Przegląd Karty projektu Six Sigma
„Karta projektu” jest podstawowym krokiem w metodologii Six Sigma. Daje przegląd projektu w wygodnym formacie, który jest łatwy do zrozumienia, przeglądu i zatwierdzenia dla interesariuszy. Kartę projektu można zdefiniować jako oficjalny dokument zawierający informacje o wszystkich aspektach projektu, w tym podstawowe szczegóły do wyczerpujących informacji . Dobrze zorganizowana karta projektu dotyczy 5 W projektu:
- „Jaki” jest cel projektu?
- „Kto” podejmie projekt?
- „Kiedy” projekt ma zostać ukończony?
- „Dlaczego” firma powinna zachęcać do projektu?
- „Skąd” zespół projektowy pozyska zasoby?
Dlaczego „Karta projektu” jest niezbędna?
Stworzenie karty projektu jest niezbędnym krokiem każdego projektu Six Sigma i stanowi podstawę jego sukcesu. Karta pomaga zespołowi projektowemu skoncentrować się na prognozowanych celach. Ponieważ struktura karty zawiera wiele różnych sekcji, działa ona jako mapa przewodnia dla zespołu podczas trwania projektu. Pomaga rozwiązać trudne problemy na papierze, aby uniknąć kosztownych błędów podczas faktycznej realizacji projektu.
Karta projektu Six Sigma kieruje zespół projektowy w kierunku wcześniej określonych celów. Pomaga zidentyfikować objawy bieżących wyzwań / problemów w organizacji. Jest to plan, który umożliwia kierownictwu adresowanie zapytań, takich jak:
- Czy korzyści projektu przewyższają koszty projektu?
- Jak realizacja projektu może wpłynąć na inne działy w organizacji?
- Jak można skwantyfikować sukces projektu?
Karta projektu pomaga nie tylko pominąć zbędne zadania, ale także niejasno zdefiniowany zakres projektu. Umożliwia zmniejszenie ryzyka i zarządzanie nim. Tak więc dobrze zdefiniowana karta projektu ułatwia interesariuszom szybsze i dokładniejsze podejmowanie decyzji.
Szablon karty projektu - Formalna struktura karty projektu Six Sigma
Komponenty i struktura
Oto podstawowe elementy, które zawiera „Karta projektu”:
1) Tytuł projektu: Tytuł reprezentuje projekt i ważne jest, aby nazwać projekt o jasno zdefiniowanym tytule, ponieważ umożliwia innym łatwe przeglądanie i wybieranie projektu na podstawie słów kluczowych lub fraz. Na przykład, jeśli sieć pizzy chce wzmocnić swoją logistykę, możliwym tytułem może być „Poprawa czasu przetwarzania zamówienia”.
2) Cel projektu: Obejmuje to, czego można się spodziewać po projekcie. Dlatego cel powinien odpowiadać problemom / wyzwaniom, które należy rozwiązać. Cele powinny być dobrze określone, wymierne, realistyczne i określone w czasie. Na przykład, Skróć czas realizacji zamówienia o 20%.
3) Business Case: Business case przedstawia, w jaki sposób projekt six-sigma dostosowuje się do celów i celów strategicznych firmy. Opisuje „dlaczego” organizacja powinna wspierać projekt. W związku z tym określa, w jaki sposób interesariusze, zarówno klienci wewnętrzni, jak i zewnętrzni, mogliby skorzystać z projektu.
4) Oświadczenie o problemie z procesem: To oświadczenie daje jasne wskazówki i informacje na temat stojących przed nami wyzwań i miejsc, w których należy zaproponować poprawę. Zapewnia historyczne podsumowanie rekordów dotyczące tego, jak przebiegał proces i jakie są skutki elementów problemowych. Na przykład zwiększona liczba skarg klientów spowodowana długim oczekiwaniem na czas dostawy złożonych zamówień.
5) Zakres projektu (w zakresie i poza zakresem): jak wskazuje nazwa, zakres projektu określa fizyczne ograniczenia projektu. W zakresie określa, jakie procesy i podprocesy mają zostać uwzględnione w projekcie. Poza zakresem obejmuje procesy i etapy, które należy wykluczyć, aby uniknąć niejasności i nakładania się w trakcie realizacji projektu.
6) Oś czasu projektu (data rozpoczęcia i data zakończenia): data rozpoczęcia projektu jest zapisywana w formie papierowej, gdy kierownik projektu oficjalnie wznowi pracę z projektem. Czas trwania projektu jest określany na podstawie wielu czynników, takich jak warunki biznesowe, obciążenie pracą i dni wolne od pracy. Tak więc o przewidywanej dacie zakończenia decyduje Project Mentor / Master Black Belt.
7) Elementy projektu / środki: Obejmuje narzędzia, które zostaną wykorzystane do oszacowania skuteczności projektu. Na przykład procentowy wzrost marży zysku po skróceniu czasu realizacji zamówienia. Środki te muszą mieścić się w ramach czasowych projektu.
8) Zespół projektowy: obejmuje członków zespołu, którzy będą pracować nad projektem. To są:
- Sponsorzy projektu: Osoba, która dokonuje przeglądu, mentorów i otrzymuje zgodę wszystkich zainteresowanych stron.
- Liderzy projektu: Osoba, która jest właścicielem procesu i jest odpowiedzialna za wyniki projektu.
- Temat ekspertów (MŚP): Należą do nich członkowie projektu posiadający głęboką wiedzę i zrozumienie procesów biznesowych oraz sześć metodologii sigma.
9) Zasoby: Zasoby obejmują ludzi, materiały, sprzęt / maszyny i fundusze na te same, które byłyby wymagane do realizacji projektu.
10) Analiza kosztów: Daje oszacowanie kosztów projektu i korzyści, które można by uzyskać po zakończeniu projektu. Różnice w kosztach i zyskach projektu byłyby wypłacane jako odsetki dla interesariuszy i najwyższego kierownictwa, aby zatwierdzić projekt.
11) Podpisy zainteresowanych stron: Interesariusze, w tym mentor projektu, sponsor projektu i mistrz projektu są zobowiązani do podpisania karty projektu, aby oficjalnie zatwierdzić go do realizacji.
Podkreślone punkty powyżej dają dobre wyobrażenie o tym, z czego składa się karta projektu Six Sigma i jak ważne jest, aby każda organizacja opracowała dobrze zdefiniowaną kartę przed przystąpieniem do projektu. Karta służy nie tylko jako mapa drogowa dla realizacji projektu, ale także podkreśla wyzwania i zakres projektu. Jest to zatem świetne narzędzie do skutecznego planowania, realizacji i zamykania projektu!
Polecane artykuły
To jest przewodnik po karcie projektu Six Sigma. Tutaj omawiamy również szablon karty projektu Six Sigma z jego komponentami i strukturą. Możesz także przejrzeć nasze inne sugerowane artykuły, aby dowiedzieć się więcej -
- Zwinny cykl życia
- Six Sigma Tools
- Koncepcja Six Sigma
- Zwinne sposoby pracy
- Studium przypadku w zarządzaniu projektami