Nasza epoka jest wirtualna i nie musisz, że powiem ci, że wszyscy żyjemy równolegle w Internecie.
Badania pokazują, że ponad 90% osób w wieku 12-20 lat, mających dostęp do łączności internetowej, ma połączenie 24/7 i uważa, że komunikowanie się w Internecie jest łatwiejsze niż pisanie prawdziwych listów lub wiadomości.
Media społecznościowe zwiększyły przepływ komunikacji w Internecie, jak nigdy dotąd. Wiadomości błyskawiczne, czaty, e-maile, posty, tweety, wiele działań odbywa się online, na które inicjujemy lub na które odpowiadamy.
E-maile od dawna zajmują miejsce papierowej poczty w naszym codziennym planie rzeczy. Komputer stacjonarny / laptop, łączność Wi-Fi lub klucz sprzętowy i gotowe. A prędkość jest dodatkowym atutem.
W ciągu ostatniej dekady e-mail stał się preferowanym sposobem łączenia się z osobami ustawionymi w odległości od siebie. Dlaczego odległości, niektórzy z nas wysyłają nawet e-maile do osób mieszkających w domu obok nas! Przed przejęciem aplikacji do komunikacji mobilnej e-maile były jedynym sposobem, w jaki mogliśmy planować pikniki, spotkania, imprezy lub udostępniać zdjęcia lub informacje naszym znajomym lub rodzinie.
Większość z nas wie, jak strzelać przyjaznymi wiadomościami e-mail po kropli kapelusza i preferuje to jako szybszą i wygodniejszą opcję pisania listów. A fakt, że te nieformalne wiadomości e-mail nie są zgodne z żadnymi ustalonymi zasadami gramatyki i składu, w niewielkim stopniu zwiększyły ich popularność. Nie musisz spędzać czasu na zastanawianiu się, jak wrobić pocztę w gang studencki lub znajomych z sąsiedztwa; po prostu piszesz.
Ale profesjonalne e-maile to zupełnie inna gra w piłkę. Choć są one mniej formalne niż drukowane nuty lub litery, są one jednak uporządkowane pod względem tonalnym i fakturowym oraz zgodne z zasadami poprawności gramatycznej.
Zanim przejdziemy do szczegółów pisania efektywnego profesjonalnego formatu wiadomości e-mail, pozwól mi przeprowadzić Cię przez niektóre możliwe cele takiej formalnej komunikacji.
Możesz pisać profesjonalne e-maile dla -
- Ubieganie się o stanowisko, stypendium lub grant
- Prośba o pozwolenie lub przysługę
- Udzielanie lub żądanie informacji
- Żądanie działania na czymś
- Odpowiadanie na oficjalną korespondencję lub potwierdzanie jej
- Pisząc o jakimś problemie, o którym mocno myślisz
- Reklamacja dotycząca usługi lub produktu
Są to tylko wskazówki; powody pisania formalnych wiadomości e-mail mogą być wyczerpujące.
Ponieważ wszystkie te sytuacje wymagają autorytetu i urzędu, oczywiste jest, że ton i język muszą być uważnie monitorowane. Krótko mówiąc, czas pamiętać o swoich Ps i Qs.
Przejdźmy więc do mosiężnych haczyków. Jak budujesz i komponujesz e-maile w sposób, który byłby zarówno angażujący, jak i skuteczny? To znaczy, w jaki sposób uzyskasz swój punkt widzenia?
Powtórzmy siedem C komunikacji:
- Kompletność: Twoja komunikacja musi być kompletna, podając wymagane szczegóły i określając jej cel
- Zwięzłość: musi być do rzeczy, bez niepotrzebnego marudzenia
- Jasność: Twój cel musi być jasno określony
- Konkretność: przesłanie musi być konkretne, poparte faktami i dowodami
- Spójność: musi mieć sens
- Dzięki uprzejmości: Należy pamiętać o uprzejmości i wzajemności
- Prawidłowość: komunikacja musi być wolna od błędów gramatycznych
Mając na uwadze powyższe kryteria, Twój e-mail powinien być przejrzystym, kompletnym, spójnym dokumentem, który nie powinien idealnie wymagać korespondencji z wyjaśnieniem i instrukcjami.
Łatwiej powiedzieć niż zrobić, prawda? Ile razy usiadłeś, aby skomponować tę jedną dokładną pocztę, a później odkryłeś, że jest ona niegrzeczna i szorstka, zwykła marudzenie lub bezcelowa? Jestem pewien, że wszyscy stanęliśmy przed tym rodzajem dylematu: czy powinien być ostry i bezpośredni, czy też być uprzejmy i okrężny.
7 wskazówek, jak udoskonalić swój profesjonalny e-mail
Zacznijmy od podstaw.
-
Umysłowo powtórz cel swojej poczty
Do czego piszesz e-maila? Co chcesz zrobić z odbiornikiem? Jeśli masz jasność co do oczekiwanej odpowiedzi, do której dąży Twój e-mail, możesz napisać wiadomość, pamiętając o tym.
Podam przykład.
Powiedz, że Dorothy chce, aby jej dziekan College dał jej rekomendację do stypendium. Jej celem w pisaniu wiadomości e-mail jest przypomnienie Dziekanowi jej wiarygodności jako studenta, jej wyników na studiach oraz ogólnej szczerości. Teraz musi to wszystko powiedzieć w poczcie, nie przechodząc się tak samo, jak chwaląc się sobą lub nie wyglądając na zbyt nachalną. Musi także poprosić swojego Dziekana o napisanie listu rekomendacyjnego w określonym czasie. Celem jej e-maila będzie:
- a) Podanie jej kwalifikacji jako studenta
- b) Poinformowanie dziekana o stypendium, o które się ubiegała
- c) Uzyskanie rekomendacji w takim i takim terminie
Kiedy w głowie zrozumie, czego chce, może odpowiednio skomponować pocztę.
Przeanalizuj również swój czytelnik. Kim ona jest? Jaka może być reakcja czytelnika podczas czytania poczty. Utwórz ramkę poczty na podstawie tej analizy.
-
Decydowanie o temacie
Powiedzmy, że wysyłasz podanie o pracę.
„Otwarcie pracy” lub „Stażysta marketingowy” w temacie jest zbyt niejasne, gdy wysyłasz aplikację e-mail. Musisz podać stanowisko, o które się ubiegasz, wraz z działem lub działem lub miejscem nadania, jeśli zostały one określone w ogłoszeniu o naborze, w temacie.
Potraktuj to jako jednowierszowe streszczenie wiadomości e-mail. Temat mówi odbiorcy, jaki jest cel wysłania wiadomości. Prosi także o konkretne działania, takie jak:
„ Udział w seminarium na temat ___________ (temat) w _________________ (miejsce) w dniu __________ (data i godzina) ”
Lub
„ Naprawy i konserwacja komputerów stacjonarnych - zapytanie ofertowe ”
Takie nagłówki w temacie informują odbiorcę o wymaganych szczegółach i są zgodne z omówionymi wcześniej zasadami jasności i zwięzłości.
-
Powitanie i powitanie
Pamiętasz lekcje grzeczności i uprzejmości, jakich nauczyłeś nas w szkole podstawowej? Tak, są aktualne nawet teraz. Profesjonalny adres e-mail powinien zawsze zaczynać się od pozdrowienia.
„ Szanowny Panie lub Pani (w zależności od przypadku) ” lub „ Witaj Pani Merchant (jeśli akurat znasz nazwisko odbiorcy)”,
Kiedy piszemy wiadomość e-mail (poczta nieformalna), dochodzimy do sedna bezpośrednio, rezygnując z konieczności używania Ps i Q z przyjaciółmi. Ale profesjonalne e-maile nie są kompletne bez odpowiedniego powitania, po którym następuje powitanie lub uprzejme otwarcie, takie jak:
„ Dziękuję za zaproszenie ”
Lub
„ Ciepłe pozdrowienia ”
Lub
„ Potwierdzamy Twoją skargę i głęboko przepraszamy za niedogodności ”
Oprócz przełamania lodu, można powiedzieć, że takie otwarcie uznaje również czytelnika poczty za ważną osobę.
-
Tworzenie wiadomości
Jest to technicznie najtrudniejsza część pracy, ponieważ jest to sedno sprawy. Twój e-mail powinien być zgodny z zasadami gramatyki i zawierać wstęp, treść i sekcję końcową. Część otwierająca odnosi się do poprzedniej korespondencji lub ewentualnego działania. Określa również cel pisania wiadomości.
Pamiętaj, że kierownictwo odbiera dziś pocztę przez ładunek ciężarówki, a przeczytanie ich wszystkich jest niemożliwe. Większość profesjonalistów przegląda temat i otwierając sekcję wiadomości e-mail, zasługując na dalsze spojrzenie, tylko jeśli uzna je za przydatne i przydatne.
Więc nie czekaj do ostatniego akapitu, aby podać swój cel. Możliwe, że czytelnik zrezygnuje, zanim dotrze do tej sekcji. Właśnie z tego powodu zwięzłość i zwięzłość są tak ważne. Informacje podstawowe są ważne, ale proszę o zwięzłość. Przejdź do rzeczy tak szybko, jak to możliwe.
Użyj punktorów, jeśli Twój e-mail zawiera wiele faktycznych danych lub informacji. Są łatwiejsze do przejścia.
Podświetl odpowiednie obszary . Przeczytanie tych sekcji musi powiedzieć czytelnikowi, czego chcesz.
Nie bądź niejasny. Jasno określ, co należy zrobić. Chociaż nie jest ściśle możliwe określenie warunków we wnioskach o pracę lub wnioskach o dotacje, przypomnij czytelnikowi, o co piszesz.
Twój e-mail musi być jednocześnie krótki i kompletny. Wydaje się, że to duże zamówienie? Ani trochę.
- Po prostu zrób listę punktów, które mają być zawarte w poczcie.
- Sprawdź listę, aby sprawdzić, czy uwzględniasz wszystkie punkty.
- Sprawdź słowność. Usuń nadmiar informacji.
- Upewnij się, że wiadomość e-mail nie przechodzi na strony. W razie potrzeby podaj dodatkowe informacje w załącznikach (więcej na ten temat w dalszej części tego postu)
- Upewnij się, że Twój adres e-mail nie wymaga uzupełniania fragmentami informacji w późniejszej poczcie. Postaraj się, aby poczta była kompletną korespondencją samą w sobie.
Zawsze pamiętaj, aby uprzejmie otwierać i zamykać pocztę. Po zakończeniu zamknij pocztę słowami „ Ciepłe pozdrowienia ”, „ Dziękuję i pozdrawiam ” lub tradycyjnym „ Z poważaniem ”, a następnie swoje imię i nazwisko. Jeśli to możliwe, dodaj swój podpis przed swoim imieniem i nazwiskiem.
Po zakończeniu komponowania poklep się po plecach! jot
Skończyłeś trudną część. To, co pozostaje teraz, to przegląd i edycja oraz udzielanie informacji pomocniczych.
-
Używaj uprzejmego języka i przejdź do rzeczy
Pamiętasz „C” zwięzłości i uprzejmości? Formalna komunikacja musi być uprzejma i bezosobowa.
„ Pragniemy poinformować, że ostatni termin przesyłania zgłoszeń to 20 października 2015 r. Prosimy o przesyłanie zgłoszeń w tym terminie. „Czy to nie brzmi grzecznie i czysto? Określa również działanie, które należy podjąć w określonym czasie.
Zrób wstępny szkic swojego e-maila i przeczytaj go, stawiając się w pozycji odbiorcy. Czy brzmisz uprzejmie i uprzejmie? Czy podajesz wszystkie niezbędne szczegóły? Czy Twoja wiadomość jest do rzeczy? Brzmisz poważnie? (Czerwony alert! Przypadkowość jest w porządku z przyjaciółmi, a nie w profesjonalnym scenariuszu, szczególnie gdy piszesz e-mail do osoby, której nie znasz jako osoby). Lepiej więc weź kilka wskazówek dotyczących pisania wiadomości e-mail, zanim zaczniesz pisać wiadomości.
Przeczytaj i popraw swoją pocztę pod kątem możliwych błędów gramatycznych i ortograficznych oraz braków w informacjach. Jeśli to możliwe, poproś trzecią osobę o przeczytanie i wyrażenie opinii. Obiektywne oko często wskazuje to, czego ty, jako zaangażowana strona, nie widział.
-
Dostarczanie kopii
Jeśli Twój adres e-mail wymaga koordynacji lub zgody innych działów lub urzędników, pamiętaj o zaznaczeniu im kopii (DW). Wyślij też pustą kopię (bcc) do wykorzystania w przyszłości.
Uważaj jednak, aby nie strzelać do niepowiązanych osób. Jest to najbardziej prawdopodobne, gdy odpowiadamy na grupowe wiadomości e-mail; często klikamy przycisk „odpowiedz wszystkim” zamiast odpowiadać wyłącznie nadawcy.
W dobie przeładowania informacjami ostatnią rzeczą, którą profesjonalista chce mieć, jest przepełniona skrzynka odbiorcza z dużą ilością niepowiązanych kopii poczty oznaczonych dla niego. jot
-
Dodawanie załączników
Jeśli wysyłasz podanie o pracę lub pocztę informacyjną, musisz dołączyć odpowiedni dokument (dokumenty) do swojej poczty. Poczta bez odpowiedniego załącznika jest jak koperta bez listu!
Wiele czasu marnuje się, gdy wiadomości przychodzą bez załączników. Odbiorca albo zniechęca się upływem czasu, albo musi odpisać z prośbą o przesłanie niezbędnych informacji. Następnie nadawca wysyła inną pocztę z tym samym.
Więc teraz wszyscy jesteście przygotowani i usiądźcie, aby pisać. Pozwól nam zrewidować format w celu uzyskania gotowej pomocy :
- Do: Identyfikator poczty odbiorcy
- Od: Identyfikator poczty nadawcy
- DW: (Kopiuj do)
- Temat wiadomości
- Pozdrowienie
- Treść notatki
- Zamknięcie
- Podpis i / lub nazwa nadawcy
To jest szorstki format; możesz improwizować, zapoznając się z procesem.
Przed zakończeniem pozwól mi jeszcze raz zapoznać się ze specyfikacjami:
- Użyj krótkiego, opisowego wiersza tematu
- Powitaj odbiorcę słowami „Szanowny Pan / Pani…” lub „Cześć…”
- Bądź precyzyjny i konkretny
- Nie używaj zwyczajnego języka, bądź formalny
- Zamknij poprawnie za pomocą inicjałów / nazwiska / podpisu
- Skopiuj do zainteresowanych osób
- Wsparcie z niezbędnymi załącznikami
Więc teraz, gdy masz wystarczającą ilość danych wejściowych, zacznij pisać (a raczej klikać), chłopaki! ?
Życzę wszystkim powodzenia!
Powiązani Coursers: -
Szkolenie z marketingu e-mailowego
Zbuduj potężną, ukierunkowaną bazę danych e-mail