Dokumentacja projektu
Dokumentacja projektu jest nie tylko prostym obowiązkiem, ale może być uważana za niezbędny zestaw umiejętności w dzisiejszych czasach. Od szkoły wyższej do pracujących profesjonalistów, pracujących nad projektami w istotnej części codziennej rutyny pracy, dlatego staje się niezwykle ważne, aby zrozumieć, jak dokumentować, chronić i zachować projekt w celu potwierdzenia weryfikacji i odniesienia w przyszłości. Już na poziomie szkolnym, jeśli uważa się, że ta prosta, ale skuteczna umiejętność dokumentacji i zarządzania projektem, może zwiększyć wydajność i produktywność w pracy zawodowej.
Patrząc z perspektywy makro, dokumentacja projektu jest integralną częścią zarządzania projektami. Mogą istnieć różne typy projektów w różnych strumieniach, nad którymi pracują poszczególne osoby, dokumentacja może przynieść ogromne korzyści i wartość dla Project Managera, ponieważ:
- Widzi, czy wszystkie wymagania projektu zostały spełnione, jeśli nie, to co należy zrobić.
- W przypadku problemów może prześledzić źródło problemu i opracować konkretne rozwiązania.
- Może obciążyć osobę odpowiedzialną za pracę, którą wykonał, kierownik projektu może prześledzić ją do analityka, który pracował nad projektem, pod kątem pracy, którą wykonał analityk i kiedy.
- Dostarcza i służy jako dowód, że wspomniany projekt rzeczywiście został opracowany.
- W przypadku konfliktów i sporów dokumenty dotyczące projektu można ponownie przejrzeć i wykorzystać do przypisania prawa własności do projektu prawowitemu właścicielowi.
- Wystarczy przejść przez menedżera dokumentów, aby poznać status projektu i szacowany czas do jego ukończenia.
- I na koniec ważne jest, aby projekt był odpowiednio ułożony, łatwy do odczytania i odpowiedni.
Najlepiej, gdy kierownicy projektów przestrzegają standardowych szablonów, które były używane w przeszłości do dokumentacji; szablony te odnoszą się do udanych projektów realizowanych przez firmę w przeszłości. Plany projektów, przypadki biznesowe, status projektu i wymagania są często ponownie wykorzystywane w poprzednich projektach, które okazały się sukcesem, ponieważ pomaga kierownikowi projektu skoncentrować się na swoich kompetencjach, wydajności i wydajności oraz ograniczyć zbędne formalności, które stają się trudne do śledzenia i zarządzania .
Poniżej znajduje się migawka kluczowych etapów cyklu życia projektu oraz sposób, w jaki każdy etap generuje niezbędne dokumenty projektowe, które można wykorzystać do weryfikacji, przyszłych odniesień i weryfikacji. 
- Raport wykonalności - Przed wdrożeniem projekt przechodzi wiele testów pod kątem możliwości realizacji tego projektu i przeniesienia go na etap realizacji. Przeprowadzane jest badanie aktualnych trendów rynkowych i kultury oraz kosztów i korzyści związanych z projektem.
- Karta projektu - zawiera przegląd projektu, wymienia kluczowe elementy i cele projektu oraz służy jako punkt odniesienia. Pomaga menedżerowi od czasu do czasu realizować kluczowe cele.
- Specyfikacja wymagań - wymienia wszystkie wymagania niezbędne do realizacji projektu, siłę roboczą, zasoby finansowe, zasoby technologiczne, surowce, określone zestawy umiejętności, uprawnienia, zasady i przepisy, zatwierdzenia na różnych etapach projektu.
- Dokument projektowy - określa strukturę projektu, jest wykonany w sposób łatwy do zrozumienia przez osobę z zewnątrz, gdy ogląda projekt. Określa architekturę projektu.
- Plan pracy / kosztorys - określa ramy czasowe dla różnych komponentów projektu, przy czym wspomniane komponenty muszą zakończyć się w podanych terminach. Rzeczywisty postęp jest zawsze porównywany do tych osi czasu.
- Matryca identyfikowalności - pomaga prześledzić odpowiedzialność analityka pracującego nad konkretnymi komponentami projektu i z kim się skontaktować w razie problemu.
- Narzędzie do śledzenia problemów - utrzymuje listę wszystkich problemów, przechowuje również problemy i ich rozwiązania, które miały miejsce w przeszłości, dzięki czemu w przypadku ponownego pojawienia się problemu rozwiązanie jest łatwo dostępne
- Dokument zarządzania zmianami - przechwytuje rzeczywisty postęp i wszystkie zmiany dokonane w projekcie
- Dokument testowy - Zapisuje wszystkie przeprowadzone testy i ich odpowiedzi.
- Dokument techniczny - określa wszystkie wymagania techniczne w zakresie technologii, projektu i specyfikacji.
- Dokument funkcjonalny - koncentruje się na wykonywaniu różnych funkcji i wytycznych, których należy przestrzegać podczas ich wykonywania.
- Instrukcja obsługi - przegląd wszystkich procesów, zasad i przepisów. Jak standardowa procedura operacyjna.
- Plan przejścia / wdrożenia - wspomina o tym, jak projekt zostanie przeniesiony z deski kreślarskiej do realizacji. Obejmuje wszystkie etapy realizacji projektu.
- Przekazanie / zamknięcie projektu - Projekt jest zakończony, a dokumenty są zapisywane do wykorzystania w przyszłości.
Wyżej wymienione punkty były kluczowymi obszarami i źródłami dokumentacji projektowej na różnych etapach cyklu życia projektu. Oprócz powyższej listy, istnieją pewne wspólne dokumenty projektowe, które powstają w codziennych projektach prowadzonych na poziomie indywidualnym lub na poziomie firmy.
- Harmonogram projektu - ramy czasowe wspomnień, zasoby i koszty projektu.
- Zarządzanie ryzykiem - wymienia wszystkie ryzyka, które mogą wystąpić w projekcie, można je uszeregować i odpowiednio przydzielić zasoby.
- Dzienniki problemów - wspomina o wszystkich problemach operacyjnych i ich rozwiązaniach.
- Budżet projektu - Najważniejszy dokument, który wymienia całkowity koszt i zwrot oczekiwany z budżetu.
- Raport o stanie - wspomina o statusie ukończenia oraz o etapach pośrednich i kolejnych.
- Raporty z kontroli jakości - raporty z kontroli jakości są ważne, ponieważ przed wdrożeniem przechodzisz przez wszystkie podstawowe kryteria.
Jest zatem jasne, że dokumenty projektowe mają ogromne znaczenie dla pomyślnego zakończenia projektu. Dokumenty projektowe powinny być jasne, proste, odpowiednie i dostosowane do znaku. Każdy projekt jest różnicą pod względem wielkości, zakresu, rezultatów i cyklu życia. Dokumenty projektowe powinny być odpowiednie dla danego projektu.
Dokumenty projektowe powinny ułatwić życie kierownikowi projektu i wszystkim zaangażowanym. Powinien jasno określać wszystkie wymagania, ryzyko, zasoby, tak aby wszyscy interesariusze byli na tej samej stronie.
Polecane artykuły
Jest to przewodnik po dokumentacji projektu. Tutaj omówiliśmy Dokumenty Projektu, które powstają w codziennych projektach. Możesz także przejrzeć nasze inne sugerowane artykuły, aby dowiedzieć się więcej -
- Narzędzia do zarządzania projektami Google
- Co to jest Agile Project Management?
- Jira Project Management Tool
- Pytania do wywiadu z zakresu zarządzania projektami
- Studium przypadku w zarządzaniu projektami