E-mail to sposób komunikacji między dwiema kolejnymi osobami w celu wymiany informacji lub myśli. Jest to miękka platforma komunikacyjna, na której ludzie komunikują się na dany temat, powiadamiają o zdarzeniu lub jakimkolwiek innym celu. E-maile są pisane w językach komunikacyjnych, aby osoba (osoby) mogła zrozumieć zamiar. Podstawowym problemem e-maili jest to, że treść może wprowadzać w błąd ze względu na brak tonu i emocji w formacie pisanym, a czytelnik może źle interpretować rzeczywiste znaczenie, które autor chce wyrazić.

Funkcje niegrzecznych e-maili

Funkcje przedstawiające, że wiadomość e-mail jest niegrzeczna, zostały wymienione poniżej.

  • Obraźliwy język lub obraźliwe treści stosowane w celu zlekceważenia czytelnika, co wyraźnie można odliczyć, jest oznaką niegrzecznego e-maila. Wulgarny język stosowany w sposób niegrzeczny w celu okazania braku szacunku, prześladowania lub groźby jest przedmiotem postępowania prawnego.
  • Używanie wielkich liter lub wielkich liter oznaczających, że pisarz krzyczy na ciebie, jest również pozbawionym szacunku sposobem komunikacji.
  • Pozostawienie uprzejmości w koszu i nieużywanie ich podczas pisania jest również oznaką niegrzecznego komunikatywnego e-maila. Wiadomość e-mail bez części „witaj” lub „cześć” wydaje się być żądaniem lub poleceniem i oznacza ignorancję lub dominację. Jeśli poczta jest częścią bieżącego tematu, pozdrowienia i uprzejmości można zignorować, co nie powoduje żadnego nieprofesjonalizmu.
  • Treść wiadomości e-mail, które zawierają nieuprzejme słowa i przekazują cokolwiek w sposób niegrzeczny, przekazując osobiste informacje, nie jest dobrą wiadomością do pochwały.
  • Niepotrzebne stosowanie wykrzykników i znaków zapytania jest często uważane za niegrzeczne zachowanie w etycznym świecie pisania e-maili, chyba że komunikujesz się ze znajomymi i chcesz wyrazić swoje podwyższone uczucia. Stopień podkreślenia za pomocą pytań i wykrzykników należy odpowiednio ocenić w zależności od sytuacji.
  • Kopiowanie materiału z większej ryby i wysyłanie go do ciebie, aby wywnioskować, że praca lub coś powinno być wykonane za pomocą dowcipnego tonu, jest również niegrzeczne.

Wysyłanie niegrzecznych e-maili

Z powyższej listy wskazań niegrzecznego e-maila możesz zrozumieć podstawowe funkcje wiadomości e-mail, które mogą zaszkodzić sentymentowi czytelnika. Jest to powszechny błąd popełniany przez prawie wszystkich pisarzy e-mail. Niezależnie od tego, jak dobrze wychowany i wyrafinowany jest pisarz, czasem z powodu okoliczności niechcący oddaje się niegrzecznemu formatowi. Podczas rozmowy z kimś mamy dar wyrażeń i ton głosu, który wyraża połowę intencji. Nasze gesty i mimika decydują o nastroju rozmowy, ale w przypadku e-maili pustka wypowiedzi może być wypełniona jedynie dobrymi słowami pasującymi do intencji.

W rozmowie e-mail staraj się znaleźć odpowiedni ton zgodnie z tematem komunikacji, dopasowując się do buta czytelnika. Ten krok bardzo pomaga zrozumieć odbiorców, dlatego też pisanie wiadomości e-mail jest korzystne. E-mail został zaprojektowany z myślą o łatwych interakcjach i oszczędza dużo cennego czasu. Ale pośpiech i błędna interpretacja mogą zmienić błogosławieństwo w niechlujną rozmowę i niechciane tarcia. Błędy należy zidentyfikować i usunąć w celu skomponowania właściwego e-maila, który jest poprawnie zrozumiany przez osobę po drugiej stronie.

5 rodzajów niegrzecznych e-maili

Lista 5 ukrytych błędów, które zamieniają sytuację w bałagan, pomoże ci zidentyfikować problemy, które sprawiają, że e-maile są niegrzeczne i nieprofesjonalne.

  1. Współczynnik kopiowania węgla (CC)

Gdy wyślesz wiadomość e-mail i CC, ktoś zobaczy e-mail jako część łańcucha odbiorców. Ale Carbon Kopiowanie przez cały czas jest denerwujące wśród czytelników. Zawsze dodawanie adresatów bez powodu, aby uświadomić im, że poczta nie odzwierciedla dobrych manier. Czasami staje się bardzo irytujące dla czytelników, gdy ich nazwisko jest dołączone do wiadomości, chyba że jest to bardzo ważne.

Z drugiej strony, gdy wiadomość wysyłana jest do grupy adresatów w celu komunikacji, wówczas niezamierzone udzielenie odpowiedzi wszystkim odbiorcom z podziękowaniami lub innymi podziękowaniami może wydawać się bardzo nieprofesjonalne. Zdobycie kolejnego e-maila w tym samym łańcuchu tylko za gest potwierdzenia jest bardzo irytujące dla pracowników, którzy otrzymują dziesiątki z nich w trakcie pracy.

Sztuką, aby uniknąć tego irytującego nawyku, jest potraktowanie procesu wysyłania wiadomości e-mail jako rozmowy osobistej. Pomyśl o wymaganiach dotyczących wiadomości e-mail i utwórz skrypt konwersacji, w którym łatwo przekonasz się, że proste wiadomości e-mail z potwierdzeniem nie są obowiązkowe lub wymagane, co powoduje irytację u zapracowanych czytelników. Wysłanie niegrzecznego e-maila marnuje czas czytelnika, a produktywność zespołu maleje. Przełam nawyk odpowiadania wszystkim w łańcuchu pocztowym i pozwól wszystkim zachować spokój.

  1. Za krótki, aby zrozumieć

Jak się czujesz, gdy komuś opracowujesz jakiś fakt, a po jego zakończeniu odpowiada on małym kiwnięciem lub zwykłą postawą? To zachowanie jest bardzo irytujące. Ten sam przypadek oznacza również pisanie wiadomości e-mail. Jeśli nadawca dołożył wszelkich starań, aby zrozumieć fakty za pomocą właściwego i szczegółowego opisu, wówczas krótka odpowiedź, taka jak „dziękuję”, „odnotowano” lub „dostałem” jest bardzo irytująca. Nadawca uważa, że ​​cały wysiłek idzie na marne ze względu na bezwartościową odpowiedź. Nie masz mocy, aby wyrazić swoje uczucia na ten temat, dlatego małe odpowiedzi wydają się bardzo niegrzeczne i pozbawione szacunku, chociaż wyraziłeś to z odpowiednimi uczuciami ze swojej strony. Twój zamiar musi odpowiednio odzwierciedlać w odpowiedzi, aby nadawca otrzymał wiadomość, że potwierdziłeś pocztę i jesteś zobowiązany do działania. Apatyczne odpowiedzi są niezamierzone, ale czytelnik może uzyskać zły obraz, który nie jest zdrowy dla przyszłych celów.

Najlepszym sposobem uniknięcia takiego napięcia w miejscu pracy jest komunikacja w bardziej humanitarny sposób. Pisanie „Dostałem wiadomość i będę w stanie odpowiedzieć poprawnie następnego dnia” jest o wiele lepsze niż pisanie „Mam ją”. Daje to lepszy aspekt dbania o nadawcę i nadawania wartości e-mailowi, który pisał spędzając czas. Prosta wiadomość staje się bardziej akceptowalna, gdy zainwestuje się trochę więcej czasu na odpowiedź.

  1. Znacznik ASAP lub PILNE

Temat wiadomości e-mail ma rzucić światło na intencję tego obszernego artykułu. Jest krótki i na temat. Ale czasami, gdy umieścisz znacznik pilności lub pośpiechu, cały e-mail staje się dla czytelnika nieuprzejmy. Nie można poradzić sobie z e-mailem, ponieważ są one przeznaczone do wyszukiwania w czasie wolnym. Jeśli sprawa jest tak pilna, lepiej komunikować się przez telefon. Możesz po prostu zadzwonić do tej osoby i natychmiast rozwiązać problem, czekając na odpowiedź po drugiej stronie. Etykieta pilności w temacie nadaje negatywny i niegrzeczny ton czytelnikowi.

Istnieją dwa sposoby uniknięcia napięcia „pilnego” tagu w temacie. Jeśli problem można przekazać w trybie relaksacyjnym, a celem wiadomości e-mail jest poinformowanie czytelnika, usuń pilną linię tagu lub format ASAP z tematu. Niech dostanie wiadomość i zareaguje podobnie. Ale jeśli sprawa jest tak pilna, skontaktuj się z nim za pośrednictwem lepszego medium do natychmiastowej reakcji i rozwiąż go. Jeśli sprawa może być przekazana tylko pocztą, musisz mieć umiejętność przygotowania silnego tematu, który będzie kładł duży nacisk na pilność sprawy bez korzystania z niegrzecznych treści. W miejscu pracy wszyscy pracownicy często sprawdzają wiadomości e-mail, aby zawsze była szansa na natychmiastową odpowiedź. Niech czytelnik zrozumie pilność i odpowiednio zareaguje. Wiersz tematu wykona pracę po ustawieniu odpowiedniego tonu. Przyciągnięcie ich uwagi dobrą linią tematyczną jest właściwym sposobem na rozwiązanie problemu. Dodaj wiersze oznaczające czas odpowiedzi wymagany przez zainteresowane osoby, a czytelnik zareaguje podobnie.

  1. Poniżający ton

E-maile są przeznaczone do komunikacji, która ma na celu rozwój w pozytywnym kierunku. Wiadomości e-mail wysyłane w celu poinformowania pracowników lub współpracowników o swoich procedurach roboczych, wskazujące na wady cały czas, mogą nadać niegrzeczny ton. Jest to sposób krytyki i jak wszyscy wiemy, krytyka może być pozytywna i konstruktywna. E-maile mające na celu wskazanie krzywdy poniżają entuzjazm pracownika. Gdy zaufanie spadnie, jakość pracy również się pogorszy. W wiadomościach e-mail należy unikać negatywności, aby utrzymać siłę roboczą dedykowaną i zwiększoną. Z drugiej strony podkreślanie błędów i poprawianie jest również ważne dla przyszłości firmy.

Ten sam hałas tkwi w komunikacji za pośrednictwem poczty elektronicznej. Nie możesz pokazać swoich wyrażeń ani tonu w zamierzeniu, dlatego oczywiste jest, że krytykowanie wiadomości e-mail może trafić bezpośrednio w strefie sentymentu czytelnika. Używanie negatywnych słów stanowi zły ton w e-mailu i może łatwo zniechęcić czytelnika. Jeśli zamierzasz przedstawić negatywne poglądy na temat czyjegoś występu, umieść to w taki sposób, aby nadać konstruktywny ton krytyczny. Unikaj używania słów, które mają negatywny wpływ, i pozwól sobie na używanie słów pozytywnych, które zapewniają negatywny sens, ale w zachęcający sposób. Powiadomienie o złych wynikach danej osoby nie jest chodzeniem po torcie. Powinieneś zrozumieć sentyment związany ze stopniem staranności danej osoby. Pod tym względem ustaw swój ton w poczcie i skomponuj dobry kawałek. Jeśli sytuacja jest tak zła, najlepiej jest osobiście poradzić sobie z procesem, niż wysyłać obraźliwe wiadomości e-mail. Jeśli e-mail jest jedyną opcją, napisz artykuł w sposób konwersacyjny, aby osoba mogła zrozumieć prawdziwą intencję i łatwo przyswoić krytykę.

  1. Podejście robotyczne

Używanie poczty elektronicznej jako środka komunikacji jest bardzo powszechne w miejscu pracy. Ale czasami z powodu dużego obciążenia pracą i biznesu zapominamy dodawać konotacje. Brak „proszę”, „dziękuję” i „pozdrowienia” są bardzo częste w wiadomościach e-mail, które odzwierciedlają robotyczne podejście do pracy. Nie jest obowiązkowe, aby te słowa były obowiązkowe w wiadomości e-mail, ale ich obecność odzwierciedla proste ludzkie emocje. Czytelnik może uznać cię za nieludzkiego, jeśli wskoczysz do niego i uderzysz go w twarz i wyjdziesz z pokoju. Podejście to wydaje się być częścią linii montażowej.

Wysyłanie nieludzkich maili jest jak wejście do biura lub kabiny i przekazanie raportu do wypełnienia, nawet bez słowa podziękowania. To jest dość niegrzeczne. Dodaj kilka sekund do swojej kompozycji, aby uwzględnić słowa odzwierciedlające ludzką część nadawcy. Nie chodzi o to, że musisz zapytać, jak się czuje, lub zapytać o członków rodziny, aby udowodnić, że jesteś życzliwym życzeniem, ale proste powitanie i inne słowa potwierdzające nadają temu podejściu delikatny charakter. Unikaj też ścisłych słów, które mogłyby uczynić cię tylko mechaniczną częścią zespołu. Ustaw ton w bardziej miękki i ludzki sposób, aby odbiorca mógł skorelować się z twoimi intencjami i działać podobnie.

W skrócie

Życie polega na uproszczeniu ścieżki. Każdy krok związany jest z komunikacją. Prosty błąd lub ignorancja rujnują cały proces. Wrażliwe pisanie wiadomości e-mail korzystnie wpływa na proces łączenia i rozwoju we wszystkich aspektach. Ustaw swój ton w taki sposób, w jaki zamierzasz powiedzieć odbiorcy i odpowiednio się komunikować, unikając nieporozumień. Pozwól czytelnikowi poprawnie zrozumieć Twoją wiadomość.

Kategoria:

Rozwój przedsiębiorczości