Cykl życia projektu
Projekty są nieodłączną częścią naszego życia zawodowego. W świecie ciągle zmieniających się technologii i trendów biznesowych zarządzanie projektami jest bardzo pożądane. W tym temacie poznamy cykl życia zarządzania projektami
Według PMI projekt jest definiowany jako tymczasowy z określonym początkiem i końcem w czasie. Ponadto projekt jest wyjątkowy bez rutynowych operacji i ma na celu spełnienie szczególnego celu za pomocą określonego zestawu operacji. PMI definiuje ponadto zarządzanie projektami jako zastosowanie wiedzy, umiejętności, narzędzi i technik do działań projektowych w celu spełnienia wymagań projektu.
Niezależnie od tego, czy projekt dotyczy opracowania oprogramowania, premiery nowego produktu, czy nawet filmu, zarządzanie nim będzie przebiegać przez pięć faz cyklu życia.
Fazy cyklu życia projektu
Oto pięć faz cyklu zarządzania projektami:
- Inicjacja
- Planowanie
- Wykonanie
- Monitorowanie i kontrolowanie
- Zamknięcie
Faza inicjacji:
To jest punkt wyjścia projektu. Projekt jest konceptualizowany na tym etapie. Na tym etapie realizowane są następujące kroki:
- Pomysł projektu jest tworzony lub klient podchodzi do niego. Pomysł może być rozwiązaniem istniejącego problemu lub nową szansą w biznesie (na przykład: uruchomienie nowego modelu smartfona)
- Tworzony jest dokument sprawy biznesowej zapewniający rozwiązanie do wdrożenia pomysłu po burzy mózgów złożonej z kierowników zespołów, klientów i projektów.
- Kierownicy projektów i zainteresowane zespoły sprawdzają wykonalność realizacji projektu pod względem zysków, kosztów, harmonogramu, zasobów itp.
- Po przejściu tego testu wykonalności projekt jest proponowany do zatwierdzenia przez zespół kierowniczy firmy / jednostki biznesowej.
- Podczas zatwierdzania SOW dla projektu jest podpisywany i budżet jest przydzielany.
Po pomyślnym zakończeniu powyższych kroków projekt zostaje przeniesiony do fazy planowania.
Faza planowania:
To drugi etap zarządzania projektem. Podczas tej fazy tworzony jest szczegółowy plan projektu. Plan ten obejmuje zadania, wymagane zasoby, harmonogramy, koszty itp. Przeprowadzane jest dalsze planowanie w celu ustalenia priorytetów. Wykres Gantta, który wskazuje ramy czasowe dla różnych zadań, jest jednym z ważnych dokumentów stworzonych do planowania. Różne plany tworzone w zależności od rodzaju projektu to:
- Plan komunikacji: Dobry plan komunikacji zapewnia sukces projektu. Określa sposób udostępniania informacji między różnymi zaangażowanymi grupami (konfigurowanie poczty, Skype, tworzenie listy dystrybucyjnej itp.) Macierz eskalacji jest częścią tego planu, która jest używana do eskalacji zespołów w przypadku problemów.
- Plan zasobów: określa zasoby wymagane do projektu i zużycia oraz harmonogram pozyskania zasobów. Mapowanie zasobów ludzkich jest opisane w tym planie.
- Plan jakości: Plan składa się ze szczegółowego opisu przyjętych norm jakości, badań jakości i zapewnienia jakości stosowanych do utrzymania standardów.
- Plan wdrożenia: zawiera zarys wdrażania rezultatów projektu. Podejście do wdrażania, odpowiedzialność członków zespołu podczas i po wdrożeniu, śledzenie problemów i wsparcie po zakończeniu projektu.
Po zrealizowaniu różnych planów zarządzanie ryzykiem odbywa się w zależności od krytyczności projektu. Identyfikacja potencjalnych zagrożeń i analiza wpływu, jeśli takie zagrożenia wystąpią w ramach tej podfazy. Raport zarządzania ryzykiem jest przygotowywany z planem ograniczenia przyszłych zagrożeń.
Faza wykonania:
Zrobione z finalizacją i planowaniem pomysłu na projekt. Teraz nadszedł czas na rozpoczęcie pracy. Na tym etapie wdrażane jest wcześniejsze planowanie. Ta faza zależy w dużej mierze od planowania. Lepszy plan lepiej będzie realizacja. Kierownicy projektu wykonują poniższe kroki w tym procesie:
- Alokacja zasobów i zapewnienie jej terminowej dostawy.
- Codzienne przypisywanie zadań członkom zespołu
- Biorąc codzienne spotkania
- Tworzenie raportu o stanie na podstawie codziennych spotkań i postępów projektu.
Tutaj cały zespół zaczyna się wyobrażać, zaczynając od rzeczywistej pracy (np. Rozwój oprogramowania, produkcja). Dzienne cele są ustalane; zespół musi zapewnić ich spełnienie; w przypadku opóźnienia muszą zgłosić się do kierowników projektów.
Faza monitorowania i kontroli:
Faza ta jest łączona z fazą wykonania, ponieważ obie występują jednocześnie. Głównym celem jest zapewnienie wykonania zgodnie z planem. Obowiązują terminy i koszty. Podczas monitorowania wdrażane są następujące punkty:
- Ustaw kluczowe wskaźniki wydajności (KPI).
- Porównaj plan postępu lub raport o stanie z planem projektu, aby zmierzyć KPI.
- W przypadku wszelkich odchyleń od projektu zmniejsz odchylenie i ponownie zdefiniuj kluczowe wskaźniki wydajności.
- Zaktualizuj plan pod kątem wszelkich zmian, aby dotrzymać terminu.
- Monitoruj wykorzystanie budżetu.
- Monitoruj jakość projektu.
Faza zamknięcia:
Teraz, gdy projekt jest zakończony i nadszedł czas, aby wdrożyć go u klienta lub wprowadzić na rynek. To tutaj wspólne wysiłki kończą się owocnym końcem !! Wdrożenie planu wdrożenia utworzonego w fazie planowania. Faza zamknięcia ma:
- Wydawanie rezultatów (produkt / usługa) interesariuszom.
- Komunikowanie zamknięcia interesariuszom i partnerom biznesowym.
- Podpisywanie dokumentów biznesowych.
- Zwolnienie członków zespołu i zamknięcie umów.
- Płatności i dokumentacja.
- Dokumentowanie wyciągniętych wniosków i najlepszych praktyk przyjętych w trakcie projektu, aby można je było wykorzystać w przyszłości dla innych projektów.
- Konfigurowanie struktury wsparcia i utrzymania zgodnie z wymaganiami.
Powyżej znajdują się fazy cyklu życia projektu. Chociaż inicjowanie nowego projektu może wydawać się gigantycznym zadaniem, jednak przerywanie faz zapewnia osiągalny cel. Ale te fazy nie wykluczają się wzajemnie, w praktyce mogą się nakładać. Fazy wykonania i kontroli, które widzieliśmy powyżej, zachodzą jednocześnie. Podobnie, to samo może się wydarzyć również w innych fazach.
Fuzja planowania i realizacji:
Możliwości problemów i zmiany wymagań ze strony klienta na etapie wykonania mogą prowadzić do zmiany w planie projektu. Planowanie jest ponownie przeprowadzane na etapie realizacji. Zwinna metodologia, która jest szeroko stosowana w projektach oprogramowania, zapewnia elastyczność w zakresie wprowadzania takich zmian w ostatniej chwili.
Duże projekty są podzielone na małe moduły, takie jak produkcja, a jakość może być różnymi modułami dla produktu. Ukończenie jednego modułu może odpowiadać inicjacji dla innych projektów.
Można stwierdzić, że etapy te mają charakter dynamiczny, ale przy pomocy różnych narzędzi do zarządzania projektami możemy zapewnić pomyślne zakończenie projektu.
Polecane artykuły
Jest to przewodnik po cyklu zarządzania projektami. Omówiliśmy pięć faz cyklu zarządzania projektami. Możesz także przejrzeć nasze inne sugerowane artykuły, aby dowiedzieć się więcej -
- Kariera w zarządzaniu projektami
- Fazy zarządzania projektami
- Dokumentacja projektu
- Wprowadzenie do zarządzania projektami
- Studium przypadku w zarządzaniu projektami