Jak mieć skuteczne spotkania? Spotkania są integralną częścią codziennego życia w firmie, a liczba godzin spędzanych na spotkaniach stale rośnie wraz ze wzrostem w organizacji. Z wyjątkiem kilku ról, które mają charakter „ indywidualnego współpracownika ”, w których udział w spotkaniach jest stosunkowo mniejszy, we wszystkich innych rolach znaczna część dnia roboczego danej osoby zostanie spędzona na spotkaniach.
Podczas gdy na poziomie podstawowym procent czasu spędzonego na spotkaniach może wynosić nawet 5–10% całkowitego czasu, na poziomie wyższym czas ten może skrócić do 90–95% czasu pracy. Nic dziwnego, że osoby na wyższych szczeblach muszą być pracoholikami, ponieważ muszą znaleźć czas przekraczający godziny pracy spędzane na spotkaniach, aby wykonać swoją pracę.
Ponieważ tyle czasu organizacji spędza się na spotkaniach, ważne jest, aby zrozumieć, dlaczego mamy spotkania? Ponieważ w dużej organizacji wszystkie zadania są wykonywane przez zespoły ludzi pracujących razem, większość spotkań w organizacji to spotkania wewnętrzne mające na celu osiągnięcie jednego z konkretnych celów.
Dowiesz się, że spełnianie specyficznej wewnętrznej efektywnej pracy-
1. Dlaczego mamy spotkania?
2. Koszt spotkań (COM)
3. Wskazówki dotyczące efektywnych spotkań
# 1: Wskazówki przed pracą
# 2: Wskazówki podczas spotkania
# 3: Po pracy (po spotkaniu)
I) Dlaczego mamy spotkania?
- Spotkania służące wymianie informacji : - Spotkania te są przeprowadzane w celu wymiany informacji i aktualizacji, na przykład od czasu do czasu - skuteczne szkolenia dotyczące spotkań, nowe zasady itp.
- Spotkania dotyczące aktualizacji statusu: - Spotkania te są używane, gdy grupa ludzi lub zespół zespołów współpracuje nad różnymi częściami projektu i muszą dzielić się aktualizacjami na temat statusu wykonywanej pracy. Spotkania te mają zazwyczaj charakter powtarzalny i powtarzają się po ustalonym czasie, np. Codziennie, co tydzień, co miesiąc itp.
- Spotkania decyzyjne: - Spotkania te zazwyczaj odbywają się, gdy trzeba podjąć decyzję, a osoba podejmująca decyzję chce poznać opinie różnych interesariuszy przed podjęciem decyzji.
- Spotkania związane z rozwiązywaniem problemów: - Czasami grupa ludzi zbiera się podczas burzy mózgów i dyskutuje i wybiera najlepszy sposób rozwiązania problemu organizacji.
- Różne Rodzaj spotkań: - Mogą istnieć inne spotkania, takie jak spotkania poświęcone innowacjom, skuteczne spotkania integracyjne, spotkania przeglądu wyników, spotkania przeglądu audytu, spotkania efektywnego zarządu itp.
Oprócz spotkań wewnętrznych mogą odbywać się spotkania z zewnętrznymi interesariuszami, w których osoba może być potrzebna. Na potrzeby tego artykułu ograniczymy naszą dyskusję do spotkań wewnętrznych, w których musi uczestniczyć osoba na poziomie wejściowym i osoba zarządzająca spotkaniami na średnim poziomie.
II) Koszt spotkań (COM):
Czy istnieje coś takiego jak koszt spotkań (COM)? Odpowiedź jest ostateczna „tak” i jest to suma wszystkich kosztów osób biorących udział w spotkaniach oraz kosztów infrastruktury związanych z ich odbyciem. W naszej dyskusji możemy założyć, że koszt spotkania to koszt, który firma ponosi w związku z czasem spędzonym na tym spotkaniu przez uczestników.
Pozwól, że wyjaśnię to dokładniej, podając przykład. W większości firm szef różnych efektywnych spotkań departamentów zazwyczaj spotyka się raz w tygodniu lub co dwa tygodnie przez jedną lub dwie godziny w celu omówienia kwestii operacyjnych.
Powiedzmy, że w organizacji XYZ Dziesięciu starszych liderów spotyka się raz w tygodniu przez dwie godziny. Załóżmy również, że
- Średnia CTC tych starszych przywódców wynosi 36 Lakhs.
- Dlatego średnia pensja miesięcznie = 36 000 000/12 = 300 000
- Dlatego średnia pensja dziennie = 3 000 000/30 = 10 000
- Zakładając 10 godzin pracy dziennie - Av. Koszt za godzinę = 10.000 / 10 = Rs. 1000 / -
- Czas na 10 liderów zebranych przez 2 godziny = 10 * 1000 * 2 = 20 000 / -
Stąd koszt tego spotkania to 20 000 Rs. W powyższym przykładzie zastosowaliśmy jednak bardzo uproszczony model, jeśli zwiększymy złożoność, biorąc pod uwagę korzyści wynikające ze skutecznych spotkań oraz fakt, że pracownicy pracują tylko przez 22 dni w miesiącu itp., Faktyczny koszt spotkania łatwo będzie podwoić ilość.
Teraz, gdy zrozumiałeś, że spotkania mają swój koszt. Nietrudno zrozumieć, dlaczego efektywne spotkania są bardzo ważne dla każdej organizacji, ponieważ znaczna część czasu pracowników jest spędzana na spotkaniach.
Przejdźmy więc do tego, jak unikać spotkań nudnych, nieproduktywnych, niezorganizowanych i zbyt długich? W oparciu o moje ponad 20-letnie doświadczenie w firmie i codzienne uczestnictwo w średnio ponad 3 spotkaniach, oto kilka wskazówek, jak zwiększyć efektywność spotkań.
Przede wszystkim przy odpowiednim planowaniu i przygotowaniu każde spotkanie może być skuteczne i przyjemne. Jeśli facylitator zaplanuje właściwie i wykona bezbłędnie oraz będzie miał odpowiednie działania następcze, spotkanie będzie skuteczne.
Polecane kursy
- Kurs certyfikacji online w CAPM
- Kurs online na temat zarządzania projektami
- Program ISO 27001
III) Wskazówki dotyczące efektywnych spotkań
Skuteczne wskazówki dotyczące spotkań można podzielić na trzy części
- Przed pracą (przed spotkaniem)
- Podczas spotkania
- Praca po pracy (po spotkaniu)
# 1: Wskazówki przed pracą
- Porządek obrad :
- Osoba, która będzie prowadzić spotkanie, musi zdecydować, jaki jest cel spotkania.
- Jakie są oczekiwane wyniki?
- Na ich podstawie należy opracować porządek obrad spotkania.
Porządek obrad musi jasno określać oczekiwane wyniki. Jeżeli porządek obrad spotkania nie jest jasny, pożądany wynik nie zostanie osiągnięty. Dam ci przykład, aby to wyjaśnić - powiedzmy, że zostałeś poproszony o zorganizowanie spotkania w celu przeglądu numeru sprzedaży. z ostatniego kwartału i zdecyduj o działaniu na następny kwartał. W takim przypadku możesz wysłać porządek obrad na jeden ze sposobów
- Spotkanie w celu omówienia sprzedaży.
- Przejrzyj dane dotyczące sprzedaży w drugim kwartale
- Dyskusja na temat sprzedaży.
W każdym z powyższych przypadków porządek obrad nie jest bardzo jasny i istnieje prawdopodobieństwo, że spotkanie odbędzie się w każdym miejscu, a uczestnicy nie będą przygotowani na spotkanie, co drastycznie obniży skuteczność spotkania
Spójrzmy więc, jak wyglądałby dobry program tego spotkania:
Tytuł: Spotkanie przeglądu sprzedaży Czas trwania : 2 godziny
| Sr. nr | Przedmiot | Prezenter | Trwanie |
| 1 | Wprowadzenie i tło | Jakub | 10 minut |
| 2) | Prezentacja na temat regionu północnego i zachodniego (wyniki ostatniego kwartału, co poszło dobrze, co poszło źle) | Sheena | 30 minut |
| 3) | Prezentacja na temat regionu południowego i wschodniego (wyniki za ostatni kwartał, co poszło dobrze, co poszło źle) | Edie | 30 minut |
| 4 | Otwarta dyskusja na temat wyników, obszarów wymagających poprawy i decydowania o strategii na następny kwartał | Matt | 40 minut |
| 5 | Przegląd działań ze spotkania | Rachel | 10 minut |
Jak widać z powyższego skutecznego planu spotkań, staje się bardzo jasne, że struktura spotkania jest jasno zdefiniowana. Uczestnicy, którzy mają się przedstawić, wiedzą, co muszą zaprezentować i jak długo muszą zakończyć skuteczną prezentację spotkania.
Tak szczegółowy program pomoże zatem zapewnić większą efektywność spotkań.
- Lista uczestników : w większości przypadków organizatorzy nie zastanawiają się, kim są uczestnicy, których należy zaprosić. Bardzo ważne jest, aby na podstawie wymaganego wyniku spotkania zaprosić odpowiedni zestaw uczestników.
W przypadku, gdy niektórzy z wymaganych uczestników zostaną pominięci, decyzja nie może zostać podjęta. Alternatywnie, jeśli ostatecznie zaprosimy uczestników, którzy nie są potrzebni na spotkaniu, będą marnować czas, będą się nudzić podczas spotkania i mogą powodować zakłócenia wpływające na dyskusje.
- Inne Różne rzeczy : Niektóre inne rzeczy, o których organizator musi pamiętać, to zapewnić
- Zarezerwowany jest odpowiedni rozmiar sali konferencyjnej.
- Uczestnicy z góry potwierdzają swój udział w spotkaniu.
- Jeśli uczestnicy mają przejrzeć dane / materiały do czytania / materiały przygotowawcze, należy je przesłać z dużym wyprzedzeniem.
- Czasami oczekuje się, że wszyscy uczestnicy przedstawią swoje materiały w standardowy sposób, w takim przypadku szablony muszą zostać rozpowszechnione z wyprzedzeniem.
# 2: Wskazówki podczas spotkania:
- Rozpocznij spotkanie i zakończ je na czas. Jeśli spotkanie ma przedziały czasowe dla różnych elementów porządku dziennego, należy śledzić czas i starać się ściśle przestrzegać tych terminów.
- Jeśli to możliwe, podawaj lekkie przekąski lub kawę / herbatę, ponieważ są dobrymi lodołamaczami i utrzymuj członków w stanie czuwania i zaangażowania.
- Pozdrów członków na początku spotkania, podaj tło i szybko przejrzyj porządek spotkania oraz oczekiwany wynik spotkania na początku, aby upewnić się, że wszyscy uczestnicy są na tej samej stronie.
- Zachęcaj do dyskusji, aby uzyskać wszystkie punkty widzenia i skuteczne pomysły na spotkania. W przypadku, gdy niektórzy członkowie nie rozmawiają, zadaj im konkretne pytania, aby uzyskać także ich opinie.
- Zawsze koncentruj rozmowę na ten temat. Upewnij się, że dyskusja jest konstruktywna i unikaj powtarzalnych komentarzy. Możesz taktownie zakończyć dyskusje, gdy nigdzie się nie udają, stają się destrukcyjne lub nieproduktywne.
- Na koniec spotkania podsumuj dyskusję na spotkaniu, osiągnięte porozumienia, działania, które należy podjąć, i określ czas następnego spotkania (w razie potrzeby)
# 3: Prześlij pracę (po spotkaniu):
Tak więc odbyła się dobra, produktywna dyskusja na spotkaniu, podczas którego ludzie uzgodnili, jakie działania należy podjąć. Czy możesz się zrelaksować?
Odpowiedź brzmi: „NIE”, a powodem jest to, że największym wyzwaniem w każdej organizacji jest to, że ludzie po uczestnictwie w spotkaniu nie kontynuują działań, które są im przypisane, w wyniku czego działania nigdy nie są zakończone, a oczekiwane wyniki nie są możliwe.
Aby zapewnić osiągnięcie oczekiwanych rezultatów, natychmiast (w ciągu maksymalnie 2–3 dni roboczych) należy wysłać wszystkim uczestnikom protokół spotkania „MOM” wraz z działaniami, które wynikły ze spotkania.
Twoje MOMy i elementy akcji powinny zawierać następujące elementy
- Podsumowanie dyskusji, która miała miejsce
- Osiągnięte porozumienia
- Obszary, w których istniały spory i gdzie wymagane są dalsze spotkania / dyskusje.
- Przedmioty akcji
Przechodząc teraz do przedmiotów MOM i Akcji, z mojego doświadczenia wynika, że większość uczestników nie łapie akcji wyraźnie, w wyniku czego nie zostają wdrożone. Pozwól mi wyjaśnić to na przykładzie.
Na spotkaniu, które omówiliśmy powyżej, przez większość czasu elementy akcji będą wysyłane w ten sposób.
Przedmioty akcji
- Aby stworzyć strategię sprzedaży dla klientów „C”
- Sprawdź wykonalność sprzedaży produktu x
- Popraw sprzedaż w Kanpur o 10%
- Spotkanie podsumowujące w celu omówienia nowego zakończenia na południu.
Powyższe akcje nie są bardzo skuteczne, ponieważ nie mają następujących elementów
- Nazwisko osoby odpowiedzialnej za akcję
- Czas, w którym Akcja musi zostać ukończona.
Lepszym sposobem prezentacji przedmiotów akcji będzie
| Sr. nr | Przedmiot działania | Odpowiedzialność | Termin | Komentarze | |
| Podstawowy | Wsparcie | ||||
| 1 | Stwórz skuteczną strategię sprzedaży dla klientów „C”, którzy nie kupują naszych produktów i powinni zostać przedstawieni do dyskusji na kolejnym spotkaniu przeglądowym | Jaskółka oknówka | Jinal | 10 października | |
| 2) | Utwórz testowy plan marketingowy dla „produktu X” na rynku Manhattan, na podstawie którego można zaplanować wprowadzenie wszystkich poziomów w Indiach | Stóg | Jared | 15 października | Powinny również zawierać szczegółowe koszty planowanej reklamy. |
| 3) | Zespół sprzedaży Ohio zostanie zmuszony do zwiększenia sprzedaży o 10% w listopadzie | Hobert | Petricia | 30 listopada | |
| 4 | Umów się na spotkanie uzupełniające do połowy listopada, aby omówić działania z dzisiejszego spotkania i przejrzeć strategię marketingową naszych konkurentów w regionie południowym | Eric | 10 listopada | ||
Jak widać z powyższych elementów akcji, akcje te są znacznie bardziej prawdopodobne, ponieważ nie ma dwuznaczności co do tego, kto zamierza wykonać akcję i termin, w którym spotkanie musi zostać zakończone.
Podsumowując dużo czasu organizacyjnego, wysiłki i pieniądze są wydawane na spotkania, dlatego też konieczny jest każdy pracownik, aby zapewnić skuteczność spotkań.
Postępując zgodnie z kilkoma prostymi krokami wymienionymi powyżej, będziesz w stanie znacznie poprawić jakość swoich spotkań. Ponadto dokonaj krytycznej oceny wszystkich spotkań, w których uczestniczysz, aby sprawdzić, co poszło dobrze i co poszło źle podczas spotkania, a to znacznie przyczyni się do zapewnienia, że staniesz się mistrzem w efektywnych spotkaniach.
Mam nadzieję, że uzasadniliśmy odpowiedź na pytanie: jak organizować skuteczne spotkania?
Polecane artykuły
Oto kilka artykułów, które pomogą Ci uzyskać więcej szczegółowych informacji na temat Skutecznych spotkań, więc po prostu przejdź przez link
- Wskazówki do dyskusji w grupie
- Różne skuteczne metody komunikacji (przydatne)
- 10 najlepszych i skutecznych kroków do stworzenia bardziej kreatywnych planów pracy
- 10 skutecznych kroków w procesie planowania strategicznego