Mity dotyczące zarządzania projektami - zarządzanie projektami zyskało na znaczeniu w ciągu ostatnich kilku dekad, a kierownicy projektów prowadzą organizacje poprzez rewolucyjne zmiany i rozwój. Zmiany te ułatwiły pracę całej ludzkości, która nie spuszcza rąk z komputerów i innych wiodących technologii. Od produkcji po produkcję, od opracowywania oprogramowania po finanse, zarządzanie projektami było udanym przedsięwzięciem polegającym na wdrożeniu działań związanych z zarządzaniem zmianami, zarządzaniem ludźmi, zarządzaniem zaopatrzeniem i zarządzaniem procesami.
Przez lata, przy tak szerokim przedsięwzięciu, pojawiło się wiele spekulacji i ciekawości dotyczących roli kierownika projektu i zarządzania projektem w ogóle. Do spekulacji i ciekawości dochodzą plotki, legendy i potężne mity o zarządzaniu projektami. Zarządzanie projektami ma swój udział w „mitach zarządzania projektami” i rzeczach, które uważamy za prawdziwe, a wielu menedżerów projektów na przestrzeni lat nie wykorzystało wielu okazji, które pojawiły się z powodu tych mitów zarządzania projektami i ograniczeń, które stanowią .
W tym artykule przyjrzymy się 10 takim mistycznym mitom związanym z zarządzaniem projektami, które robią rundy, i obalamy wszystkie mity związane z zarządzaniem projektami, ponieważ to właśnie dzięki rzeczywistemu obrazowi możemy osiągnąć pełną produktywność i wysoką wydajność naszych przedsięwzięć w zakresie zarządzania projektami.
Geneza mitów zarządzania projektami
Zarządzanie projektami znajdowało się w tajemnicy od dawna, zanim zyskało uznanie w głównych firmach i organizacjach. Była to najlepiej strzeżona tajemnica wśród branż, które nie chciały wymieniać ze światem swoich zwycięskich receptur na stosowność i środki sukcesu. Rola kierownika projektu nie była tym, w którym wielu ludzi gromadziłoby się, aby ją posiąść w obecnej postaci; wszystko to z powodu tajemnicy, którą się otaczał. Poważny brak świadomości był powszechny w pierwszych latach, gdy firmy zaczęły zdawać sobie sprawę z potencjału zarządzania projektami, aby pomóc im zwiększyć swój udział.
Przy ograniczonych zasobach wykorzystywanych do wdrażania zarządzania projektami w najlepszych organizacjach i firmach, wokół tych osób powstały społeczności, które nie ujawniałyby swoich tajemnic handlowych masom. Wszystko było subtelnie niejasne, a pracownicy wymyślili różne teorie i zasady dotyczące zarządzania projektami, które ostatecznie zamienili w mity zarządzania projektami; niektóre prawdziwe, niektóre nieprawdziwe.
Wraz z nadejściem XXI wieku otrzymaliśmy wyraźniejszą perspektywę pochodzenia mitów związanych z zarządzaniem projektami i byliśmy na najlepszej drodze do obalenia i wyjaśnienia towarzyszących im pojęć. Utworzono instytucje, a zarządzanie projektami wzrosło 100-krotnie. Wielu wykwalifikowanych pracowników wkroczyło w nową erę branż, organizacji i metodologii obsługi firm oraz szybkie tempo zmian mitów zarządzania projektami.
Top 10 mitów zarządzania projektami
W tej sekcji przyjrzymy się 10 najpopularniejszym mitom lub tajemnicom zarządzania projektami, o których prawdopodobnie słyszałeś wcześniej i nigdy nie próbowałem tego z powodu chmury otaczającej jego istnienie. Uwalniając cię od tych łańcuchów, pozwól, że pomogę ci zrozumieć zrozumienie tych mitów związanych z zarządzaniem projektami i pozwolę im uzyskać prawdziwy lub fałszywy status. Rozwiążmy to raz na zawsze.
-
Klienci mają jasność co do swoich potrzeb związanych z projektem
Zła odpowiedź! Chociaż klienci mają jasny obraz tego, dokąd chcą dotrzeć pod koniec projektu, z pewnością nie mają jednoznacznych odpowiedzi na temat każdego kroku, jaki trzeba osiągnąć.
Klienci nie są specjalistami od projektów i przeważnie nie są świadomi dynamiki w ramach projektu. Jeśli wierzysz i postępujesz zgodnie z każdym słowem, które mówią ci Twoi klienci, a następnie musisz opracować swój plan projektu, z pewnością może ci brakować niektórych drobiazgów, które są bardzo ważne.
Jako kierownik projektu niezwykle ważne jest, aby nie tylko polegać na słowach i rozmowie przedstawionej przez klientów i klientów, ale także przeprowadzać dokładną weryfikację przeszłości i badania rynku w danym temacie, jednocześnie bardzo aktywnie rozumiejąc potrzeby klientów .
Mogą wymagać więcej, niż ci mówią, lub twój projekt może zostać ukończony w kilku krokach i zadaniach, niż szacują twoi klienci. Zawsze wiedz, że jesteś siłą napędową projektu i wiesz, jak najlepiej manewrować.
-
Oprogramowanie do zarządzania projektami będzie mocno przecinać twoje kieszenie
Nieużywanie oprogramowania do zarządzania projektami może całkowicie zerwać z kieszeni! Biorąc pod uwagę różne postępy w dziedzinie zarządzania projektami, wiele firm korzysta z wielu dostępnych na rynku programów do zarządzania projektami, które mogą kosztować fortunę. Ale znowu są też programy do zarządzania projektami, które są również bardzo ekonomiczne i oparte na chmurze.
Jeśli nie docenisz wymagań oprogramowania do zarządzania projektami, a nawet je przecenisz, czeka Cię gwałtowna podwyżka ceny, jaką płacisz za oprogramowanie do zarządzania projektami. Dzięki odpowiedniemu oszacowaniu i obliczonemu badaniu oprogramowania, z którego chcesz skorzystać, będziesz mógł zatrzymać więcej pieniędzy niż wydajesz. Zatem siła debugowania mitów związanych z zarządzaniem projektami polega na tym, że od ciebie i twoich poszukiwań zależy, czy to się spełni, czy nie.
-
Tylko spotkania mają kluczowe znaczenie dla komunikacji
Chociaż nie jest to fałszywe stwierdzenie w częściowym znaczeniu, kierownicy projektów muszą uważać na słowo „tylko”. Spotkania nie mogą być jedynym środkiem komunikacji ze światem zewnętrznym na temat twojego projektu. Zwracając uwagę na opracowanie planów komunikacji, obowiązkiem urzędnika zarządzającego projektem jest zrozumienie potrzeb przekazywanych informacji i odpowiednio zaplanowanie przekazywania różnych komunikatów przez różne media.
Nienawidzimy spotkań! Tak, to prawda. Jeśli jesteś kierownikiem projektu, który korzysta z wielu spotkań w celu omówienia i porozmawiania o każdym drobnym rozwoju, z pewnością marnujesz czas potrzebny członkom swojego zespołu, aby faktycznie ukończyć zadania i projekt w nim całość. Zamiast tego możesz przyjąć ramy spotkań Scruma, ponieważ są one krótkie, precyzyjne i najczęściej odbywają się rano. W takim przypadku członkowie zespołu nie będą musieli długo czekać w biurze po godzinach zmiany.
Skoncentruj się na produktywnym spotkaniu, a nie tylko na spotkaniu. Doceniaj każdą minutę i patrz, jak mity zarządzania projektami płoną.
-
Certyfikacja zarządzania projektami jest w 100% potrzebna
Popularny mit na liście, twierdzenie, że certyfikacja zarządzania projektami jest absolutnie potrzebna, jest czystym mitem zarządzania projektami i niczym więcej. Na świecie jest wielu pracodawców, którzy chcieliby mieć na pokładzie certyfikowane osoby zarządzające projektami; jednak nigdy nie było to konieczne i biorąc pod uwagę bieżące ankiety i badania, nie wydaje się, aby trend ten wyprzedził scenę zarządzania projektami w najbliższym czasie.
Coraz więcej profesjonalistów nurkuje w zarządzaniu projektami, wielu z nich osiągnęło szczyt sukcesu, nie na podstawie certyfikatu zarządzania projektami, na podstawie nieskażonych zasług i sukcesów.
Ponieważ wielu kierowników projektów powstaje z popiołów, zdobyli doświadczenie, tak samo jak kierownik projektu z błyszczącym certyfikatem na kołnierzu. Nie oznacza to, że podjęcie certyfikacji zarządzania projektami nie jest dobrym pomysłem i prawdopodobnie zmarnuje Twój czas; mit stworzony przez mit zarządzania projektami - obalony! Certyfikacja pomoże Ci ulepszyć i uelastycznić mięśnie zarządzania projektami i prawdopodobnie może zachęcić cię do dalszych działań. Ale jako mity dotyczące zarządzania projektami nie jest to prawdą.
-
Kierownicy projektów muszą posiadać wiedzę techniczną na temat swojej domeny
Nie prawda! Pracowałem z kierownikami projektów, którzy pochodzili z bardzo różnych środowisk niż praca, którą wykonywali i którą zarządzali, ale dobrze się spisali! Te mity dotyczące zarządzania projektami wymagają szybkiego obalenia i teraz. Kierownik projektu nie musi mieć umiejętności technicznych związanych z pracą, którą zarządza, ale będzie potrzebował dowcipu i zrozumienia, aby wykonać pracę, a tak się składa, że jest to strona z pamiętnika odnoszącego sukcesy kierownika projektu.
Kierownicy projektów wchodzący w zupełnie nową domenę nie muszą być ekspertami w tej dziedzinie, ale muszą mieć podstawową wiedzę o tym, jak działają rzeczy w tej dziedzinie. Połączenie tej podstawowej wiedzy z dużym doświadczeniem w zarządzaniu projektami i nauką może pomóc tym kierownikom projektów osiągnąć sukces, nie będąc jednocześnie na miejscu.
Zawsze ważne są umiejętności obsługi na forum zarządzania projektami, a nie wiedza o obsługiwanej domenie.
-
Fakty i arkusze kalkulacyjne Trump Intuition and Perspectives
Ten dźwięk nie może przestać wydawać dźwięku! Ponownie, wielkie mity dotyczące zarządzania projektami, które jako kierownik projektu lub członek zespołu projektowego muszą polegać wyłącznie na faktach i liczbach opracowanych na skomplikowanych arkuszach kalkulacyjnych. Podczas gdy będziesz potrzebować ich dla siebie, swoich wykresów i prezentacji oraz aby rzeczywiście przenieść swój projekt na koła, wraz z tym twoje projekty będą wymagały ludzkiego dotyku, w którym włączysz swoje perspektywy i intuicję.
Te dwa bardzo różne czynniki odgrywają istotną rolę w zapewnianiu sukcesu podczas projektu. Aby odkryć niektóre fakty i liczby, ważne jest, aby spojrzeć na to z różnych perspektyw; tylko wtedy będziesz wiedział, że masz wiele innych miejsc, w których możesz przekopać się, aby uzyskać informacje potrzebne do powodzenia twojego projektu.
-
Cześć Project Manager! Kup te kapelusze
Unikalny system o nazwie „Six Thinking Hats” zaprojektowany przez Edwarda de Bono wstrząsnął światem psychologii, gdy wymyślił aktywność, która umożliwiłaby różnym osobom przyjęcie równoległego myślenia i poprawiła skuteczność tego, jak należy wprowadzać zmiany poprzez konstruowanie procesów myślowych. Wkrótce kierownictwo projektu przyjęło tę metodologię opracowywania taktyk i strategii do funkcjonowania projektów w organizacji.
Ale mitem między tymi cudownymi rzeczami jest to, że kierownik projektu może nosić wszystkie te kapelusze jednocześnie i stać się różnymi osobami o różnych perspektywach noszenia tych myślących kapeluszy i osiągania wyznaczonych celów. Kierownik projektu nie jest jedyną osobą, która będzie wykonywać różne zadania związane z pomyślnym ukończeniem projektu. Zespół musi je poprzeć i wspierać podejmowane przez nich decyzje kierownicze, chyba że jest to zła decyzja i jasne jest, że tak jest.
-
Terminy uzgodnione przez klientów są ważniejsze niż jakość produktu
Te mity dotyczące zarządzania projektami nie mogą stać się bardziej mityczne. Jakość jest zawsze głównym czynnikiem rozwoju produktu lub świadczenia usługi.
Kiedy uzgodniłeś z klientami lub klientami określone terminy i terminy, była to umowa, mając na uwadze jakość wyników tego konkretnego etapu. Ale, jak doskonale wiemy, każdy projekt podlega zmianom w bardzo ograniczonych odstępach czasu. Ponieważ zmiany te wpływają na terminy, firmy często uciekają się do jakości bocznej, aby uwzględnić żądania klientów i terminy. Jest to zły sposób na dotrzymanie napiętego terminu, a kierownicy projektów nigdy nie powinni iść na kompromis w sprawie jakości, z jaką wychodzi produkt.
-
Zarządzanie projektami to cała papierkowa robota Bez gry
Kierownicy projektów, którzy mają takie doświadczenie aż do końca, wiedzą, że zarządzanie projektami nie jest tak naprawdę takie, jak się przedstawia. To powiedziawszy, zarządzanie projektami nie jest twoją starą dobrą pracą biurową, czy tylko dokumentacją lub grą typu „wprowadź liczbę, postępuj zgodnie z projektem” - to dynamiczna przestrzeń, która jest tworzona, aby wprowadzać zmiany w organizacji.
Przez większość czasu kierownicy projektów poświęcają swój czas i energię na komunikowanie się, rozwiązywanie problemów, podejmowanie decyzji, zarządzanie ludźmi, zarządzanie zadaniami, przydzielanie zadań, zarządzanie zakupami i wiele innych funkcji. Kolejne mity dotyczące zarządzania projektami obalone!
-
Kierownicy projektów muszą skupić się na szczegółach i nie zwracać uwagi na strategię
Dbałość o szczegóły jest bardzo ważna i jest potrzebną cechą kierownika projektu. Zwracanie uwagi na każdy szczegół i całość projektu może pozwolić na skoncentrowane postrzeganie wszystkiego, co dzieje się wokół ciebie. Jednak wraz z tym, co stale i powszechnie słyszymy, to fakt, że kierownicy projektów, gdy są poza okularami powiększającymi, nie muszą zwracać uwagi na strategiczne plany lub działania firmy, ponieważ nie mają one większego znaczenia dla projekt.
Projekt okazuje się być częścią półmiska, które nazywamy biznesem, a kierownicy projektów zajmujący się tymi projektami nie muszą przejmować się strategią stosowaną przez organizację. Fałszywy!
Jest to całkowicie nieprawdziwe, a w rzeczywistości menedżerowie projektów powinni mieć uczciwy udział w zrozumieniu strategii firmy przed podjęciem i planowaniem projektu w ich rękach. Będąc częścią strategii zachęca się kierownika projektu do wniesienia wkładu i wniesienia znacznej wartości dodanej do ich strony biznesowej, co może mieć duży wpływ na kierunek, w którym firma zmierza.