Walidacja danych Excel (spis treści)

  • Sprawdzanie poprawności danych w programie Excel
  • Jak utworzyć regułę sprawdzania poprawności danych w programie Excel?
  • Kryteria wyceny walidacji danych Ustawienia

Sprawdzanie poprawności danych w programie Excel

Sprawdzanie poprawności danych to funkcja programu MS Excel, która służy do kontrolowania tego, co użytkownik może wprowadzić w komórce arkusza programu Excel. Podobnie, ogranicz wpisy w arkuszu, takie jak zakres dat lub tylko liczby całkowite.

Na przykład użytkownik może określić spotkanie zaplanowane między 9:00 a 18:00.

Ponieważ możemy używać sprawdzania poprawności danych w programie Excel, aby upewnić się, że wartość jest liczbą dodatnią, datą między 15 a 30, upewnij się, że data wystąpi w ciągu następnych 30 dni lub upewnij się, że wpis tekstu ma mniej niż 25 znaków itp.

Znajdź w MS Excel

  • Kliknij kartę Dane na pasku menu.

  • Wybierz opcję Sprawdzanie danych z paska narzędzi na karcie Dane:

Jak utworzyć regułę sprawdzania poprawności danych w programie Excel?

Rozumiem działanie sprawdzania poprawności danych w programie Excel na kilku przykładach.

Możesz pobrać ten szablon Excel do sprawdzania poprawności danych tutaj - Szablon Excel do sprawdzania poprawności danych

Walidacja danych Excel - przykład nr 1

Możemy ograniczyć użytkownika do wprowadzania liczby całkowitej od 0 do 10.

Wykonaj poniższe kroki, aby utworzyć regułę sprawdzania poprawności danych w programie Excel:

Krok 1: Wybierz komórkę B2.

Krok 2: Przejdź do zakładki Dane, kliknij pasek Walidacja danych z danych na pasku narzędzi.

Krok 3: Zostanie otwarte okno podręczne sprawdzania poprawności danych:

Krok 3.1: Na karcie Ustawienia kliknij menu rozwijane Zezwalaj w obszarze Kryteria sprawdzania poprawności.

Krok 3.2: Wybierz Cały numer, a następnie Włączone zostaną niektóre dodatkowe wymagane opcje.

Krok 3.3: Wybierz z listy rozwijanej Dane, wprowadź liczbę minimalną i maksymalną dla ograniczenia. I kliknij OK.

Krok 3.4: Wszystkie ustawienia zostaną zastosowane do wybranej komórki.

Teraz wpisz 1 w komórce B2. Pozwoli to użytkownikowi wprowadzić dowolną liczbę całkowitą od 0 do 10.

Teraz wpisz 11 w komórce B2 - domyślnie wyrzuci błąd.

Przykład # 2 - Ustaw komunikat wejściowy i alert o błędzie

Możemy ograniczyć użytkownikowi wprowadzenie ograniczonego tekstu.

Krok 1 : Wybierz komórkę B5 z arkusza z przykładu 2.

Krok 2 : Kliknij narzędzie do sprawdzania poprawności danych z paska menu danych i wybierz Długość tekstu w menu rozwijanym Zezwalaj.

Krok 3 : Wybierz opcję równą z listy rozwijanej danych.

Krok 4 : Wprowadź żądaną długość hasła (jako przykład 11).

Krok 5 : Kliknij kartę Wiadomość wejściowa, podaj komunikat, który zostanie wyświetlony przy wyborze komórki.

Krok 6 : Kliknij kartę Alert błędu, podaj tytuł i komunikat o błędzie, który będzie wyświetlany, jeśli użytkownik wprowadzi hasło o nieprawidłowej długości.

Krok 7 : Po tym kliknij przycisk OK, ustawienie zostanie zastosowane do wybranej komórki.

Po zaznaczeniu komórki zostanie wyświetlony komunikat wejściowy.

Wpisz tekst o długości 11. Zostanie wybrany pomyślnie.

Teraz wprowadź nieprawidłowe hasło. Wyrzuci opisany komunikat o błędzie.

Przykład # 3 - Niestandardowa opcja sprawdzania poprawności adresu e-mail

Krok 1: Wybierz komórkę C2 , przejdź do zakładki Dane i kliknij Dane sprawdzania poprawności na pasku narzędzi.

Krok 2: Wybierz opcję niestandardową w menu rozwijanym Zezwalaj.

Krok 3: Napisz formułę wyboru tylko wartości, jeśli ma ona znak „ @ ”.

Krok 4: Kliknij kartę Wiadomość wejściowa, podaj wiadomość, która będzie wyświetlana przy wyborze komórki.

Krok 5: Kliknij kartę Alert błędu, podaj tytuł i komunikat o błędzie, który zostanie wyświetlony, jeśli użytkownik wprowadzi niepoprawny identyfikator e-mail.

Krok 6 : Po tym kliknij przycisk OK, ustawienie zostanie zastosowane do wybranej komórki.

Po zaznaczeniu komórki wyświetli się komunikat wejściowy.

Podaj prawidłowy identyfikator e-mail - zostanie wybrany pomyślnie.

Teraz wprowadź dowolny nieprawidłowy adres e-mail - wyświetli opisaną wiadomość o błędzie.

Kryteria wyceny walidacji danych programu Excel Ustawienia

  • Dowolna wartość - aby podać dowolny typ danych.
  • Liczba całkowita - wprowadź tylko liczby całkowite.
  • Dziesiętny - wprowadź tylko liczby dziesiętne.
  • Lista - wybierz dane z listy rozwijanej.
  • Data - Zaakceptuj jedyną datę.
  • Czas - wprowadź tylko czas.
  • Długość tekstu - Naprawiono długość tekstu.
  • Niestandardowy - wprowadź niestandardową formułę.

Warunki na liście danych w ustawieniach kryteriów wyceny

Pomiędzy, nie pomiędzy, równy, nie równy, większy niż, mniejszy, większy lub równy, mniejszy lub równy.

Trochę więcej warunków sprawdzania poprawności danych programu Excel

  • Jeśli użytkownik chce zignorować puste miejsce, pojawia się pole wyboru o nazwie Ignoruj.
  • Jeśli użytkownik wybierze pomiędzy, wówczas użytkownik musi wybrać wartości minimalną i maksymalną dla komórek.
  • Jeśli użytkownik chce zastosować te zmiany do wszystkich innych komórek z tym samym ustawieniem, wówczas należy zaznaczyć pole wyboru, które będzie miało zastosowanie do pozostałych komórek w arkuszu.

Kiedy używać sprawdzania poprawności danych w programie Excel?

  • Najlepiej stosować, gdy użytkownik chce udostępnić arkusz innym użytkownikom i chce, aby wprowadzane dane były dokładne i spójne.
  • Ogranicz wpisy do predefiniowanych pozycji na liście.
  • Ogranicz liczby spoza określonego zakresu.
  • Ogranicz daty poza określony przedział czasowy.
  • Ogranicz czas poza określonym przedziałem czasowym.
  • Ogranicz liczbę znaków tekstowych.
  • Sprawdzanie poprawności danych, które są dostępne w innych arkuszach lub skoroszycie.
  • Wybierz wyświetlanie komunikatu wejściowego, gdy użytkownik kliknie komórkę jako przewodnik użytkownika.
  • Użytkownik może dostosować alert o błędzie, może to być dowolny element zdefiniowany przez użytkownika.

O czym należy pamiętać o sprawdzaniu poprawności danych w programie Excel

  • Jeśli użytkownik chce utworzyć regułę sprawdzania poprawności danych w skoroszycie dla aplikacji internetowych Excel lub usług Excel, najpierw musi utworzyć regułę sprawdzania poprawności danych na komputerze.
  • Jeśli jeden użytkownik wysyła skoroszyt do drugiego, najpierw użytkownik musi się upewnić, że skoroszyt się odblokowuje, w przeciwnym razie użytkownik nigdy nie będzie mógł uzyskać dostępu do komórek skoroszytu, aby wypełnić wartość.
  • Zawsze pamiętaj, że nie ma błędu w formule takiej jak #REF! Lub # DIV / 0!
  • Każdy może utworzyć regułę sprawdzania poprawności danych w wypełnionej komórce MS Excel nie wykryje jej.

Jak usunąć regułę sprawdzania poprawności danych Excel?

Użytkownik może usunąć sprawdzanie poprawności danych programu Excel z komórki, wybrać komórkę, kliknąć opcję Sprawdzanie poprawności danych, a następnie kliknąć Wyczyść wszystko.

Użytkownik może modyfikować lub usuwać regułę sprawdzania poprawności danych programu Excel tylko wtedy, gdy odziedziczony arkusz nie jest chroniony. Jeśli jest chroniony hasłem, skontaktuj się z właścicielem skoroszytu. Tylko on może pomóc w niezabezpieczeniu skoroszytu. Ponieważ w MS Excel nie ma możliwości odzyskania lub utracenia hasła.

Polecane artykuły

Jest to przewodnik po sprawdzaniu poprawności danych w programie Excel. Tutaj omawiamy sposób tworzenia sprawdzania poprawności danych w programie Excel wraz z przykładami programu Excel i szablonem programu Excel do pobrania. Możesz również spojrzeć na te przydatne funkcje w programie Excel -

  1. Przykłady funkcji Excel MATCH
  2. Jak korzystać z WŁAŚCIWEJ funkcji w programie Excel?
  3. Ciekawe informacje na temat funkcji POWER
  4. Niesamowity przewodnik po funkcji Excel SUM

Kategoria:

Porady Excel