Wprowadzenie do działań związanych z zarządzaniem czasem
„Albo biegniesz dzień, albo dzień biegnie” - mówi powiedzenie. Dotyczy to większości z nas, którzy mają nieco niestabilny związek z czasem.
Często wydaje nam się, że dwadzieścia cztery godziny dziennie nie wystarczą. „Tyle do zrobienia i tak mało czasu”, idzie nasza skarga dla zwierząt domowych. Większość z nas stara się dopasować do swojej pracy w wyznaczonych terminach i narzeka, że nawet po dołożeniu wszelkich starań wciąż brakuje nam czasu. Efektywne zarządzanie czasem to umiejętność, którą należy nabyć dzięki starannej i ciągłej praktyce. Sekret sukcesu zawodowego większości ludzi polega na tym, że nauczyli się efektywnego zarządzania czasem.
10 niesamowitych działań związanych z produktywnością i zarządzaniem czasem
Co przychodzi Ci na myśl, gdy usłyszysz o zarządzaniu czasem? Niech zgadnę. Myślisz o jednym z poniższych:
- Wiem wszystko o działaniach związanych z zarządzaniem czasem. Nikt nie musi mi mówić, jak lepiej wykorzystać mój czas.
- Och, jestem beznadziejny w zarządzaniu czasem. Nic tak naprawdę nie może mi pomóc.
Jeśli zaznaczyłeś a), pozwól mi powiedzieć, że najlepsi menedżerowie często wpadają w pułapki czasowe, które obniżają produktywność i pochłaniają ich napięty harmonogram. Na przykład przychodzi pilna poczta, a ty spiesz się, aby na nią odpowiedzieć. Twoja praca w toku pozostaje taka… w toku. Albo pilne wezwanie przychodzi od szefa, a ty zostawiasz wszystko, aby się tym zająć. Lub niektórzy współpracownicy zaczynają dyskutować na jakiś soczysty temat i jesteś wciągnięty w rozmowę, a zanim się zorientujesz, nadszedł czas, aby złożyć swoją pracę, a ty jesteś daleko w tyle. Więc nie sądzisz, że zyskasz dzięki wskaźnikom na czynności zarządzania czasem?
A jeśli jesteś typem, który zaznaczył b), to jest jeszcze dla ciebie nadzieja. Nie wszystko jest stracone. Czas jest zasobem, który zawsze wydaje się skąpy dla twojego typu, choć nie zawsze jest to twoja wina. Albo jesteś przeciążony pracą, albo po prostu nie jesteś wystarczająco dobrze zorganizowany. Cokolwiek to jest, z pewnością możesz skorzystać z porad w odpowiednim czasie dotyczących efektywnego zarządzania czasem.
Czas jest zasobem, który jest zwykle bardzo poszukiwany, a co za tym idzie bardzo ograniczony. Większość z nas ciągle ucieka z czasem lub próbuje wypełnić jak najwięcej rzeczy w tak krótkim czasie. Paradoksalnie niektórzy z nas starają się wypełnić czas, ponieważ nie mamy wiele do zrobienia. Dla takich osób bez sensownego zatrudnienia dzień wydaje się ciągnąć bez końca.
Jakikolwiek jest nasz związek z tym cennym zasobem, nigdy nie jest idealny. Czy spotkałeś kiedyś osobę, która powiedziała: „Dobrze sobie radzę z czasem? Każda chwila jest dobrze wykorzystana. ”? Domyślam się, że nie. Nawet najbardziej udani dyrektorzy generalni i liderzy wpadli w zakłopotanie, próbując efektywnie zarządzać swoim czasem.
Jednym z powodów, dla których czas jest tak nieocenionym, bardzo poszukiwanym zasobem, jest to, że nie można go uzupełnić. Po zniknięciu zniknie na zawsze. Żaden wysiłek ani pieniądze nie przywrócą straconego czasu.
Właściwe zarządzanie czasem pomaga poprawić ogólną jakość naszego życia, a także zapewnia nam większą satysfakcję z pracy i wydajność pracy. Nasze życie zawodowe staje się bardziej wydajne i możemy bardziej cieszyć się wolnym czasem, jeśli potrafimy zarządzać czasem. Zobaczmy, jak możemy optymalnie wykorzystać ten zasób w miejscu pracy, aby zwiększyć naszą wydajność i satysfakcję.
1. Nie każda praca przy stole jest równie ważna.
Musisz wiedzieć, co jest priorytetowe. Zapytaj siebie:
- Co muszę zrobić?
- Kiedy to zrobię?
- Jak dobrze to robię?
Nie zawsze trzeba czytać wszystkie dokumenty lub pocztę oznaczone jako pilne, co zakłóca przepływ pracy. Musisz nadać priorytet swojej pracy według ważności i pilności. Lub możesz być narażony na uczynienie z priorytetu kogoś innego.
Jeśli czeka Cię więcej niż jedno ważne zadanie, zaplanuj, jak je ukończyć. Zdecyduj o kolejności zadań. Nie pozwól, aby zakłócenia lub przerwy zrzucały Cię z toru. Trzymaj harmonogram przed sobą, z listą zadań do wykonania. Zaznacz elementy, gdy i kiedy będą gotowe. Ustalanie priorytetów pomaga skupić się najpierw na rozwiązaniu ważnych problemów, a następnie na rutynowych sprawach.
2. Zaplanuj swój dzień
Dotrzyj do biura lub miejsca pracy przed wyznaczonym czasem, nieco wyprzedzając innych. Usiądź spokojnie i zaplanuj swój dzień. Cyfrowe organizery mogą pomóc w planowaniu zadań i przypomnieć o nich. Poświęć czas na spotkania z klientami wewnętrznymi i zewnętrznymi oraz czas na interakcję ze współpracownikami i członkami zespołu. Oczywiście twój harmonogram nie pójdzie dokładnie tak, jak go planujesz, więc weź pod uwagę niewielkie zmiany.
3. Spróbuj ukończyć pracę w określonym przedziale czasowym
Działania związane z zarządzaniem czasem pomagają w wypełnianiu obowiązków zawodowych i dotrzymywaniu planów czasowych. Nie przeciągaj nadmiernie dnia pracy ani nie przenoś pracy do domu. Staraj się uzupełniać w określonych godzinach pracy. Zadania grupowe, które mają nakładające się przedziały czasowe. Na przykład, jeśli wybierasz się na spotkanie z klientem, wykorzystaj czas oczekiwania na wypełnienie rutynowych formatów. Dokonuj rezerwacji biletów online, płacąc rachunki. Jeśli zaplanowano spotkanie, skup je na porządku dziennym i zanotuj omówione punkty. Kiedy ludzie widzą, że trzymasz się harmonogramów czasowych, oni również szanują twój czas.
Polecane kursy
- Szkolenie z obsługi klienta
- Nazwij swoje kursy marki
- Szkolenie certyfikacyjne w zakresie content marketingu
4. Ogranicz wielozadaniowość
Tak, wielozadaniowość wygląda bardzo dobrze na papierze, w rzeczywistości daje więcej niepokoju i zgagi niż koncentracja na jednym zadaniu jednocześnie. Myślisz, że bierzesz udział w dziesięciu rzeczach jednocześnie, ale w rzeczywistości pozostawiasz wszystkie zadania na różnych etapach realizacji. Raport rynkowy jest niepełny, klient czeka, współpracownik prosi o odpowiedź, a szef chce pliku, nad którym obiecałeś zakończyć pracę. Zacząłeś pracować nad nimi wszystkimi, ale wkrótce zostałeś przytłoczony i całkowicie zdezorientowany. Wykonywanie zadań jeden po drugim daje poczucie satysfakcji i kontroli.
5. Deleguj trochę pracy
Nie musisz robić wszystkiego sam. Drobne zadania można przekazać młodszym pracownikom. Poproś operatora telefonicznego o wykonanie dla ciebie zimnych połączeń. Zdobądź peona, który będzie nadzorował prace związane z drukowaniem i kopiowaniem. Rutynową pracę biurową, taką jak wysyłanie korespondencji, monitorowanie itp., Można przekazać asystentom. Skoncentruj się na większych i znaczących zadaniach. Upewnij się jednak, że delegaci zgłaszają ci swoje postępy. W przeciwnym razie będziesz miał większy problem z naprawą, która została wykonana nieprawidłowo.
6. Najpierw wykonaj nieprzyjemne zadania
Nikt z nas tak naprawdę nie chce robić tego, czego nie lubimy, ale praca musi być wykonana. Poświęć trochę czasu na planowanie, jak i kiedy poradzisz sobie z nieprzyjemnymi zadaniami. Jeśli unikasz zepsucia klienta, zaplanuj go na jakiś czas w ciągu dnia i załatw sprawę. Ten żmudny raport, który ci przydzielono? Rozpocznij pracę nad tym i zapomnij o tym. Niedokończona praca zwykle zajmuje przestrzeń w twoim umyśle. Im bardziej zwlekasz, tym bardziej kłopotliwe stają się te zadania i tym bardziej niechętnie zaczynasz je wykonywać. Nie odkładaj tych zadań. Walcz z nimi jeden po drugim.
7. Nie sprawdzaj swoich wiadomości i e-maili w ciągu dnia
Poświęć czas na ich sprawdzenie i nie wysyłaj powiadomień przez resztę dnia. Nie sprawdzaj swojego e-maila od czasu do czasu. Sprawdzanie wiadomości e-mail i odpowiadanie na nie pochłaniają dużo naszego czasu pracy, więc rób to tylko w zaplanowanym czasie, a nie w pozostałych godzinach pracy. Rozprasza to uwagę i zanim się zorientujesz, będziesz spędzać cały dzień na odpowiadaniu na wiadomości i SMS-y, które nie są pilne.
8. Odłóż na bok papierkową robotę i listy
Zamiast czytać rzeczy, gdy znajdą się w tacce, poświęć trochę czasu, najlepiej po południu na czytanie. Okres po obiedzie jest luźny, przeczytaj pocztę i listy w tym czasie. Wykorzystaj ten czas na pisanie notatek lub listów. Z wyjątkiem bardzo pilnej poczty, na którą należy natychmiast odpowiedzieć, wszystko może poczekać do popołudnia. Napisz swoją korespondencję w czasie, gdy nie naciska Cię pilna praca lub rozmowy telefoniczne.
9. Naucz się mówić „nie”
Jest to ważna taktyka, którą wszyscy musimy zastosować. Powinniśmy być w stanie powiedzieć „nie” nieuzasadnionym wymaganiom dotyczącym naszego czasu. Większość ludzi stosuje ad hoc praktykę stawiania żądań i próśb o wykonanie pracy. Wyjaśnij, że twój czas jest cenny, a ludzie muszą go szanować. Powiedz ludziom „nie”, gdy przychodzą do Ciebie z nieplanowanymi żądaniami. Kiedy jesteś zajęty przydziałem, wyraźnie zaznacz, że nie będziesz wprowadzać żadnych nagłych zmian w swoim harmonogramie. Głównym powodem, dla którego zawsze czujemy, że brakuje nam czasu, jest to, że spędzamy większość czasu na pracy, której nie planowaliśmy ani nie planowaliśmy wcześniej. Naucz się grzecznie odmawiać ludziom.
10. Szukaj pomocy współpracujących pracowników w procesie zarządzania czasem
Poproś pomocnego kolegę o pomoc w dotrzymaniu harmonogramu pracy. On / ona może przypomnieć ci, kiedy zejdziesz z toru i pomóc w niektórych twoich obciążeniach, gdy rzeczy stają się nie do zniesienia. Wsparcie współpracowników często inspiruje nas do przestrzegania naszych planów zarządzania czasem.
Możesz także przeczytać Aplikacje efektywnego śledzenia czasu.
Teraz, gdy masz już pomysł na kroki w procesie zarządzania czasem, weź udział w tym quizie, aby sprawdzić, czy możesz podążać za wskazówkami.
- Docieram do miejsca pracy 10 minut przed czasem.
Tak / jeszcze nie
Jeśli twoja odpowiedź nie jest jeszcze, zapisz się. Potrzebujesz dodatkowego czasu na zaplanowanie dnia i zebranie pomysłów. Warto spróbować, zaufaj mi.
- Najpierw wykonuję najważniejsze zadania.
Zawsze czasami
Jeśli nie wykonasz ważnej pracy, zanim stanie się ona pilna, wkrótce zaczniesz łapać oddech, a pilne zadania wymagają Twojej uwagi. A twój szef chce raportu, tak jak wczoraj!
- Mój dzienny harmonogram pomaga mi w planowaniu i wykonywaniu zadań
Tak czasami
Nadal nie miałeś zwyczaju zapisywania codziennych zadań do zrobienia na liście? Będziesz nadal pracował chaotycznie i odpowiadając na żądania, gdy przyjdą bez poczucia priorytetu.
- Czytam pocztę i SMS-y, gdy tylko się pojawią.
Tak / Czasami / Nie
O czym rozmawialiśmy o ponownym sprawdzaniu wiadomości i e-mail? Zrób to po południu lub wcześnie rano, zanim wszystko się zacznie. I pamiętaj, proszę, nie używaj Whatsapp ani Facebooka w godzinach pracy biura.
- Są rzeczy, które odkładam na później, aż są absolutnie nieuniknione
Tak nie
Więc nadal zwlekasz i odkładasz nieprzyjemną pracę? Dorośnij i staw czoła trudnym rzeczom w pierwszej kolejności.
- Od czasu do czasu odmawiam kolegom, którzy proszą mnie o pracę.
Tak nie
Jeśli nauczyłeś się mówić nie, doskonale. Jeśli nie, przygotuj się na niechciane wymagania w ostatniej chwili dotyczące twojego czasu.
- Wyeliminowałem niepotrzebne zadania lub powierzyłem je
Tak nie
Nadal robisz się przeziębiony, nazywając siebie? Przekazuj lub obciążaj się powtarzającymi się i mało kreatywnymi rzeczami, podczas gdy ważne rzeczy czekają.
- Kończę jedną pracę na raz, zanim przejdę do następnej
Czasami / Nie
Więc robisz dwadzieścia rzeczy jednocześnie? Ponieważ jesteś wielozadaniowcem, ile zadań już wykonałeś? Szanse są żadne. Skoncentruj się na robieniu jednej rzeczy naraz.
Tworzenie opłacalnej relacji z czasem wymaga czasu i stałej praktyki. Proces zarządzania czasem wymaga świadomości nas samych, naszych codziennych nawyków i działań prowadzących do marnowania czasu. Jeśli potrafimy świadomie przeanalizować nasz styl życia i nawyki, możemy wykryć i wyeliminować wiele marnujących czas czynności.
Więc uczyń czas swoim przyjacielem i sojusznikiem. Nawiąż satysfakcjonujące relacje z tym zasobem i popraw wydajność pracy oraz jakość. Wymaga to samodyscypliny i kontroli. Wkrótce zaczniesz ścigać się z pomocą działań związanych z zarządzaniem czasem i dostarczać lepszą pracę niż inni. Wszystkiego najlepszego!
Polecane artykuły
Jest to przewodnik po odpowiednich działaniach związanych z zarządzaniem czasem, które pomagają poprawić ogólną jakość naszego życia, a także dają nam większą satysfakcję z pracy i wydajność pracy. Są to następujące linki zewnętrzne związane z czynnościami zarządzania czasem.
- 15 profesjonalnych wskazówek i oszczędność czasu podczas korzystania z ZBrush (przydatne)
- Top 7 najlepszych aplikacji do śledzenia czasu w celu zwiększenia produktywności
- 4 sposoby wykorzystania siły analityki w czasie rzeczywistym
- 10 najlepszych ważnych technik łączenia na zimno
- Płaszcz 3D vs ZBrush: najlepsze różnice