Niezależnie od tego, czy wyrażasz zgodę, czy nie, jeśli jesteś jedną z tych osób, które łatwo się rozpraszają, e-mail jest jednym z głównych powodów. Dokonałeś poprawek i wykorzystałeś wiele sztuczek, ale Twoja skrzynka odbiorcza nie działa tak, jak chcesz. W tym artykule dowiesz się, jak być e-mailem ninja, który po mistrzowsku poradzi sobie ze wszystkimi problemami z pocztą e-mail. Wszystko, co musisz zrobić, to wybrać jedną z poniższych metod i gotowe.

Ale metody artykułowania nie pomogą ci poradzić sobie z tak przytłaczającą rozrywką. Najpierw potrzebujesz zdrowia psychicznego. Dodajmy więc trochę rozsądku do problemów z pocztą e-mail, a wtedy porozmawiamy o 5 prostych rzeczach, których możesz użyć, aby zakończyć wszystkie problemy z kontem e-mail.

Przynosząc zdrowie psychiczne

Ile razy sprawdzałeś swoje e-maile dziennie? Jeśli jesteś profesjonalistą pracującym lub kimś, kto musi czytać wiele e-maili, liczby będą wynosić 100, 200, a nawet 500. Ale ilu znasz ludzi, którzy sprawdzają swoje skrzynki odbiorcze (wiele) 500 razy dziennie i czują się zdrowo ? Masz rację. Na ziemi nie może być nikogo, kto chciałby sprawdzać wiadomości e-mail 500 razy dziennie. Ale wydaje się, że nie przestają się uzależniać.

Ale czy w tym uzależnieniu widzisz, że z powodu uzależnienia od skrzynki odbiorczej tracisz swoje cenne godziny regularnie, każdego dnia? A twoja najlepsza praca wciąż nie została ukończona, twój wymarzony projekt jeszcze nie został zrealizowany, a twoje życie jest nadal zawieszone.

Oto, co powinieneś zrobić, jeśli chcesz zapewnić jasność i zdrowie psychiczne w swoich dniach.

  • Odłóż połączenie internetowe

Internet jest dobrodziejstwem, z którym wszyscy się zgadzamy. Ale zbyt wiele czegokolwiek działa przeciwko zaletom. Nadmierne korzystanie z poczty elektronicznej jest jedną z takich rzeczy. Ludzie nie zdają sobie z tego sprawy, dopóki nie przyzwyczają się do skrzynki odbiorczej. Więc jaki może być możliwy sposób leczenia uzależnienia? Rozwiązanie jest tak fundamentalne, jak to tylko możliwe. Po prostu puść źródło. Jeśli jesteś uzależniony od poczty e-mail, odłóż połączenie internetowe na czas, gdy chcesz wykonywać swoją pracę. Nie mów, że nie da się tego zrobić. Wszystko, co musisz zrobić, to zachować jasność w ciągu dnia. Zaplanuj swój dzień z wyprzedzeniem i świadomie odkładaj Internet, kiedy chcesz wykonywać pracę (sprawdzanie wiadomości e-mail nie jest czymś, co możemy nazwać „pracą”; dla niektórych może, ale wtedy nie będziesz narzekać na nadmierne korzystanie z poczty e-mail).

  • Ustaw czas korzystania z poczty e-mail

Jeśli jesteś bardzo uzależniony od swojej skrzynki odbiorczej, trudno byłoby porzucić uzależnienie. Najlepszym sposobem na zmniejszenie uzależnienia jest ustawienie odpowiedniego czasu, w którym sprawdzisz problemy z kontem e-mail. Może dwa razy dziennie. W przypadku niektórych nie wystarczy sprawdzanie wiadomości e-mail dwa razy dziennie. W takim przypadku ustaw swój czas, a następnie sprawdź w tych blokach czasu. Ale nie idź więcej niż pięć razy dziennie.

  • Pozbądź się urządzenia

W dobie nowoczesnej technologii każdy ma smartfona, dzięki czemu sprawdzanie i odpowiadanie na e-maile stało się znacznie łatwiejsze, a jednocześnie cały czas otrzymujemy powiadomienia o tym, ile e-maili otrzymujemy. Ale boimy się pomysłu pozbycia się smartfona. Ale jeśli możemy, będziemy w stanie wnieść tyle zdrowego rozsądku do naszego życia, że ​​nie możemy teraz zrozumieć. Można powiedzieć, że jest to sprzeczne z rzeczywistością. Tak, może. Prawda jest taka, że ​​nie otrzymujesz zapłaty za sprawdzanie wiadomości e-mail. Raczej otrzymujesz wynagrodzenie za wykonywanie sensownej pracy i wkładanie się w klienta w sposób, który sprawia, że ​​klient jest szczęśliwy. Więc nawet jeśli nie możesz pozbyć się telefonu; przełącz go w tryb samolotowy lub wyłącz Internet podczas pracy. Zaoszczędzi ci to dużo czasu, a ponadto pomoże ci stać się zdrowszym.

  • W poszukiwaniu spokojnego życia

Każde powiadomienie w otrzymanym e-mailu sprawia, że ​​czujemy się ważni. To sprawia, że ​​czujemy się nieświadomi, że wykonujemy ważną pracę, a ludzie rozpoznają ją poprzez wysyłanie e-maili. Ale co, jeśli ten ciągły przepływ wiadomości e-mail stanie się niepotrzebny. Co jeśli chcesz życia, które nie wymaga potwierdzenia z zewnątrz! Co jeśli możesz czuć się dobrze, wykonując świetną robotę i nie zawracając sobie głowy e-mailami i ciągłym powiadomieniem w skrzynce odbiorczej! Czy nie przyniosłoby to więcej spokoju i zdrowia psychicznego w twoim życiu (zawodowym i osobistym)?

5 prostych sztuczek, dzięki którym na zawsze rozwiążesz problemy z pocztą e-mail

Oto 5 rzeczy, które możesz zrobić, aby na zawsze rozwiązać wszystkie problemy z pocztą e-mail. Nie, nie są techniczne. Tak, może to zrobić każdy, bez względu na karierę lub życie zawodowe.

  1. Użyj zasady 80-20 do swojej skrzynki e-mail i skrzynki odbiorczej

Zgodziłbyś się, że większość twoich e-maili nie wnosi wartości do twojego życia. Po prostu nie. Oczywiście niewielu robi i zajmujemy się tylko tymi, które wnoszą wartość dodaną do twojego życia. Sugerujemy ci to -

  • Rozpoznaj, z których nadawców wiadomości e-mail otrzymujesz maksymalną wartość. Dodaj do swojej książki adresowej, aby nie przegapić żadnych wiadomości e-mail od nich.
  • Anuluj subskrypcję wszystkich pozostałych nadawców wiadomości e-mail.
  • Jak byś to zrobił? Musisz użyć miary, aby ograniczyć subskrypcję e-mail. Śledź, ile e-maili otrzymujesz dziennie. Załóżmy, że otrzymujesz 100 e-maili dziennie. Teraz śledzenie 100 wiadomości e-mail jest trudne. Ale nie musisz zajmować się 100. Po prostu zobacz, ile chcesz w swojej skrzynce odbiorczej (przypuśćmy, że 18-20) i puść resztę. Po prostu zasubskrybuj i zgłoś spam, jeśli wydaje się, że ładuje twoją skrzynkę odbiorczą nawet po anulowaniu subskrypcji (wiele z nich robi).
  • Zgodnie z zasadą Pareto wiemy, że tylko 20% rzeczy stanowi 80% różnicy. Oznacza to, że możesz zastosować tę samą zasadę, aby odfiltrować te, które mają maksymalny wpływ, a resztę możesz puścić.

  1. Czy słyszałeś słowo „usuń”

Tak, jest to jeden z najłatwiejszych sposobów rozwiązywania problemów z pocztą e-mail. Widzieliśmy wiele skrzynek odbiorczych pełnych e-maili, 100, 500, a nawet 1000, które nie zostały przeczytane ani nie miały żadnego znaczenia, ale wciąż leżą w skrzynce odbiorczej, podnosząc głowy do góry. Ale czy to konieczne? Jeśli kiedykolwiek spotkałeś się z takim problemem, jedynym rozwiązaniem jest wybranie wszystkich i naciśnięcie przycisku „usuń”. Jeśli nie możesz tego zrobić, są pewne rzeczy, które poprowadzą cię na drodze do utworzenia pustej skrzynki odbiorczej -

  • Skrzynka odbiorcza pełna e-maili tworzy wizualną i stopniowo mentalną dwuznaczność. Każdego dnia przypomina ci, jak bardzo ich nie potrzebujesz, ale nie możesz zebrać się na odwagę, aby je usunąć natychmiast.
  • Powodem, dla którego nie jesteś w stanie ich usunąć od razu, jest to, że jak każdy z nas cierpisz na syndrom „przypadkowego”. Przechowujemy rzeczy, e-maile lub wiadomości, na wypadek, gdybyśmy w przyszłości ich potrzebowali. Ale jeśli nie otworzyłeś ich przez ostatnie 3 do 6 miesięcy, zaufaj, że już ich nie będziesz potrzebować, tak, nawet w najbliższej przyszłości. Nadal możesz sprawdzać i usuwać wiadomości e-mail, które chcesz usunąć, ale jest to długi proces.
  • Możesz także użyć metody usuwania krok po kroku. Po prostu zdecyduj o usunięciu 10 wiadomości e-mail każdego dnia po sprawdzeniu. I nie pozwól, aby nowy e-mail znalazł się w Twojej skrzynce odbiorczej. Jeśli nie są konieczne, aby je usunąć. W przypadku starych e-maili czytaj je i usuwaj 10 e-maili dziennie. Ułatwi ci to.

  1. Pisanie i reagowanie na problemy z pocztą e-mail

W poprzednich sekcjach wspomnieliśmy, jak możesz usunąć problemy z kontem e-mail i opróżnić skrzynkę odbiorczą. W tej sekcji porozmawiajmy o tym, jak pisać i odpowiadać na e-maile. Jeśli jesteś profesjonalistą i chcesz poradzić sobie z wieloma klientami, użyj następującej metody do opanowania pisania wiadomości e-mail -

  • Można to nazwać minimalistyczną propagandą, ale ta metoda ma wiele zalet. Jeśli go użyjesz, zaoszczędzisz czas, wysiłek i pomoże ci skrócić czas wysyłania wiadomości e-mail.
  • Ilekroć piszesz lub reagujesz na problemy z pocztą e-mail, upewnij się, że Twój adres e-mail nie powinien zawierać więcej niż 5 zdań. Tak, mogą istnieć e-maile, w których należy napisać cały program spotkania lub transkrypcję całego raportu. Ale w takim przypadku upewnij się, że korzystasz z załącznika (.doc lub .pdf lub .xls). Nie używaj swojej przestrzeni e-mail do pisania całej treści. Ponieważ raport lub porządek obrad można sporządzać w różnym czasie, z lub bez potrzeby przetwarzania wiadomości e-mail.
  • Zalety pisania zaledwie 5 zdań w wiadomości e-mail pozwalają zaoszczędzić czas z Twojej strony, a jednocześnie zaoszczędzić czas osób czytających Twoje wiadomości e-mail. Napisz więc tylko 5 zdań e-mailem i nie więcej.

  1. Utwórz etykiety

Jeśli korzystasz z Gmaila, możesz przejść do ustawień i tworzyć etykiety. Tworzenie etykiet rozwiąże większość problemów z obsługą skrzynki odbiorczej. Wykonaj poniższe czynności, aby skutecznie obsługiwać swoją skrzynkę odbiorczą -

  • Przede wszystkim utwórz trzy etykiety do przetworzenia. Pierwsza etykieta byłaby „natychmiastowa”, druga byłaby „ważna”, a trzecia byłaby „wyeliminowana”.
  • Podczas sprawdzania harmonogramu sprawdzania wiadomości e-mail umieść je w utworzonych etykietach.
  • Z e-mailami zapisanymi na etykiecie „natychmiast”, zrób je natychmiast. A jeśli praca zostanie wykonana, przetworz ją na trzecią etykietę „eliminuj”.
  • Etykieta „ważna” ma większe znaczenie niż jakakolwiek etykieta w skrzynce odbiorczej. W związku z tym kładź na to większy nacisk. Na etykiecie „ważne” znajdziesz wiadomości e-mail będące długoterminowymi projektami lub coś, co wymaga więcej uwagi niż kilka sekund lub minut. Jak już to zrobisz, przetworz je, aby „wyeliminować” etykietę.
  • Na koniec, cokolwiek dostaniesz w etykiecie „eliminuj”, zobacz je jeden po drugim i usuń je ze skrzynki odbiorczej.
  • Nie możesz użyć tej metody. Zbuduj własną metodę. Najważniejsze jest, aby mieć metodę dla swojej skrzynki odbiorczej. Każda metoda zrobiłaby, gdyby to pomogło ci stworzyć zdrowie psychiczne skrzynki odbiorczej.

  1. Pamiętaj o przetwarzaniu wiadomości e-mail

W dobie szalonej produktywności profesjonaliści zapomnieli o wartości uważności. A opanowanie skrzynki odbiorczej nie stanowi problemu. Nawet jeśli myślisz o e-mailach lub skrzynce odbiorczej, myślisz tylko o zwiększeniu wydajności. Ale prawda jest taka, że ​​obecność jest ważniejsza niż wydajność. Jeśli jesteś obecny, nie musisz się martwić o znalezienie czasu. Masz czas. A dzięki obecności masz teraz również zdrowie psychiczne. Wykonaj poniższe czynności, aby zachować ostrożność podczas przetwarzania skrzynki odbiorczej -

  • Ilekroć zaplanujesz przetwarzanie skrzynki odbiorczej, zwolnij. Nie spiesz się Po prostu rób to tak, jakbyś medytował przez 15-20 minut. Uważaj na każdy swój ruch.
  • Nie idź do żadnych innych problemów z kontem e-mail, dopóki nie skończysz z jednym. Rozwiązuj problemy z pocztą e-mail w skrzynce odbiorczej, jeden dzień na raz, a zobaczysz, że proces stanie się płynniejszy i łatwiejszy.
  • Ilekroć odpowiadasz lub odpowiadasz komukolwiek, wpisz zdania tak, jakbyś był całkowicie świadomy tego, jak piszesz, jak przetwarzasz informacje w swoim umyśle i jak się do nich zwracasz.
  • Daj więcej pierwszeństwa obecności niż produktywności, tak, nawet podczas przetwarzania skrzynki odbiorczej.

Powyższych wskazówek nie można znaleźć w poradniku lub w artykule dotyczącym opanowania skrzynki odbiorczej. Specjalizacja w skrzynce odbiorczej nie polega na tym, jak możesz kategoryzować lub przetwarzać wiadomości e-mail (chociaż o tym też wspominaliśmy); chodzi raczej o to, jak nie stracić rozsądku. Postępując zgodnie z tymi wskazówkami, zobaczysz, że e-mail i skrzynka odbiorcza nie pojawiają się przed tobą, dzięki czemu będziesz w stanie wykonać swoją największą pracę.

Wybierz dowolną z powyższych opcji i spróbuj ją wdrożyć. Przekonaj się, jak skutecznie poradzić sobie z mnóstwem problemów z pocztą e-mail w skrzynce odbiorczej.

Polecane artykuły

Jest to przewodnik, który rozwiąże wszystkie problemy związane z pocztą e-mail na zawsze. Nie, nie są techniczne, ale każdy może je zaimplementować. Są to następujące linki zewnętrzne związane z problemami z pocztą e-mail.

  1. 5 niegrzecznych e-maili wysyłanych codziennie
  2. 22 niesamowite sposoby rozwiązywania problemów z technologią (proste)
  3. 12 skutecznych sposobów na najlepsze wykorzystanie zautomatyzowanych wiadomości e-mail

Kategoria:

Rozwój przedsiębiorczości