Plan Zarządzania Ryzykiem Projektu - Mówią: „Ostrożność jest lepsza niż leczenie” i jest to prawdą w każdym życiu. Niezależnie od tego, czy jesteś właścicielem projektu, czy kończysz naukę na egzamin, podjęcie działań zaradczych na samym początku pracy może pomóc Ci uzyskać przewagę, a także uniknąć wpadek i katastrofalnych zdarzeń w późniejszym czasie, gdy jesteś do kolan głęboko zaangażowany. To samo dotyczy obecnie projektów, w których należy podjąć pewne działania przed realizacją projektu, aby zaoszczędzić na ryzyku, co może całkowicie odrzucić Twoje plany.
Źródło obrazu: pixabay.com
Plany zarządzania ryzykiem w projekcie to przemyślane odwzorowania, które mogą identyfikować, przewidywać i stosować rozwiązania na wypadek problemów z projektem. Dobry plan zarządzania ryzykiem projektu może napotkać nieoczekiwane problemy, ponieważ planista wziął pod uwagę wszystkie możliwe scenariusze, które mogą się nie powieść podczas realizacji projektu. Zwalczanie pożarów nie zawsze jest najlepszym sposobem i może powodować szkodliwe szkody w dalszych fazach projektu.
Doskonały plan zarządzania ryzykiem projektu może obniżyć poziom problemów wpływających na projekt o około 80% - 90%, co stanowi dobry zakres. 20% - 10% zawsze może być marginalnym procentem ryzyka, którego nie uwzględniono. W tym artykule przejrzysz plany zarządzania ryzykiem projektu i jak opracować dobrze przemyślany plan swojego projektu.
Co to jest ryzyko?
Wikipedia określa ryzyko…
„… Potencjał zdobycia lub utraty czegoś wartościowego”.
Z tą definicją szybko uderza mnie, że ryzyko może się spłacić na dwa różne sposoby: możesz albo zyskać z niego ogromnie, albo pogrążyć się w stracie. Ale zwykle postrzegamy ryzyko w najbardziej negatywnym znaczeniu i zawsze planujemy zmniejszyć to negatywne ryzyko, które przewidujemy. Co się stanie, gdy podejmowane ryzyko się opłaci? Pełne zrozumienie ryzyka, na jakie narażony jest Twój projekt, sprawi, że nawet zaplanujesz nagły sukces, który wymagałby dużo kontroli i zarządzania.
Mówiąc najprościej, Wikipedia definiuje również ryzyko jako „niezamierzone oddziaływanie z niepewnością” . W przypadku projektów i zarządzania projektami ryzyko jest tym czynnikiem, który stanowi potencjalne zagrożenie dla pomyślnego zakończenia projektu, zgodnie z harmonogramem. Ryzyko może wystąpić na dowolnym etapie cyklu życia projektu i może niekorzystnie wpłynąć na całe funkcjonowanie projektu, powodując odejście od proponowanego planu.
Te negatywne skutki mogą stanowić stałe lub chwilowe zagrożenie dla czasu, budżetu, zasobów, a nawet jakości przyznanej projektowi. Projekt jest zawsze w stanie ryzyka, a zarządzanie ryzykiem projektu przyczynia się do identyfikacji i podejmowania działań przeciwko tym zagrożeniom we właściwym czasie, we właściwy sposób. Kontrolowanie poziomów ryzyka i niepewności oraz zarządzanie nimi są tym, na co będzie zwracał uwagę plan zarządzania ryzykiem projektu, a my zajmiemy się tymi aspektami w poniższych sekcjach.
Co to jest plan zarządzania ryzykiem projektu?
Po szybkim przejściu ryzyka i zarządzaniu nim, wydaje się, że każdy projekt w linii musi mieć plan zarządzania ryzykiem przewidywanym dla tego projektu. We wszystkich projektach występuje ryzyko związane z procentem ryzyka i zawsze potrzebny jest plan zarządzania ryzykiem projektu.
Plan zarządzania ryzykiem projektu jest w zasadzie dokumentem instruktażowym krok po kroku, identyfikującym i przewidującym scenariusze, które mogą narazić projekt na ryzyko oraz znaleźć sposoby i sposoby jego rozwiązania. Plan zarządzania ryzykiem projektu podsumowuje podejście do zarządzania ryzykiem projektu przyjęte przez kierownika projektu i zespół, a ten plan zarządzania ryzykiem projektu jest zwykle częścią biznesplanu projektu, który jest tworzony na początku projektu.
Plan zarządzania ryzykiem projektu przez cały czas zawierałby następujące atrybuty i elementy:
- Proces - jest to cały proces, który zostanie przyjęty w celu identyfikacji, analizy, oceny i ograniczenia ryzyka w całym cyklu życia projektu.
- Budżet - zawsze istnieje ryzyko związane z kosztami projektu, ponieważ kiedy projekt się rozpoczyna, z pewnością będą się zmieniać w miarę postępu projektu. Metodę radzenia sobie z taką zmianą należy opracować w planie zarządzania ryzykiem projektu.
- Struktura podziału pracy - Strategie związane z zarządzaniem ryzykiem projektu należy przenieść do WBS. Jak i kiedy należy uwzględnić w planie zarządzania ryzykiem projektu.
- Rejestr ryzyka - Częstotliwość przeglądania rejestru ryzyka ma być uwzględniona w planie zarządzania ryzykiem projektu.
- Role i obowiązki - Gdy projekt napotka problem związany z ryzykiem, plan poinformuje członka projektu, kto jest odpowiedzialny za dany scenariusz.
- Struktura raportowania - to samo co z rolami i obowiązkami, ale krótko omawia strukturę raportowania w sytuacji zagrożenia i w czyich rękach muszą leżeć decyzje.
- Kategorie ryzyka - Ryzyko musi być starannie podzielone na kategorie i określone w celu zapewnienia właściwej organizacji informacji.
Opracowanie planu zarządzania ryzykiem projektu
Plan zarządzania ryzykiem projektu skutecznie określa „jak”, jeśli chodzi o procesy ryzyka i strukturyzację w całym cyklu życia projektu. Będzie się również składać z następujących elementów:
- Raport z analizy lub przewidywania prawdopodobnego ryzyka
- Rozwiązania lub strategie łagodzące, które różnią się od ryzyka o wysokim wpływie na ryzyko o niskim wpływie
Wszystko to z myślą o jednym celu - uniknięciu zagrożenia wykolejenia projektu .
Aby opracować kompleksowy i skuteczny plan zarządzania ryzykiem projektu, należy wykonać 6 podstawowych kroków. Są to:
-
Identyfikacja ryzyka i utworzenie rejestru ryzyka
Zanim pomyślisz o zarządzaniu ryzykiem i ograniczaniu go, ważne jest, aby je poznać i poprawnie zidentyfikować. Jeśli przegapisz ryzyko podczas identyfikowania potencjalnych zagrożeń, narażasz sam projekt i jego ukończenie.
Aby móc w pełni zidentyfikować wszystkie ryzyka, możesz zastosować metodę pierwszego zdefiniowania kategorii, do których ryzyka te mogą się zaliczać, na przykład ryzyko projektu, ryzyko korporacyjne, ryzyko biznesowe, ryzyko budżetowe, ryzyko systemowe, ryzyko ludzi, ryzyko celu biznesowego, i wiele więcej. Można je dalej podzielić na bardziej precyzyjne kategorie w celu łatwej identyfikacji. Inną metodą kategoryzacji może być ryzyko zewnętrzne lub wewnętrzne. Metoda PEST jest również szeroko stosowana w branży: podział oparty na czynnikach politycznych, ekonomicznych, społecznych i t echnologicznych.
Skorzystaj z burzy mózgów z udziałem członków zespołu projektowego, ekspertów merytorycznych i interesariuszy, aby uzyskać wgląd w kategorie i właściwą identyfikację ryzyka. MŚP mogą być osobami zarządzającymi z zewnątrz patrząc na projekt.
Wszystkie zidentyfikowane ryzyka są wyszczególnione w rejestrze ryzyka, a do każdego z nich przypisany jest poziom. Poziomy te oparte są na prawdopodobnym wystąpieniu ryzyka we właściwym czasie cyklu życia projektu i jego powadze. Rejestr ryzyka zawiera następujące informacje o każdym ryzyku związanym z projektem i obejmuje wszystkie fazy zarządzania ryzykiem projektu:
- Unikalna identyfikacja
- Krótki opis
- Poziom wpływu na projekt
- Możliwa częstotliwość występowania
- Osoby odpowiedzialne za zarządzanie ryzykiem
- Plan ograniczania ryzyka
- Przydzielony budżet
-
Analiza i ocena ryzyka
Po zidentyfikowaniu ryzyka związanego z projektem, następnym krokiem jest analiza i ocena każdego ryzyka w celu ustalenia ich wpływu na pomyślne zakończenie projektu. Ryzyko powinno być analizowane i oceniane z uwzględnieniem następujących 2 kryteriów:
- Prawdopodobieństwo
- Poziom wpływu
Wzywa się kierowników projektów do oceny każdego ryzyka wymienionego w rejestrze ryzyka według skali niskiego, umiarkowanego i wysokiego prawdopodobieństwa wystąpienia oraz niskiego, umiarkowanego i wysokiego stopnia powagi wpływu. Mogą stworzyć matrycę do sporządzenia wykresu tych ocen, aby uzyskać zdrowy obraz ryzyka i ich wpływu na projekt.
Tę klasyfikację i ocenę matryc można później wykorzystać do ustalenia priorytetów różnych rodzajów ryzyka i umożliwić kierownikowi projektu wprowadzenie środków w ramach planu zarządzania ryzykiem projektu. Oceny przypisane do ryzyk projektu mogą być ocenami lub ocenami liczbowymi, które zespół projektowy i organizacja uznają za wygodne.
-
Identyfikacja czynników wyzwalających ryzyko
Zasadniczo podziel swój zespół na podgrupy, które zajmą się każdym ryzykiem, jeśli wystąpią one zgodnie z przewidywaniami. Te podgrupy będą musiały zbadać swoje ryzyko w głębszym sensie i rozpoznać przyczyny tych zagrożeń oraz oznaki ostrzegawcze, które mogą powiedzieć zespołowi projektowemu, że ich projekt grozi niebezpieczeństwo.
Wskazówka : Zgodnie ze standardową praktyką dokument 3 uruchamia się dla każdego ryzyka przydzielonego w rejestrze ryzyka.
Na tym etapie kierownik projektu może określić role i obowiązki każdego zespołu i członków zespołu w obliczu scenariusza ryzyka. Autorytetowe uprawnienia są przyznawane osobom zarządzającym i rozliczającym budżety na każde ryzyko. Są one odpowiedzialne za wymyślanie pomysłów i plan tych pomysłów wraz z kierownikiem projektu.
Role i obowiązki można podzielić na podstawie działu, tytułu roboczego lub wiedzy specjalistycznej osoby lub zespołu. Spróbuj również uwzględnić wszystkich interesariuszy projektu, aby uzyskać ich wgląd i wiedzę specjalistyczną na temat planu zarządzania ryzykiem projektu. Osoby te mogą nawet w dużym stopniu przyczynić się do identyfikacji tych czynników ryzyka, które można zapisać później w planie zarządzania ryzykiem projektu.
-
Burza mózgów dla pomysłów na rozwiązanie
Każdy zespół podejmuje teraz ryzyko i burze mózgów, tworząc pomysły, które tłumią zagrożenia. Powinny to być środki zapobiegawcze lub plany awaryjne podejmowane przez zespół na początku projektu, w celu zmniejszenia lub wyeliminowania wpływu, jaki ryzyko to wywiera na zakończenie projektu. Zespół powinien pomyśleć o wykorzystaniu nadarzających się okazji, jak wspomniano w planie projektu w fazie planowania cyklu życia projektu.
Szanse są najczęściej dodatnim ryzykiem w projekcie, a częściej szanse te mogą w rzeczywistości zneutralizować negatywne ryzyko, na którym się koncentrujemy. Kierownicy projektów powinni zachęcać zespół zarządzający ryzykiem projektu, poprzez sposoby planu zarządzania ryzykiem projektu, do zwrócenia bacznej uwagi nawet na możliwości ograniczenia ryzyka.
W oparciu o wspólne pomysły różnych działów i umysłów, które nad nim pracowały, kierownik projektu musi następnie podjąć decyzję w sprawie opracowania planu działania (POA) dla rozwiązań. O tym będziemy dyskutować w następnym kroku, jakim jest stworzenie planu!
-
Tworzenie planu
Ryzyko jest identyfikowane, brane są pod uwagę możliwe rozwiązania lub środki, dla nich pozostaje plan działania. Ten plan działania jest podstawową jednostką planu zarządzania ryzykiem projektu, a kierownik projektu będący właścicielem tego planu będzie musiał udokumentować wszystkie możliwe rozwiązania wszystkich różnych rodzajów ryzyka zidentyfikowanych w całym projekcie. Plany te są w zasadzie strategiami ograniczania ryzyka w celu powstrzymania ryzyka.
Te strategie ograniczania ryzyka albo zmniejszają szanse na zrealizowanie ryzyka, albo zmniejszają wpływ danego ryzyka. Te strategie ograniczania ryzyka rodzą się z pomysłów odrzuconych podczas burzy mózgów. Istnieją dwa rodzaje strategii łagodzących. Są to:
- Prewencyjne - ten rodzaj strategii odpowiada na pytanie: „co powinieneś teraz zrobić?”. Strategia ta została zaprojektowana w taki sposób, aby zmniejszyć prawdopodobieństwo ryzyka lub powagi ryzyka, zanim jeszcze ryzyko zostanie zrealizowane.
- Nieprzewidziane wydatki - są to zaplanowane działania na wypadek realizacji ryzyka. Krótko mówiąc, odpowiada na pytanie: „co należy zrobić, jeśli …?”
Na ryzyko, które mają najwyższy priorytet, kierownik projektu musi najpierw wziąć pod uwagę, a ich plany łagodzenia muszą zostać zrealizowane przed rozpoczęciem projektu lub zgodnie z planem działania. Ryzyko o niższym priorytecie można rozwiązać później, ale nie można go zignorować ani zlekceważyć.
Rejestr ryzyka powinien rejestrować i dokumentować wszystkie rodzaje ryzyka, cesjonariusza ryzyka, plan działania do wdrożenia oraz koszty związane z tymi ryzykami.
-
Monitorowanie i przegląd ryzyka
Podczas gdy projekt przebiega zgodnie z planem projektu, wraz z planem zarządzania ryzykiem projektu, dbając o wszystkie ryzyka, które projekt może napotkać w drodze do jego ukończenia. Ponieważ wszystkie wpływy z planu zarządzania ryzykiem projektu są udokumentowane w rejestrze ryzyka, ważne jest, aby przeglądać ten dokument w regularnych odstępach czasu. Uważaj okres przeglądu za dwa tygodnie.
Ale po co monitorować i recenzować? W miarę postępu projektu istnieje spora szansa, że projekt może napotkać lub zrealizować o wiele więcej ryzyk, lub ryzyko zapisane w rejestrze może wymagać zmiany.
Zarządzanie ryzykiem projektu jest procesem iteracyjnym i powinno być bezproblemowo powiązane z zarządzaniem całym projektem. Powinien być ściśle zintegrowany z ramami zarządzania problemami, ponieważ nierozwiązane problemy powoli stają się potencjalnymi zagrożeniami.
Powiązane kursy: -
- Zarządzanie ryzykiem projektu
- Szkolenie z zarządzania projektami oprogramowania
- Zarządzanie projektami - poznaj wszystkie grupy procesów i obszary wiedzy