„Komunikacja jest kluczem do silnych relacji wspieranych przez wzajemną korporację i zrozumienie, a plan komunikacji jest do tego narzędziem”.
opracować skuteczny plan komunikacji - my jako ludzie kierujemy się komunikacją, która jest źródłem naszego życia i działalności, podobnie jak przedsięwzięcia organizacji i ich płodne kreacje, strategie lub ideologie, które chcą przedstawić swoim odbiorcom lub w ich obrębie własne kręgi korporacyjne lub poza korporacyjne.
Ta intensywność projekcji popycha te organizacje do przyjęcia planów komunikacji, które będą głośno mówić o nich oraz ich propozycjach i schematach tematycznych.
Co to jest plan komunikacji i dlaczego jest tak konieczny?
Plan komunikacji to strategicznie zorientowany dokument pisemny przedstawiający cele i zadania firmy oraz podejmowane przez nią działania lub projekty.
Możemy również powiedzieć, że jest to informacyjny artykuł, który wyjaśnia interesariuszom i zainteresowanemu zespołowi, do czego firma dąży i jakie są jej plany na przyszłość.
Następujące elementy stanowią plan komunikacji:
- Cele i zadania
- Proces i plan działania
- Lista interesariuszy lub zespół zaangażowany w projekty
- Znalezienie osób, do których należy skierować plan komunikacji?
- Jak zamierzasz ocenić swoje prognozowane zyski?
Komunikat może mieć dowolną formę jako raporty elektroniczne, publikacje drukowane, materiały konferencyjne, ankiety, narzędzia marketingowe lub sprzedażowe, przemówienia itp., Aby umożliwić kierownikom projektu lub zespołowi zarządzającemu zaplanowanie projektu zgodnie z oczekiwaniami firmy i realizację ich ukierunkowane cele.
Mogą ustawić pożądany standard i ton komunikacji, aby ustawić określone tempo projektu i spójny przepływ pracy. Pomaga także planistom w ustalaniu priorytetów i optymalnym wykorzystaniu zasobów.
Istotny jest plan komunikacji, równie ważny jest sposób jego opracowania, który jest zasugerowany potrzebami podmiotów korporacyjnych.
Wskazówki, jak opracować skuteczny plan komunikacji!
Zbadaj trendy w komunikacji i zbadaj swoje badania:
Znajdź trend komunikacyjny w swojej organizacji. Niektóre organizacje wynajmują firmy, aby dowiedzieć się, co się dzieje, ale wydatki te mogą stanowić obciążenie dla budżetu firmy.
Możesz więc zaoszczędzić trochę, badając siebie, w jaki sposób komunikują się inni członkowie organizacji, w jaki sposób wchodzą w interakcje i realizują codzienne działania operacyjne i czy osiągają konkretne wyniki?
Aby uzyskać odpowiedzi, musisz umówić się na spotkanie i przeprowadzić burzę mózgów z pracownikami i kierownikiem oraz znaleźć wyniki lub wszelkie wady lub problemy, które mogą utrudniać proces komunikacji.
Wybierz osobę, która przejmie prowadzenie
Przed rozpoczęciem właściwego procesu bardzo ważne jest znalezienie rzecznika, który zainicjuje proces komunikacji i opracuje plan komunikacji. Powinien spełniać następujące kryteria:
- Powinien być zawsze gotowy do współpracy, koordynacji z pozostałymi członkami zespołu i personelu oraz ustalania planów i celów komunikacji.
- Powinien być w stanie przeznaczyć czas i personel na zaspokojenie potrzeb komunikacyjnych.
- Mają zdolność decydowania o wymaganym systemie komunikacji oraz o jego skuteczności i wpływie.
- Powinien zaangażować ewaluatora, a także innych, w generowanie i weryfikację różnych strategii komunikacyjnych i planów komunikacji.
- Posiadać umiejętność generowania wielu kreatywnych pomysłów na udaną realizację planu komunikacji,
Rozwijaj komunikację i zaufanie wśród rówieśników i społeczności
Powinieneś utrzymywać silną komunikację i zaufanie oraz zarządzać oczekiwaniami zainteresowanych osób, zwłaszcza tych, którzy są partnerami w twoich wysiłkach. Stwarza to bezpieczne środowisko i zmniejsza wszystkie szanse na ryzyko lub pogłoski.
Prawidłowe i aktualne informacje mogą pomóc społecznościom w aktywnym uczestnictwie w programach, uzyskać informacje zwrotne oraz mieć znaczące zaangażowanie i zrozumieć korzyści, jakie mogą uzyskać z programu.
Zdefiniuj cele i cele
Po uzyskaniu wszystkich informacji od firmy ustal cele i zadania planu komunikacji i co chcesz osiągnąć. Twoje cele są zgodne z celami firmy, które obejmuje
- Twoje usługi wobec firmy,
- Jak dobrze możesz wywierać wpływ
- Jak możesz scentralizować sieć komunikacyjną?
- Buduj pracę zespołową
- Popraw dostawę produktu
- Do jakiego poziomu twój plan komunikacji ma wpływ na interesariuszy, media i rząd.
Celami są wymagane zasoby, zarówno ludzkie, jak i mechaniczne, proces przyjmowany w ramach projektu, rodzaj produktów lub usług, które firma zamierza wytwarzać lub promować, oraz rodzaje ulepszeń potrzebnych w bieżących procesach lub funkcjonowaniu.
Znajdź potencjalnych odbiorców / czytelników Twojego planu komunikacji
Musisz znaleźć potencjalnych odbiorców, z którymi twoje stowarzyszenia mogą się kontaktować lub próbować na ciebie wpłynąć. Tymi odbiorcami są Twoi konsumenci, członkowie, zainteresowane stowarzyszenia, edukatorzy, przemysłowcy, media itp.
Obejmuje to twoje badania i badania osób, które mogą mieć bezpośredni wpływ na bieżące projekty lub działania i dowiedzieć się, które grupy są częścią organizacji lub osoby z zewnątrz, ale są powiązane z projektem.
Umożliwi to ustalenie priorytetów odbiorców docelowych i podjęcie lepszej decyzji.
Działania, które należy wprowadzić przed lub po wdrożeniu planu komunikacji
Musisz dokonać oceny rodzaju informacji i działań, które musisz udostępnić. Twórz różne grupy lub społeczności, przeprowadzaj różne recenzje i oceniaj procesy.
Zaangażuj się w spotkanie społeczności każdego miesiąca i stwórz forum, na którym zainteresowani mogą rozmawiać lub dzielić się swoimi obawami. Bardzo ważne jest również dzielenie się swoimi badaniami lub ustaleniami z ewaluatorami i przeprowadzanie ankiet.
Zaprojektuj swoje kluczowe punkty
Znajdź i zaprojektuj ważne punkty lub wiadomości, które chcesz dostarczyć. Pomoże Ci to przefiltrować niepotrzebne fakty lub informacje i dostarczyć to, co najlepsze, dokładne i skuteczne.
Pomoże to również zrozumieć potrzeby i oczekiwania ludzi oraz pytania, które mogą zadać. I pomagają zrozumieć, w jaki sposób program i projekt mogą wpłynąć na społeczność lub stan.
Decydując się na wiadomość, należy zrozumieć i ocenić sytuację, w której implikowany jest proces komunikacji i nastrój odbiorców, język, w którym wiadomość musi zostać przekazana, rodzaj przekazu i ogólny projekt.
Wiadomość powinna zostać sporządzona z uwzględnieniem rodzaju odbiorców. Ważne również, jeśli publiczność to młodzi, starzy lub dzieci, a następnie odpowiednio sformatuj wiadomość.
Jak powiedział James Thurbe: „Precyzja komunikacji jest ważna, ważniejsza niż kiedykolwiek wcześniej, w naszej erze równowagi włosów, kiedy fałszywe lub źle zrozumiane słowo może spowodować tyle katastrof, co nagły bezmyślny czyn.
Oceń wrażliwość odbiorców
Dowiedz się, jaki jest nastrój ludzi i określ, jak ludzie powinni reagować na nastrój i wrażliwość sytuacji. Żadna wiadomość nie powinna zawierać żadnego słowa ani oświadczenia, które wskazywałoby na brak szacunku dla jakiegokolwiek języka, kultury, religii lub wiary ludzi.
Dowiedz się, jaki jest ogólny nastrój publiczności, i aby zachować właściwą równowagę do komunikowania się, zachowanie pozytywnego tonu pomoże dotrzeć do większej liczby osób niż rozprzestrzeniać negatywność, która może wywołać strach lub gniew.
Język
Dowiedz się, jakim językiem posługują się Twoi odbiorcy oraz czy używasz języka formalnego czy nieformalnego, prostego czy wyrafinowanego. Po prostu, jeśli kontaktujesz się z ludźmi, musisz pisać i używać języka ludowego dla dygnitarzy lub świata korporacyjnego, wymagany jest wyrafinowany język.
Sytuacja może wynikać z podjęcia decyzji, czy wybrać język nieformalny czy formalny. Czasami zbyt formalny język może sprawić, że słuchacze poczują, że z nimi nie rozmawiasz.
Używany język powinien być prostym i komunikatywnym planem komunikacyjnym, który pokazuje, co chciałeś powiedzieć i poczuć.
Znajdź tryb komunikacji
Pomyśl o najlepszym trybie komunikacji dla mediów, który może być elektroniczny, drukowany lub ustny. Mogą to być broszury, ulotki, okładki, strony internetowe, karty, telewizja itp.
Omów pomysły z zespołem zarządzającym i innymi pracownikami i wyjdź z pomysłem, który naprawdę przyniesie ci sukces. Nośnik potrzebny do komunikacji zależy również od grupy docelowej podczas procesu komunikacji.
Musisz upewnić się, że wybrany przez ciebie sposób komunikacji przekazuje wiadomość do odpowiednich działów lub ludzi na czas, na przykład niektóre mogą wymagać prezentacji PowerPoint, podczas gdy prasa może potrzebować wywiadu z szefem zespołu projektowego.
Prawidłowa decyzja dotycząca wyboru mediów wiąże się z sukcesem we wzorcu komunikacji i wybranych ramach. Musisz upewnić się, że członkowie zespołu oceniającego czują się dobrze z różnymi rodzajami komunikacji.
Biorąc pod uwagę różne typy, niezwykle ważne jest, aby członkowie zespołu oceniającego czuli się komfortowo z rodzajem komunikacji, z której korzystasz lub co sugerujesz.
Rodzaj narzędzi lub medium w planie komunikacji obejmuje:
- Streszczenia spotkań
- Raporty o stanie
- Listy z aktualnościami
- Ankiety
- Strona internetowa Internet / Intranet
- Spotkania w małych grupach itp
Znajdź czynniki, które mogą wpłynąć na metodę komunikacji
Pracuj nad różnymi czynnikami lub przyczynami, które mogą wpływać na wybrane przez ciebie metody komunikacji, spójrz na lokalną sytuację i przypadek oraz dowiedz się, jaki rodzaj kanałów komunikacji jest dostępny w społeczności i jaki rodzaj działań można włączyć.
Musisz także dowiedzieć się, jaki jest rodzaj odbiorców - ich religia, kultura, grupa wiekowa, stosunek płci, czy są niepiśmienni lub niepiśmienni, a także więcej osób młodych lub zamężnych. Najważniejsze ze wszystkich, w jaki sposób można dotrzeć do tych osób.
Bardzo ważnym czynnikiem, który na ogół ludzie ignorują, jest zakres ryzyka związanego z rozpowszechnianiem przekazu komunikacyjnego wśród ludzi. Innym aspektem jest to, czy proces komunikacji może być dwukierunkowy, czy jednokierunkowy, na przykład czy program wymaga informacji zwrotnej, czy nie?
Skonfiguruj Matrycę
Najlepiej jest mieć matrycę z planem komunikacji związanym z konkretnym projektem, np. Przegląd spotkań, ustawienie komunikatu o stanie.
Wyjaśnij temat projektu, jakie są kluczowe punkty dyskusji, w jaki sposób projekt zostanie zrealizowany, w jaki sposób są docelowi odbiorcy i obowiązki, które dzielą. Może to pomóc w ustaleniu oczekiwań i ustaleniu granic planu komunikacji.
Proces ten prowadziłby do przekształcenia matrycy w kawałek informacyjny, grafikę, która mogłaby być udostępniana i wykorzystywana przez każdego, kto pracuje nad projektem.
Ustaw harmonogram
Po ustaleniu swoich celów i zadań zorganizuj wszystkie dane w formacie kalendarza i wspomnij o projektach, które zostaną objęte, lub zadaniach, które należy wykonać zgodnie z priorytetem, i oddziel każde zadanie logicznie zgodnie z tydzień, miesiąc.
Przeanalizuj wynik
Stwórz metodę wymyślania wyniku, proces oceny powinien obejmować albo raport miesięczny, prezentację lub spotkanie personelu, raport działu, odprawy kierownictwa personelu.
Twoja analiza lub ocena zależy od tego, ile razy musisz przedstawić wyniki. Sytuacja może pojawić się, gdy będziesz musiał przedstawić wyniki zainteresowanemu zespołowi, nawet zanim proces oceny dobiegnie końca.
Powinieneś także dowiedzieć się, kiedy różne składniki mogą chcieć przejrzeć proces wyników.
Potrzebne zasoby
Konieczne jest ustalenie szacunkowego budżetu i oczekiwanych wyników z wydatków. Oblicz związane z tym koszty i jak zyskasz na inwestycji.
Dowiedz się o przewidywanych przeszkodach lub sytuacjach awaryjnych
Jak wspomniano powyżej, proces komunikacji obejmuje wiele paradygmatów i wiele tras, w których przeszkody lub sytuacje awaryjne mogą zniszczyć funkcjonalność.
Najgorszy przypadek może mieć miejsce, gdy drukowane jest oświadczenie prasowe lub ulotka, a adres e-mail i adres komunikacyjny są błędnie drukowane lub usuwane, lub krytyczne i ważne słowo jest pisane nieprawidłowo, reporter może uzyskać błędne informacje.
Katastrofa może się zdarzyć, gdy organizacja dla ciebie, której poświęcasz swoje umiejętności, odmówi Ci uznania. Tego rodzaju problemy trzeba było przewidzieć przed planem komunikacji i znalezionymi alternatywnymi rozwiązaniami pozwalającymi rozwiązać i rozwiązać te problemy.
Wniosek
Plan komunikacji jest rzecznikiem marzeń organizacji, które należy strategicznie narysować, zwracając uwagę na najdrobniejsze szczegóły. Najlepiej jest przygotować plan komunikacji trzy lub cztery dni przed harmonogramem i dokładnie go ocenić.
Dobrze udokumentowany plan komunikacji usprawni cały proces i uporządkuje różnorodne działania, które możesz wykonywać.
Pierwsze źródło obrazu: pixabay.com
Powiązany kurs: -
jak opracować plan komunikacji