Wprowadzenie do indywidualnych spotkań z pracownikami

Spotkania jeden na jednego z pracownikami mogą być naprawdę ważnym czasem, aby dowiedzieć się więcej o członkach zespołu i zrozumieć ich style pracy, a także sposób radzenia sobie z codziennymi problemami w pracy. Jako menadżerowie projektów zawsze staramy się utrzymywać efektywność tych indywidualnych spotkań z pracownikami, aby przynosili wyniki, które przewidujemy dla członków naszego zespołu i dla naszych zespołów, takie jak rozwój kariery i plany działania dla obszarów rozwoju. Ale gdzieś poniżej linii zawsze lądujemy albo na tych spotkaniach, albo gorzej, nie prowadzimy ich w sposób, w jaki powinni być przeprowadzeni.

Niezależnie od tego, czy jesteś doświadczonym kierownikiem projektu, czy nowym kierownikiem projektu, te spotkania jeden na jednego z pracownikami nie przynoszą obecnie ci nic dobrego i czujesz, że to tylko strata czasu dla ciebie i członków twojego zespołu. Uważasz, że godzinę można wykorzystać w lepszy sposób niż spędzając ją na słuchaniu lub doradzaniu członkom zespołu.

Aby oczyścić atmosferę tego skutecznego narzędzia, jakim są spotkania indywidualne z pracownikami, opracowałem ten artykuł, który wyjaśni ci, jak ważne są te spotkania indywidualne i jak możesz to zrobić uczynić je skutecznymi, aby przynosić obfite korzyści.

Znaczenie spotkań indywidualnych z pracownikami

Podczas mojej kadencji jako kierownika projektu spotkałem wielu kolegów z wyraźnymi różnicami w opiniach na temat znaczenia i użyteczności spotkań jeden na jednego. Niektórzy po prostu nie byli przekonani, że regularnie spotykają się z członkami swojego zespołu, aby omawiać wyniki i ewentualne problemy. Uważali, że te spotkania w pracy były całkowicie bezużyteczne i niezwykle czasochłonne. Podczas gdy inni chcieli zawsze dowiedzieć się więcej na temat zakresu spotkań jeden na jednego i byli przekonani, że muszą wiedzieć, jak zwiększyć skuteczność tego rodzaju spotkania, ponieważ pomogło im to poradzić sobie z członkami zespołu i regularnie znać swoje wyniki.

Moim zdaniem spotkania indywidualne uważam za platformę doskonałej wymiany informacji i innowacyjnych pomysłów. Jest to rodzaj spotkania, które pomaga dwóm różnym osobom zrozumieć się i dowiedzieć się więcej o tym, co postrzegają w organizacji i jak postrzegają poważne problemy, a czasem własne frustracje w miejscu pracy. Nie zlecałbym spotkań jeden na jednego tylko w celu zwiększenia wydajności członków zespołu, ale także w celu rozwoju i zdobycia większej wiedzy na temat biznesu, członków zespołu i tego, jak mogą oni połączyć się w wielki wkład.

Spotkania jeden na jednego są przeznaczone wyłącznie dla członków zespołu, aby wyrazić swoje zdanie i serce. Jest to świetna okazja dla kierowników projektów, aby nawiązać wspaniałą rozmowę, aby pomóc członkom zespołu stać się wschodzącymi gwiazdami w ramach podejmowanych projektów.

Polecane kursy

  • Program analizy punktu funkcyjnego
  • Internetowy kurs na temat narzędzi redukcji odpadów
  • Szkolenie certyfikacyjne online w zakresie zarządzania harmonogramem projektu

Korzyści z indywidualnych spotkań z pracownikami

W tej sekcji wymienię korzyści, które osobiście uważam za przychodzące ze spotkań indywidualnych z pracownikami. Spotkania mogą przynieść wiele innych korzyści i kontrastujących skutków ubocznych. Te skutki uboczne nie wynikają głównie ze sposobu, w jaki są organizowane spotkania, lecz zależą od sposobu ich przeprowadzenia. Zanim poznamy 10 niesamowitych sposobów prowadzenia spotkań jeden na jednego, przejrzymy listę korzyści, które dla ciebie przygotowałem.

  • Sprawdzanie wydajności - będzie to świetny czas, aby ocenić i zapytać członków zespołu, co sądzą o swoich osiągnięciach i dokąd zmierza.
  • Samoocena pracowników - wraz ze wzrostem liczby rozmów będziesz mógł pomóc im w introspekcji we własnym stylu pracy i pomóc im zarządzać codzienną pracą zgodnie z ich wygodą.
  • Odkrywanie problemów i problemów - Będziesz mógł dać im możliwość w salach konferencyjnych, aby mówić o problemach i problemach, z którymi się borykają oraz o problemach, przed którymi stoi zespół. Bądź im powiernikiem.
  • Monitorowanie poziomu motywacji - z utrzymującym się rozmachem członek zespołu z pewnością wyrazi swoje odczucia na temat tej roli w pracy. Następnie możesz sprawdzić poziom motywacji, gdy rozmawiają z tobą o wykonywanej pracy.
  • Zaangażowanie w monitorowanie pracy - te spotkania z pracownikami to świetna okazja, by zapytać o ich przyszłe aspiracje, czy pozostać i rozwijać się w organizacji, czy też przenieść się do następnej znalezionej pracy. Dzięki temu możesz zmierzyć ich poziom zaangażowania i na tej podstawie prognozować plany zatrudnienia.
  • Platforma do uznania - jeśli zrobili coś, o czym warto wspomnieć w ostatnim tygodniu lub od ostatniego spotkania na spotkaniu jeden na jednego, pogratuluj im i zachęć do dalszego podnoszenia poprzeczki.
  • Planowanie obszarów rozwoju - Każdy z nas ma obszary rozwoju, które należy opracować, aby zbliżyć się do optymalnej jakości pracy. Wyznacz plany SMART ze swoim członkiem zespołu i uzgodnij te działania.
  • Plan działania - w oparciu o plany rozwojowe pamiętaj, aby poprosić ich o zanotowanie protokołu spotkania, wraz z punktami działania do sprawdzenia i oceny na następnym spotkaniu.
  • Nowe pomysły i innowacje - te spotkania z pracownikami mogą być najlepszym miejscem do zbierania nowych pomysłów i innowacyjnych myśli, które przychodzą do głowy członków zespołu. W większości przypadków dzięki tym członkom zespołu otrzymujemy zadziwiające i kreatywne rozwiązania naszych ostatecznych problemów i problemów.
  • Połączenie z nimi - ta godzina może być najlepszym czasem na osobistą więź z członkami zespołu. Możesz nawet poświęcić czas na rozmowę na temat przypadkowych upodobań i niechęci do budowania relacji i znalezienia połączenia, jeśli chodzi o współpracę.
  • Informacje zwrotne na temat zarządzania - te spotkania z pracownikami są świetną okazją do poproszenia członków zespołu o informacje zwrotne. Każdy musi poprawić wiele aspektów swojej pracy, a poznanie ich na podstawie raportów może być świetną rzeczą. Poproś, aby byli tak otwarci i transparentni, jak chcieliby, abyś był z nimi.

Wskazówki dotyczące wspaniałego spotkania jeden na jednego

Teraz, gdy podsumowaliśmy wiele korzyści płynących z prowadzenia spotkań indywidualnych z pracownikami, naszym następnym krokiem jest zrozumienie, w jaki sposób możemy skutecznie przeprowadzić jedno, a następnie dwa, a następnie wiele innych. Poniżej wymieniono 10 niesamowitych wskazówek na temat prowadzenia wspaniałego spotkania jeden na jednego z członkami zespołu.

  1. Harmonogram! Harmonogram!

Najczęstszym błędem popełnianym przez menedżerów jest utrzymywanie harmonogramu z członkami zespołu i nieprzestrzeganie go. Planowanie jest rzeczywiście bardzo ważnym aspektem w świecie spotkań indywidualnych z pracownikami. Zarówno menedżerowie, jak i członkowie ich zespołów powinni ze sobą współpracować i sprawić, by spotkanie zakończyło się powodzeniem, ponieważ dotrzymają terminów i będą przestrzegać tych harmonogramów.

Spotkania jeden na jednego w pracy można planować na różne częstotliwości: tygodniowe, miesięczne lub kwartalne. Chociaż kwartalny jest najmniej preferowany i może zbiegać się z projektem organizacji kwartalnych spotkań przeglądowych w pracy w celu komunikacji, cotygodniowy jest najbardziej obiecującym i najkorzystniejszym czasem na spotkania indywidualne.

  1. Jasny i precyzyjny porządek obrad

Niezbędne jest ustalenie porządku dziennego spotkania w cztery oczy w pierwszych minutach spotkania. Ważne jest, aby porządek obrad był jasny, precyzyjny, a najlepiej taki, który został stworzony przez samego pracownika. Umożliwi im to kontrolę nad tym, co mają do powiedzenia, a tym samym wspaniałą rozmowę i właściwe wykorzystanie czasu. Po przygotowaniu planu przez pracownika konieczne będzie sprawdzenie go, a obie strony muszą go dokładnie uzgodnić przed kontynuowaniem. Umożliwia to jeszcze efektywniejsze prowadzenie spotkania.

Często menedżerowie tworzą stałe szablony, którymi członkowie zespołu mogą się kierować podczas opracowywania planu. Ten szablon zawiera szeroką kategoryzację czasu, a każda sekcja może zawierać przemyślenia i pomysły członka zespołu.

  1. Wybierz ustawienie neutralne

Obecnie większość organizacji ma bardzo otwarty układ miejsc siedzących, w którym unikają kabin i kabin wśród swoich pracowników, aby promować wartości otwartości i przejrzystości. Pozwala to na dużą wymianę informacji między członkami zespołu. Zastosuj tę otwartość i przejrzystość, nawet w przypadku spotkań indywidualnych w pracy, i wybierz biuro pracownika na spotkanie lub wspólną salę konferencyjną / konferencyjną do dyskusji.

Unikaj spotkań w kabinie, jeśli nie masz otwartego systemu w biurze, a jednocześnie zachowujesz hierarchię i porządek w organizacji.

  1. Zastosuj regułę 60–40

Według mnie nazwałam tę regułę regułą 60–40, aby wskazać, kto może mówić, ile trwa podczas spotkania. W tym przypadku, jako wskaźnik, członek zespołu powinien wykorzystać 60 procent danego czasu na spotkaniu jeden na jednego. To da im wystarczającą kontrolę nad tym, co mają do powiedzenia, i będą mogli to zrobić swobodnie, bez pośpiechu, który odbywa się poza pokojem konferencyjnym.

Możesz im doradzić w pozostałym 40 procentach czasu i pomóc im w rozwiązywaniu problemów, które napotykają lub w zaleceniach dotyczących dzielonych przez nich pomysłów. Dzięki takiej równowadze w ramach spotkań jeden na jeden w pracy może on umożliwić pracownikom wzmocnienie pozycji w zespole i na pewno zostaniesz okrzyknięty świetnym menedżerem.

  1. Trzymaj figurki w gotowości

Arkusze wyników oraz dane tygodniowe lub miesięczne powinny być przygotowane i należy je dokładnie przestudiować przed wyruszeniem na spotkanie indywidualne z członkiem zespołu. W ten sposób będziesz miał solidną podstawę do tego, o czym musisz mówić i do czego członek zespołu jest odpowiedzialny. Nie komplikuj rzeczy za pomocą wykresów lub wykresów, ale włącz podstawowe liczby na temat różnych czynników, na których opiera się wydajność członka zespołu.

Upewnij się, że masz szablon lub udostępniasz raport członkom swojego zespołu przed ich indywidualnymi spotkaniami w pracy i poproś ich o przejrzenie. Upewnij się, że rozumieją własne wyniki i pozwól im zapytać, czy coś jest niejasne lub błędne.

  1. Dziel i rządź

Podziel spotkanie na sekcje i zachowaj czas dla każdej z tych sekcji. Pamiętaj, aby poinformować członków zespołu o tych sekcjach i poprosić ich o przestrzeganie ich harmonogramów w ramach spotkań jeden na jednego. Idealne spotkania jeden na jeden mają następujące sekcje:

  • 15 minut - Wykreśl i uzgodnij porządek obrad
  • 15 minut - Pozwól członkowi zespołu opowiedzieć o jego wydajności, problemach i obawach oraz o sprawach związanych z ich bezpośrednią pracą
  • 15 minut - Pozwól sobie doradzić i opracować wyniki i problemy dotyczące członka zespołu oraz pomóc im w udzielaniu wskazówek i wsparcia przy użyciu planów rozwoju SMART i planów działania
  • 10 minut - Pozwól członkowi zespołu mówić o pomysłach i innowacjach oraz wszelkich opiniach, które mogą dla Ciebie przekazać

  1. Szablon spotkania

Zachowaj ustalony szablon spotkania i pozostaw w nim miejsce na pytania i odpowiedzi ad hoc, oprócz zwykłych zadań wykonywanych przez członka zespołu. Pozwól, aby szablon spotkania jeden na jeden był wystarczająco elastyczny, aby dostosować się do potrzeb wielu członków zespołu. Wszystkie są różnymi osobami i nie powinny ograniczać się do sztywnego szablonu.

  1. Naciśnij Odpowiedzialność

Pod koniec spotkania jeden na jeden ważne jest, aby przypisać obowiązki do stołu wraz z planem rozwoju. Dzięki rozliczeniom będziesz musiał wydać coś, co da się zrealizować podczas spotkania. Zgodnie z informacją zwrotną i drabiną sukcesu, które zostały omówione, lub pomysłami i innowacjami, które zostały odrzucone, upewnij się, że członkowie twojego zespołu działają na nich i zamieniają te rozmowy i pomysły w korzystne działania.

Uczyń tę część protokołu ze spotkania i pozwól członkowi zespołu wysłać oficjalny e-mail z protokołem ze spotkania wraz z uzgodnioną odpowiedzialnością.

  1. Co dzieje się w pokoju konferencyjnym, pozostaje w pokoju konferencyjnym

Upewnij się, że nie podajesz do publicznej wiadomości dyskusji, które odbywają się między tobą a członkiem zespołu. Jeśli są to przydatne punkty i pomysły, pozwól członkowi zespołu zapewnić odpowiednią akcję i nie polegaj na samodzielnym rozpowszechnianiu informacji, chyba że jest to istotne i konieczne.

Wszystkie osobiste dyskusje, cele i obszary rozwoju powinny odbywać się wyłącznie między tobą a członkiem zespołu i powinny być używane tylko w sposób, który uzna za odpowiedni. Unikaj korzystania z informacji, które otrzymujesz podczas spotkań jeden na jeden w pracy na forum publicznym i dla własnej korzyści. Twój członek zespołu ci się zwierzył; szanuj to.

  1. Plan działania dla siebie

Konieczne jest nie tylko, aby członek zespołu opracował plan działania, ale ponieważ jesteś liderem między nimi, istnieje kilka kroków, które nawet ty będziesz musiał zrobić, aby zapewnić, że rozwój przeważy w twoim zespole.

Zanotuj plan działania, na podstawie którego podejmiesz działania z korzyścią dla członka zespołu i firmy, która zwróci Ci korzyść. Skoncentruj się na pomaganiu członkom swojego zespołu w osiągnięciu sukcesu. To będzie również twój sukces.

Polecane artykuły

Jest to przewodnik po spotkaniach jeden na jeden z pracownikami, które mogą być naprawdę ważnym czasem, aby dowiedzieć się więcej o członkach zespołu i zrozumieć ich style pracy. Są to następujące linki zewnętrzne związane ze spotkaniami z pracownikami.

  1. 12 porad dotyczących języka ciała na spotkania biznesowe
  2. 3 znakomite wskazówki! Jak mieć skuteczne spotkania?
  3. 6 funkcji intranetu zapewniających skuteczną komunikację z pracownikami

Kategoria:

Rozwój przedsiębiorczości