Wprowadzenie do zarządzania harmonogramami projektów
Zarządzanie harmonogramem projektu, powszechnie stosowane w zarządzaniu projektem, jest definiowane jako planowanie całego projektu, w tym składników minut, od daty rozpoczęcia do daty zakończenia. Metodologia ta obejmuje planowanie listy działań, kamieni milowych i rezultatów projektu. Jest to systematyczna projekcja linii czasu złożonej z dnia, w którym projekt jest konceptualizowany, do dnia zakończenia projektu i wszystko pomiędzy.
Harmonogram projektu można utworzyć tylko wtedy, gdy istnieje jasna wizja projektu. Harmonogram może być skryptowany, gdy projekt można zintegrować ze złożoną strukturą funkcjonalną różnych małych produktów.
Jaki jest cel harmonogramu projektu?
Celem każdego harmonogramu projektu jest poprowadzenie pracowników w realizacji projektu w sposób systematyczny i zorganizowany poprzez wydajne planowanie optymalizujące dostępny czas. Harmonogram zapewnia przestrzeganie proponowanego harmonogramu przez pracowników, minimalizując opóźnienia.
Planowanie projektu jest częścią każdego planowania projektu. Przejrzysty harmonogram projektu pomaga kierować pracownikami przez cykl życia projektu, zapewniając w ten sposób, że pracownicy nie zboczą ani nie pospieszą się.
Krótki opis planowania projektu
Projekt zawiera pięć głównych komponentów, przy czym harmonogram projektu jest istotną częścią drugiego komponentu.
- Pomysł: ten pierwszy komponent konceptualizuje projekt i rozpoznaje, jak płynnie można go zrealizować przy użyciu podanych zasobów.
- Kadrowanie planu projektu: ten komponent definiuje i prawidłowo planuje cały projekt. Planowanie projektu obejmuje sporządzenie wykazu i obliczenie budżetu, opracowanie harmonogramów i wykaz wymaganych zasobów.
- Uruchomienie projektu: Projekt jest wykonywany na tym etapie, to znaczy pracownicy rozpoczynają pracę nad przypisanymi zadaniami.
- Realizacja projektu: jest to faza, w której postęp projektu jest porównywany z określonymi oczekiwaniami.
- Zamknięcie: ten prosty komponent uszczelnia realizację projektu, po czym wiele organizacji ocenia tendencje i porażki projektu w zakresie poprawy przyszłych projektów.
Jakie kroki są zaangażowane w opracowanie harmonogramu projektu?
1. Zrozum i przygotuj perspektywę projektu
Jak wspomniano wcześniej, projekt musi mieć zakres, aby utworzyć harmonogram projektu. Wiąże się to z oczekiwaniami projektu, proponowanymi wynikami i wymogami wymaganymi do ukończenia projektu. Ponadto zakres określa wymagane zasoby, a także ograniczenia kosztów i czasu. Dlatego ten etap jest przeprowadzany z zainteresowanymi stronami. Jednocześnie ważne jest, aby szkicować projekt w funkcjonalną strukturę, podkreślającą wszystkie ważne zadania i rezultaty. (Uwaga: Struktura podziału zawiera listę zadań, z wyłączeniem dat).
2. Projekt jest zorganizowany
Po zarysowaniu perspektywy i struktury roboczej ze zintegrowanymi komponentami można zarejestrować wszystkie zadania w projekcie. Po sprecyzowaniu każdego zadania zasadnicze znaczenie ma ich uporządkowanie według priorytetu wraz z przewidywanym czasem wykonania każdego zadania. Równie nieodłączne jest mapowanie wymaganych zasobów.
3. Zależności mapy
Idzie to w parze z organizacją działań projektu. Ten krok zapewnia przejrzystość relacji między poszczególnymi działaniami. Zatem łatwo jest zidentyfikować działanie poprzedzające działanie i działanie zastępujące działanie. Zależność można sklasyfikować jako:
- Finish-to-start: tam, gdzie konieczne jest ukończenie jednego zadania przed przejściem do następnego
- Start-to-start: gdy konieczne jest rozpoczęcie zadania przed rozpoczęciem kolejnego
- Od końca do końca: tam, gdzie ważne jest, aby zakończyć zadanie przed wykonaniem innego
- Od początku do końca: tam, gdzie konieczne jest rozpoczęcie zadania przed zakończeniem kolejnego
4. Plan centralnej ścieżki
Terminowe wykonanie zadania staje się konieczne, gdy odstęp czasu między datą wykonania a datą rozpoczęcia kolejnego działania wynosi zero. Krótko mówiąc, opóźnienie tego działania opóźni cały projekt. W ten sposób nakreślono szereg ważnych zadań, aby uniknąć ogólnego opóźnienia. Ten kontur może określać czas na zakończenie projektu.
5. Zaznacz ważne kamienie milowe projektu
Kamienie milowe pomagają w śledzeniu projektu w określonych odstępach czasu. Pomaga to pracownikom w przestrzeganiu przebiegu projektu. Z perspektywy orła pokazuje, czy projekt ma się dobrze w określonym czasie.
Te punkty kontrolne są dwojakiego rodzaju - zewnętrzne i wewnętrzne. Zewnętrzne kamienie milowe są przeznaczone dla sponsorów, interesariuszy, klientów itp .; pokazuje, gdzie dotarł projekt. Wewnętrzne kamienie milowe są ustalane dla pracowników bezpośrednio pracujących nad projektem; prowadzi pracowników w śledzeniu postępów projektu.
6. Wyznaczanie zasobów ludzkich
Harmonogram projektu pozostaje niepełny bez podziału obowiązków między pracowników. Zasada kciuka polega na przeznaczeniu 3/4 swojego czasu na główne zadanie, a pozostałą część na wszelkie drugorzędne obowiązki, takie jak pomocnicze lub administracyjne.
7. Przypisz określoną datę początkową i końcową
Po zrozumieniu czasu trwania wymaganego dla każdego zadania, ustaleniu kamieni milowych i oszacowaniu całkowitego czasu wymaganego do ukończenia projektu, można wskazać daty rozpoczęcia i zakończenia. Przewidywana data rozpoczęcia ustalana jest na podstawie wykwalifikowanych zasobów ludzkich. Przewidywana data zakończenia może ulec zmianie ze względu na urlopy pracowników, święta państwowe i inne nieoczekiwane czynniki.
Jakie są typowe techniki planowania projektu?
Istnieje kilka popularnych metod, które większość PMO wybiera przy opracowywaniu harmonogramu projektu, a mianowicie: lista zadań, wykres Gantta, kalendarze, zintegrowane arkusze czasu itp. Większość stron internetowych udostępnia bezpłatne oprogramowanie online, takie jak „2-plan” z interaktywnym programem Gantta Wykres ułatwiający zarządzanie różnymi komponentami planowania, takimi jak dostępność pracowników, karty czasu pracy lub przydziały zadań.
Oto krótki pomysł na:
Lista zadań
Ta metoda dokumentuje listę zadań dla każdego pracownika w projekcie, w edytorze tekstu lub arkuszu kalkulacyjnym. Ta prosta metoda jest idealna dla każdego małego projektu. Niektóre, takie jak Zoho, mogą współpracować ze stronami internetowymi, takimi jak Google+, aby pomóc pracownikom w aktualizacji statusu projektu bezpośrednio w dokumencie. Wadą jest jednak to, że konieczna jest ciągła aktualizacja w celu śledzenia postępu projektu.
Wykres Gantta
Wykres Gantta to wykres słupkowy sekwencji aktywności w funkcji czasu. Każdy słupek oznacza zadanie z datą początkową i końcową, reprezentując w ten sposób czas potrzebny do ukończenia. Wskazuje również na nakładanie się działań, zależności między zadaniami i rozpoczęcie, a także termin realizacji całego projektu. To narzędzie jest bardzo preferowane przez większość PMO ze względu na wizualizację, która pomaga lepiej śledzić projekt. Wykres Gantta to wydajne narzędzie do raportowania aktualizacji statusu i szacowania czasu wymaganego do ukończenia projektu.
Kalendarze
Kalendarze można powielać w wielu plikach z unikatową nazwą dla każdego z nich. Umożliwia to stworzenie kalendarza dla każdego projektu rejestrującego każde zadanie. W ten sposób dostępna jest oś czasu dla całego projektu. Kalendarze mogą być udostępniane pracownikom. Wadami kalendarzy są niemożność przypisania zadania każdemu pracownikowi oraz brak reprezentacji zależności zadań.
Jak ocenia się harmonogram projektu?
Harmonogram projektu jest absolutnej jakości, jeżeli -
- Jest aktualizowany codziennie lub co tydzień
- Wartość szacunkowa po zakończeniu jest zgodna z wartością wyjściową
- Jeśli praca jest równomiernie rozłożona wśród pracowników, zapewniając płynne wykonanie
Harmonogram projektu jest niezwykle przydatny dla firmy programistycznej, firmy budowlanej, organizacji zarządzania wydarzeniami, wydarzeń szkolnych itp. Większość osób stosuje tę technikę w życiu codziennym. Jest to metoda organizacji opracowana w celu ułatwienia życia, ponieważ zapewnia efektywne wykorzystanie czasu. Krótko mówiąc, najlepiej wykorzystuje to, co małe w dłoni.
Polecane artykuły
Jest to przewodnik po zarządzaniu harmonogramem projektu. Tutaj omawiamy kroki i popularne techniki planowania projektu. Możesz także przejrzeć następujące artykuły, aby dowiedzieć się więcej -
- Techniki planowania projektów
- Przykład planowania projektu
- Obowiązki kierownika projektu
- Primavera Project Management