Raportowanie zarządzania projektami
Komunikacja odgrywa istotną rolę w ewolucji wszystkiego, co my, ludzie, wykorzystujemy. Niezależnie od tego, czy jest to świat biznesu za pośrednictwem określonego medium, zawsze przekazujemy nasze przesłanie lub poglądy, aby inni mogli być otwarci i pochłonąć myśli w naszym umyśle. W konfiguracji raportowania zarządzania projektami otrzymaliśmy tę skuteczną komunikację w formie raportów. W ramach raportów zarządzania projektami istnieje wiele różnych raportów, które są starannie konstruowane i wysyłane do wybranych osób lub grup osób, dzięki czemu nasza komunikacja na temat przebiegu projektu jest jasna, precyzyjna i skuteczna.
W tym artykule przyjrzymy się światu raportów zarządzania projektami i wszystkim, co obejmuje.
Dlaczego potrzebujemy raportu z zarządzania projektem?
Wprowadzenie wyraźnie wskazuje na potrzebę skutecznej komunikacji w obrębie członków organizacji i osób spoza organizacji, w tym celu przygotowaliśmy raport zarządzania projektami. Podczas gdy w większości przypadków często mamy różne media komunikujące się z dużą grupą docelową, a renderowana komunikacja może być całkowicie bezużyteczna dla niektórych jej odbiorców, właśnie tutaj musimy spojrzeć na skuteczną komunikację, w której komunikacja jest jasna i precyzyjna oraz tylko o tym, co jest potrzebne. Nigdy nie musielibyśmy martwić się aktualizacją różnych interesariuszy na liście projektów, jeśli mamy do tego skuteczny system raportowania zarządzania projektami.
Dzięki wdrożonemu systemowi raportowania zarządzania projektami masz regularny i formalny proces dystrybucji raportów, które aktualizują kluczowych interesariuszy o aspektach projektu, które powinni znać. W ten sposób możesz chronić członków zespołu projektowego i interesariuszy projektu przed niespodziewanymi niespodziankami i rzeczami, które są niezwykle ważne, aby wiedzieć. To dzięki raportom rozumiemy postęp projektu i tempo jego realizacji w planie projektu. Zrozumiemy nawet, co powstrzymuje projekt przed szybszym działaniem, i będziemy mieli okazję przeanalizować różne aspekty projektu w porównaniu z planem zarządzania projektem, który został wcześniej skutecznie skonfigurowany.
Oprócz tego, że jest jednym z głównych aspektów komunikacji, kierownictwo może skutecznie wykorzystywać raportowanie zarządzania projektami do prowadzenia udokumentowanej historii projektu i jego przebiegu. Po wdrożeniu tej historii można na nich przeprowadzić analizę, aby wyciągnąć wnioski, ocenić procesy i poznać mocne i słabe strony postępu projektu. Lekcje te można włączyć do głównego nurtu nauki biura zarządzania projektami w organizacji i sprowadzić do wszystkich różnych projektów w organizacji.
Podsumowując, raportowanie zarządzania projektami ma nadzieję:
- Skuteczne połączenie komunikacyjne między wszystkimi zainteresowanymi stronami projektu i organizacji
- Pomocna dłoń w gromadzeniu ważnych danych i informacji w celu śledzenia i rejestrowania przebiegu projektu
- System zapewniający otrzymywanie informacji niezbędnemu personelowi w razie potrzeby
- Punkt ogłoszenia, kiedy projekt osiągnie kamień milowy
- Podstawa zrozumienia przez organizację projektu, zarządzania, planu i celu
Top 5 rodzajów narzędzi do raportowania zarządzania projektami
W tej sekcji przyjrzymy się 5 różnym rodzajom narzędzi do raportowania zarządzania projektami, które istnieją, jeśli chodzi o raportowanie projektów w zarządzaniu projektem i jego systemie. Każdy z tych typów odgrywa kluczową rolę w rozwoju projektu i płynnym przejściu projektu z jego początkowych etapów do etapu udanego.
# 1 Raport z grafiku
Wraz z każdym aspektem projektu pod Twoim kierownictwem, jako kierownik projektu, jednym z najważniejszych raportów zarządzania projektami, które mogą znaleźć się na liście raportów, powinien być Raport z grafiku. W tym raporcie znajdziesz wszystkie szczegóły dotyczące czasu, jaki poświęciły twoje zasoby podczas pracy nad projektem.
Raport grafiku może być bardzo interesujący i przydatny dla narzędzia raportowania zarządzania projektami, ponieważ może sprawdzić następujące szczegóły:
- Czas, który każdy pracownik zainwestował
- Prace zakończone w określonym dniu, tygodniu lub miesiącu
- Odpowiedzialność każdego członka zespołu za przydzielone mu zadanie
- Nadmierne obciążenie lub niepełne wykorzystanie zasobów w projektach
- Zarządzanie ludźmi, które ma zostać przeniesione do określonego zasobu
Ten raport musi zostać przekazany przez kierowników projektu członkom ich zespołu. Kierownik projektu może skorzystać z narzędzia do raportowania zarządzania projektami w celu śledzenia czasu. To narzędzie do raportowania zarządzania projektami może być wykorzystywane przez członków zespołu, aby dokładnie śledzili swój czas. W ten sposób kierownik projektu ma pełne wyobrażenie o czasie i wysiłku poświęconym na ukończenie określonego zadania lub całego projektu.
# 2 Raport wydatków
Wyobraź sobie sytuację, w której realizujesz projekt i Twoim zdaniem przebiega on zgodnie z planem. Członkowie twojego zespołu wyglądają świetnie, a zadania idą zgodnie z planem, w ramach czasowych. Pod koniec realizacji projektu, ty i członkowie twojego zespołu sumujecie swoje całkowite wydatki na projekt i obliczacie budżet zużyty przez zasoby i każdy wykorzystany materiał. Ku twojemu zdziwieniu, twoje obliczenia zaskakują cię, ponieważ poniesione koszty są znacznie wyższe niż budżet przeznaczony na projekt, a to, co uważasz za udany projekt, jest w rzeczywistości projektem pogrążonym w stratach. Być może nie poszedł zgodnie z planem, jeśli raport wydatków byłby przeprowadzany co tydzień, mógłbyś to przewidzieć i podjąć kroki zaradcze, aby projekt nie przekroczył budżetu.
Raport wydatków zawiera szczegółowe informacje na temat wszystkich poniesionych wydatków, a Ty będziesz mógł przechowywać te arkusze przed planowanym budżetem. Ten raport może być przeglądany przez kierownika projektu i interesariuszy, którzy zatwierdzają budżety co tydzień, ale rejestracja wydatków, dużych lub małych, powinna być przeprowadzana w czasie rzeczywistym.
# 3 Raport o stanie projektu
Jednym z najważniejszych raportów zarządzania projektami jest Raport o stanie projektu. To, że czyni to raport wszechstronnym, czyni go ważnym. Status całego projektu powinien odzwierciedlać ten pojedynczy raport. Możesz mieć go w formie wykresu lub grafiki lub możesz mieć przed sobą dane i informacje w postaci arkuszy kalkulacyjnych.
Raport o stanie projektu głównego będzie wskazywał następujące statusy odnoszące się do projektu:
- Praca skończona
- Opóźniony termin
- Odchylenie w harmonogramie (planowane vs. rzeczywiste)
- Zróżnicowanie kosztów (planowane vs. rzeczywiste)
- Śledzenie problemów
- Śledzenie ryzyka
- Oczekujące zadania
Oprócz tego możesz dodawać lub odejmować rzeczy, które musisz wiedzieć o tym projekcie i jego statusie. Aby uzyskać więcej informacji na temat raportów o stanie projektu, możesz odwiedzić post na blogu, który niedawno przeczytałem, tutaj. Szczęśliwy raport do zarządzania projektami!
# 4 Raport dotyczący obciążenia zasobów
Podobnie jak w Raporcie grafiku, Raport obciążenia zasobów będzie śledził, ile pracy przypisano każdemu członkowi zespołu projektowego. Ten raport zarządzania projektem jest bardzo korzystny dla kierownika projektu przy przydzielaniu zadań lub przydziale pracy. Każdy członek zespołu jest również aktualizowany o ten raport, aby mogli sprawdzić swoje zadania na tydzień, a jeśli brakuje pracy, mogą zwrócić się do kierownika projektu i rozpocząć pracę, którą mogą wykonać.
Raport dotyczący obciążenia zasobów może być również wykorzystywany do prognozowania obciążenia projektu w danym dniu, dzięki czemu kierownik projektu może wyprzedzić swoją grę i odpowiednio przenieść plan projektu w miarę obciążenia pracą. Mogą nawet ustalić właściwy plan i żonglować pracą w toku lub w przygotowaniu.
# 5 Portfolio Report
Jest to raport zarządzania projektami, szczególnie dla kierowników projektów obsługujących więcej niż jeden projekt w danym momencie. Ten raport pokazuje ich portfolio w pracy dla wielu projektów, które mają w ramach. Jak widać, ten raport portfela pokaże liczbę projektów obsługiwanych przez kierownika projektu i zapewni, że ważne daty będą zgodne z wzmiankami o projekcie. Daty te będą obejmować wszystkie daty kamieni milowych, datę zakończenia projektu, a także wskazywać bieżący status projektu w miarę przechodzenia z jednego etapu projektu do drugiego.
Jest to raczej niewielki raport i dla wielu może być opcjonalny. Uznałem, że jest to dla mnie bardzo istotne i pomogło mi śledzić wszystkie moje projekty oraz to, co w tym czasie wymagało mojej uwagi bardziej niż innych.
Najlepsze raportowanie projektów w praktykach zarządzania projektami
Opracowanie raportu z projektu w raporcie zarządzania projektem może pomóc ci przez nieprzespane noce i wczesne poranki, zastanawiając się, co będzie dalej, co właściwie buduję jako mój projekt i jak mają wyglądać moje raporty. W tej sekcji przyjrzymy się:
1) Dos tworzenia prostego raportowania projektu w Project Managemen
2) Sposoby uczynienia raportowania projektów w zarządzaniu projektami sensownymi
# 1 Dos tworzenia prostego raportowania projektów w zarządzaniu projektami
Teraz przyjrzymy się różnym sposobom i środkom raportowania projektów w zarządzaniu projektami, które można zaszczepić w raporcie zarządzania projektami, aby uzyskać wymaganą wydajność.
- Ponownie wykorzystuj istniejące raporty - korzystanie z szablonów projektów w ogóle niczego nie przeoczy i może skierować cię dokładnie do tego, czego potrzebujesz podczas zbierania wymagań projektu oraz gromadzenia danych i informacji.
- Używaj danych punktowych - nie omijaj buszu i przejdź do rzeczy z odpowiednimi danymi i, co ważniejsze, dokładnymi danymi do swoich raportów.
- Utrzymuj etykiety proste - etykietując wykresy i wykresy lub wiersze i kolumny danych, upewnij się, że są krótkie i precyzyjne.
- Dane powinny być wykonalne - niezależnie od tego, co reprezentujesz w raporcie, nie powinny to być dane statyczne, ale informacje, na które można zareagować lub pokazać pewne zmiany w projekcie.
- Zapewnij ludziom miejsce na raport - poświęć kilka dni po wydaniu raportu, aby poprosić ludzi o opinię na temat rzeczy przedstawionych w raporcie.
- Zapytaj ludzi o ich zrozumieniu raportu - usiądź z ludźmi z twojego zespołu, innych zespołów, seniorów i najwyższego kierownictwa i zapytaj ich o wrażenia, jakie daje im raport, gdy je wypuścisz.
- Delegowanie raportowania zarządzania projektami - przygotuj dla siebie dedykowaną osobę i nie rób tego samodzielnie; będziesz marnować czas.
- Grafika działa lepiej - zawsze korzystaj z wykresów i przedstawień graficznych zamiast arkuszy danych, ponieważ lepiej opowiedzą historię projektu.
# 2 sposoby, aby raportowanie projektów w zarządzaniu projektami miało sens
Aby raport z zarządzania projektem był bardziej zrozumiały, konieczne jest, aby przekazać tylko tyle informacji, ile jest potrzebne. Przekazując te informacje o tablicach i płytach, ważne jest, aby nadal przestrzegać pewnych wytycznych; w przeciwnym razie istnieje duża szansa, że będziesz bawić się danymi i informacjami w dowolnym miejscu. Aby poświęcić mniej czasu na przygotowanie raportu i uczynić go atrakcyjnym dla czytelnika, musisz trzymać się narysowanych linii i udzielać odpowiedzi na następujące uwagi:
-
Praca skończona
Podaj w raporcie, co wydarzyło się w ciągu tygodnia, lub ustaw przedział czasu, który jest wymagany przez raport, powiedzmy dwa tygodnie lub miesiąc. Przeprowadź podsumowanie wszystkiego, co zostało powiedziane i zrobione w świecie twojego projektu, w swoim raporcie. Będziesz wtedy mógł skalować swoje postępy i odpowiednio mieć wgląd w to, co będzie dalej.
-
Co dalej
Skoncentruj się na następnym etapie projektu i upewnij się, że masz raport z zarządzania projektem, zawierający plan działania, który ma miejsce po opracowaniu wygranych i strat z poprzedniego okresu rozliczeniowego. Utrzymuj zgłaszane światło i nie skupiaj ani nie powiększaj określonego obszaru raportu. Podczas gdy musisz zagłębić się w szczegóły dla siebie jako kierownika projektu, raporty wysyłane do innych osób w projekcie mogą nie potrzebować tego poziomu szczegółowych informacji. Poznaj swoich odbiorców i odpowiednio sporządzaj raporty.
-
Przeszkody
Przewiduj przewidywane problemy i umieść je w raportach. Niektóre raporty mogą nie zawierać koncepcji problemów, ale tam, gdzie to możliwe, upewnij się, że interesariusze wiedzą, że wziąłeś pod uwagę problemy lub przeszkody, z którymi możesz się spotkać, wykonując określony etap projektu. Zgłosić je wraz z planami działania, które można wdrożyć po napotkaniu tych przeszkód.
-
Narysuj trend
Trzymaj tabelę postępu zawsze pod ręką i upewnij się, że masz linię trendu dla każdego przedsięwzięcia, które podjąłeś. Tak trzymaj, a będziesz miał rozpęd do opieki. Kluczowe wskaźniki wydajności pokazują, w jaki sposób obsługiwany jest Twój projekt, i ogromnie pomogą Ci w raportowaniu zarządzania projektami.
Artykuły rekomendacyjne
Zawiera przewodnik po raporcie zarządzania projektem. W tym miejscu omówiliśmy również 5 głównych rodzajów narzędzi do raportowania zarządzania projektami. Możesz także przejrzeć następujące artykuły.
- Top 6 rodzajów biura zarządzania projektami (PMO)
- 7 skutecznych przydatnych kroków, aby wybrać odpowiedni zestaw członków zespołu projektowego
- Top 7 ważnych narzędzi do zarządzania projektami typu open source
- 10 najlepszych kroków zarządzania projektem jako ścieżka kariery
- 4 Skuteczny i użyteczny sposób radzenia sobie z trudnymi członkami zespołu
- Niesamowite pytania do wywiadu zarządzania projektami