Skuteczna komunikacja - komunikacja w projektach IT stanowi kluczowy pomost między pomysłami a ich wdrażaniem. Ale komunikacja może wkrótce przerodzić się w nieporozumienie w ciągu kilku sekund. Skuteczna komunikacja wydaje się być potrzebą godziny dla kierownika projektu IT, który raczej chce ją odpowiednio ustawić, jeśli chodzi o to, jak, kiedy, dlaczego i gdzie komunikacja. Postęp projektu zdecydowanie zależy od sposobu, w jaki odbywa się komunikacja projektu, ponieważ tylko poprzez komunikację można przekazywać informacje z jednego punktu do drugiego.
Źródło obrazu: pixabay.com
Wiele można powiedzieć o zdolności kierownika projektu IT do prowadzenia, zarządzania i skutecznej koordynacji całej trasy projektu za pomocą planu komunikacji lub wyposażonej strategii. To właśnie ta komunikacja może ewidentnie stworzyć lub przerwać ten projekt lub zmierzyć jego skuteczność w skali biznesu. W przypadku projektu skierowanego do różnych osób z różnych środowisk, posiadających różne zestawy umiejętności, im płynniejszy plan komunikacji, tym lepiej dla projektu i jego powodzenia. Pomyśl o tym jako o kleju lub spoiwie, który łączy różne aspekty faz projektu; bardziej jak fundament niż bariery komunikacyjne.
Komunikacja musi być odpowiednio obsługiwana, aby uzyskać maksymalny potencjał określonego planu projektu. Czy słyszałeś kiedyś o różnicach między interesariuszami, które doprowadziły do poważnych sprzeczek i rozwiązania projektów? Większość tych przypadków i scenariuszy powstaje, a głównym winowajcą jest niewłaściwa komunikacja. Teraz jest to coś, czego nie chciałbyś dla swojego zespołu i projektu jako menedżera projektu.
Wraz z globalizacją istnieją projekty, które rozszerzają się za granicę i potrzebują solidnego mechanizmu oraz planu całej komunikacji, który musi być tak szybki i potężny, aby nie było między nimi luk. Tak więc jest to ciekawostka dla wszystkich, którzy chcą odcisnąć piętno i odnieść sukces jako skuteczny komunikator na froncie zarządzania projektami.
Tak, potrzebujemy skutecznej komunikacji w ramach projektów IT!
Zawsze jest jedno zadanie, które zatrzymuje cały proces twojego projektu i wymaga od ciebie czasu i przestrzeni, aby przywrócić projekt na właściwe tory. Ale jeśli ten konkretny scenariusz nie jest wcześniej rozważany lub jeśli jest rozważany, ale nie wspominany innym interesariuszom o tym, jak sobie z tym poradzić, z pewnością stwarza kolejne zamieszanie.
Pomyśl o projekcie jako o domu budowanym przy użyciu kart do gry. Jeden zły ruch lub umieszczenie, a cegły spadają. Miej solidne podstawy i nie jest to strome wzgórze po niepowodzeniu. I tym fundamentem, całkiem ewidentnie, jest komunikacja.
Źródło obrazu: pixabay.com
To dzięki komunikacji Twoje planowanie jest lepsze, zbieranie wymagań jest lepsze, wdrożenie jest lepsze, a projekt przebiega sprawnie.
Komunikacja wydaje się być jednym z najbardziej niedocenianych czynników zarządzania projektami i planowania, i często pomija się go na ostatnim etapie. To nakłada pracę i szum! nie można uzyskać absolutnie żadnych rezultatów dzięki ciężkiej pracy i odporności. To jest coś, z czym miałem do czynienia i mówię z własnego doświadczenia.
Zdałem sobie sprawę ze znaczenia skutecznego planu umiejętności komunikacyjnych od samego początku projektu do jego zakończenia.
Korzyści ze skutecznej komunikacji
Skuteczne umiejętności komunikacyjne mogą zaoszczędzić Tobie i Twojej firmie czas, pieniądze i wysiłki zainwestowane w przedsięwzięty projekt.
Trójkąt zarządzania projektem
Te trzy aspekty trójkąta zarządzania projektem są ograniczeniami, które określają powodzenie projektu. Wszystkie są niezbędne i muszą być odpowiednio wyważone. Każde ograniczenie podczas przesunięcia ma wpływ na pozostałe dwa czynniki.
Źródło obrazu: pixabay.com
Kiedy zakres jest zwiększany, czas i koszty są ograniczone do projektu. Jeśli czas jest zwięzły i napięty, ogranicza to zakres projektu, ale zwiększa renderowany koszt. I wreszcie, jeśli budżet jest napięty, koszt zmniejsza się, a zakres zmniejsza się.
Ponieważ zmiany te zachodzą nieustannie na każdym etapie projektu, skuteczną komunikacją mogą być kropki, które łączą ograniczenia, aby uzyskać pożądaną równowagę.
Śledzenie etapów
Jesteś tym, który prowadzi projekt od przodu, ale nie możesz uzyskać pełnego obrazu tego, co dzieje się z twoim projektem, ponieważ opisy wymienione w systemie śledzenia problemów są po prostu mylące i niejasne, abyś mógł podjąć decyzję. Brzmi znajomo?
Oto, gdzie przychodzi skuteczna komunikacja biznesowa, aby uratować dzień i pomóc ci kontrolować, co należy zrobić.
Twoja wiadomość e-mail ma pogratulować zespołowi osiągnięcia ważnego kamienia milowego, ale wygląda na to, że poczta nie jest ważna w temacie, który pojawia się w skrzynce odbiorczej każdego użytkownika. Nie masz dokąd pójść, ale sięgnij po skuteczną komunikację.
Tryby ułatwiające efektywną komunikację
- Narzędzia i systemy
- Spotkania
Ta lista nie jest skomplikowana, ale stanowią sedno skutecznych wskazówek komunikacyjnych - prostoty.
E-mail - jest to podstawowy sposób komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej. Od zarania Internetu e-maile stale się rozwijały i ewoluowały, aby pozostać wiernym efektywnemu bitowi komunikacji każdej transakcji.
Źródło obrazu: pixabay.com
Jednak pomimo całej tej pompady i parady wielu wciąż nie zdaje sobie sprawy z tego, jak podstawowe użycie poczty e-mail może spowodować postęp w projektach informatycznych. Temat ten jest pierwszym punktem do dyskusji; podczas zajmowania się projektami informatycznymi, tematem musi być:
- Zwięzłe i jasne
- Krótki
- W stanie przekazać cel poczty
- Potrafi zidentyfikować projekt
Wiersz tematu jest jak twoje hasło i może określić, czy Twój zespół zamierza zaoszczędzić minuty czytania zawartości wiadomości, czy nie.
Następni w kolejce są odbiorcy. Pole Do, DW, UDW powinno zawierać identyfikatory należące do odpowiednich osób i nie powinno przechodzić na listę mailingową, jeśli nie dotyczy ona wszystkich osób na tej liście.
Źródło obrazu: pixabay.com
Na koniec upewnij się, że otrzymujesz wszystko na poczcie: transakcje i spotkania oraz minuty. Musi być oficjalny, a forma wiadomości e-mail jako oficjalna forma komunikacji.
Narzędzia i systemy - wykorzystaliśmy je do śledzenia nowoczesnych zadań projektowych, przypomnień, współpracy, udostępniania i wszystkich różnych form komunikacji. W dzisiejszych czasach aplikacje biznesowe nabrały rozpędu, a ich integracja z klientami e-mail znacznie ułatwiła wszystkim kierownikom projektów i członkom zespołów projektowych. Jednak jako menedżerowie projektów należy korzystać z tych wydajnych narzędzi komunikacyjnych, aby efektywniej manewrować w ramach projektu.
Menedżerowie projektów zajmujący się projektami informatycznymi pogrążają się w problemach uchwyconych niepraktycznie, co prowadzi do opóźnienia lub braku komunikacji oczekiwań. Chociaż masz dobrze e-maile, które są w stanie Cię na bieżąco informować lub pomagać w śledzeniu bieżących działań Twojego projektu, w przypadku większych projektów wydaje się to niemożliwe. W takich momentach ważne jest, aby kierownik projektu zainwestował w lepsze narzędzia do zarządzania projektem, które łączą i zapewniają powiązania między różnymi zewnętrznymi i wewnętrznymi zainteresowanymi stronami zaangażowanymi w twój projekt.
Źródło obrazu: pixabay.com
Podczas korzystania z takich systemów należy pamiętać o następujących aspektach:
- Tytuł - upewnij się, że tytuł zawiera wszystko. Tytuł powinien być możliwie jak najbardziej opisowy dla każdego w granicach projektu.
- Kategoria - Oznacz i podaj kategorie zadań, które należy podjąć. Ustal priorytety i komunikuj, na które zadania należy patrzeć bardziej uważnie niż na inne.
- Problemy - upewnij się, że śledzisz je skutecznie, aby Twój projekt nie blokował następnego zadania w linii, i upewnij się, że komunikujesz się wystarczająco przez system, że dane zadanie zostanie zablokowane, aby umożliwić przejście do innego pilniejszego zadania.
- Opis - podaj jak najwięcej opisów w kategorii opisu. Użyj linków, zdjęć i wykresów, aby szybko przekazać pomysł lub wiadomość.
- Komentarze - komentuj wszystkie zmiany, aby wszyscy w tej kategorii byli ich świadomi. Komentarze powinny nawet szczegółowo opisywać komunikację werbalną lub rozmowę telefoniczną w sposób „jak rozmawialiśmy…”.
Spotkania - te spotkania intelektualistów, aby „dyskutować” i „rozwiązywać” problemy, mają nieco zły gust, ponieważ wymagałyby długich godzin spędzania czasu w salach konferencyjnych i, co niektórzy całkowicie się obawiają, żadnych rezultatów na końcu tego wszystkiego. Spotkania takie odbywają się i były powszechne z uwagi na fakt, że skuteczna komunikacja w miejscu pracy nie była świadczona.
Weźmy na przykład spotkania dotyczące aktualizacji statusu. Spotkania te gromadzą tłum ludzi dyskutujących i dzielących się swoimi ukończonymi i oczekującymi zadaniami, krok po kroku, podczas gdy reszta zwykle albo tylko czeka na swoją kolej, albo jest całkowicie znudzona. Oznaczałoby to, że ludzie marnują dużo czasu na niepotrzebne spotkania i nie wykorzystują całkowicie poświęconego im czasu, co powoduje utratę zasobów.
Aby temu przeciwdziałać, guru zarządzania projektami opracowali zestaw różnych spotkań, które w pewien sposób wprowadzają w życie ten sam cel spotkania, nie doprowadzając niczego do marnotrawstwa (czas, pieniądze lub wysiłek). Rzućmy okiem na te:
SCRUM - w ramach Agile projekty są podzielone na części, a każda część otrzymuje sprint do wykonania, który zwykle trwa tydzień lub dwa. W tym czasie nie jest wystarczająco wydajne, aby siedzieć na długim spotkaniu, aby uzyskać aktualizacje. Dlatego SCRUM, 10-minutowe spotkanie stand-up, które odbywa się z ScrumMasterem, prowadząc każdego członka zespołu do opracowania:
- Które zadania zostały wykonane wczoraj?
- Co zostało zaplanowane na dziś?
- Napotkane problemy
Źródło obrazu: pixabay.com
ScrumMaster przekaże następnie liderowi projektu ogólne aktualizacje i status projektu. Jest to skuteczne i oszczędne podejście do wszystkich zastosowanych procesów.
Spotkania jeden na jednego - ta forma spotkania wykorzysta czas lidera zespołu, ale będzie skuteczna. One-one-one są skuteczne z następujących powodów:
- Regularnie planowane o ustalonej godzinie
- Standardowy czas trwania 30 minut
- 10 minut, aby poinformowali cię o swoim postępie w realizacji projektu
- 10 minut na twoje aktualizacje i ich pracę
- 10 minut na plan rozwoju i kwestie do omówienia na następnym spotkaniu
Źródło obrazu: pixabay.com
- Skoncentruj się na pracy i wydajności członka zespołu
- Pozbądź się brakujących zachowań
- Regularne monitorowanie planów rozwoju
- Prowadzone prywatnie
Komunikacja 101
Oto kilka punktów, aby pamiętać, co przekazaliśmy:
- Zadbaj o krótką i zwięzłą komunikację, ponieważ w projektach IT zajmujemy się osobami zaangażowanymi w pracę twórczą, która wymaga dużo czasu. Na przykład kodowanie i projektowanie.
- Potrzebna jest jasność celu i tematyki.
- Każda minuta jest ważna i czas musi być efektywnie wykorzystany.
- KISS - Keep It Simple, Silly.
- Trzymaj się wspólnego słownictwa i unikaj używania długich i żmudnych słów.
- Zachowaj to wszystko na e-mailu. Tematy werbalne lub omawiane.
- Wykorzystanie wykresów i obrazów stanowi dobry komunikator wizualny.
- Organizuj precyzyjne spotkania. Mają ustalony porządek obrad, a po spotkaniu należy wysłać protokół ze spotkania.
- Użyj tablicy, aby zanotować ogłoszenia i zadania, ponieważ wiadomości e-mail mogą pozostać niezauważone.
- Zaangażuj tylko osoby potrzebne w twoich mailach i spotkaniach. Nie będziesz chciał marnować cudzego czasu.
- Wyraźnie czytaj powiadomienia lub wiadomości e-mail przychodzące do Ciebie, aby je zrozumieć.
- Korzystaj z systemów zarządzania projektami ukierunkowanych na zespół i promujących współpracę.
- Kontroluj swój projekt i upewnij się, że wiesz wszystko, co się dzieje.
- Decyzje należy przekazywać w sposób jasny, z odpowiednimi i dokładnymi danymi.
- Słuchaj członków swojego zespołu.
Szerzyć wieści
Komunikacja jest kluczowym elementem, który musi stanowić podstawę całego cyklu życia projektu. Z każdą wprowadzaną zmianą ustalony i dokładny plan komunikacji na początku projektu może pomóc menedżerom IT wydobyć to, co najlepsze w członkach swojego zespołu, pokonać defekty i marnotrawstwo oraz bezproblemowo przejść do końca.
Członkowie Twojego zespołu muszą wiedzieć, że poświęcasz tyle czasu i wysiłku, aby upewnić się, że koordynacja jest genialna i nigdy nie można ich zgubić w morzu słów. Menedżerowie projektów, wykorzystaj to wyzwanie jako okazję, a zobaczysz, jak samo naprawienie komunikacji może mieć ogromny wpływ na projekt i jego przebieg.
Lubię to? Nienawidzę tego? Daj nam znać, czego się nauczyłeś dzięki temu wpisowi na blogu, i co masz na myśli, że wydawało się, że przegapiliśmy. Poszerz wiedzę!
Polecane artykuły
Plan projektu lub plan zarządzania projektem