Wprowadzenie do planu dokumentacji projektu

Plan dokumentacji projektu jest jedną z kluczowych rzeczy, które powinieneś mieć przed przejściem do jakiegokolwiek projektu. Jest to jeden z kluczowych technicznych aspektów projektu.

Jeśli pracujesz jako wolny strzelec lub duża firma, zawsze rozpocznij projekt z planem dokumentacji, ponieważ pozwoli to uniknąć niepotrzebnych komplikacji, które napotkasz po drodze. Plan dokumentacji projektu nie tylko zapewnia działającą mapę projektu, ale także daje głowę nad trudnościami, które napotkasz na tej ścieżce. Dzięki szczegółowemu opisowi tego, co się stanie, jeśli nie będziesz w stanie ukończyć procesu na czas, ułatwi to jedynie pracę pracownika.

Wystarczy uwzględnić fakt, że powinien on być dynamiczny w tym sensie, że powinien być elastyczny, aby uwzględnić tyle zmian, ile sugeruje czas.

Jeśli nie jesteś gotowy na dobry plan dokumentacji, może to prowadzić do kosztownego opóźnienia w projekcie lub złej jakości dokumentacji, co tylko zwiększy obciążenie pracą i oszacowanie projektu w każdym aspekcie.

Na przykład, kiedy kupujesz produkt z rynku, dostajesz instrukcję produktu, a za pomocą tej instrukcji odpowiednio używasz produktu, dzięki czemu masz ogólne pojęcie o konfiguracji, instalacji, użytkowaniu tego produktu i co będzie zdarzy się, jeśli nie użyjesz go, jak napisano w instrukcji.

Komponenty idealnego planu dokumentacji

Teraz, gdy mamy jasny pogląd, że plan dokumentacji jest bardzo potrzebny do ustalenia jasnego planowania własnego projektu, należy sporządzić dobry plan projektu. Aby to zrobić, należy pamiętać o kilku kwestiach. Omówimy je w tych sekcjach. Możemy zasadniczo podzielić komponenty na dwie części:

Przegląd pierwszej dokumentacji
(powinniśmy wiedzieć, jak zrobić dokument o tym dokumencie) -

  • Okładka-

strona tytułowa to podsumowanie całego projektu, każdy projekt powinien zawierać oświadczenie o prawach autorskich, nazwę właściciela i streszczenie ważnej postaci (może, ale nie musi).

  • Historia-

Plan dokumentacji projektu musi zawierać historię, przez którą przeszedł, takie jak daty aktualizacji, tytuł i nazwiska osoby, która dokonała aktualizacji tego projektu. Zasadniczo robi się to, abyś mógł śledzić wszelkie aktualizacje po twojej stronie lub jeśli inny pracownik je bawi.

  • Informacje kontaktowe-

Karta z danymi kontaktowymi powinna zawierać listę kontaktów całej osoby odpowiedzialnej związanej z tym projektem (konkretnej osoby z poziomu kierownictwa lub władz wyższego szczebla lub osób, które kiedykolwiek miały odpowiedni głos w projekcie).

  • Spis treści -

Zawsze powinno istnieć odpowiednie powiązanie treści planu dokumentacji, ponieważ pomoże ono tylko w nawigacji po planie

Druga orientacja treści
(powinniśmy wiedzieć, jak umieścić bardzo ważne i gdzie)

  • Streszczenie-

To serce i dusza planu dokumentacji. Podsumowanie jest inicjatorem planu dokumentacji projektu. Powinien przede wszystkim koncentrować się na świetle reflektorów projektu, podobnie jak główne aktualizacje głównych aspektów. Przeglądając podsumowanie, należy zrozumieć, jakie będą ramy czasowe lub terminy ich mini-projektów. Podsumowanie należy podzielić na inny mini projekt, ponieważ zawsze będzie duży projekt wewnątrz dużego.

  • Publiczność-

Głównym aspektem każdego planu dokumentacji jest grupa odbiorców, dla której go tworzysz. Upewnij się więc, że uwzględniasz właściwy aspekt projektu dla poszczególnych odbiorców. (głowa do góry - bądź bardzo ostrożny, używając terminów technicznych, ponieważ Twoi odbiorcy mogą nie być tak pod względem technicznym).

  • Specyfikacja dokumentacji

Zawsze należy zwrócić szczególną uwagę na czcionki, logo, orientację kolorów, obrazy, treści multimedialne itp. Niezależnie od tego, czy jest to dokument online, czy drukowany dokument, czy jedno i drugie, czy będzie to jedno źródło, czy jaki jest wymiar strony.

  • Rozkład jazdy-

Konieczne jest ustalenie harmonogramu, czy jest to prawdziwe życie w zakresie planowania projektu, ponieważ rutyna zawsze będzie nam towarzyszyć. W kontekście planowania i dokumentacji projektu bardzo potrzebne jest posiadanie harmonogramu, abyśmy zawsze mogli sprawdzić odpowiednie pytania.

Ważnym punktem zwrotnym, który należy kontrolować, jest-
Jakie są kamienie milowe w rozwoju projektu?
Który rozdział należy wypełnić?
Jaki jest okres cyklu przeglądu?
Jakie KPI powinniśmy regularnie kontrolować?
Ile rodzajów i rund przeglądu powinno być dozwolone?
Jaki jest termin realizacji projektu?

  • Czynnik ryzyka-

wszyscy słyszeli stwierdzenie „większe ryzyko, większa nagroda”. Tak więc z każdą pracą zawsze wiąże się jakiś czynnik ryzyka. Lubić-

Jakie są wąskie gardła w tym projekcie?
Jakie czynniki zaburzą stabilność projektu (lub spowodują jego zatrzymanie)?
Czy istnieje plan awaryjny na taką ewentualność lub jakie są środki łączące?
Jakie środki naprawcze należy podjąć, aby działało?

Wniosek

Jak widać, bez planu dokumentacji nie można rzetelnie odwzorować projektu.

Możemy więc powiedzieć, że plan dokumentacji jest planem całych projektów z uwzględnieniem wszystkich „i” i „ale”. Jest to kręgosłup całego systemu. Chociaż nie możemy powiedzieć, jak bardzo należy wykazać zależność od niego, ponieważ czasami ludzka ocena w czasie rzeczywistym jest znacznie lepsza niż pisemne reguły, ale dla laików, aby rozpocząć pracę nad projektem, wytyczne, które są potrzebne, można uzyskać, inicjując najpierw plan dokumentacji. Bardzo ważne jest również przeanalizowanie wszystkich naszych prac, aby zebrać jak najwięcej pomysłów i inspiracji, zanim projekt trafi na podłogę, ponieważ im więcej pocimy się na boisku, tym mniej wykrwawiamy się na ziemię.

Polecane artykuły

Jest to przewodnik po planie dokumentacji projektu. Omówiliśmy tutaj komponenty idealnego planu dokumentacji. Możesz także spojrzeć na następujący artykuł, aby dowiedzieć się więcej -

  1. Metodologia zarządzania projektami
  2. Rola kierownika projektu
  3. Fazy ​​zarządzania projektami
  4. 6 kroków do opracowania planu zarządzania ryzykiem projektu