Techniki zarządzania projektami - wprowadzenie
Chcesz zostać Project Managerem? Lub aspirujesz do bycia lepszym Project Managerem? Dlaczego nie skoczyć na najlepsze? Na każdej mili w swojej karierze ważne jest sprawdzanie technik zarządzania projektami i poziomu wiedzy oraz staranie się, aby stać się lepszym niż obecnie. Aby skorzystać z okazji w projekcie, musisz być w stanie sobie z nią poradzić. Techniki zarządzania projektami muszą być zawsze dopracowane. Dzięki tym umiejętnościom zarządzania projektami będzie w stanie sprawnie i skutecznie prowadzić projekt oraz mieć pod ręką udany projekt. Projekty mają wszystkie kształty, rozmiary i przedstawiają różne problemy, problemy i warunki do pracy. W miarę poszerzania zakresu projektu wzrasta złożoność projektu, dzięki czemu kierownicy projektu mogą profesjonalnie obsługiwać wszystkie niuanse, dzięki swojej wiedzy fachowej i nienagannym technikom zarządzania projektami.
Oczekuje się, że kierownik projektu wykorzysta swoje najlepsze umiejętności zarządzania projektem i poprowadzi projekt. Im mniej czkawek po drodze, tym większa jest wiedza specjalistyczna lub kaliber kierownika projektu. Artykuł poświęcony technikom zarządzania projektami obejrzy 8 różnych dziedzin wiedzy specjalistycznej wymaganych od wydajnego kierownika projektu. Weź udział w quizie, aby samodzielnie ocenić swoje techniki zarządzania projektami i wypełnić lukę, która powstrzymywała cię od niesamowitości!
Przetestujmy wody (techniki zarządzania projektami)
Oto zestaw 20 pytań, na podstawie których możesz ocenić siebie. Te pytania oparte są na technikach zarządzania projektami, które są wymagane w branży, a jako kierownik projektu z pewnością będziesz chciał być w nich biegły. Upewnij się, że dokładnie przeczytałeś pytania, zanim spróbujesz na nie odpowiedzieć ustnie lub na kartce papieru. Weź głęboki oddech i idź na całość!
Uwaga : To nie jest test konkurencyjny i jest to test samoświadomości służący do oceny Twojego poziomu za pomocą technik zarządzania projektami.
Integracja projektu (techniki zarządzania projektami)
- Pytanie 1 Czy na początku projektu oficjalnie określasz, co, dlaczego, kto, jak i kiedy oraz dokumentujesz te szczegóły w Karcie i Planie Projektu?
- Q2 Sam projekt jest pełen złożoności i wielu zmiennych, które często zmieniają się. Czy jako menedżer projektu kierujesz się przepływem, czy zachowujesz elastyczność nawet przy planowaniu nieuniknionego?
Co musisz zrobić : aby wszyscy uczestnicy projektu mogli zrozumieć funkcje różnych elementów projektu razem, ważne jest, aby członkowie zespołu projektowego wiedzieli o różnych elementach współpracujących w celu uzyskania całościowego obrazu.
Duży obraz będzie Twoim celem projektu; problem do rozwiązania lub zmiana do wdrożenia. Wszystkie elementy, o których mówiliśmy, powinny w końcu się połączyć, aby zrealizować cel projektu. Wszystko, co zostało wdrożone lub wdrożone, powinno być starannie dostosowane do celów firmy, które następnie jest kaskadowane do celów projektu.
Kompleksowa karta projektu i plan zarządzania projektem powinny obejmować pomysł kierownika projektu, w jaki sposób projekt z powodzeniem osiągnie cel, który ma osiągnąć. Dokumenty te zawierają podstawowe potrzeby projektu, a także role i obowiązki odgrywane i realizowane przez różnych interesariuszy i członków projektu, co znacznie ułatwia radzenie sobie w różnych sytuacjach. Może to być idealna platforma do zaprezentowania umiejętności zarządzania projektami.
Aby przygotować takie dokumenty, sprawdź artykuły dotyczące Karty projektu i Planu zarządzania projektem.
Zarządzanie jakością - (techniki zarządzania projektami)
- Pytanie 3 Czy koncentrujesz się tylko na dostarczaniu specyfikacji na czas i na budżet? Czy te aspekty projektu są dla Ciebie najważniejsze jako kierownik projektu?
- Pytanie 4 Czy używasz wymagań określonych przez klientów / interesariuszy jako mierników jakości poddanych testom porównawczym w całym projekcie?
Co musisz zrobić : Jakość jest głównym produktem, o który dbają klienci i interesariusze. Produkt wysokiej jakości wiele mówi o swoim procesie i etapach, jakie przeszedł, aby uzyskać pożądane rezultaty. Czas, koszt i zakres wszystkich tych potrójnych ograniczeń wskazują i zbliżają się do jakości produkcji i zwiększają wartość marki każdego świadczonego produktu lub usługi. Twoje umiejętności zarządzania projektami w zakresie zarządzania jakością odgrywają tutaj kluczową rolę i mogą ogromnie przyczynić się do twojego projektu.
Jako główna zaleta produktu, jakość może sprawić, że klienci proszą o więcej, a interesariusze wzbudzą zaufanie kierownika projektu i zespołu. Specyfikacje i potrzeby muszą być obowiązkowo omówione ze sponsorami projektu, jeśli istnieje ograniczenie. Negocjacje i pozwolenie sobie na zrozumienie, jakiej jakości wymagają konsumenci tych produktów, są po prostu kwintesencją Twojego sukcesu jako kierownika projektu.
W tym celu należy przeprowadzić szczegółowe badania rynku i konsumentów przed rozpoczęciem projektu, aby utrzymać jakość na poziomie klienta w ramach projektu i nie przekraczać poziomu jakości, który jest nieodpowiedni.
Zakres zarządzania - (techniki zarządzania projektami)
- Pytanie 5 Czy na początku projektu skrupulatnie współpracujesz ze sponsorami projektu, aby negocjować i zgadzać się na konkretne rezultaty, które zostaną zrealizowane w trakcie projektu?
- Pytanie 6 Czy szczegółowo określasz i notujesz potrzeby i oczekiwania interesariuszy związane z projektem oraz dokładnie analizujesz i wykorzystujesz te oczekiwania do zarządzania zakresem projektu?
Co musisz zrobić : Utrzymanie projektu w określonych granicach jest często zadaniem kierowników projektów, ponieważ projekt może bardzo łatwo wymknąć się z zakresu i wędrować. Może to drastycznie wpłynąć na terminy, budżet i zasoby przypisane do projektu. Aby te okoliczności były rozpatrywane i rozwiązywane, bardzo ważne jest, aby menedżerowie projektów dokładnie zdefiniowali obwód projektora, innymi słowy, zakres projektu, stawiając na pierwszym planie plan zarządzania projektem. Należy tego dokonać na samym początku projektu, wraz z zakupem sponsorów projektu, a uzgodnione wyniki muszą być ustalone na czas dla tego działania określającego zakres.
Wyobrażanie sobie, co mają na myśli interesariusze projektu i znajomość obszarów zastrzeżonych, jest dobrą wiedzą dla każdego kierownika projektu. Każde oczekiwanie i wymaganie, zarówno ze strony interesariuszy, jak i klientów, musi być dokładnie przestudiowane i przeanalizowane przed przygotowaniem definicji zakresu, a przez cały czas trwania projektu kierownik projektu powinien być w stanie utrzymać projekt w swoich granicach.
Zarządzanie zespołem (techniki zarządzania projektami)
- Pytanie 7 Czy wolisz spędzać czas w pokoju konferencyjnym, rozwijając pomysły, zamiast wyjaśniać je innym osobom w sali konferencyjnej?
- Pytanie 8 Czy uważasz, że konieczne jest monitorowanie ludzi po tym, jak obiecali ci wykonać zadanie?
- Pytanie 9 Czy uważasz, że ludzie powinni być zmotywowani do wykonywania swojej pracy, czy masz wpływ na poziom motywacji?
Co musisz zrobić : zespoły składają się z wysiłków grupy osób, które mają odmienne funkcje w organizacji, aby osiągnąć jeden cel, którego potrzebuje firma. Wychowanie takiego zespołu jest ważną techniką zarządzania projektami i jest niezbędne, aby kierownik projektu mógł wykonać pracę w najlepszy możliwy sposób. „Praca zespołowa sprawia, że marzenie działa.” - ten specjalny cytat jest zawsze zgodny z jego powiedzeniem i był wiodącym czynnikiem dla najbardziej udanych projektów na ziemi.
Uczynienie osób w zespole odpowiedzialnymi i zaangażowanymi w realizację celu może przynieść różnorodne pomysły i inspiracje, na których można polegać. To działanie nie tylko pomoże projektowi osiągnąć cel, ale także poprawi jakość myśli przekazanej projektowi milion razy.
Choć zespół nigdy nie jest zespołem marzeń lub czystą doskonałością, z pewnością jest zaufany. Chociaż każdy członek zespołu jest inny, kierownik projektu powinien przekazać członkom zespołu jasne instrukcje dotyczące wykonywania powierzonych im zadań w celu spełnienia oczekiwań. Dobre techniki zarządzania projektami podpowiadałyby, że monitorowanie powinno odbywać się za pośrednictwem systemu, a nie za biurkiem.
Kierownicy projektów mają obowiązek wobec zespołu utrzymywać poziom motywacji w zespole na jego optymalnym poziomie. Działania zespołu można promować w częstych odstępach czasu. Może to zwiększyć poziom motywacji i przeniknąć każdego członka jako motywację.
Zarządzanie ludźmi
- P10 Zespoły projektowe rozpraszają się później, gdy projekt zostanie ukończony. Czy jako kierownik projektu martwisz się o każdą indywidualną osobowość w zespole? Jak wybierasz członków swojego zespołu: w oparciu o umiejętności techniczne lub wpływ na pracę pozalekcyjną?
- Pytanie 11 Czy zarządzasz ich indywidualnymi i zbiorowymi wynikami w ramach całego procesu oceny projektu?
Co musisz zrobić : członkowie zespołu, z którymi współpracujesz jako zespół, muszą odpowiednio dobrać wszystko, co dobre. Dysponując umiejętnościami interpersonalnymi, umiejętnościami technicznymi i uderzającymi technikami zarządzania projektami, kierownik projektu musi być także skuteczny w technikach zarządzania projektami, aby wydobyć to, co najlepsze w każdym członku zespołu, a nie tylko patrzeć na nich jako grupę dążącą razem do celu.
Z kolei pomaganie członkom swojego zespołu w osiągnięciu wysokości sprawia, że Ty i Twój projekt osiągacie szczyt. Zachowaj oczekiwania dotyczące wydajności i dokonaj dobrze zaplanowanych przydziałów zadań. Śledź, jak członkowie zespołu radzą sobie zgodnie z ustalonymi oczekiwaniami i jak możesz pomóc im podnieść poprzeczkę. Należy omawiać z nimi stałe sesje opinii i cele aspiracji. Pomoże im to wypełnić lukę i pomoże osiągnąć wspaniałe wyniki w projekcie.
Zarządzanie kosztami
- Pytanie 12 Czy przy opracowywaniu planu kosztów i budżetu projektu bierzesz pod uwagę różne alternatywy kosztów?
- P13 Czy uwzględniasz dodatkowe bufory w budżecie podczas prognozowania kosztów, mając nadzieję, że będzie poniżej ustalonego limitu?
Co należy zrobić : planowanie kosztów staje się podstawą biznesu, ponieważ będą one określać przychody i zwrot z inwestycji. Dobre techniki zarządzania projektami zachęcają kierowników projektów do zachowania szczególnej ostrożności i czujności przy ustalaniu budżetu projektu i pomaga im wziąć pod uwagę wszystkie niezbędne czynniki przed finalizacją.
Budżety powinny być planowane systematycznie i powinny obejmować dokładne szacowanie, budżetowanie i kontrolowanie funduszy. Są to bardzo ważne, ponieważ decyzje opierają się na współczynniku kosztów. Sposób obchodzenia się z budżetem projektu determinuje wyniki firmy. Dokonując kalkulacji kosztów projektu, należy wziąć pod uwagę wszystkie różne warianty i alternatywy, które pojawią się po twojej stronie, i uwzględnić je w ostatecznym budżecie. Dodanie buforów może być korzystne w niektórych przypadkach, ale w niektórych przypadkach może być niedokładne. Jest to zaproszenie do oceny i wymaga doświadczenia w zakresie technik zarządzania projektami. Wymaga to również od kierownika projektu wzięcia pod uwagę następstw wprowadzenia potężnego numeru prognostycznego.
Zarządzanie harmonogramem
- Pytanie 14 Czy częściej niż często komunikujesz członkom swojego zespołu, co należy zrobić przed upływem terminu, i oczekujesz, że skracają czas pracy i zarządzają czasem, aby wykonać zadania zgodnie z oczekiwaniami?
- P15. Czy kiedy projekt opóźnia się z harmonogramem, czy spotykasz się ze swoim zespołem i podejmujesz środki, aby przywrócić porządek, czy zaczynasz zrzucać winę?
- Pytanie 16 Czy wyznaczasz terminy członkom swojego zespołu na ich zadania projektowe i pomagasz im w skutecznej koordynacji z innymi osobami, aby zaspokoić ich potrzeby?
Co musisz zrobić : jak wspomniano powyżej w sekcji Zarządzanie zakresem, rozciągnięcie lunety i ustalenie harmonogramu jest dość łatwe. Może to być opóźnienie w realizacji projektu, ogromnie zmieniając harmonogram. Może to mieć negatywny wpływ na koszty poniesione w ramach projektu, a także może wypalić zasoby.
Kierownik projektu, testując wszystkie swoje techniki zarządzania projektami, musi znajdować się na czele tego scenariusza i mierzyć czas z marginesem błędu, a nawet być w stanie skorzystać z okazji, aby zatuszować opóźnienia poprzez wyrównywanie zadań, które zostały wykonane w krótszym czasie. Kierownicy projektów będą musieli dokładnie przekazać terminy swoim członkom zespołu i pozwolić im poznać konsekwencje opóźnień i koszty dla firmy. W najgorszym przypadku, gdy praca doprowadza projekt na manowce, kierownik musi usiąść z członkami zespołu dotkniętymi opóźnieniem i znaleźć rozwiązanie, które pozwoli przywrócić porządek.
Większość członków zespołu to kadra kierownicza posiadająca sprawność techniczną i może od czasu do czasu potrzebować pomocy w zakresie zarządzania czasem i harmonogramem. Menedżerowie projektów będą jedyną, najlepszą osobą, która pomoże im zaplanować swoje zadania i poradzić sobie z działaniami, aby wszystko było na czas.
Umiejętności komunikacyjne
- P17 Jak dyktują techniki zarządzania projektami, czy regularnie informujesz wszystkich interesariuszy projektu o przebiegu projektu, regularnie organizując spotkania i odpowiednio rozpowszechniając wszystkie sprawozdania z wyników i statusu oraz dokumenty projektowe?
- P18 Czy starasz się prezentować informacje o projekcie w łatwym w użyciu i dostępnym formacie dla większej przejrzystości i przejrzystości?
Co musisz zrobić : komunikacja jest najważniejszym procesem zarządzania projektami dla każdego kierownika projektu. Jest to proces zarządzania projektami, który obsługuje i jest powiązany ze wszystkimi innymi technikami zarządzania projektami wymienionymi w artykule. Umiejętność wprowadzenia odrobiny jasności do twoich metod i sposobów może zwiększyć Twoją efektywność jako kierownika projektu i może sprawić, że będziesz w stanie płynnie przekazywać swoje pomysły i motywy.
Zainteresowane strony projektu zwykle potrzebują jasności, jeśli chodzi o to, co dzieje się z projektem i potrzebują przez cały czas prezentowalnych danych i informacji. Przekazywanie takich informacji w sposób jasny i zwięzły to potrzeba godziny. Różni interesariusze w projekcie potrzebują różnych poziomów komunikacji, a kierownik projektu musi zapewnić, że tak pozostanie.
Tworzenie pulpitów nawigacyjnych projektów oraz korzystanie z różnych planów i narzędzi zarządzania projektami oraz technik zarządzania projektami może być bardzo przydatne do utrzymania środowiska współpracy z doskonałą komunikacją. Skuteczna komunikacja jest jedną z głównych części procesu zarządzania projektem i, co najmniej, nie można jej zignorować.
Jak zdobyłeś wynik? Jakie obszary technik zarządzania projektami wymagają dopracowania? Lub które obszary są dla Ciebie zupełnie nowe? Rozpocznij pracę z technikami zarządzania projektami i spraw, aby ludzie odwrócili się do Ciebie i mówili: „Wow! Właśnie takim menedżerem chciałbym być! ”
Polecane kursy
To był przewodnik po technikach zarządzania projektami. Omówiliśmy tutaj 20 pytań, które są oparte na zarządzaniu projektami i są wymagane przez kierowników projektów. Możesz także spojrzeć na następujące kursy technik zarządzania projektami, aby dowiedzieć się więcej -
- Członkowie zespołu projektowego
- Zarządzanie Interesariuszami Projektu
- Zarządzanie jakością projektu
- Zarządzanie komunikacją projektu
- Zarządzanie czasem projektu