Propozycja projektu a karta projektu - w tym artykule mam nadzieję na podsumowanie ram dokumentacji dla projektu i tego, jak ważne jest poznanie różnicy między wieloma dokumentami, które wpływają i wychodzą z projektu, wśród członków zespołu lub interesariuszy.

Jak stwierdza tytuł, artykuł ten ma na celu rozproszenie ciemności z dala od poszczególnych dokumentów, Karty Projektu i Propozycji Projektu. Te dwa kluczowe dokumenty, choć bardzo do siebie podobne, zajmują bardzo różne pozycje w projekcie, a jego przebieg i cele są również zróżnicowane.

Zapuśćmy się w świat niesamowitego zarządzania projektami i stwórzmy systematyczne procedury, aby zapewnić sprawne funkcjonowanie w celu osiągnięcia celów projektu.

Propozycja projektu a plansza karty projektu

Dokumenty do projektów

Dobrze udokumentowany projekt to projekt, który był systematycznie kierowany i kierowany w kierunku, w którym powinien zmierzać, w celu osiągnięcia celów firmy.

Jeśli istnieją dokumenty, które zostały specjalnie zaprojektowane dla projektu, najwyższe kierownictwo bardzo łatwo manewruje w ramach projektu oraz dokładnie sprawdza i porównuje postępowanie.

W celu zarządzania tym zadaniem, a nawet śledzenia projektu, po wprowadzeniu zmiany przydatne są dokumenty, które można przekształcić w wytyczne lub studia przypadków. Istnieje zasadniczo 9 ważnych dokumentów, które należy wykorzystać w projekcie. Są to:

  1. Propozycja projektu - Rozpoczęcie projektu jest propozycją projektu, która jest kompleksowa i przekonująca, szczegóły w tym dokumencie uzasadniają inwestycję niezbędną do rozpoczęcia projektu.
  2. Karta projektu - jest to mandat, który zamienia pomysł w prawdziwą pracę kierownika projektu.
  3. Plan zarządzania projektem - obejmuje wszystkie niezbędne szczegóły dotyczące całego projektu, ułatwiając kierownikowi projektu przeglądanie etapów i planów.
  4. Dziennik akcji - przypomina listę rzeczy do zrobienia dla wszystkich członków zespołu wykonujących różne zadania w określonych dniach.
  5. Rejestr ryzyka - podobnie jak w dzienniku akcji, jest to licznik ryzyka, z wyszczególnieniem wszystkich ryzyk, na które narażony jest projekt.
  6. Raporty o stanie - jest to zbiór raportów, które dokładnie informują, gdzie znajduje się projekt w danym momencie i ile jeszcze zostało, aby osiągnąć cel projektu.
  7. Budżet - dokument liczbowy, który zawiera wszystkie konta z ustalonym budżetem dla projektu. Od strony finansowej dokument ten zawiera wszystkie ważne dane.
  8. Przegląd wyciągniętych wniosków - tutaj można zapisać wnioski wyciągnięte w trakcie realizacji projektu, aby lekcje te mogły zostać wdrożone na dalszych etapach projektu lub innych projektów w organizacji.

Cel dokumentu dla projektów

Zawsze nie lubimy dokumentować wszystkiego, co robimy, ponieważ jest tak dużo tekstu do napisania, pokrycia i przeczytania. Utrudnia nam to podejmowanie i zarządzanie projektami, które pojawiają się na naszej drodze.

Przy tak dużej ilości tekstu i analiz, wykresach i wykresach wykonujących rundy, utrzymywanie dokumentów rozwiązało ten problem i menedżerom projektów równie łatwo jest zachować możliwość śledzenia projektu.

Doświadczeni menedżerowie projektów dbają o to, by w ich projektach były przechowywane standardowe szablony do przechowywania dokumentów. Udane szablony projektów mogą być ponownie wykorzystywane od czasu do czasu w zależności od projektu.

Korzystając z szablonów, menedżerowie mogą bardzo dobrze skoncentrować się na podstawowej odpowiedzialności związanej z zarządzaniem całym projektem, zamiast angażować się w ciężką pracę papierkową oraz gromadzenie i segregację danych.

Na każdym z poniższych etapów można znaleźć dokumentację jako kluczową część projektu, która idzie w parze z elementem komunikacyjnym projektu:

  1. Inicjacja - raport wykonalności, propozycja projektu, karta projektu
  2. Planowanie - specyfikacja wymagań, dokument projektowy, plan zarządzania projektem
  3. Wykonanie - dziennik akcji, dziennik problemów, raporty o stanie
  4. Kontrola - dokument testowy, zarządzanie zmianami
  5. Zamknięcie - dokument techniczny, dokument funkcji, przegląd lekcji, dokument przekazania

Mając wszystkie podstawowe informacje i cel dokumentacji przed sobą, możesz teraz uzyskać szczegółowe informacje, które mówią nam, czym dokładnie jest karta projektu i propozycja projektu i co je wyróżnia.

Co to jest karta projektu?

Karta projektu, znana jako dokument definicji projektu lub odniesienie do dokumentu urzędowego, jest oświadczeniem, które jasno określa zakres, cele, cele i zespoły zaangażowane w projekt.

Opisując cele projektu, karta projektu zapewnia następujące główne funkcje:

  • Wstępne rozgraniczenie ról i obowiązków, które każda osoba odgrywa w trakcie realizacji projektu
  • Wskazanie głównych interesariuszy lub właścicieli projektów i sponsorów projektu
  • Przedstawienie obowiązków i ról podejmowanych przez kierownika projektu

Karta projektu jest w większości przypadków krótkim dokumentem używanym w celu odniesienia do obowiązków, które należy oznaczyć dla różnych ról w ramach projektu. Są to wyciągi ze szczegółowych dokumentów, takich jak propozycja projektu. Jest to należycie uważane za standardową najlepszą praktykę branżową.

Oprócz rozgraniczenia ról i obowiązków poszczególnych projektów karta projektu jest dokumentem referencyjnym do następujących celów:

  • Cel lub powody podjęcia projektu
  • Problem miał zostać rozwiązany
  • Cele, które projekt ma osiągnąć
  • Ograniczenia projektu
  • Sposoby i sposoby osiągnięcia rozwiązania
  • Tożsamość zespołu i interesariuszy projektu
  • Elementy, które są objęte zakresem i wykraczają poza zakres
  • Szacowanie ryzyka w projekcie
  • Korzyści, które przyniesie projekt
  • Ogólny przegląd budżetu

Cele te są szczegółowymi elementami karty projektu i mogą zawierać wszystkie lub kilka z tych elementów. Karta projektu pozostaje głównym i głównym dokumentem w całym cyklu życia projektu i inwestuje pewien poziom dźwigni i władzy w kierownika projektu, który jest właścicielem tego dokumentu.

Karta projektu rzadko się zmienia i musi być regularnie sprawdzana przez kierownika projektu, aby śledzić, czy cel jest realizowany i czy występuje jakieś odchylenie od planu.

Karta projektu jest sporządzana po zatwierdzeniu propozycji projektu i tuż przed określeniem zakresu projektu. Jest zgodny z naturalną kolejnością zatwierdzeń i hierarchią zatwierdzeń budżetu.

Wydajna karta projektu to taka, która mieści się na jednej stronie formatu A3, w celu zapewnienia wykonalności oraz łatwego zrozumienia i identyfikowalności. Inne karty projektów można również opracowywać na dokumentach tekstowych.

Jeśli więc chcesz wiedzieć, jak projekt mógłby wyglądać z wysokiego poziomu lub z lotu ptaka, możesz rzucić okiem na kartę projektu.

Co to jest propozycja projektu?

Propozycja techniczna lub propozycja projektu to bardzo przekonujący dokument, którego celem jest przekonanie grupy interesariuszy, kadry kierowniczej i inwestorów o prawdopodobieństwie rozwiązania danego problemu przez projekt.

To znowu jest prosty, ale szczegółowy dokument, który ma w sobie następujące cele:

  • Określa pracę, którą należy wykonać
  • Wyjaśnia przyczynę projektu i jego cele
  • Przekonuje i przekonuje czytelników, że zespół jest gotowy i gotowy do projektu i jest w stanie doprowadzić go do pomyślnego zakończenia
  • Wyjaśnia plan zarządzania i jego wyrafinowanie
  • Zapewnia panel dostępności zasobów wykorzystanych do ukończenia projektu w ramach danego budżetu i przydzielonego czasu

Wskazówka 1 : Aby wykonać te wszystkie czynności i móc przedstawić swój punkt widzenia przed panelem, należy upewnić się, że propozycja uzyska wynik 10 na 10 w odniesieniu do swojego wyglądu.

Specjaliści z panelu muszą być wciągnięci w wiarę w potrzebę projektu i potrzebują wystarczającego powodu, aby na nim postawić swoje pieniądze. Przez cały czas należy zachować profesjonalny ton, a dokument musi być łatwo dostępny.

Wskazówka 2 : Drugim najważniejszym elementem propozycji projektu, oprócz wyglądu, jest jego pomysł. Silna propozycja jest systematycznie wyszczególniana i ma jasny plan działania, który będzie nadzorował projekt.

Im bardziej technicznie uzasadniona jest Twoja propozycja, tym lepiej dla organizacji. Tworzenie kopii zapasowych danych i treści zawierających fakty i liczby może pomóc w podniesieniu jakości oferty.

Projekt musi być dostosowany do celów wyznaczonych przez organizację, aby w pełni spełnić jej potrzeby. Rozwiązanie problemu z dala od statku z kierunku, w którym zmierza firma, może być całkowicie bezcelowe.

Co musisz zawrzeć we wniosku projektowym

W przeciwieństwie do karty projektu, która jest wyciągiem głównie z propozycji projektu lub zestawienia prac, propozycja projektu jest bardzo szczegółowym dokumentem, pomijając gadatliwość. Format zwykle składa się z układu i typografii, co pociąga za sobą.

Układ z jednej perspektywy musi obejmować użycie ilustracji graficznych. Mogą to być dowolne z następujących elementów:

  • Wykresy
  • Wykresy
  • Zdjęcia
  • Rysunki
  • Diagramy

Te ilustracje są w rzeczywistości faktami i liczbami zestawionymi w znacznie bardziej skompilowany i łatwy do zrozumienia sposób. Opis każdej ilustracji powinien stanowić podstawę i uchwycić ważne niuanse, które przedstawia grafika. Ułatwi to czytanie i powinno zachęcić panel do przekonania, że ​​projekt jest przecież bardzo dobrze przemyślany.

Korzystanie z tabel może również zwiększyć czytelność i przejrzystość tekstu oraz szybko nakierować czytelnika na podjęcie świadomej i jasnej decyzji.

Typografia zawiera uporządkowane nagłówki i powinna zapewniać dobry przepływ treści. Niewłaściwie umieszczona treść nie będzie służyć celowi projektu i może doprowadzić do odrzucenia lub ponownej propozycji projektu.

Różnica między kartą projektu a propozycją projektu (300)

Po zatwierdzeniu i zatwierdzeniu propozycji projektu uznaje się, że projekt jest oficjalny i można go rozpocząć natychmiast lub zgodnie z zaleceniami. To wtedy urzędnik zarządza projektem, a karta projektu zostaje sporządzona.

W poniższej tabeli zestawiono role karty projektu z propozycją projektu. Pamiętaj, że ta lista nie jest wyczerpująca i może zawierać o wiele więcej właściwości z wyjaśnień podanych powyżej:

Punkty do zapamiętania

  • Dokumentacja jest kluczowym aspektem każdego projektu, zarówno technicznego, jak i w jakiejkolwiek innej branży, i musi być przestrzegana do celów administracyjnych i statusu projektu.
  • Na każdym etapie lub etapie projektu wykonywana jest co najmniej jedna dokumentacja.
  • Wydajni i doświadczeni menedżerowie przechowują szablony do wykorzystania w różnych projektach. Szablony z udanego projektu można wykorzystać w bieżącym projekcie w celu zwiększenia wydajności i zaufania w procesach.
  • W efekcie istnieje 9 niezbędnych dokumentów projektowych, które muszą być częścią projektu, aby zapewnić jego sprawne funkcjonowanie i identyfikowalność.
  • Szczegółowość powinna być ograniczona w dokumentach projektowych, ponieważ powinny one być ukierunkowane i najczęściej używane w celu aktualizacji lub rejestrowania zdarzeń i wyników.
  • Karta projektu i propozycja projektu są wyróżniającymi się dokumentami wykorzystywanymi w cyklu życia projektu i muszą być częścią projektu. Są zaliczane do głównej kategorii dokumentów.
  • Karta projektu nie podlega sankcjom przed zatwierdzeniem propozycji projektu.
  • Budżetowanie powinno być częścią obu dokumentów, ponieważ jest to kluczowy czynnik napędzający pomysł firmy na projekt.

Mam nadzieję, że teraz wszyscy jesteście gotowi ze swoją wiedzą na temat dokumentów, a zwłaszcza z wykorzystaniem karty projektu i propozycji projektu. Rozglądaj się przez tę przestrzeń, aby uzyskać więcej ciekawostek na temat zarządzania projektami i wydajności.

Polecane artykuły

  1. Dowiedz się ekscytujące bezpłatne funkcje programu Excel - wykresy i wykresy
  2. Pytania do wywiadu z zakresu zarządzania projektami
  3. Techniki zarządzania projektami

Kategoria:

Rozwój przedsiębiorczości