rzeczy, które mogą nie być ważne, ale są pilne. Czy te rzeczy można przekazać innej osobie? Czy powinieneś poświęcić trochę czasu na rzeczy, które nie są ani pilne, ani ważne?

Opracowywanie planów:

Zaznacz swoje plany dotyczące priorytetów. Uwzględnij sposób pracy. Może się to przydać podczas planowania pierwszego tygodnia. Następnie wykonaj następujące czynności na dany dzień.

  • Zidentyfikuj zadania, które pomogą Ci osiągnąć swoje cele. Przydziel odpowiednio czas.
  • Najpierw zakończ małe i pilne zadania.
  • Dystrybucja pracy, jeśli są inni ludzie, którzy mogą to zrobić, być może taniej, skutecznie i szybko.
  • Upewnij się, że inni wiedzą, co muszą osiągnąć każdego dnia.
  • Podziel wszystkie główne zadania dnia na bloki wykonalnej pracy.
  • Walcz z nimi jeden po drugim.

Ustalanie terminów:

Ustal możliwe terminy realizacji wszystkich działań. Ustal ostateczny termin obejmujący terminy przejściowe dla projektów długoterminowych. Uwzględnij czas na nieprzewidziane wydatki. Dłuższe projekty wymagają dłuższego czasu na awarie.

Ustal, czy terminy są elastyczne, czy stałe. Nigdy nie pozwól, aby mniej ważna praca trwała dłużej niż powinna. Jeśli jest to warte tylko 10 minut, upewnij się, że zrobiono to w tym czasie.

Zaplanuj swoją pracę, aby pasowała do twojego temperamentu o różnych porach tygodnia lub dnia. Na przykład, jeśli jesteś najżywszy i najbardziej towarzyski późnym rankiem, zaplanuj rozmowy telefoniczne w tym czasie.

  1. Zarządzaj czasem - Zorganizuj się

Zorganizowanie się to drugi krok w kierunku skutecznego zarządzania czasem. Musisz się zorganizować, jeśli chcesz odpowiednio zarządzać czasem.

Ale jak możesz to zrobić?

Po pierwsze, musisz ustalić swoje cele. Jeśli jeszcze tego nie zrobiłeś, przestań czytać dalej i wróć, aby ustalić swoje cele.

Po ustaleniu celów musisz je uporządkować. Jakie są twoje krótko- i długoterminowe cele? Rozbij cele długoterminowe na kamienie milowe. W ten sposób będziesz mieć cel na każdy dzień, tydzień i miesiąc. Kiedy już wiesz, co musisz osiągnąć za rok, możesz łatwo rozbić cele.

Znasz swoje cele, kiedy masz listę celów w podziale na kamienie milowe. Po przebudzeniu rano poczujesz lepsze poczucie celu. Pomoże to zapewnić, że codziennie pracujesz trochę nad osiągnięciem tych celów, niezależnie od tego, jak niewielka jest ta kwota.

Kiedy cele są podzielone na kamienie milowe, a masz przed sobą listę, nie możesz przeoczyć rzeczy, które należy zrobić. Jeśli nie chcesz się organizować, twój umysł ma łatwiejszy sposób na uniknięcie codziennych codziennych czynności.

  1. Zarządzaj czasem - ustalanie priorytetów czasu

Weteran literatury science fiction, Stephen D Covey, wydał w 1994 roku książkę zatytułowaną „7 nawyków bardzo skutecznych ludzi”. W książce omówił system zarządzania czasem, który został po raz pierwszy wprowadzony przez byłego prezydenta USA Dwighta D Eisenhowera. System dzieli działania na cztery ćwiartki oparte na kilku czynnikach: znaczeniu i pilności.

W ciągu dnia zadanie można podzielić na cztery ćwiartki w następujący sposób.

  • Kwadrant 1: Kryzysy i sytuacje kryzysowe, ważne i pilne
  • Kwadrant 2: Cele długoterminowe, ważne, ale nie pilne
  • Kwadrant 3: Przerwy, nieważne, ale pilne
  • Kwadrant 4: Rozproszenia, ani ważne, ani pilne

Podczas skanowania listy codziennych zadań i kamieni milowych można kategoryzować obszary, w których każdy z nich wchodzi. Spędź tydzień, aby najpierw śledzić wszystkie rzeczy, które chcesz robić. To najlepszy sposób na wprowadzenie tej metody. Zidentyfikuj obszary, w których spędzasz czas. Zanotuj je. Jeśli poświęcisz 20 minut, by zadzwonić do kolekcjonerów rachunków, zanotuj to. Jeśli spędzasz godzinę w sklepach spożywczych, zanotuj to.

Pod koniec każdego dnia w pierwszym tygodniu zapisz kwadrant, obok którego spadło każde z zadań. Ile czasu spędziłeś na oglądaniu telewizji (kwadrant 4), radzeniu sobie z kryzysami i sytuacjami kryzysowymi (kwadrant 1) lub pracy nad długoterminowymi celami (kwadrant 2)? Pamiętaj, aby zanotować wszystkie swoje zadania.

Pod koniec pierwszego tygodnia sprawdź czas spędzony w każdej ćwiartce. Twoim celem w życiu powinno być spędzanie większości czasu w drugim kwadrancie, a najmniej w czwartym. Ile czasu faktycznie spędziłeś w drugim kwadrancie? Po zakończeniu ćwiczenia weź swoją codzienną listę zadań i zanotuj kwadrant, każde z twoich zadań wchodzi w zakres.

Teraz, jeśli oglądałeś telewizję przez trzy godziny, to byłeś w ponurej czwartej kwadrancie tego dnia. Musisz spędzać jak najmniej czasu w tej ćwiartce, jeśli chcesz efektywnie zarządzać czasem. Czasami nie rozumiemy, ile czasu marnujemy, chyba że uważnie przyjrzymy się sprawie.

Polecane kursy

  • Kurs marketingu offline
  • Szkolenie certyfikacyjne w zakresie komunikacji masowej
  • Masowa komunikacja dla szkoleń biznesowych online

  1. Zarządzaj czasem - Zniszcz zwłokę

To jedna z najtrudniejszych części zarządzania czasem. Kunktatorstwo często podnosi brzydką głowę. Ale jak możemy tego uniknąć? Możemy bardzo dobrze ustalać nasze cele, organizować się i dzielić czas zgodnie z naszymi priorytetami. Ale jeśli nie będziemy przestrzegać listy rzeczy, które powinniśmy robić każdego dnia, to marnujemy cały nasz czas.

Jak tego uniknąć?

Zwlekanie, które zostało nazwane cichym zabójcą, jest prawdopodobnie największym środkiem odstraszającym od naszych celów. Wszyscy mówimy, że chcemy coś osiągnąć. Ale jeśli chodzi o zarządzanie własnym czasem, przy pewnym stopniu wydajności, wydaje się, że pod tym względem zawodzimy. Kunktatorstwo wyłania się z każdego rogu.

Ale jedynym sposobem na uniknięcie zwlekania jest uświadomienie sobie, co dokładnie należy zrobić. Po ustaleniu jasnych celów, zorganizowaniu się i ustaleniu priorytetów czasu będziesz na najlepszej drodze, aby uniknąć wszelkich możliwości zwlekania. Jeśli żadna ze strategii nie działa, wypróbuj regułę 15 minut.

Ustaw minutnik w smartfonie lub zegarku. Teraz zacznij robić coś, co odkładałeś na 15 minut. Cóż, to tylko czas, którego potrzebujesz. Wkrótce zrozumiesz drugie prawo ruchu Newtona: poruszający się obiekt pozostaje w ruchu. Prawdopodobnie będziesz kontynuować, gdy zaczniesz, chyba że coś lub ktoś zmusi cię do zaprzestania. Najtrudniejsze jest przede wszystkim rozpoczęcie czegoś.

  1. Zarządzaj czasem - wielozadaniowość

Każdy z nas posiada umiejętności wielozadaniowości. To, czy jesteś w stanie to zrobić, czy nie, nie jest ważne. Jeśli potrafisz wykonywać wiele zadań, to świetnie. Ale jeśli nie jesteś, nie trać nad tym snu. Wiele osób staje się mniej skutecznych podczas próby wykonywania wielu zadań. W rezultacie rozpoczyna się kilka projektów jednocześnie, a żaden z nich nie kończy się z powodu niechlujstwa. To powoduje duże rozczarowanie ludzi.

Wiedz, kiedy wykonywać wiele zadań:

Nie oznacza to również, że każdy, kto może wykonywać wiele zadań, powinien to robić przez cały dzień. Ciągłe angażowanie się w kilka projektów jednocześnie nie zawsze jest świetną rzeczą. Musisz być świadomy, kiedy nie wykonywać wielu zadań. Na przykład każdego dnia w pracy może być kilka typowych czynności kontrolnych, które należy wykonać. W większości przypadków są przyziemne i nudne? Więc co możesz zrobić? Spróbuj ukończyć jak najwięcej z nich w jak najkrótszym czasie. Ale kiedy otrzymasz specjalny projekt, który musi zostać ukończony w określonym czasie i najwyższej jakości, poświęć mu maksymalny czas i skoncentruj się na żadnym innym projekcie. Dzięki temu możesz w pełni skoncentrować się na wykonywanej pracy. Ważne jest, aby wiedzieć, kiedy wykonywać wiele zadań.

  1. Zarządzaj czasem - Ogranicz przerwy

Zmniejsz liczbę przerw w życiu. Szczerze mówiąc, nie można zmniejszyć liczby rzeczy, które mogą zakłócić pracę. Ale możesz zmienić sposób, w jaki zwykle sobie z nimi radzisz. Co robisz, gdy pracujesz nad czymś ważnym i ktoś przychodzi do ciebie z pracą, którą można wykonać później? Powiedz coś takiego: „Oczywiście, że możemy to zrobić. Ale pozwólcie, że skończę to, co robię teraz, a wtedy zajmiemy się tym. ”Ważne jest, aby odłożyć mniej ważną pracę z szacunkiem ze względu na pracę, która wymaga twojej natychmiastowej uwagi.

Jednocześnie, jeśli przełożony zadzwoni do ciebie, gdy znajdziesz się w środku czegoś, to jest to przerwa, która jest warta priorytetu.

Jak radzić sobie z typowymi pułapkami?

Najczęstszym błędem w zarządzaniu czasem jest próbowanie zrobienia wszystkiego samemu. Przekaż rutynowe zadania swoim podwładnym. Jeśli ktoś chce wykonać jedno z mniej ważnych zadań, również to przekaż. Może to być dla nich dobra okazja na szkolenie w zakresie zarządzania czasem.

Oto kilka innych punktów, o których należy pamiętać, aby rozwiązać typowe pułapki.

  • Regularnie uporządkuj wszystkie swoje projekty, aby upewnić się, że wszystkie są w porządku.
  • Zajmij się wszystkimi dużymi projektami w sekcjach. Nie musisz robić wszystkich rzeczy naraz. To duży błąd, który popełnia większość ludzi. Deleguj niektóre sekcje, jeśli to możliwe.
  • Skoncentruj się, aby pozostać skupionym. Możesz zapisać ten komunikat na tablicy: „Jak najlepiej wykorzystać mój czas w tej chwili?”

Ostatnie słowa

Niezależnie od tego, czy jesteś kierownikiem, kierownikiem, czy młodszym pracownikiem, więcej czasu w dłoni pomoże Ci skoncentrować się na ważniejszych zadaniach. Zorganizowanie, przygotowanie i zdyscyplinowanie da ci więcej produktywnego czasu na podjęcie większej liczby projektów.

Polecane artykuły

Oto kilka artykułów, które pomogą Ci uzyskać więcej szczegółowych informacji na temat sposobów zarządzania czasem, więc po prostu przejdź przez link.

  1. 16 najlepszych i najbardziej przydatnych, które możesz przeforsować w przeszłości
  2. 10 najważniejszych czynności związanych z zarządzaniem czasem w celu zwiększenia produktywności
  3. Top 7 najlepszych aplikacji do śledzenia czasu w celu zwiększenia produktywności
  4. 4 sposoby wykorzystania siły analityki w czasie rzeczywistym

Kategoria:

Rozwój przedsiębiorczości