Zwinne zarządzanie projektami dla manekinów - Dotarcie do sedna zarządzania projektami, podobnie jak innych tematów, nie polega na skrótach. Jeśli potrzebujesz informacji, będziesz musiał je poprawnie od początku, od podstaw! Po dopracowaniu i ujednoliceniu podstaw możesz przejść alejkę zwinnego zarządzania projektami i obrócić tabele w swojej organizacji. Oto twój chip na wspaniały początek.
Witamy w Agile Project Management for Dummies !
Co oznacza projekt?
Uważaj to za przedsięwzięcie, które jest unikalne dla danego działania spełniającego wymagania. Przedsięwzięcie to obejmuje głównie więcej niż jedną wzajemnie powiązaną działalność, która stanowi zadanie, a zadania te należy wykonać w ustalonym czasie i na oczekiwanym poziomie jakości. Co najważniejsze, zadania te powinny pomóc projektowi w osiągnięciu celu końcowego. Z zaplanowanym początkiem i końcem projekty są inicjowane i prowadzone przez interesariuszy kierujących biznesem do jego wizji i misji.
Co oznacza zwinne zarządzanie projektami?
Wdrożenie metod i technik planowania, organizowania i planowania wykwalifikowanych zasobów, dedykowanych projektowi, nazwano by Zarządzanie projektami. Proces ten następuje po systematycznym rozbiciu i monitorowaniu zadań, które składają się na kroki w kierunku osiągnięcia celu projektu.
Zwinne zarządzanie projektami na przestrzeni lat nabrało dobrego, solidnego tempa, a wyniki zaobserwowano we wszystkich obszarach działalności. Dzięki temu zyskujemy zaufanie do niezawodnej metodologii stosowanej do sukcesu strategii biznesowej.
Wartość zwinnego zarządzania projektami
Zwinne zarządzanie projektami cele Cel, ludzie i proces. Dodanie wartości jest inicjowane na każdym etapie cyklu życia projektu. Czynniki te doprowadzają projekt do ostatecznego celu i potwierdzają słuszność przyjętych strategii.
Celem całego projektu jest centralny punkt zarządzania projektami. Wszyscy interesariusze i zasoby zbiegają się w tym celu, a sprawne zarządzanie projektami daje organizacji pewność, że będzie zgodna z wymaganiami i potrzebami firmy.
Osoby zaangażowane w projekt przekazują umiejętności i wiedzę specjalistyczną w stosunku do projektu i doprowadzają go do końca. Pomaga zainteresowanym stronom lub członkom zespołu w realizacji ich obowiązków i odpowiedzialności w stosunku do oczekiwanych rezultatów.
Postępowany proces wiąże projekt, aby doprowadzić go do oczekiwanych dat i terminów dostaw, przy jednoczesnym zachowaniu budżetu na poszczególne zadania.
5 faz zarządzania projektami
Istnieje 5 powszechnie uznanych grup lub faz procesów zarządzania projektami, które składają się na cały przepływ pracy. Kroki te mają szerokie zastosowanie do wszystkich projektów, operacji i programów tematycznych. To są:
- Inicjowanie
- Planowanie
- Wykonywanie
- Monitorowanie i kontrolowanie
- Zamknięcie
Rzućmy okiem na każdą z tych faz w skrócie i przejdźmy do udanego projektu w Twojej organizacji:
-
Inicjowanie
Inicjacja projektu wynika z faktu, że coś musi się zmienić lub trzeba dokonać nowego włączenia lub rozwiązać problem. Są to naglące sytuacje, które wymagają zainicjowania projektu w celu przezwyciężenia lub wprowadzenia określonego problemu lub zmiany.
Podczas gdy niektóre firmy nalegają na ustalenie listy kryteriów dla projektu, który ma zostać nazwany i zainicjowany jako „projekt”, podczas gdy inne patrzą na zmiany w dziale, w różnych działach iw całej organizacji jako projekty. Często stanowią one cienką linię między koncepcjami zarządzania projektami i zarządzania zmianami.
Projekty mogą być inicjowane głównie przez najwyższe kierownictwo, ale są realizowane wyłącznie z uwzględnieniem siły roboczej. Biorąc pod uwagę poglądy siły roboczej i kadry kierowniczej, stanowi ona zasadniczą fabułę na początek projektu. Inicjacja projektu polega na sporządzeniu lub opracowaniu propozycji projektu, która wymaga sankcji ze strony najwyższego zespołu, który zapewnia potrzebne zasoby i budżet na projekt.
-
Planowanie
Planowanie projektu stanowi sedno każdego projektu, który był podejmowany na przestrzeni wieków w dziedzinie zarządzania projektami. Przeprowadzenie czegoś nowego lub zmiana już istniejących procesów lub przepływów pracy może przynieść ze sobą zupełnie nowy zestaw ryzyk i problemów. Tych problemów lub zagrożeń można uniknąć lub złagodzić je poprzez staranne wykorzystanie drugiej fazy zarządzania projektem.
Na tym etapie zakres projektu określa ilość wymaganego do niego planowania, a intensywność projektu może określić, jak daleko zajdzie planowanie projektu. Planowanie polega na przejrzeniu każdego aspektu projektu zgodnie z celem wyznaczonym na etapie inicjowania projektu. Po określeniu wymagań i potrzeb można łatwo zaplanować i posortować planowanie projektu, aby lepiej zrozumieć, który element układanki pasuje.
Po ukończeniu układanki możesz uzyskać pełny obraz tego, gdzie jest proces i gdzie powinien on być na końcu projektu. W ten sposób możesz uzupełnić luki krokami, co doprowadzi projekt do jego ukończenia.
Każde zadanie projektowe będzie miało właściciela, oś czasu, przydzielone zasoby i datę zakończenia. Zadania te można dalej podzielić na podzadania i każde z nich przyczyni się do realizacji celu projektu.
Na etapie planowania można podjąć następujące działania:
- Definicja i planowanie zakresu
- Definicja i planowanie zadania
- Sekwencjonowanie zadań
- Oś czasu zadania
- Oś czasu projektu
- Przydział zasobów
- Asygnowanie
- Plan projektu
- Plan jakości
- Plan komunikacji
- Pozyskiwanie personelu
Do tego wszystkiego zarządzanie ryzykiem stanowi kluczowy czynnik na etapie planowania. Ryzyko należy uwzględnić i uwzględnić w każdym realizowanym planie. Ryzyko oznaczałoby więcej kosztów ogólnych, których projekty nie potrzebują na żadnym etapie cyklu życia projektu. Zarządzanie ryzykiem wiązałoby się z identyfikacją i kwantyfikacją ryzyka dla każdego etapu i każdego podjętego zadania lub podzadania.
-
Wykonywanie
Ta faza dyktuje plan i wprowadza go w życie, aby osiągnąć cel projektu. Oto gdzie członkowie zespołu projektowego są zatrudnieni do wykonania zadań, działań i etapów.
Działania są podejmowane zgodnie z planem, a wszelkie ogromne zagrożenia są rozwiązywane zgodnie z planem ograniczania ryzyka zainicjowanym na etapie planowania. Nieznane i nieprzewidziane zagrożenia są rozpatrywane ad hoc i mają pierwszeństwo, aby praca nie została wstrzymana. Podstawowe zadania są wykonywane do projektowania i należy zająć się następującymi sprawami:
- Zapewnienie jakości
- Minimalne odchylenie od pierwotnego planu
- Oczy skupione na celu
- Przestrzeganie terminów
- Ciągłe monitorowanie
- Pomiar wydajności
- Regularne kontrole postępów
- Zarządzanie ryzykiem
- Rozwiązywanie problemów
- Rozwój zespołu
- Plan komunikacji
-
Monitorowanie i kontrolowanie
Ten etap jest niezbędną fazą, która zapewnia i mierzy sukces projektu we wszystkich zamierzonych ramach czasowych. Sprawdza trwałość projektu i zwykle odbywa się za pomocą mechanizmu kontroli wprowadzonego po fazie wdrażania lub wykonania.
Na tym etapie odgrywa rolę raportowanie wyników i zarządzanie zmianami, a mechanizmy kontrolne projektu sprawdzają oczekiwane wyniki każdego zadania i działania, porównując je z rzeczywistymi. W ten sposób można obliczyć wariancje i zastosować niezbędne działania w celu ograniczenia dalszych poziomów zmienności w stosunku do zamierzonego planu działania.
Jedynym celem tego etapu jest ustalenie, czy projekt przebiega zgodnie z planem, czy nie. Przywrócenie projektu na właściwe tory może pokazać umiejętności kierownika projektu i na pierwszym miejscu postawić ich pracę. W momentach odchyleń umiejętności świadczone nie tylko przez kierownika projektu, ale także przez kadrę kierowniczą, które ujawniają się i są wykorzystywane do rozwiązywania problemów i problemów.
Następujące aspekty muszą być ściśle monitorowane i kontrolowane:
- Jakość
- Koszt
- Zakres
- Osie czasu
- Ryzyko
- Ryzykowna odpowiedź
-
Zamknięcie
Celem tego etapu jest generowanie i gromadzenie wszystkich danych i informacji dotyczących projektu oraz ich rozpowszechnianie. To zamknięcie obejmuje takie etapy, jak zgłoszenie wskaźników sukcesu i wykresu, jak poszedł projekt. Obejmuje wszystkie szkody i ulepszenia, wszystkie wykorzystane zasoby i koszty.
Na tym etapie wstępna propozycja projektu i umowa są sprawdzane, aby sprawdzić, czy wszystkie produkty zostały przytoczone i przekazane jako wynik projektu. Na tym etapie kontynuowane jest finalizowanie i usuwanie zaległych rozbieżności.
Cykl życia projektu
Wszystkie fazy razem tworzą cykl życia projektu, a ten cykl życia jest zasadniczo początkiem i końcem projektu. Podejścia, po których następują cykle życia projektu, to zwykle albo model kaskadowy, albo model zwinny. Istnieją różne podejścia do wyboru w zależności od wymagań biznesowych i wykonalności.
-
Model wodospadu
Model wodospadu przedstawia scenariusz kaskadowy, w którym wynik etapu w ramach faz stanowi dane wejściowe dla następnej fazy. Podejście to jest zgodne z ustaloną kolejnością podejmowanych zadań i działań oraz ma swoje zalety i wady.
-
Model zwinny
Z drugiej strony model zwinny może być iteracyjny i działa w blokach i częściach. Fazy te można odwrócić i powtórzyć przed przejściem do następnego etapu, jeżeli zajdzie potrzeba i zapotrzebowanie z postępów projektu. Koncentruje się na koncepcji modelowania i dokumentacji na potrzeby opracowania projektu i jego realizacji. Tutaj sprawdzono najlepsze praktyki.
10 obszarów wiedzy o zarządzaniu projektami
5 faz jest z kolei wspieranych przez 10 obszarów wiedzy, które razem tworzą procesy typowe dla każdego podejmowanego projektu. Stanowią one integralną część procesu zapewniania spójności w projektach podejmowanych w organizacji, wszystkie koncentrujące się na strategii biznesowej i celu. Są to:
- Zarządzanie komunikacją projektu
- Zarządzanie kosztami projektu
- Zarządzanie zasobami ludzkimi projektu
- Zarządzanie integracją
- Zarządzanie zamówieniami projektowymi
- Zarządzanie jakością projektu
- Zarządzanie ryzykiem projektu
- Zarządzanie zakresem projektu
- Zarządzanie interesariuszami projektu
- Zarządzanie czasem projektu
Wszystko to razem tworzy istotne elementy, jeśli chodzi o obsługę projektów jako menedżerowie projektów, ale ich wyjaśnienia są zaawansowane i nie będą omawiane w tym artykule.
Zespół i komunikacja
Każdy projekt wymaga zespołu, który będzie funkcjonował i dążył do osiągnięcia celów projektu. Zespół zazwyczaj składa się z:
- Kierownik projektu - członek ten zarządza całym funkcjonowaniem zespołu i kieruje go do celu projektu.
- Kierownik projektu - członek ten wspiera prace prowadzone przez kierownika projektu i jest zastępcą dowódcy. Zwykle uwzględnia techniczne aspekty projektu i zapewnia wiedzę specjalistyczną. Rola kierownika projektu jest zwykle potrzebna w przypadku dużych projektów.
- Sponsor projektu - członek ten składa wiarygodne podpisy i legalizuje wydatki na projekt. Są żywo zainteresowani wynikiem projektu i muszą być zgodne z wizją i celem. Patrzą na to z perspektywy tego, jak przyczynia się do realizacji celu firmy.
- Członkowie zespołu projektowego - ci członkowie są niezbędnymi zasobami do napędzania projektu i sprawiania, aby rzeczy faktycznie działały.
Podczas gdy masz wiele podelementów i podzadań w ramach głównych zadań, klej, który łączy wszystkie te czynniki i wykwalifikowane ręce, to komunikacja. Bez komunikacji trudno jest manewrować i utrzymać zintegrowany projekt. Ponieważ aktualizacje odbywają się każdego dnia, ważne jest, aby uzyskać wiedzę o wszystkich wydarzeniach związanych z projektem dla wszystkich zainteresowanych stron i zespołów wsparcia.
Współpraca jest słowem kluczowym dla tego projektu, który ma być taki, jak się przewiduje. Ponieważ informacje są przekazywane do właściwego personelu przez cały czas, zastosowanie wydajnych i skutecznych narzędzi i systemów odgrywa kluczową rolę. Oto niektóre z najlepszych narzędzi i systemów zarządzania projektami, z których może korzystać Twój zespół:
- Asana
- Podio
- Pływ
- Narzędzie KANBAN
- Basecamp
- Projekty Zoho
- Trello
Trójkąt zarządzania projektem
Jednym z kluczowych czynników zarządzania projektami jest trójkąt zarządzania projektami, a nawet określany jako „potrójne ograniczenia”. Używany jako standardowy model referencyjny dla wszystkich kierowników projektów, jest oznaczony w następujący sposób:
Trójkąt zarządzania projektami stanowi podstawę zarządzania projektami oraz sposobu, w jaki projekty są obsługiwane i strategiczne. Trójkąt składa się z:
- Zakres
- Koszt
- Czas
Dążąc do jakości projektu, każdy czynnik ma duży wpływ na drugi i może decydować o sposobie realizacji projektu.
Zwiększenie zakresu spowoduje zwiększenie poniesionych kosztów i czasu potrzebnego na ich ukończenie. Jeśli budżet jest napięty, koszt zmniejsza się, a zakresu nie można zwiększyć. A jeśli czas jest krótki, zakres jest ograniczony, a koszty rosną.
To wszystko, co musisz wiedzieć, aby zacząć. Co myślisz o tym artykule? Zanotuj je w sekcji komentarzy poniżej i podzielmy się kilkoma pomysłami oraz nauką na ten temat.