Funkcje intranetowe do komunikacji z pracownikami

„Intranety firmy powinny być budowane przez solidne programy komunikacji wewnętrznej. Osiągnięcie intranetu to około 60 procent komunikacji, 40 procent technologii. ”Bob Cohen,

Intranet jest jak parasol, pod którym można uzyskać wszystkie wymagane informacje dotyczące firmy i codziennej pracy. Jest znany jako platforma komunikacyjna, na której otrzymamy pulpit nawigacyjny pokazujący widok 360 stopni wokół działalności firmy. Dokładnie, jest to prywatna, bezpieczna sieć internetowa, w której pracownicy mogą generować treści, angażować się w określone procesy komunikacyjne, działać jako zespół, realizować zadania i wydarzenia oraz budować kulturę organizacyjną.

Jest znany jako platforma domowa firmy, gdzie zespoły gromadzą się, budują niezbędny repertuar, wielofunkcyjne urządzenie komunikacyjne i wiele innych. Podobnie jak wewnętrzna sieć komunikacyjna, intranet to więcej niż ilość jego części.

Intranet to wszystko w jednym miejscu. Projekt intranetu powinien być współmierny do potrzeb i udziału pracownika. Jest to wspólna platforma, która pomaga w komunikacji (dwukierunkowej), pracy zespołowej, zarządzaniu wiedzą, opracowywaniu i udostępnianiu treści, sieciach społecznościowych, zaangażowaniu pracowników i planowaniu.

Każda firma rozwijająca się może korzystać z intranetu. Poniższe dziesięć pytań faktycznie działałoby jako punkty kontrolne, które rozwiązują wszelkie problemy i pomagają we właściwej implementacji intranetu.

Ryc. 1: Punkty kontrolne projektu sieci intranetowej

Musimy zagłębić się głęboko w różne funkcje intranetu.

  1. Intranet stanowi rdzeń komunikacji

Trzy sposoby, które pomaga organizacji -

  1. Komunikacja odgórna, która jest niczym innym jak komunikacja przywództwa do pracowników
  2. Informacje zwrotne od pracowników lub komunikacja między pracownikami a kierownictwem
  3. Dyskusja zespołowa w formie komunikacji między pracownikami

Krótka uwaga na ten temat wyjaśni wszystko.

  • Intranet rozwiązuje podstawowe problemy z pocztą e-mail

Dobrze rozwiązany intranet może łatwo rozwiązać wszystkie problemy z pocztą e-mail, gdy zapomnisz utrzymywać kogoś w pętli ważnej poczty lub przeoczysz ważną aktualizację, ponieważ wiadomość została zagubiona w szeregu wiadomości lub utknąłeś na listach wszystkich odpowiedzi. Intranet komunikuje się z ludźmi na różne sposoby i usprawnia zarówno natychmiastową komunikację. Na tym samym cokole można łatwo robić wiele rzeczy: rozmawiać ze współpracownikami, budować społeczności na różne tematy, publikować ogłoszenia na różne tematy związane z firmą, pisać blogi, przesyłać artykuły i budować pulpit wiedzy na temat postępowania w firmie.

Niektóre statystyki komunikacji wewnętrznej podano poniżej:

  1. Tylko 48% wiadomości e-mail związanych z komunikacją wewnętrzną jest otwieranych
  2. I tylko 23% tych połączeń jest faktycznie otwartych

Oczywiste jest zatem, że znaczna część komunikacji firmowej w rzeczywistości nie jest otwarta. Dla wszystkich docelowych adresatów, aby otworzyć komunikację, wysyłanie wiadomości e-mail nie jest oczywiście dobrym pomysłem.

  • Intranet pomaga w zbieraniu opinii pracowników

Zaangażowanie pracowników jest oceniane na podstawie właściwej informacji zwrotnej pracownika. Możesz łatwo oszacować poziom zadowolenia pracowników, śledzić luki w usprawnieniach pracowników i niektóre kwestie, które miałyby bezpośredni wpływ na rotację pracowników.

Ankiety zwrotne dotyczące zaangażowania pracowników są świetne do przeprowadzenia, jeśli nie są zamaskowane w różnych działach; w większości przypadków ankiety są przeprowadzane przez narzędzie zewnętrzne. Wręcz przeciwnie, jeśli ankiety są wykonywane za pomocą wbudowanego narzędzia hostowanego w intranecie, można łatwo pobrać prawidłowe dane przechowywane na serwerze firmy i udostępnić je różnym działom i zespołom w celu poprawy wydajności. Ponadto pracownicy na całym świecie byliby świadomi tego narzędzia podczas codziennej interakcji z nim. To ostatecznie poprawiłoby komunikację w miejscu pracy, a tym samym satysfakcję pracowników.

Ryc. 2. Procent pracowników akceptujących proces komunikacji

Pesymizm w miejscu pracy wynika z poniżej trzech przyczyn związanych z komunikacją:

  1. Kierownictwo niewłaściwie kieruje pracowników do wspólnego celu o 38%
  2. Ogólna słaba komunikacja o 14%
  3. Regularne zmiany, które nie są dobrze poinformowane o 12%

  1. Intranet współpracuje

Ze względu na właściwą komunikację i wyniki pracowników bardzo potrzebne jest posiadanie wspólnej platformy, na której wszyscy pracownicy mogą gromadzić się we wspólnej sprawie. Najczęściej ta sama wiadomość zmienia się, gdy wszyscy nie są odpowiednio zsynchronizowani. Niepewne byłoby, gdyby istniała scentralizowana lokalizacja, z której ludzie powinni gromadzić treści i łączyć się z innymi.

  • Intranet tworzy platformę, na której każdy może komunikować się ze sobą i wykonywać swoje zadania

W większości przypadków można znaleźć intranet, który umożliwia łączenie się ze współpracownikami za pośrednictwem strony zespołu lub strony projektu. Pracownicy mogą współpracować i udostępniać treści będące przedmiotem wspólnego zainteresowania. Możesz tworzyć strony dla wielu przedmiotów:

  • Projektowanie
  • Drużyny
  • Portale zewnętrzne dla klientów
  • Banki wiedzy
  • Do wprowadzenia pracowników
  • Kampanie marketingowe
  • Wprowadzenie do usługi lub produktu

Tak więc intranet faktycznie kształtowałby komunikację, zadania i treści w jakikolwiek sposób, zgodnie z tym, czego pragniesz ulepszyć komunikację w firmie.

  • Zarządzanie projektami i zarządzanie zadaniami są uproszczone przez intranet

Intranet pomaga ustawiać i zarządzać projektami i zadaniami na tym samym cokole. Jest to platforma do opieki nad podobnymi innymi działaniami biznesowymi. Intranet pomaga zespołowi projektowemu zrealizować projekt. W czasie rzeczywistym można łatwo sprawdzić postęp, naprawić każdy problem bez zalewania wiadomości e-mail i śledzić połączone dyskusje, aby lepiej zrozumieć spotkania i materiały eksploatacyjne.

A zarządzanie zadaniami monitoruje postępy prac, pomaga przydzielać zadania innym i zapewnia perfekcyjne wykonanie zadań związanych z projektem. Można szybko udostępniać pliki i dane w jednym pokoju, nawet nie umieszczając ich w Dropbox lub innych wspólnych rezerwach.

  • Intranet obsługuje wewnętrznych interesariuszy

Za pomocą intranetu można łączyć normalny proces i łączyć rozwiązania między różnymi działami, w tym HR, marketingiem, IT itp. Czat, fora, otwarte ścieżki dyskusji i pojedyncze wiadomości to niektóre sposoby, w jakie pionierzy pomagają innym rozwiązać każdy problem. Poniżej znajdują się niektóre usługi na początek:

  • Prześlij różne dokumenty dotyczące polityki organizacji
  • Zbuduj bank wiedzy lub wewnętrzną wiki
  • Ogłaszaj różne komunikacje zorientowane na firmę lub działy
  • Daj szansę na szybką rozmowę, aby szybko rozwiązać problemy
  • Transmisja wideo krok po kroku

  1. Intranet działa jako narzędzie do zarządzania wiedzą

Pomyśl tylko o sytuacji, gdy szukasz ważnego pliku w kilku lokalizacjach, które Twoim zdaniem trzymałeś: Dropbox, Dysk Google, Jeden dysk, Witryna firmy lub serwer wewnętrzny. A wyszukiwanie w różnych lokalizacjach po prostu powoduje, że kręci Ci się w głowie, i w końcu nie znalazłeś pliku. W takiej sytuacji intranet może pomóc w uporządkowanym przechowywaniu ważnych dokumentów.

  • Intranet zawsze umożliwia integrację twoich dokumentów

Zarządzanie plikami w ramach usług zarządzania wiedzą to sposób na przesłanie pliku do intranetu z największą korzyścią. W obu przypadkach, gdy przesyłamy bezpośrednio plik lub umieszczamy link prowadzący gdzieś bezpiecznie przesłany dokument, pomagamy sobie i innym znaleźć plik w przyszłości, nie tracąc przy tym czasu. Możesz skonsolidować dokumenty tak, jak chcesz. Gdy nie masz pewności, gdzie trzymałeś dokumenty, po prostu wykonaj żywe wyszukiwanie, aby uzyskać żądany plik. Wiele dokumentów jest zapisywanych w intranecie:

  1. Można zbudować repozytorium wiedzy, w którym można umieścić różne dokumenty, np. Dokumenty pokładowe HR, pliki związane z projektem itp.
  2. Możesz łatwo wysyłać pliki przez intranet i czat; rozmowa na czacie jest również automatycznie archiwizowana, aby pomóc nam w uzyskaniu aktualnej historii
  • Intranet zwiększa wydajność

Sukces i porażka każdego projektu zależy bardziej od właściwego przechowywania danych i plików. Nie tylko oszczędza czas, a zatem miałby bezpośredni wpływ na zwrot z inwestycji, ale także zmniejsza napięcia i frustracje. Na przykład, gdy decydujesz o zakończeniu projektu, masz pewność, że wybierzesz odpowiedni dokument dla swojego klienta. W przypadku przekazania plików pokładowych nowym dołączającym, możesz łatwo wysłać link do strony HR, który zawiera odpowiednie dokumenty dla nich przeznaczone. Według badania przeprowadzonego przez McKinsey Global Institute, można faktycznie skrócić czas wyszukiwania dowolnego dokumentu o około 35%, a tym samym zwolnić 6% czasu przeznaczonego na inne ważne zadania.

  • Intranet zawsze tworzy bazę wiedzy w czasie rzeczywistym

Prawidłowy projekt intranetu pomaga stworzyć bazę wiedzy do dokumentowania plików i dokumentów cyklicznie pozycjonowanych, na przykład:

  1. Polityka i praktyki
  2. Wartościowe materiały
  3. Wiadomości i historie sukcesu
  4. Ważne FAQ
  5. Albumy pracownicze
  6. Materiały treningowe
  7. Podręcznik HR
  8. Biuletyn Informacyjny
  9. Ważne linki zawierające pomocne narzędzia i pliki

I to nie wszystko. Istnieje kilka innych elementów, które są przesyłane do systemów - pytania zadawane na forach, dyskusje drużynowe i zgłoszenia zgłoszone w centrum pomocy. Wszystkie z nich można załadować do intranetu i dodać do bazy wiedzy, z której można korzystać za każdym razem dla różnych potrzeb. Ponadto może istnieć zakładka o nazwie pomysłów, które zapraszają pomysły publiczne. To narzędzie faktycznie napędza ideę na różnych poziomach.

  1. Intranet daje opcję sieci społecznościowych

Intranet zawsze daje szansę na wirtualną komunikację z rówieśnikami z różnych działów, zmniejszając w ten sposób bariery i silosy; pracownicy mogą łatwo łączyć się ze sobą i dzielić opiniami na tematy będące przedmiotem wspólnego zainteresowania i uczyć się. A to poprawia komunikację i wymianę wiedzy na poziomie firmy, różnych zespołów i działów. Pracownicy poznają ludzi w swoich zespołach i poza nimi. Menedżerowie mogą poznać podwładnych, co w końcu złamałoby konwencje i razem mogliby się rozwijać, tym samym pośrednio wpływając na produktywność.

  • Intranet buduje wewnętrzne kanały komunikacji

Bez wychodzenia z biurka, wykonywania połączeń i wysyłania maili pracownicy mogą się ze sobą łączyć w formie informacji zwrotnych na ścieżkach dyskusji na dowolny temat. Tak więc połączenie z rozproszonymi geograficznie zespołami stałoby się inspiracją do pracy zespołowej.

  • Intranet pomaga znaleźć i poznać swoich pracowników

Tylko dlatego, że zespół jest rozproszony geograficznie lub ktoś pracuje z domu, nie można znaleźć i poznać swoich pracowników przez cały czas, nawet w przypadkach, gdy pracujemy z nimi fizycznie lub wirtualnie. W takich przypadkach katalog pracowników w intranecie pomaga nam w nawiązaniu kontaktu z naszymi zamierzonymi partnerami i można zbudować społeczność. Możemy poznać umiejętności członków naszego zespołu, historię pracy i sukcesy. Dlatego możemy im pomóc w rozwiązaniu problemu lub doradzić innym, aby zastosowali się do nich w przypadku takich konkretnych potrzeb. Możesz motywować swoich współpracowników, wysyłając odznakę Gratulacyjną przy każdym sukcesie projektu lub wysyłając odznakę Dziękuję za dobrze wykonaną pracę.

  • Dzięki Intranetowi możesz tworzyć, udostępniać i publikować dowolne dobre treści ponad granicami i działami

Dzięki intranetowi ludzie tworzą treści, udostępniają publiczne posty, które konsumują inni, i komentują. Użytkownicy korzystają z różnych miejsc, do których przesyłane są nowe treści, a automatyczna aktualizacja trafi do wszystkich w tych postach. Następnie zaczynają korzystać z tych treści. W ten sposób intranet daje użytkownikom możliwość generowania treści, z których mogliby korzystać inni. Następujące treści są zazwyczaj przesyłane w intranecie:

  1. Blogi i nowe trendy dotyczące branży
  2. Nowe umiejętności dla innych do naśladowania
  3. Zwycięstwo dużej drużyny
  4. Nowy start
  5. Nowa strategia lub proces
  6. Fajne zdjęcia i filmy

  1. Centrum zaangażowania i wzrostu pracowników: zniesienie rozczarowania pracowników

Przy każdym ruchu organizacyjnym zaangażowanie pracowników jest postrzegane jako wynik końcowy. Poprzez zaangażowanie pracowników zwiększa się produktywność, a pracownicy są zmotywowani. To w końcu pozytywnie wpływa na zadowolenie klienta i morale pracowników.

Statystyki zaangażowania pracowników

  • Badanie Del Carnegie Training pokazuje, że prawie 71% pracowników z dużych firm nie jest zaangażowanych
  • W innym badaniu przeprowadzonym przez Gallup Research zaangażowanie pracowników wynosi około 18%, co ogranicza ogólną wydajność

Zaangażowani pracownicy lojalnie popierają firmy, w których pracują. Z dumą wspominają klientom produkt lub usługę firmy. Wspólnie tworzą wiedzę z korzyścią dla innych i pomagają innym osiągnąć ich cele. Natomiast pracownicy niezaangażowani są ciężarem. Niszczą one reputację firmy i powodują między innymi niezadowolenie oraz wirusowo wpływają na wydajność. W tym momencie intranet faktycznie pomógłby opracować plany zaangażowania pracowników, pozwalając im korzystać z zasobów i narzędzi oraz szkolić ich w swoich aspiracjach w celu rozwoju kariery. Byliby bardziej upoważnieni do decydowania o swojej karierze.

  • Intranet wiąże pracowników z misją, wizją i wartościami firmy

Często myślimy, czy każdy pracownik jest dostosowany do misji, wizji i wartości firmy! I czy są odpowiednio dopasowane i emocjonalnie z tym związane? Badanie przeprowadzone na 40000 pracownikach przez badanie TINYpulse pokazuje, że tylko 40% jest tego świadomych. Proces zaangażowania pracowników daje dostęp do wszystkich pracowników, aby emocjonalnie związać się z misją, wizją i wartościami firmy. Intranet zapewnia wszystkim ten dostęp w centralnej lokalizacji. W różnych formatach i segmentach możesz dotrzeć do swoich pracowników i wzmocnić ich na różne sposoby: poprzez blogi, dyskusje, artykuły, filmy i spersonalizowane strony w celu promocji marki.

  • Intranet stwarza możliwości rozwojowe dla pracowników

Pracownicy byliby bardziej usatysfakcjonowani, gdyby mieli duży zakres możliwości rozwoju. Firma może tworzyć różne plany rozwoju kariery dla pracowników, zmniejszając w ten sposób zmęczenie. I po prostu zmniejszając luki między zasobami potrzebnymi do rozwoju a wynikami, firma może usprawnić niedopasowanie. Intranet wykonuje tę idealną pracę, wspierając i śledząc programy rozwoju pracowników w następujący sposób:

  1. Konsolidacja materiałów szkoleniowych i najlepszych praktyk
  2. Zbieranie informacji zwrotnych od pracowników w celu ulepszenia programów
  3. Przekazywanie kultury firmy wszystkim
  4. Śledzenie postępów każdego pracownika
  5. Umożliwiając jednemu z nich szansę monitorowania ich rozwoju
  • Intranet ma szansę na wirusowe połączenie ze wszystkimi na planach rozwojowych i unikalnych pomysłach

Jeśli chodzi o komunikację przekazywaną pracownikom za pośrednictwem poczty e-mail, istnieje prawdopodobieństwo, że wiadomości te zostaną zgubione w skrzynkach odbiorczych lub ludzie nie podejmą inicjatyw, aby je otworzyć. Wszędzie jest to bardzo powszechne. Pracownik może przegapić ważną komunikację, która jest mu wysyłana na temat jego rozwoju osobistego. Czasami może to sprawić, że poczują się pominięte lub nieistotne.

Intranet zawsze zapewnia pracownikom dostęp do tego, czego potrzebują najbardziej - ważne aktualizacje, każdą perspektywę i każdą zmianę planowania. Informacje mogą być publiczne lub specjalnie dostosowane do właściwych osób; w ramach podwójnej komunikacji może zostać do nich wysłany e-mail. Jednocześnie mogą dzielić się swoimi wyjątkowymi pomysłami w przestrzeni wirusowej, a inni w tej przestrzeni mogą uzyskać dostęp do tych informacji i zamieszczać komentarze. Dlatego rozwija się dobry wątek komunikacyjny prowadzący do udanego rozwoju dla wszystkich. Osoby, które mogą nie brać udziału w dyskusji publicznej, mogą również angażować się w takie dyskusje online.

Intranet umożliwia także pracownikom korzystanie z ich ról i kariery:

  1. Własne projekty i podobne ważne zadania
  2. Dziel się kreatywnymi pomysłami
  3. Wykorzystaj możliwości
  4. Monitoruj rozwój ich celów
  5. Doradzić proces postępuje
  6. Uważaj na dodatkowe ćwiczenia i edukację
  7. Obserwuj, co robią inni członkowie zespołów i poza nimi

Steve Roesler, znany strateg komunikacji, sformułował dziesięć ważnych pytań, które pomogą zaangażować pracowników w miejscu pracy. Te listy kontrolne skutecznie formułują łatwe rozwiązania problemów z intranetem:

  1. Intranet działa jako narzędzie do planowania

Intranet ułatwia wszystkim planowanie i monitorowanie spotkań, wydarzeń i spotkań. Wszyscy pracownicy skorzystaliby z tego niezwykłego obiektu.

  • Łatwe planowanie spotkań inspirujących udział pracowników

Ludzie mogą mieć więcej niż jedno narzędzie do planowania swoich zadań, ale są one nieskuteczne, ponieważ byłby to czasochłonny proces. Ta wykonalność zapewnia dobry udział pracowników. Możesz wysyłać pracownikom wiadomości e-mail dotyczące spotkań lub wydarzeń, ale ten proces jest uciążliwy. E-maile mogą zostać utracone w skrzynce odbiorczej lub ważne osoby mogą zostać pominięte. Najłatwiejszym i najsprytniejszym sposobem jest zaplanowanie wspólnego kalendarza w intranecie firmy i szybkie sprawdzenie wygody wszystkich. W ten sposób można zaplanować termin spotkania.

  • Tworzenie atrakcyjnych wydarzeń

Oprócz ustawiania czasu i kalendarzy, istnieje więcej informacji związanych z wydarzeniami, które czynią je interesującymi i popularnymi.

  1. Pełna informacja o wydarzeniu
  2. Zdjęcia i filmy związane z wydarzeniem, aby było bardziej kuszące. Wkrótce po zakończeniu wydarzenia może nastąpić równa aktualizacja wraz ze zdjęciami i filmami
  3. Szczegółowa mapa drogowa do wydarzeń
  4. Informacje o restauracjach, sklepach i innych godnych uwagi miejscach do odwiedzenia

Wniosek

Właściwy projekt intranetu jest zawsze odskocznią dla skutecznej komunikacji wewnętrznej. Zawsze daje przewagę ludziom w kontaktach z kolegami na dowolny wspólny temat i daje niekończące się narzędzia. Widzieliśmy, jak ludzie mają szeroki dostęp do właściwego korzystania z intranetu, aby zwiększyć masową efektywność platformy. Jest to platforma, na której wyszukują i wyszukują wszystko, tworzą, udostępniają, uczą się i motywują innych, co z kolei zwiększa efektywność pracy, wpływając bezpośrednio na ROI. Nie jest to jednak słuszne, aby powiedzieć coś negatywnego, ale zawsze można powiedzieć, że właściwy projekt intranetu zawsze stanowi połowę pracy wykonanej od czasu, gdy dotyczy to właściwych dwukierunkowych kanałów komunikacji.

Kategoria:

Rozwój przedsiębiorczości