Wprowadzenie do planowania i harmonogramowania projektów
„ Planowanie i harmonogramowanie projektu”, choć odrębne, to dwie strony tego samego medalu w zarządzaniu projektami. Zasadniczo „Planowanie projektu” polega na wyborze i opracowaniu skutecznych polityk i metod w celu osiągnięcia celów projektu. Podczas gdy „Planowanie projektu” to procedura przypisywania zadań w celu ich wykonania poprzez przydzielenie odpowiednich zasobów w ramach szacunkowego budżetu i ram czasowych.
Podstawą planowania projektu jest cały projekt. Jest mało prawdopodobne, że planowanie projektu koncentruje się tylko na zadaniach związanych z projektem, datach rozpoczęcia / zakończenia projektu i zależnościach projektu. Zatem „plan projektu” jest kompleksowym dokumentem zawierającym cele projektu, zakres, koszt, ryzyko i harmonogram. A harmonogram projektu obejmuje szacunkowe daty i kolejne zadania projektowe do wykonania.
Planowanie
Faza planowania projektu dotyczy:
- Opracowanie projektu przygotowującego go do inwestycji
- Określa zadania / zadania wymagane do osiągnięcia celów projektu
Etapy planowania projektu
Etapy planowania projektu są wymienione poniżej:
- Określenie kluczowych sponsorów i interesariuszy projektu, aby określić podstawę zakresu projektu, budżetu i harmonogramu realizacji projektu.
- Po zarejestrowaniu wymagań interesariuszy, ustalenie priorytetów / ustalenie celów projektu.
- Określenie rezultatów projektu wymaganych do osiągnięcia celów projektu.
- Tworzenie harmonogramu projektu.
- Identyfikowanie ryzyk związanych z projektem, jeśli takie istnieją, i opracowanie odpowiednich planów łagodzących.
- Komunikowanie i przedstawianie planu projektu interesariuszom.
Korzyści z planowania projektu
- Mapa trasy: Plan projektu oferuje drogę, która określa kierunek projektu od początku do końca.
- Dokumentacja wymagań klienta: Dobrze wyartykułowany plan projektu umożliwia rejestrację wymagań klientów w udokumentowanej formie. To zapewnia dokładny kierunek zamiast polegać na założeniach, które mogą być niepoprawne i mogą prowadzić do błędów projektu.
- Autonomia zadań: Planowanie umożliwia przypisanie zadań do określonych członków zespołu i daje autonomię. Zespół czuje się odpowiedzialny za sukces lub porażkę projektu. W związku z tym zachęca ich do lepszej pracy lub zachęca do uzyskania niespójnych rezultatów.
- Oszacowanie zasobów: Planowanie jest niezbędne, ponieważ pozwala nam oszacować zasoby, koszty i czas. Daje ocenę wszelkich opóźnień, jeśli kilku członków pracuje jednocześnie nad różnymi projektami.
- Plan ograniczania ryzyka: Plan projektu umożliwia prognozowanie ryzyka, o ile występuje, i odpowiednie planowanie strategii ograniczania ryzyka.
- Identyfikacja możliwości pracowniczych: Faza planowania umożliwia identyfikację pracowników o określonych umiejętnościach lub wiedzy specjalistycznej. W miarę przydzielania zadań członkowie zespołu szkolą się w zakresie brakujących zestawów umiejętności lub ulepszają te, które posiadają.
- Mocne i słabe strony poprzednich projektów: Plany projektów pomagają również analizować i ulepszać lub wyciągać wnioski z wcześniejszych zapisów projektów i ułatwiają podejmowanie decyzji.
Planowanie projektu
Faza planowania projektu dotyczy:
- Oszacowanie zasobów ludzkich i niezbędnych materiałów na każdym etapie projektu; i przybliżony czas obliczeniowy na wykonanie każdego z tych zadań.
- Wskazuje datę rozpoczęcia i zakończenia każdego zadania projektowego oraz logiczną łączność między różnymi zadaniami / działaniami projektu.
Etapy planowania projektu
Etapy planowania projektu zostały przedstawione poniżej:
- W oparciu o zakres projektu zaprojektuj i opracuj TBS (Struktura podziału zadań).
- Zidentyfikuj zadania związane z projektem.
- Zidentyfikuj zasoby ludzkie i niezbędne materiały
- Oceń przybliżony czas wymagany na każde zadanie
- Alokacja zasobów
- Przeanalizuj szczegółowy harmonogram
- Monitoruj i zarządzaj harmonogramem
Korzyści z planowania projektu
- Skraca czas realizacji: harmonogram projektu zawiera zarys zadań, które należy wykonać priorytetowo lub jednocześnie z innymi zadaniami. Dzięki temu członkowie zespołu są o tym powiadamiani i zapobiega wszelkim opóźnieniom lub odkładaniu zadań, tym samym skracając czas realizacji.
- Redukcje kosztów: Umożliwia monitorowanie zasobów poprzez zapobieganie nakładaniu się zadań. Prowadzi to również do efektywnego wykorzystania zasobów i zwraca zużyte zasoby w czasie, obniżając w ten sposób koszty.
- Usprawnia produktywność: Po dokonaniu oceny logicznej łączności między zadaniami, zasoby, które nie są optymalnie wykorzystane, można przypisać do dodatkowych zadań, zwiększając w ten sposób wydajność.
- Przewidywanie problemów z wyprzedzeniem : precyzyjny harmonogram projektu pozwala przewidzieć z wyprzedzeniem wszelkie problemy związane z niedostatecznym lub nadmiernym wykorzystaniem zasobów i zapewnia ich optymalne zużycie.
- Wyznacza cel: Harmonogram projektu pozwala nam ustalać cele, krótko- lub długoterminowe, zapewniając kierunek i wizję podczas realizacji projektu. Uświadamia także wszystkim członkom zespołu wytyczne i metody osiągania tych celów. Bez harmonogramu projekt byłby niejasno zdefiniowany. W ten sposób uciążliwe jest zarządzanie i porządkowanie zadań, aby można je było pomyślnie uruchomić.
- Aktualne aktualizacje postępów i alerty: Harmonogram projektu to szkic, który ustala miejsce dla projektu. Projekt może jednak napotkać pewne wyzwania, ale jeśli nie ma mapy trasy, w jaki sposób projekt pójdzie w dobrym kierunku? W takim przypadku harmonogram projektu pomaga ocenić, w jaki sposób projekt był niezgodny z planem i możliwe sposoby doprowadzenia go we właściwym kierunku.
Wniosek
Oczywiste jest, że „planowanie i harmonogramowanie projektu” idą w parze i są niezbędne do zarządzania projektem. W skrócie „Planowanie projektu” to rozbudowany proces, który obejmuje wszystkie szczegóły projektu, od jego powstania do zakończenia. „Harmonogram projektu” to moduł śledzący, który monitoruje sekwencje i czas trwania zadań związanych z projektem.
Harmonogram projektu powiadamia / ostrzega zespół projektowy o wszelkich opóźnieniach lub jeśli projekt nie jest niewłaściwy. Jest to dokument na żywo, wymaga okresowej aktualizacji i nagrywania. Narzędziami i technikami stosowanymi do planowania projektu są „Struktura podziału zadań”, „Zakres prac” i „Metoda ścieżki krytycznej”, odpowiednio w skrócie „TBS”, „SOP” i „CPM”. Podczas gdy harmonogram projektu wykorzystuje narzędzia i metody programowe, takie jak „PERT” (technika oceny programu), wykresy Gantta, wykresy Pareto i inne ilustracje sieciowe.
Projekt jest niekompletny i nie może zakończyć się sukcesem bez dobrze opracowanego planu projektu i precyzyjnego harmonogramu projektu. Aby osiągnąć etapy projektu, zaplanuj go i zaplanuj!
Polecane artykuły
Jest to przewodnik po planowaniu i harmonogramowaniu projektów. Tutaj omawiamy planowanie i harmonogramowanie projektu wraz z etapami i korzyściami. Możesz także przejrzeć następujące artykuły, aby dowiedzieć się więcej -
- Przykład planowania projektu
- Obowiązki kierownika projektu
- Umiejętności kierownika projektu
- Zadania zarządzania projektami