Narzędzia i techniki zarządzania projektami dla efektywnego planowania projektu

Krótki opis narzędzi i technik zarządzania projektami

W obecnym scenariuszu, pomimo posiadania zaawansowanej technologii i dużej ilości zasobów, projekty nie zostały zrealizowane zgodnie z oczekiwaniami zainteresowanych stron (tj. Dostarczenie projektu w ustalonym terminie i dostępnym budżecie). Tam, gdzie pojawia się potrzeba zarządzania projektami, jest to inicjatywa strategiczna, która kieruje projekt do określonych celów poprzez strukturyzację całego projektu w zakresie inicjowania, planowania, wykonywania, kontrolowania / monitorowania i ukończenia projektu. W tym temacie poznamy Narzędzia i techniki zarządzania projektami.

Przepływ zarządzania projektami

Zarządzanie projektami przebiega w następujący sposób:

1. Inicjacja
2. Planowanie
3. Wykonanie i monitorowanie
4. Zakończenie / faza produktu końcowego

a) Faza inicjacji

Jest to podstawowa faza zarządzania projektem dla każdego projektu, na tym etapie początkowe wymagania są identyfikowane i ustalane w następujący sposób:

• W odniesieniu do wymagań projektu odpowiedni zespół jest identyfikowany i wprowadzany na pokład
• Zakres i cele projektu są jasno określone, a wszystkie oczekiwania interesariuszy są jasno omawiane z zespołem.
• Zespół jest przypisany do odpowiednich ról i obowiązków.
• Procedury i formaty publikowania informacji o projekcie i aktualizacji dla interesariuszy są przekazywane zespołowi.
• Protokoły komunikacji wewnętrznej i wzajemnej oraz odpowiednia hierarchia są ujawniane wszystkim zainteresowanym stronom.
• Apt narzędzia wymagane do zarządzania projektami są identyfikowane i dostarczane zespołowi.

b) Planowanie projektu

Po inicjacji przychodzi główna i kluczowa faza projektu, która stanowi mapę trasy dla zarządzania projektem:

• Szczegółowy zakres projektu, wykonalność jest zdefiniowana.
• Wszystkie działania projektu są wymienione w dół, a ich odpowiednie WBS (struktura podziału pracy) jest przygotowane. WBS to nic innego jak rozbicie ważnego wydarzenia na zestaw działań (np. Wydarzenie : Sadzenie drzewa Działanie : Zdobywanie drzewa, 2. Kopanie dołu, 3. Sadzenie drzewa)
• Po przygotowaniu WBS przeprowadzane jest budżetowanie, w którym szacowane są kwoty wszystkich działań i obliczane są konkurencyjne stawki, a wstępny kosztorys projektu jest przygotowywany do dalszego zatwierdzenia (w razie konieczności dokonywane są zmiany w oparciu o wszelkie dodatkowe koszty poniesione podczas projekt)
• Identyfikacji ryzyka dokonuje się na podstawie własnej interpretacji lub porównania projektu z innymi konkurencyjnymi projektami i przygotowuje się niezbędne plany ograniczania ryzyka, aby zapobiec potencjalnemu ryzyku.
• W odniesieniu do wymagań zainteresowanych stron, główny harmonogram jest przygotowywany poprzez sekwencjonowanie wszystkich wymienionych działań w celu uzyskania wyjściowego (idealnego / wstępnego) czasu trwania projektu. Istnieją głównie 4 rodzaje sekwencjonowania SS - Start to Start, SF - Start to Finish, FS - Finish to Start, FF - Finish to Finish.

c) Faza realizacji projektu i monitorowania

• Kierownik projektu inicjuje realizację projektu w odniesieniu do planu bazowego przygotowanego na etapie planowania.
• Zaopatrzenie / wdrożenie wymaganych zasobów i zapewnienie, że projekt przebiega zgodnie z harmonogramem w ramach określonych standardów jakości.
• Postęp projektu jest śledzony / monitorowany w stosunku do planu bazowego przy użyciu różnych narzędzi (wykres Gantta, PERT itp.)
• Ze względu na pewne nieuniknione okoliczności w projekcie mogą występować przekroczenia czasu lub kosztów, w przypadku których wyjściowy harmonogram lub szacunki zostaną odpowiednio zmienione, jeśli będzie to wymagane.
• Status projektu jest utrzymywany w zalecanych formatach przewidzianych na etapie początkowym, te same są aktualizowane i przekazywane w odpowiednim czasie zainteresowanym stronom projektu.

d) Zamknięcie / zakończenie projektu

• Jest to ostatni etap zarządzania projektem, w którym wyznaczony cel jest osiągany przez zespół projektowy w odpowiednich ramach czasowych, ustalonym budżecie i jakości.
• Wszystkie niezbędne zapisy zamknięcia i uzgodnienia są wypełniane i ujawniane interesariuszom.
• W oparciu o doświadczenie projektowe przygotowywane są różne raporty, takie jak raport uczenia się projektu, raport zadowolenia klienta itp. Jako odniesienie dla przyszłych projektów.
• Wreszcie, projekt jest przekazywany klientowi przez upewnienie się, że nie ma kamienia odwróconego przez zamknięcie wszystkich punktów listy kontrolnej lub udział w przeszkodach podniesionych przez klienta.

Techniki zarządzania projektem omówione powyżej powinny ustrukturyzować projekt i umożliwić zespołowi projektowemu zapewnienie:

• Realizacja określonych celów w odniesieniu do wymagań interesariuszy.
• Opracuj harmonogramy bazowe.
• Szacowanie i budżetowanie kosztów projektu zgodnie z harmonogramem odniesienia.
• Podział zdarzeń na strukturę podziału pracy.
• Ocena i ograniczanie ryzyka.
• Kontrola / monitorowanie projektu.

Narzędzia do zarządzania projektami

Zarządzanie projektami to technika, która ma szeroką gamę narzędzi pomocnych w realizacji zadań i wykonywaniu obowiązków. Istnieją zarówno ręczne, jak i zautomatyzowane narzędzia do zarządzania projektami. Niektóre z najczęściej stosowanych technik to:

• PERT - technika oceny i przeglądu projektu
• CPM - metoda ścieżki krytycznej

a) PERT - Technika oceny i przeglądu projektu

PERT to narzędzie statystyczne wykorzystywane w zarządzaniu projektami, które zostało zaprojektowane do reprezentowania i analizowania zadań związanych z realizacją projektu. Jest to model probabilistyczny oparty na czasie.

Planowanie PERT obejmuje następujące kroki:

• Wszystkie zdarzenia / kamienie milowe są dalej klasyfikowane do działań i konieczne jest sekwencjonowanie.
• Przygotowanie diagramu sieci na podstawie sekwencji działań, w której zdarzenia / kamienie milowe są reprezentowane w kręgach, a przepływ działań z jednego do drugiego oznaczono strzałkami.
• Dalsze oszacowanie czasu wymaganego dla każdego działania odbywa się w kategoriach godzin, dni, tygodni lub miesięcy zgodnie z wymaganiami projektu.
• Różnicowa cecha PERT dotyczy niepewności terminów realizacji. Model PERT zwykle obejmuje trzy rodzaje szacunków czasu:
• Optymistyczny czas - najlepszy możliwy czas na zakończenie działania.
• Najbardziej prawdopodobny czas - najwyższy prawdopodobny czas na zakończenie działania.
• Pesymistyczny czas - najdłuższy czas na zakończenie działania.

Na koniec średnią ważoną oblicza się według następującego wzoru:

Oczekiwany czas = (optymistyczne + 4 x najbardziej prawdopodobne + pesymistyczne) / 6

b) CPM (metoda ścieżki krytycznej)

• Najdłuższy czas na ukończenie projektu jest krytyczną ścieżką projektu. Ścieżka krytyczna określa całkowity czas trwania wymagany do ukończenia projektu, przy czym czas, który można opóźnić bez opóźniania projektu, nazywany jest czasem spowolnienia, a działanie nazywane jest działaniem niekrytycznym. CPM to model deterministyczny, który jest oparty zarówno na czasie, jak i kosztach.

Ścieżka krytyczna projektu określa następujące cztery parametry dla każdego działania, które są obliczane przy użyciu oczekiwanego czasu dla odpowiednich działań:

ES - Earliest Start, EF - Earliest Finish, LS - Latest Start i LF - Latest Finish

• Wraz z działaniem sieci do przodu, najwcześniejszy czas rozpoczęcia i zakończenia każdego działania jest określany w odniesieniu do poprzednich działań w sieci.
• Pracując wstecz przez podejście sieciowe, możemy ustalić najnowszy czas rozpoczęcia i zakończenia, co oznacza czas, w którym działanie może rozpocząć się i zakończyć bez opóźnień w projekcie.

Slack = Najnowszy początek - najwcześniejszy początek (lub) Ostatnie zakończenie - najwcześniejszy koniec

Uwaga: Działania na ścieżce krytycznej nie zawierają luzu

Przykład:

Schemat sieci dla PERT i CPM

PERT i CPM pomogą w uzyskaniu uproszczonego sposobu realizacji projektu poprzez:

• Identyfikacja kluczowych działań.
• Wymagania dotyczące zasobów i wdrożenie w projekcie.
• Ustalenie terminów realizacji projektu.
• Definiowanie działań z opóźnieniem (tj. Działania niekrytyczne).
• Wyprowadzanie współzależności i ograniczeń zasobów.

Polecane artykuły

Jest to przewodnik po narzędziach i technikach zarządzania projektami. Tutaj omawiamy przepływ zarządzania projektami i narzędzia do zarządzania projektami, aby pomóc w realizacji zadań. Możesz także przejrzeć nasze inne sugerowane artykuły, aby dowiedzieć się więcej -

1. Plan zarządzania projektem
2. Cykl życia projektu
3. Funkcje i zalety zwinnego Oracle
4. Wdrożenie Agile Marketing
5. Przewodnik po oprogramowaniu do zarządzania projektami