Wprowadzenie
W tym artykule zobaczymy zarys Planu Projektu a Planu Zarządzania Projektem Zawsze wiedzieliśmy i dość często śmialiśmy się z siebie, że różnica między planem projektu a planem zarządzania projektem polega na tym, że przychodzi część „zarządzania” w istnienie! Ale sprowadzając się do poważnego biznesu, nie do końca zdajemy sobie sprawę, że plan projektu różni się pod wieloma względami od planu zarządzania projektem, a ten artykuł poprowadzi cię przez rozlewanie fasoli w bardzo systematyczny i krok po kroku sposób.
Witamy w świecie projektów i zarządzania projektami!
Planowanie jest zawsze uważane za najważniejszy etap cyklu życia projektu i w dużej mierze poprzednik wszystkiego, co ma miejsce w projekcie aż do jego zakończenia. Etap planowania musi zostać potraktowany bardzo poważnie przez najwyższe kierownictwo, kierownika projektu i zespół zaangażowany w projekt. Na tym etapie powstają plany, a plany te są dokładnym opisem tego, co należy zrobić i gdzie, oraz we wszystkich formach i formatach, odpowiadających różnym potrzebom.
Dlaczego projekt potrzebuje planów?
Niezależnie od tego, czy masz mały projekt, czy przedsięwzięcie na dużą skalę, ważne jest, aby wiedzieć, że każdy projekt nie może po prostu kontynuować wielu osób pracujących tak losowo, jak trwają prace. Ważne jest, aby zrozumieć, że każdy projekt potrzebuje planu. Ale dlaczego tak?
Plan jest prawie jak mapa. Dokument wskazujący kierunek, który może doprowadzić projekt do celu, do którego ma zmierzać. Plan zapewnia również utrzymanie tempa przy wykonywaniu planu. Oprócz tego plan utrzymuje status, a także rozszerza zadania, które doprowadzą projekt do jego pomyślnego zakończenia.
Przy kamieniach milowych i odpowiednim podziale ról i obowiązków, z harmonogramami, plan jest zdrowym i bardzo dobrze przemyślanym dokumentem, który obejmuje krok po kroku sekwencję działań w celu osiągnięcia określonego celu. Gdy planowanie jest przeprowadzane w sposób systematyczny i precyzyjny, realizacja staje się łatwiejsza. Bez pełnego i kompleksowego planu trudno jest uzyskać tak płynną realizację, jak byś tego wymagał. W związku z tym będzie cię to kosztować dodatkowe wysiłki oraz opóźni i wykorzysta więcej zasobów, niż się spodziewasz. Aby wdrożyć plan, ważne jest, aby wiedzieć, co plan może dla Ciebie zrobić. Poniżej wymieniono 4 punkty, które rzucą światło na korzyści płynące z planowania i posiadania kompleksowego planu pod ręką:
1. Poprawa komunikacji z klientem i reakcji
Zwykle określany jako plan komunikacji, może utrzymywać stały kontakt z klientami oraz poprawiać i utrzymywać z nimi relacje. W ten sposób możesz mieć pewność, że transakcje odbywają się metodycznie i w najlepszy możliwy sposób. Dzięki lepszej komunikacji przychodzi możliwość prawidłowego zrozumienia potrzeb i życzeń klientów. Usprawni to przedstawione plany, a ich wykonanie byłoby prawie bezbłędne.
2. Zwiększenie przejrzystości naszej własnej pracy
Dzięki wprowadzonemu planowi możesz wiedzieć, co należy zrobić, oraz sekwencję kroków prowadzących do ukończenia określonego zadania. W ten sposób nawet Twój klient będzie wiedział, jak przebiega ten proces, i może stworzyć jasny obraz tego, co robią członkowie zespołu.
3. Coraz bardziej zorganizowany i wydajny
Przejrzysty plan jest jak lista rzeczy do zrobienia, którą możesz śledzić i zachować porządek. Podwoi to twoją wydajność i da pożądane rezultaty. Zorganizowany projekt jest z pewnością udanym projektem.
4. Nacisk kładziony jest na cel projektu
Ze szczegółami przyjrzyj się możliwościom sprowadzenia na manowce i odejścia od celów projektu. Z odchyleniem koszty rosną, a zasoby będą musiały pracować w nadgodzinach. Plan może utrzymać cię na kursie i może dostosować cię do tego, co chcesz osiągnąć przy minimalnym odchyleniu lub bez niego. Dzięki temu projekt nigdy nie straci na czasie i kosztach.
Plan projektu a plan zarządzania projektem Infografiki
Poniżej znajdują się najlepsze porównania między planem projektu a planem zarządzania projektem.
Podejścia ramowe:
W planach można zastosować jedno z dwóch poniższych podejść, aby uzyskać pożądane wyniki:
- Podejście logiczne
- Podejście do opracowania planu projektu
Podejście logiczne:
Logiczne podejście polega na tym, że kierownik projektu tworzy macierz 4 kolumn i równej liczby wierszy. Wiersze te miałyby cel rozwojowy, cel krótkoterminowy, wyniki, a także dane wejściowe, które należy podać, aby uzyskać niezbędny wynik. Chociaż nagłówek kolumny zawierałby podsumowania, weryfikowalne wskaźniki, czynniki zewnętrzne przyczyniające się do planu projektu oraz różne sposoby weryfikacji.
Podejście do opracowania planu projektu:
Podejście to obejmowałoby przygotowanie planu projektu i planu zarządzania projektem w celu pozyskania różnych etapów projektu i tego, jakie różne działania zostaną przeprowadzone w celu osiągnięcia wymaganych rezultatów. Plany projektu obejmowałyby podstawowe potrzeby, takie jak cel projektu, opis, analiza, wymagane zasoby i inne.
Teraz zajmiemy się podejściem do opracowywania planu projektu w tym artykule. Przyjrzymy się, jak rozwija się to podejście, plan projektu i plan zarządzania projektem oraz co wyróżnia te dwa dokumenty. Czekaj na więcej!
Co to jest plan projektu?
Organ zarządzający projektami wiedzy określa plan projektu na…
„… Formalny, zatwierdzony dokument używany do kierowania zarówno realizacją projektu, jak i kontrolą projektu. Podstawowym zastosowaniem planu projektu jest udokumentowanie założeń i decyzji dotyczących planowania, ułatwienie komunikacji między zainteresowanymi stronami oraz udokumentowanie zatwierdzonego zakresu, kosztów i harmonogramu. Plan projektu może być streszczony lub szczegółowy. ”
Natomiast PRINCE2 definiuje plan projektu jako:
„… Oświadczenie o tym, jak i kiedy cele projektu mają zostać osiągnięte, poprzez wskazanie głównych produktów, kamieni milowych, działań i zasobów wymaganych w projekcie”.
Celem planu projektu jest możliwość prawidłowego i dokładnego zdefiniowania kamieni milowych, które zespół ma osiągnąć w ramach projektu, aby ułatwić i zrealizować zamierzony zakres projektu. Plan projektu na dowolnym poziomie powinien być w stanie odpowiedzieć na cztery podstawowe pytania związane z jego projektem. Są to:
- Co? - Jakie są pożądane produkty / rezultaty projektu? Jakie prace należy wykonać, aby osiągnąć te wyniki?
- Dlaczego? - Dlaczego podejmowany jest projekt? Co próbuje rozwiązać?
- Kto? - Kim są członkowie zespołu pracujący nad projektem? Co robi każdy członek podczas projektu?
- W jaki sposób? - Jak będzie zarządzany projekt? Jakie działania będą częścią projektu? Czy doprowadzą projekt do pomyślnego zakończenia?
Zauważysz, że plan projektu brzmi i wygląda identycznie jak karta projektu, ale to, co odróżnia go od tego dokumentu, to jego cel . Podczas gdy karta projektu zdecydowanie określa zawartość na papierze, opracowano plan, aby realizacja ożyła.
Plan projektu obejmowałby każdy szczegół związany z projektem. Nie ogranicza się to wyłącznie do aspektu zarządzania projektami lub realizacji celów przez klientów zewnętrznych. Plan projektu kładzie nacisk na dokładną sekwencję wszystkiego, co będzie miało miejsce w projekcie. Zachęca do szczegółowego spojrzenia na mapowanie postępów krok po kroku w realizacji projektu lub, mówiąc słowami, osiągnięcia jego celu i wizji, co zostało określone w karcie projektu. Szczegółowy widok obejmowałby zdrowy wgląd w realizację każdego zadania mającego na celu osiągnięcie kamieni milowych, zarządzanie poszczególnymi podzadaniami i działaniami / zdarzeniami oraz kontrolę sytuacji i, co najważniejsze, jakości procesu i jego wyników.
Najczęściej reklamowany jako plan budowy, plan projektu zazwyczaj obejmuje następujące tematy we właściwym czasie:
- Zarządzanie zakresem
- Zarządzanie jakością
- Zarządzanie finansami
- Zarządzanie harmonogramem
- Zarządzanie zasobami
- Plan komunikacji
- Zarządzanie zmianami
Co to jest plan zarządzania projektem?
Plan zarządzania projektem, w przeciwieństwie do planu projektu, może zostać zdefiniowany w jedynym dokumencie stosowanym do opisania podejścia do zarządzania projektem lub systemu zarządzania projektem stosowanym przy wdrażaniu planu projektu przez zespół projektowy. Oznaczałoby to, że dla konkretnego projektu wszystkie dane wejściowe do zarządzania projektami na różnych etapach projektu zostałyby wyszczególnione w tym dokumencie, w oparciu o plan projektu, który został opracowany na podstawie karty projektu.
Wielu ekspertów znajduje cienką linię między tymi dwoma dokumentami, a niektórzy nie znajdują żadnej linii i używają tych dwóch terminów do planów zamiennie. Od trzeciej edycji PMBOK termin ten został znormalizowany do „Planu zarządzania projektami” ze względu na przejrzystość, ale wiele organizacji postawiło na przedstawienie tych dwóch dokumentów jako osobnych podmiotów, o różnych formatach i służących różnym celom.
Plan zarządzania projektem można również określić jako logiczną jednostkę składającą się z wielu planów zarządzania, aby zadania i działania projektu działały zgodnie z planem. Te plany zarządzania nie są ograniczone do 10 obszarów wiedzy określonych w PMBOK. W tym planie uwzględniono najlepsze praktyki, które można wdrożyć w danym scenariuszu, i podano się do nich w celu pomyślnego wykonania tego zadania. Zapewnia to kulminację zadania w najlepszy możliwy sposób.
W zależności od skali projektu, plan ten można podzielić i podzielić na poszczególne plany lub w celu zachowania zwięzłości na jednym dokumencie.
Plany zarządzania projektami zawsze starają się odpowiedzieć na pytanie „jak”, a nie „co” i „dlaczego”. Dzięki tej funkcji plany zarządzania projektami informują zespoły o tym, jak przeprowadzić i potraktować konkretny scenariusz, korzystając z narzędzia zarządzania lub podejścia. To wzmacnia pozycję kierownika projektu i jego zespołu, dając im poczucie kierunku i odniesienia.
Pod względem tematów, które są objęte planem zarządzania projektem, jest on bardzo podobny do tematów objętych planem projektu, w tym zarządzania zakresem, zarządzania jakością, aż do zarządzania zamówieniami. Plan zarządzania projektem jest podejmowany i wdrażany na długo przed rozpoczęciem realizacji projektu, zapewniając, że wszystkie praktyki są brane pod uwagę i przestrzegane są najlepsze praktyki zarządzania projektem.
Możesz myśleć o planie zarządzania projektem jako o rodzaju wytycznych, które pomogą Ci wdrożyć plan przedstawiony przed Tobą, aby osiągnąć zakres i cel projektu.
Kluczowe różnice między planem projektu a planem zarządzania projektem
Teraz, gdy zdefiniowaliśmy i zrozumieliśmy dwa terminy i różne, ale podobne plany projektu, przyjrzyjmy się im dzięki ich wyraźnym różnicom, które je odróżniają. Rozróżnianie planu projektu i planu zarządzania projektem.
| Plan projektu | Plan zarządzania projektem |
| Plan widoku wyższego poziomu | Plan widoku niższego poziomu |
| Szczegółowy plan rozpoczęcia projektu do jego zakończenia | Szczegółowy plan rozpoczęcia projektu i monitorowania każdego jego ruchu do końca |
| Ten plan zajmuje się głównym pytaniem: co | Ten plan zajmuje się głównym pytaniem: jak |
| Wizjonerski dokument, który kreśli projekt krokami w kierunku wizji lub celu | Dokument wykonawczy, w którym wyszczególniono działania projektu oraz narzędzia i techniki, które zostaną zastosowane, aby osiągnąć wizję / cel określony w planie projektu |
| Daje kierownikowi projektu wizję tego, jakie będą kroki i etapy projektu | Daje kierownikowi projektu ostateczny plan i opracowuje system do realizacji wizji planu projektu |
Z punktu widzenia egzaminu PMP trzeba rozmyć linie między planem zarządzania projektem a planem projektu i wskoczyć na modę dwóch dokumentów, które są takie same. PMBOK 3. edycja nie traktuje ich jako osobnych dokumentów, a raczej łączy je pod nazwą „Plan zarządzania projektem”, jak wspomniano wcześniej w tym artykule. Napisałem tego bloga z myślą o dobrym czytaniu i dobrym źródle wiedzy dla osób, które mają lub zetkną się z tymi terminami w swoich organizacjach oddzielnie i całkiem niezależnie.
Wniosek
Zarówno plan projektu, jak i plan zarządzania projektem są niezbędnymi dokumentami wykorzystywanymi w cyklu życia projektu i zapewniają płynne funkcjonowanie projektu przez cały czas. Pełna kontrola nad projektem oznaczałaby, że planowanie zostało wykonane z szczerym zaangażowaniem i staranną organizacją. Planowanie przy zadowalającym wykonaniu stanowi 80% pracy, co jest pewną wygraną dla Ciebie jako kierownika projektu.