Lista rozwijana programu Excel (spis treści)
- Lista rozwijana w programie Excel
- Jak utworzyć listę rozwijaną w programie Excel?
Lista rozwijana w programie Excel
Lista rozwijana w programie Excel jest przydatną funkcją, która pozwala nam wybrać wartość z pola listy. Lista rozwijana w programie Excel jest używana głównie w organizacji, takiej jak wprowadzanie danych i transkrypcje medyczne oraz pulpity nawigacyjne danych, w celu łatwiejszego wybierania i aktualizowania danych sprawdzania poprawności z listy rozwijanej. Dlatego lista rozwijana programu Excel oszczędza czas, w którym możemy uniknąć błędów w części sprawdzania poprawności.
Możemy łatwo utworzyć rozwijaną listę w programie Excel, wybierając kartę danych, w której możemy znaleźć opcję sprawdzania poprawności danych.
Jak utworzyć listę rozwijaną w programie Excel?
Kliknij menu danych i wybierz menu sprawdzania poprawności danych, jak pokazano poniżej.
Kliknij kartę Walidacja danych, aby uzyskać okno dialogowe wyświetlane w następujący sposób.
Teraz możemy zobaczyć część Kryteria sprawdzania poprawności, w której musi pozwolić na opcję, kliknij pole rozwijane, w którym wyświetli się kilka części sprawdzania poprawności, takich jak liczba całkowita, liczba dziesiętna itp.
Z kryteriów sprawdzania poprawności wybierz opcję Lista, aby utworzyć rozwijaną listę programu Excel, która utworzy i poprosi o wybranie komórki do wyświetlenia rozwijanej listy w programie Excel.
Możemy łatwo stworzyć profesjonalny szablon, korzystając z listy rozwijanej w programie Excel, gdzie był używany głównie do części sprawdzania poprawności danych.
Najpierw utwórz zestaw bazy danych, który będzie wyświetlany na liście rozwijanej, ta baza danych musi być utrzymywana w jednym arkuszu, w którym data pochodzi z głównej głównej bazy danych, dlatego ważnym zadaniem głównej bazy danych musi być odpowiednia aktualizacja i konserwacja.
Zobaczmy teraz, jak to zrobić za pomocą kilku przykładów.
Lista rozwijana programu Excel - przykład nr 1
Zobaczmy przykład, w którym stworzymy zestaw bazy studentów z nazwami, numerami i ocenami. Tak, że przydatne będzie wybranie nazwy, numeru rzutu i oceny dla konkretnych uczniów z listy rozwijanej programu Excel w najprostszy sposób.
Możesz pobrać ten rozwijany szablon Excel tutaj - rozwijany szablon Excel
W powyższej tabeli możemy zobaczyć bazę danych, która ma nazwisko studenta, Roll No & Grade. Aby utworzyć listę rozwijaną w programie Excel, wykonaj następujące kroki, jak pokazano poniżej:
- Kliknij kartę Dane. Wybierz opcję Walidacja danych.
- Okno dialogowe sprawdzania poprawności danych wygląda następująco.
- W polu Walidacja kryteria wybierz opcję Lista.
- Wybierz kartę źródłową, w której program Excel poprosi o wyświetlenie komórki bazy danych na liście rozwijanej.
- Po kliknięciu karty źródłowej otrzymujemy pole wyboru sprawdzania poprawności danych w następujący sposób.
- Wybierz kolumnę, w której ma zostać wyświetlona lista rozwijana, i wybierz kolumny A2: A8 dla rozwijanej listy nazwisk uczniów, a następnie kliknij OK.
- Po podaniu kolumny wyboru otrzymamy listę rozwijaną, jak pokazano poniżej.
Teraz możemy zobaczyć na powyższym zrzucie ekranu listę rozwijaną programu Excel dla nazwiska ucznia, która pokazuje listę nazwisk ucznia. Funkcja listy rozwijanej pozwala nam wybierać nazwiska uczniów z listy baz danych, dzięki czemu możemy uniknąć błędów, a także uniknąć wpisywania duplikacji w arkuszu programu Excel.
Zobaczmy teraz, jak uzyskać Roll No na liście rozwijanej w następujący sposób:
- Przejdź do zakładki danych.
- Wybierz opcję sprawdzania poprawności danych.
- Otrzymasz okno dialogowe, które pokaże kryteria walidacji.
- Wybierz opcję Lista z rozwijanej listy.
- Umieść komórkę w kolumnie F, jak pokazano poniżej na zrzucie ekranu, aby wyświetlić menu listy rozwijanej.
- Wybierz kolumnę bazy danych z B2: B8.
- Kliknij OK.
Rezultatem byłoby:
Zobaczmy teraz, jak doprowadzić ocenę do rozwijanej listy w następujący sposób:
- Przejdź do zakładki danych.
- Wybierz opcję sprawdzania poprawności danych.
- Otrzymasz okno dialogowe, które pokaże kryteria walidacji.
- Wybierz opcję Lista z rozwijanej listy.
- Umieść komórkę w kolumnie G, jak pokazano na zrzucie ekranu, aby wyświetlić menu listy rozwijanej.
- Wybierz kolumnę bazy danych z C2: C8.
- Kliknij OK.
Wynik będzie:
Dlatego stworzyliśmy listę rozwijaną dla wszystkich nazwisk uczniów, nr rolki, ocena. Możemy teraz utworzyć listę rozwijaną, aby wybrać nazwisko uczniów oraz odpowiadający im numer rzutu i ocenę, jak pokazano na poniższym zrzucie ekranu.
Teraz widzimy, że lista rozwijana została utworzona tylko dla jednej kolumny, aby zastosować ją do wszystkich kolumn tam, gdzie potrzebujemy, musimy skopiować i wkleić pole rozwijane do określonej komórki.
Teraz na powyższym zrzucie ekranu widzimy, że lista rozwijana została zastosowana do całej kolumny, w której pokazuje całą nazwę studenta z bazy danych, a także Roll No i Grade.
Lista rozwijana w programie Excel - przykład nr 2
W tym przykładzie zobaczymy, jak dodać „TAK” lub „NIE” z wyraźnym przykładem.
Tutaj, w statusie, dodamy teraz rozwijaną listę „TAK” lub „NIE”, aby poznać obecny status uczniów.
- Przejdź do zakładki danych.
- Wybierz opcję sprawdzania poprawności danych.
- Otrzymasz okno dialogowe, które pokaże kryteria walidacji.
- Wybierz opcję Lista z rozwijanej listy.
- Umieść komórkę w kolumnie F, jak pokazano na zrzucie ekranu, aby wyświetlić menu listy rozwijanej.
- Wybierz kolumnę bazy danych z B2: B3.
- Kliknij OK.
Teraz widzimy, że powyżej pola listy rozwijanej TAK lub NIE, aby sprawdzić obecny status studenta.
Lista rozwijana w programie Excel - przykład nr 3
Komunikat o błędzie
Tutaj dzieje się, jeśli wpisujemy nieprawidłowe dane, tj. Listę nieznanych nazw z bazy danych. Lista rozwijana funkcja sprawdza najpierw na liście baz danych, czy nazwa jest zgodna. Program Excel nie wyświetli okna dialogowego błędu.
Załóżmy, że wpisaliśmy niepoprawne dane na liście nazwisk uczniów, takie jak „geethas”, gdzie możemy zobaczyć, że nazwisko tego studenta nie znajduje się na liście baz danych. Lista rozwijana funkcja sprawdza w bazie danych, czy nazwy są zgodne, czy nie, jeśli nie, wyświetli się okno dialogowe błędu w następujący sposób.
Możemy edytować ten komunikat o błędzie, aby użytkownik końcowy mógł zrozumieć, jakich danych potrzebuje, aby go wprowadzić.
Podczas sprawdzania poprawności danych możemy zobaczyć, że istnieją trzy zakładki, takie jak Ustawienia, Komunikat wejściowy i Alert błędu.
Tutaj edytujemy komunikat o błędzie zgodnie z naszą bazą danych studentów i postępujemy zgodnie z poniższą procedurą.
- Przejdź do zakładki sprawdzania poprawności danych.
- Wybierz kartę Alert błędów.
- Otrzymamy powyższe okno dialogowe z tytułem i komunikatem o błędzie.
- Podaj nazwę tytułu i komunikat o błędzie, który ma być wyświetlany dla komórki.
Dlatego zaktualizowaliśmy nazwę tytułu i komunikat o błędzie, aby wyświetlać się teraz, zobaczmy, jak błąd pojawi się w oknie dialogowym.
Załóżmy, że wpisaliśmy nieznaną nazwę w kolumnie z nazwiskiem studenta, a funkcja listy rozwijanej spowoduje wygenerowanie następującego błędu z niestandardowym tytułem i komunikatem o błędzie w następujący sposób.
Widzimy, że wpisaliśmy nieznaną nazwę, taką jak „Samantha”, której nie ma w bazie danych, i program Excel pokazany jako komunikat o błędzie, podany ręcznie w oknie dialogowym komunikatu o błędzie, jak zaznaczono powyżej.
Rzeczy do zapamiętania
- Utrzymaj osobną bazę danych do tworzenia rozwijanej listy w programie Excel.
- Używaj odpowiedniego komunikatu o błędzie tam, gdzie jest to potrzebne.
- Zastosuj sprawdzanie poprawności danych do określonej komórki.
Wniosek
Lista rozwijana Excel służy głównie do tworzenia profesjonalnych szablonów i formularza wprowadzania danych, aby ułatwić pracę.
Polecane artykuły
To był przewodnik po rozwijanej liście w programie Excel. Tutaj omawiamy, jak utworzyć listę rozwijaną w programie Excel wraz z praktycznymi przykładami i szablonem programu Excel do pobrania. Możesz także przejrzeć nasze inne sugerowane artykuły -
- MS Excel: Funkcja ISBLANK
- Zastosowania funkcji ISERROR w programie Excel
- Jak korzystać z funkcji ISNA w programie Excel
- Najlepsze przykłady funkcji Excel REPT
- Przykłady makr programu Excel