Utwórz skuteczny wykres Gantta dla projektu -
Zarządzanie projektami jest skomplikowanym procesem i często wymaga żonglowania kilkoma zadaniami jednocześnie. Dotyczy to wszelkiego rodzaju projektów - czy to zarządzających domem, szczególnie trudnym projektem rozwoju oprogramowania, czy wykonawcą cywilnym.
Gdy jest jedno lub dwa zadania, kierownikowi projektu łatwo jest zapamiętać, co należy zrobić, kiedy i jak. Ale co, jeśli istnieje wiele wątków działań, niektóre ze sobą powiązane? Jak śledzić wszystkie zadania, aby upewnić się, że projekt został ukończony, dobrze ukończony i ukończony dobrze na czas?
Oto, gdzie pojawia się wykres Gantta. Są wizualną reprezentacją zadań w projekcie. Karta Gantta ma swoje początki w 1896 r., Kiedy polski inżynier Karol Adamiecki zastosował podobną kartę do przedstawienia harmonogramów produkcji. Nazwał go harmonogramem, a ponieważ został opublikowany w języku polskim i rosyjskim, pozostał w dużej mierze nieznany. Jednocześnie Amerykanin Henry Gantt zaprojektował podobny wykres i to jego imię nosi teraz ten wykres.
Wykres był szeroko stosowany w inżynierii produkcji. Wkrótce, wraz z pojawieniem się komputerów, stała się powszechną i praktyczną metodą planowania projektów. Dzięki aplikacjom internetowym wykres Gantta zyskał na popularności i jest obecnie powszechną cechą większości projektów. Teraz jednak dzięki metodologiom Agile popularność wykresu Gantta jest niska. Próbowała jednak ewoluować z czasem.
Co to jest wykres Gantta w zarządzaniu projektami?
Po pierwsze: czym jest wykres Gantta w zarządzaniu projektami? Mówiąc najprościej, wykres Gantta to wizualna reprezentacja grafu słupkowego harmonogramu projektu.
Zazwyczaj wiersze obejmują różne zadania projektu, często drążąc w dół do poszczególnych zadań, a oś czasu tworzy kolumny wykresu.
Dzięki programom, które tworzą wykres Gantta dla projektu, możesz zobaczyć, gdzie stoi projekt w danym dniu. Wykres Gantta dla projektu pokazuje, kto jest odpowiedzialny za każde zadanie, a także wszelkie zależności między zadaniami.
Oto typowa tabela Gantta dla projektu:
Wykres wyraźnie pokazuje, w łatwy do zrozumienia sposób, gdzie obecnie stoi projekt. Wykres jest niezwykle przydatny w prezentacjach dla kierownictwa, a także dla klientów, którzy mogą chcieć szybkiej oceny realizowanych zadań.
Zależności na wykresie Gantta dla projektu
Jednym z głównych powodów niepowodzenia harmonogramów projektów jest niewłaściwe rozpoznawanie zależności. Powiedzmy, że masz projekt, który wymaga trzech różnych ścieżek pracy. Wszystkie te muszą się zbiegać, aby projekt mógł iść do przodu. Nawet jeśli jedna ze ścieżek roboczych jest opóźniona, cały harmonogram projektu ulega awarii. W przypadku wykresu Gantta zależność ta jest identyfikowana wizualnie na etapie planowania, dzięki czemu wszelkie opóźnienia będą natychmiast oznaczane, co oznacza możliwe opóźnienia. Jako kierownik projektu możesz następnie natychmiast rozmieścić zasoby, aby zapewnić, że opóźnienie spowoduje minimalne szkody.
W projekcie istnieje kilka rodzajów zależności. Wszystkie z nich można oznaczyć na wykresie Gantta.
- Finish to Start (FS): W tego rodzaju zależności zadanie A musi zostać zakończone przed rozpoczęciem zadania B. Przykład: Załóżmy, że pracujesz nad projektem projektowania stron internetowych. Dopiero po zatwierdzeniu przez klientów obrazów, które mają być użyte w witrynie, może nastąpić dowolna praca nad nimi w Photoshopie.
- Start to Start (SS): W tego rodzaju zależności należy uruchomić zadanie A, aby rozpocząć zadanie B. Prostym przykładem może być pisanie. Pisarz musiał zacząć pisać powieść, zanim zaczął edytować jej części.
- Finish to Finish (FF): W tego rodzaju zależności zadanie A musi zostać zakończone przed wykonaniem zadania B. Powiedzmy, że pracujesz nad broszurą. Zadanie „tworzenie tekstu” musi zostać zakończone przed zakończeniem zadania „projektowanie broszury”. Jednak projektowanie można rozpocząć przed ukończeniem tekstu, jak to często się dzieje, przy użyciu fikcyjnego tekstu. \
- Start to Finish (SF): W tej rzadkiej zależności Zadanie A musi się rozpocząć, zanim Zadanie B będzie mogło zakończyć się. Można to zastosować do obsadzenia nowej pozycji. Istotne może być, aby odchodzący pracownik przeszkolił nowego pracownika, aby pracownik odchodzący z organizacji mógł to zrobić dopiero po przyjęciu nowego pracownika do pracy. Należy zauważyć, że ściśle nie jest to podejście profesjonalne.
Podczas opracowywania oprogramowania Microsoft zaleca stosowanie najczęściej schematu Finish Start. Odradza to również stosowanie algorytmu Start to Finish, ponieważ może to oznaczać niekończące się opóźnienie i możliwe cykliczne odwołania w przepływie pracy. Jednak w przypadku wdrożeń just-in-time można zastosować zależność Rozpocznij do końca.
Kroki tworzenia efektywnego wykresu Gantta dla projektu:
Proces tworzenia wykresu Gantta dla projektu jest dość intuicyjny. Jednak w celu jak najlepszego wykorzystania należy również zaplanować wykres.
Chociaż możesz przygotować wykres na papierze lub na komputerze, to ułatwi zadanie, jeśli masz szablon wykresu Gantta, do którego możesz podłączyć informacje. Większość internetowych narzędzi do współpracy obejmuje szablony wykresów Gantta. Istnieje również wiele szablonów dostępnych dla tego samego dla Microsoft Excel.
-
Stwórz kompleksową listę zadań
Ten krok obejmuje rozbicie projektu na komponenty wykresów Gantta. Jeśli uda się rozbić go na hierarchiczną strukturę z grupami zadań, w ramach której zadania są określone bardziej szczegółowo, będzie działać najlepiej.
Rozważmy na przykład zadanie stworzenia nowej strony internetowej
Niektóre ogólne etapy to:
- Przejrzeć
- Zakres
- Projekt
- Zawartość
- Kodowanie
- Testowanie
- Wdrożenie i utrzymanie
Pod każdym z tych kroków będą dodatkowe zadania. Najlepiej wiercić jak najgłębiej, aby zadania były jasno określone.
Na przykład, biorąc pod uwagę fazę Treści, zaangażowanymi zadaniami podrzędnymi mogą być:
- Zestawienie i przegląd tekstu
- Zestawienie i przegląd elementów graficznych
- Tworzenie / przepisywanie tekstu
- Tworzenie elementów graficznych (może obejmować sesję zdjęciową itp.)
- Edytowanie obrazu
- Edycja tekstu
- Finalizacja treści
Lub wszelkie inne kroki, które mogą być istotne dla twojego projektu.
Podobnie, wszystkie zadania, choć pozornie trywialne, muszą zostać wymienione.
-
Wymień zależności zadań
Zależności zadań należy wymienić. Wystarczyłby zwykły arkusz Excela, a nawet tabela Worda.
Jakie kroki są zależne od innych?
W naszym przykładzie edycję treści można rozpocząć dopiero po ocenie istniejącej treści i utworzeniu nowej treści, jeśli to konieczne. Photoshopping można wykonać dopiero po zrobieniu zdjęć.
Ważne jest zanotowanie zależności, aby planowanie wykresów Gantta stało się łatwiejsze i bardziej precyzyjne.
To zależy również od twojej organizacji. Jeśli zespoły są mniejsze i zasoby są ograniczone, warto najpierw zaplanować zasoby, a następnie je zaplanować. Jeśli Twoja firma to ogromna firma z szeroką pulą zasobów, warto najpierw utworzyć oś czasu.
-
Utwórz oś czasu dla projektu
Dla menedżerów, którzy lubią się wcześniej brudzić, jest to najbardziej mięsista część wykresu Gantta.
Gdy zadania są gotowe, tworzona jest oś czasu. Czynnik w weekendy i święta.
W oprogramowaniu takim jak SmartDraw, wykres Gantta dla projektu jest tworzony zaraz po wprowadzeniu danych na przyjaznym ekranie. Jednak w przypadku innego oprogramowania lub szablonów Excel może być konieczne wpisanie wartości w samym arkuszu kalkulacyjnym wykresów Gantta.
Ponieważ wykres Gantta jest narzędziem do wizualizacji planu, dostępność specjalistycznego oprogramowania nie powinna mieć tak dużego znaczenia.
Osie czasu są zależne od klienta, a jeśli klient ma określone ograniczenia czasowe, upewnij się, że mądrze dzielisz czas między zadaniami.
Ta oś czasu musi się zmienić i prawdopodobnie nie jest ostateczna, ale postaraj się, aby była jak najbliższa końcowej, jak to możliwe.
-
Przydziel każde zadanie grupie lub osobie
Jako kierownik projektu musisz znaleźć najlepszy sposób, aby to zadziałało. Oceń swój zespół. Zastanów się, kto najlepiej będzie pracował dla danego zadania. Ułożenie projektu w przybliżeniu na osi czasu w notatniku lub oprogramowaniu pomoże również zapewnić, że zasoby nie zostaną podwójnie zamoczone - wymagane w dwóch miejscach jednocześnie.
Może to zająć trochę czasu, ale jest to ważna część, którą należy naprawić.
Oto niektóre pytania, które mogą pomóc ci ustalić odpowiednie osoby:
- Czy ten zasób sprawdzi się w roli klienta?
- Czy ten zasób będzie w stanie koordynować i współpracować z innymi?
- Czy ten zasób będzie w stanie szybko zmienić sytuację?
- Czy ten zasób jest lepszy w wielozadaniowości lub w wykonywaniu jednego zadania dogłębnie?
- Od kiedy ten zasób jest dostępny? W zależności od tego, czy projekt ma krytyczne znaczenie dla zasobów, czy czas, zadania zostaną przydzielone.
W tym miejscu należy również wyjaśnić kilka kwestii w obrębie organizacji:
- Kto podpisuje się na designie? Na sms? O budżetach?
- Ważne jest, aby zapewnić osobie odpowiedzialnej za podpisywanie się rzeczy odpowiednią swobodę. Jeśli dyrektor ds. Treści, odpowiedzialny za wszystkie treści, wyjeżdża na planowaną podróż za granicę, upewnij się, że jest to uwzględnione na osi czasu.
Będzie to wymagało pewnej koordynacji z działem HR i innymi kierownikami projektów i będzie to obejmować.
Teraz możesz przydzielić pojedyncze zasoby lub grupy do zadań, które zostały już określone w czasie i odwzorowane pod kątem zależności.
To powinno być to, prawda? Pozostaje jeszcze jeden ostatni i decydujący krok.
-
Udostępniaj i udoskonalaj
Gdy wszystko wydaje się być zablokowane, udostępnij tabelę kluczowym interesariuszom. Dobrą praktyką jest udostępnianie mapy całemu zespołowi, aby upewnić się, że nie umknie Ci nic ważnego.
Jest gotowy do udostępnienia klientowi, a po zatwierdzeniu wykres Gantta dla projektu jest gotowy do użycia!
Ograniczenia wykresu Gantta dla projektu
Modne hasło w zarządzaniu projektami oprogramowania to Agile. Metodyki zwinne są wszędzie, a ich stosowanie rośnie z dnia na dzień.
Tradycyjny wykres Gantta dla projektu ma bardzo ograniczony zakres w przypadku nowoczesnych projektów oprogramowania, ponieważ nacisk kładziony jest na adaptację. Wykres Gantta planuje całość z góry, a jeśli (a raczej kiedy) harmonogramy się zmienią, stają się bardzo trudne do zniesienia. A lepiej wykorzystany czas służy do aktualizacji wykresu Gantta.
Zwinne projekty mogą wykorzystywać krótkie sprinty (w przypadku Scruma) lub najpierw pracować nad najpilniejszą pracą (jak w Kanbanie), przygotowanie wykresu Gantta na tygodnie nie będzie po prostu możliwe. W innych elastycznych metodologiach projektowych, takich jak programowanie ekstremalne, będzie to po prostu strata czasu, ponieważ planowane części wykresu są bardzo krótkie.
Menedżerowie projektów oprogramowania zgłosili pewne sukcesy w korzystaniu z wykresu Gantta dla projektu, aby śledzić poszczególne sprinty. Inni pooh-puchatku pomysł, mówiąc, że wykres Gantta dla projektu opartego na modelu zarządzania projektem Waterfall.
Wykresy Gantta mają również reputację próby wyświetlania zbyt dużej ilości informacji. Słupki o różnych kolorach wskazujących różne zasoby i zależności mogą być bardzo mylące w przypadku złożonych projektów.
Jednak wykres Gantta jest nadal popularnym narzędziem do planowania w wielu branżach. W rzeczywistości odgrywają one ogromną rolę w projektach bardziej zorientowanych na proces, takich jak tworzenie stron internetowych.
Alternatywy dla wykresu Gantta dla projektu
Wykres Gantta jest zasadniczo diagramem słupkowym harmonogramów zadań. Każdy kawałek papieru, w tym szczegółowa lista spraw, może osiągnąć ten sam cel.
Niektóre alternatywy dla wykresu Gantta dla projektu obejmują:
- Szczegółowa lista osób odpowiedzialnych
- Tablica śledząca postęp każdej historii / sprintu w przypadku projektów Agile
- Tablica Kanban: prosta tablica z trzema kolumnami - do zrobienia, zrobienia i zrobienia w najprostszej formie
- Inne narzędzia stworzone specjalnie dla projektów Agile, takie jak Sandglaz
Wykresy Gantta przeszły długą drogę, służąc przemysłowi produkcyjnemu i usługowemu. Sprawiły, że procesy były o wiele bardziej przejrzyste i jak najlepiej przystosowały się do bardziej wymagającego przemysłu oprogramowania.
Choć ich popularność bez wątpienia znacznie zmalała, nadal pozostają pierwszym celem dla menedżerów projektów na całym świecie na początku projektu.
Polecany artykuł
Jest to przewodnik po tym, jak utworzyć wykres Gantta dla projektu. Tutaj omawialiśmy kroki, aby skutecznie utworzyć wykres Gantta dla projektu. Możesz także zapoznać się z następującymi artykułami, aby dowiedzieć się więcej -
- Zarządzanie projektem Waterfall
- Kanban: Przydatny krok?
- Top 5 rodzajów narzędzi do raportowania zarządzania projektami
- 20 ekscytujących pytań do rozmowy kwalifikacyjnej dotyczącej zarządzania projektami
- Ważne w języku Visual Basic - wykres z dynamicznym wprowadzaniem