Fazy zarządzania projektami
Projekt to wspólny zestaw operacji obejmujący badania lub projektowanie, który jest starannie zaplanowany, aby osiągnąć określony cel. Krótko mówiąc, projekt wytwarza produkt lub usługę, która różni się od istniejącej na końcu. Projekt musi być zarządzany, aby uzyskać pożądany rezultat. Projekt i zarządzanie nim przechodzą szczególną procedurę szybkiego poruszania się, unikając wszelkiego rodzaju przeszkód i osiągając założone cele. Ta procedura nazywa się cyklem życia projektu. Zarządzanie projektami polega na zastosowaniu wiedzy, umiejętności, narzędzi i technik do działań projektowych w celu spełnienia wymagań projektu. Obejmuje inicjowanie, planowanie, realizację i zamknięcie projektu.
5 najważniejszych faz zarządzania projektami.
1. Projekt inicjujący:
Proces inicjowania decyduje o tym, jaki projekt jest podejmowany i co można z nim zrobić. Jeśli nie zostanie to usunięte, projektowi trudno jest osiągnąć swoje cele. Ważne jest zrozumienie potrzeb firmy związanych z projektem i podejmowane są wszystkie środki, aby jak najlepiej z niego skorzystać. Wszelkie braki należy zgłaszać i niezwłocznie usuwać. Podczas inicjowania projektu należy wziąć pod uwagę kilka obszarów. Dokumenty inicjujące projekt można przygotować do udokumentowania tych obszarów. Dokumenty inicjujące projekt to seria skrupulatnie powiązanych dokumentów używanych do skrupulatnego planowania projektu i jego kolejności trwania.
- Propozycja projektu
- Zakres projektu
- Struktura podziału produktu
- Struktura podziału pracy
- Przypisanie odpowiedzialności
- Wstępny harmonogram projektu
- Analiza potrzeb biznesowych i mierników projektu
- Przegląd trwającego projektu
- Analiza finansowa projektu i jego budżetowanie
- Analiza interesariuszy
- Karta projektu
- Analiza mocnych i słabych stron, szans i zagrożeń dla biznesu
2. Planowanie projektu:
Po etapie inicjacji planowane jest uporządkowanie wszystkich szczegółów. Główną ideą jest zaplanowanie wszystkich aspektów projektu i dostępnych zasobów, aby można było podjąć decyzję o pracy i zarządzać ryzykiem. Podobnie jak w przypadku etapu inicjacji, niepoprawne zaplanowanie ogromnie zmniejsza szanse powodzenia projektu. Planowanie projektu zazwyczaj składa się z:
- Należy określić metodologię zarządzania projektami;
- Należy opracować zakres projektu;
- Zespół projektowy musi zostać wybrany;
- Podział struktury produktu i pracy według rezultatów;
- Identyfikacja działań w ramach projektu w celu osiągnięcia wszystkich celów projektu i uporządkowanie ich według kolejności;
- Szacowanie wymagań dotyczących zasobów projektu;
- Szacowanie czasu trwania projektu i jego kosztów;
- Opracowanie harmonogramu prac;
- Budżetowanie projektu;
- Zarządzanie ryzykiem;
- Opracowanie środków do testowania jakości;
- Formalne zatwierdzenie pracy.
3. Realizacja projektu:
Wykonanie odbywa się zgodnie z warunkami ustalonymi na etapie planowania. Proces ten zapewnia, że etap planowania projektu był sprawiedliwy. Na tym etapie odbywa się właściwe zarządzanie wszystkimi dostępnymi zasobami, a także analiza finansowa i budżetowanie. Efektem tej fazy jest końcowy wynik.
- Dokumentacja projektu: Posiadanie fizycznych dokumentów wszystkiego, co jest niezbędne do skutecznego wykonania projektu, pomaga w jego pomyślnym zakończeniu. Ważne jest, aby mieć pod ręką fizyczną dokumentację harmonogramu projektu, ponieważ pomaga nam to zarządzać czasem trwania projektu, jego zakresem, skutecznością i tempem. Mając wszystkie dokumenty w ręku, łatwo jest sprawdzić, czy projekt jest prawidłowo wdrażany, czy nie. Ten etap, w trakcie trwania projektu, zapewnia fizyczne odniesienie na wypadek, gdyby trzeba było zweryfikować swoją pracę. W większości przypadków dokumentacja projektu jest najlepszym sposobem nadzorowania różnych faz zarządzania projektem. Jeśli pójdzie tak, jak powinno być, może okazać się kluczowe dla powodzenia projektu .
4. Monitorowanie i kontrola projektu
Faza monitorowania i kontroli dotyczy nadzoru nad realizacją projektu, dzięki czemu wszystkie możliwe przeszkody i problemy można zidentyfikować z odpowiednim wyprzedzeniem i można podjąć działania naprawcze. Co najważniejsze, polega to na regularnym śledzeniu projektu i jego procedur na bieżąco, aby sprawdzić, czy ktokolwiek odbiega od harmonogramu projektu lub narusza ustalone warunki. To wymaga:
-
- Należy zmierzyć harmonogram projektu;
- Należy zmierzyć zmienne projektu;
- Należy podjąć działania naprawcze w celu usunięcia wszystkich potencjalnych przeszkód związanych z projektem;
- Należy wprowadzić tylko zatwierdzone zmiany, ponieważ wprowadzone niewłaściwe zmiany mogą wpłynąć na cały projekt.
5. Zamknięcie projektu:
Proces zamknięcia obejmuje formalną akceptację projektu i dlatego oznacza jego zakończenie. Przechowywanie plików i zanotowanie lekcji z projektu są w centrum tego etapu.
Ta faza składa się z:
- Zamknięcie umowy: Każda z umów mających zastosowanie do projektu musi zostać zakończona, rozliczona i zamknięta.
- Zamknięcie projektu: wszystkie działania związane z projektem muszą zostać sfinalizowane, a następnie projekt zamknięty.
Ta faza również lubi przegląd projektu po jego wdrożeniu. Polega na przejrzeniu doświadczeń wszystkich członków zespołu, niezależnie od tego, czy są dobrzy czy źli.
Polecane artykuły
Jest to przewodnik po fazach zarządzania projektami. Tutaj omówiliśmy różne fazy zarządzania projektami. Możesz także przejrzeć nasze inne sugerowane artykuły, aby dowiedzieć się więcej -
- Techniki szacowania projektu
- Kariera w zarządzaniu projektami
- Jira Project Management Tool