Klient nietechniczny: Przeczytałem dokumentację projektu, ale nie otrzymałem różnych aspektów specyfikacji oprogramowania, które ma być używane. Chciałbym uzyskać dodatkowe wyjaśnienia na ich temat.
Kierownik projektu: Jasne. Możemy omówić te punkty, a następnie możemy iść naprzód.
Klient nietechniczny: Tutaj jest wspomniane, w jednym z artykułów, które przeglądałem w Internecie, że narzędzie programowe będzie w stanie przejąć obciążenie dla 10 członków projektu, ale przydzieliłeś tylko 5, a gdybyśmy mieli 10 na pokładzie praca byłaby wykonywana szybciej.
Kierownik projektu: Tak, zgadza się. 10 GB może obsłużyć 10 członków projektu, ale zainwestowaliśmy w 5 GB przestrzeni dyskowej dla 5 użytkowników, co obniża dokładny koszt; nigdy nas nie brakuje. Będziemy wymagać, aby projekt utrzymał się na tej osi czasu, abyśmy mogli routerować w pełnym systemie informacji zwrotnej 360 stopni w zapleczu, aby firma mogła zachować swój własny. Ponadto pracujemy nad funkcją wyszukiwania i dopasowywania, która i tak utrzyma projekt przez długi czas. W takim przypadku podwoimy inwestycję i nadal będziemy pędzić projekt. Brak jakości
Klient nietechniczny: Nie do końca zrozumiałem ten ostatni fragment i nie ma o tym wzmianki w przesłanej mi dokumentacji. Możesz wyjaśnić?
kierownik projektu: Proszę pana, z pewnością zostało to wyraźnie wspomniane w aneksie, który został przekazany wraz z planem. Czy udało ci się przez to przejść?
Klient nietechniczny: Oh! Nie, nie przeszedłem przez to. Już sama pierwsza strona skłoniła mnie do myślenia o języku greckim. Ma zbyt wiele terminów, których nie rozumiem. Czy możemy zaplanować spotkanie, aby przejrzeć całą dokumentację?
Kierownik projektu: Jasne! Daj mi znać, kiedy możesz uczynić go naszą witryną.
Brakujący pomost między kierownikami projektów technicznych a klientami nietechnicznymi
Jak wyraźnie wynika z rozmowy między klientem nietechnicznym a kierownikiem projektu, zawsze będzie duży odsetek rozbieżności między technicznie solidnymi kierownikami projektów, którzy toczą się w dialekcie technicznym przez cały dzień, a ich klientami nietechnicznymi, którzy potrzebują swoich usług, ale nie są tak dobrze zaznajomieni z całym schematem świata technologii.
Ponieważ klienci aktywnie uczestniczą w projektach, w których są interesariuszami, może być nieco bardziej wyczerpujące dla kierownika projektu w celu utrzymania pomostu między ludźmi, którzy dużo wiedzą o prowadzonej pracy, aby ułatwić potrzeby osoba, która niewiele wie o pracy w tle.
Kierownicy projektów i eksperci techniczni to zwykle ludzie, którzy mieliby szczegółowe informacje o produkcie i procesie w języku żargonu, co może nie być zrozumiałe dla osoby, która nie próbowała tego pola. Jako menadżerowie projektów odpowiedzialność za utrzymywanie skutecznego połączenia komunikacyjnego między nami a klientami nietechnicznymi zajmuje bardzo ważne miejsce w wielkim systemie rzeczy. Będziemy wymagali wkładu naszych klientów przez całą drogę do zakończenia projektu.
Ale nie możemy trzymać wszystkiego przed sobą i poprosić ich o rozszyfrowanie terminów technicznych wymienionych w dokumentacji projektu i wytycznych projektu, a nawet prezentacjach, które przedstawiliśmy. Będziemy musieli przekręcać i przekręcać i przedstawiać im światopogląd na produkt lub usługę, które tworzymy lub ulepszamy w ramach projektu. Zapełnienie tej luki technicznej i nietechnicznej jest niezwykle ważne, a my przyjrzymy się 8 różnym sposobom prezentacji pracy, aby stworzyć mentalny obraz produktu.
8 sposobów na efektywną komunikację z klientami nietechnicznymi
Poniżej wymienione są pewne sposoby na przejście przez linię komunikacyjną z klientami nietechnicznymi. Te porady i wskazówki pozwolą ci osiągnąć dużą swobodę w osiągnięciu tego, co Twoim zdaniem jest najtrudniejsze. Wstawaj i rozmawiaj ze swoimi nietechnicznymi klientami i rób różnicę w sposobie, w jaki postrzegają projekt i jak się do niego przyczyniają.
-
Dowiedz się o świecie swoich klientów i postaw stopy w ich butach
Poznaj pochodzenie nietechnicznego klienta i branżę, z której pochodzą. Upewnij się, że znasz wystarczająco dużo ich statusu pracy zawodowej, aby zrozumieć poziom komunikacji, jaki możesz im zapewnić. Zrozum także poziom wiedzy technicznej i stąpaj po tych samych liniach, kiedy się z nimi komunikujesz.
Osoby te nie zawsze zostaną całkowicie zagubione, gdy są częścią projektu, ale jako lider projektu, Twoim obowiązkiem jest pamiętać o wszystkich poziomach komfortu każdego interesariusza i członka zespołu, którzy zarządzają projektem i pracują nad nim. .
Pomyśl z ich perspektywy i przejdź milę w butach, a wtedy zrozumiesz, jak widzą warunki techniczne, i odpowiednio zmienisz poziomy prezentacji i żargon techniczny na podstawie tych badań i badań. Poświęć się, aby dobrze wykonać komunikację z tymi osobami. I jeden ważny aspekt - bądź pokorny.
-
Pamiętaj, że dotyczy ludzi i ich działań, a nie kodów i technologii
Jeśli jesteś osobą znającą się na technologii, nie oznacza to, że wszyscy zauważą Cię, kiedy afiszujesz się tym technicznym językiem, który nosisz przy sobie. Jako kierownik projektu, rozmawiając z nietechnicznym klientem, upewnij się, że koncentrujesz się na ludziach (zespole i klientach) i zadaniach, które wykonują dla projektu. Poinformuj swoich klientów o ich postępach i ich wkładzie w osiągnięcie tego kamienia milowego w projekcie.
Mówienie o wierszach kodu i problemach z pętlą kodu naprawdę nie przyniesie ci korzyści i wprawi klientów nietechnicznych w szaleńczy nastrój.
Spróbuj użyć terminów, które mogą odnosić się np. „Użytkownik będzie musiał nacisnąć ten przycisk, aby przejść do tych stron, aby sfinalizować transakcję…” zamiast „system zainicjuje akcję przesłania i wyświetli powiadomienie o zakończeniu transakcji podczas akcji zostaje ukończony… ”W ten sposób możesz uderzyć w sedno tego, co chcą osiągnąć dzięki temu projektowi, i pozwolić im zrozumieć, że Ty i Twój zespół macie rację.
-
Niech to będzie proste, głupie
Całuj i mów, mówią. Jako kierownik projektu zajmujący się zewnętrznymi, nietechnicznymi klientami, musisz upewnić się, że komunikacja z klientami jest kompletna, zwięzła i bardziej niż kiedykolwiek prosta. Używaj zwykłego angielskiego, aby przekazać im wiadomość. Studiowałeś ich pochodzenie i wiesz, na co gorliwie reagują. Twoim następnym krokiem jest utrzymanie jak najprostszej komunikacji z nimi i wyrównywanie ich tylko na podstawie tego, co uzyskałeś dzięki profesjonalnej weryfikacji przeszłości.
Nie przytłaczaj ich żargonem, którego możesz używać z członkami swojego zespołu lub wewnętrznymi interesariuszami i bądź z nimi szczery na temat każdego zachodzącego postępowania.
Skuteczna komunikacja to droga. Wyobraź sobie sytuację, w której odwiedzasz lekarza, a on wyjaśnia ci twoje dolegliwości w sposób, który powoduje, że jesteś zdezorientowany i nie na miejscu. Bezradność, którą czujesz, jest dokładnie tym, przez co przechodzi Twój klient. Tak więc, ogólna zasada, KISS (upraszczaj, głupio).
-
Omów wyniki, które uzyskają
Podczas komunikowania się z klientami nietechnicznymi upewnij się, że wyjaśnisz im „dlaczego” i „co” robisz w ramach projektu, a nie „jak” właśnie to robisz. Kiedy klienci nietechniczni przyglądają się korzyściom i funkcjom, które zamierzają czerpać z projektu, reagują lepiej niż wtedy, gdy wyjaśnisz zawiłe szczegóły tego, jak Twój zespół to wszystko łączy.
Pokaż im korzyści, jakie wyniki uzyskają dla nich. Pokaż im, że z każdym kamieniem milowym osiągniętym przez projekt i zespół projektowy będą się zbliżać do osiągnięcia celu, jaki sobie wyznaczyli. Upewnij się, że zdają sobie sprawę z tego, że zadania te przyniosą wyznaczony cel, a zadania te, gdy zostaną wykonane efektywnie, przyniosą więcej korzyści niż oczekiwano.
Mając to na uwadze, jestem pewien, że nawet Ty jako kierownik projektu będziesz zwracał uwagę na dodatkowe korzyści, które można uzyskać z tego pojedynczego projektu.
-
Użyj przykładów
W takich momentach analogia i przykłady mogą być twoimi najlepszymi przyjaciółmi. Ćwiczenia te pomogą Ci nawet przynieść kreatywność do pracy. Przekręć swoją drogę i wykorzystaj przykłady z życia codziennego, aby przedstawić swój punkt widzenia. W ten sposób będziesz mógł lepiej powiązać informacje z ich poziomem wiedzy. Dzięki większej relatywności i świadomemu wysiłkowi ze swojej strony będziesz w stanie zdobyć ich także dzięki swojemu towarzyszowi. Z niezawodnością wiąże się niezawodność, a wraz z nią zaufanie do wykonywanej pracy i komunikacji świadczonej klientom nietechnicznym.
Użycie przykładów może nawet pomóc uprościć projekt dla siebie i członków zespołu i pozwoli spojrzeć na projekt z perspektywy laika. Zwiększy to Twoje szanse na kompleksowy projekt, który naprawdę zaspokoi potrzeby klientów i ogółu społeczeństwa.
-
Nie lekceważ ani nie przeceniaj ich poziomu wiedzy specjalistycznej w zakresie projektów
Chociaż ci nietechniczni klienci często nie są zbyt dobrze zaznajomieni z technicznością przedmiotu, zwłaszcza podczas tworzenia narzędzi programowych i aplikacji, mają oni przede wszystkim dobrą i wszechstronną bazę wiedzy, jeśli chodzi o projekty i procesy. Rozumieją procesy i sposób, w jaki procesy te mogą ostatecznie ułatwić proces tworzenia oprogramowania.
Na pewno możesz mieć je na pokładzie, aby aktywnie pomagać zespołowi w prowadzeniu projektu. Istnieje wiele różnych rodzajów klientów, z którymi my, kierownicy projektów, mamy do czynienia. Nie myśl o nich wszystkich jak o jednym, ale raczej dokładnie zrozum każdego klienta, jego mocne i słabe strony oraz o tym, jak wykorzystać ich mocne strony i zminimalizować ich słabości. Przeanalizuj je wszystkie i nigdy nie popełnij błędu, nie doceniając ani nie przeceniając tych osób.
-
Daj im klasę 101
Zwróć uwagę na wszystkie warunki, których będziesz używać w swoich prezentacjach i dialogach z klientami nietechnicznymi. Zrób z listy forum definicji i zanotuj definicje zwykłym angielskim, abyś mógł przekazać je nietechnicznym klientom i zrozumieć, co masz na myśli, kiedy ich używasz. Możesz uniknąć pustych wyrazów, które będą mieli na ich twarzach, kiedy będziesz tłumić te warunki podczas spotkań, a także unikniesz straty czasu z powodu wyjaśnień dotyczących tych konkretnych terminów.
Dzięki temu ćwiczeniu jestem pewien, że Twoi nietechniczni klienci również będą mieli okazję dowiedzieć się czegoś nowego i pozwolą im entuzjastycznie podchodzić do spotkania i prezentacji. To działanie może przygotować ich na wiele innych spotkań i dyskusji, które planujesz zorganizować, i pozwoli im również wnieść owocny wkład. Czy nie tego chcesz?
-
Zawsze pytaj ich, czy chwytają to, co do nich przywiązujesz
Zatrzymaj na chwilę prezentację i zadaj nietechnicznym klientom kilka pytań:
- Jesteś ze mną?
- Czy coś jest dla Ciebie niejasne?
- Czy chcesz, żebym coś powtórzył?
- Czy masz jakieś obawy lub wątpliwości związane z tą koncepcją?
- Potrzebujesz pomocy?
- Czy czujesz się komfortowo z szybkością prezentacji?
Takie pytania mogą być uspokajające i mogą pokazać, że potrzebujesz ich obecności i aktywnego uczestnictwa oraz potrzebujesz ich do zrozumienia wszystkiego, co się dzieje. Daje im to również możliwość zadawania trywialnych pytań, na które po udzieleniu odpowiedzi może mieć wpływ na ich zrozumienie.
To również zasugeruje, że z przyjemnością odpowiesz na każde pytanie, które ci rzucą, a to pomoże im zbudować pewność siebie, aby zaakceptować fakt, że nie zrozumieli określonego terminu lub pojęcia. Dzięki temu wzmocnieniu staną do wyjaśnienia swoich wątpliwości. Twój projekt zyskuje wtedy, kiedy będą mogli pomyśleć o nim z własnej perspektywy i zaoferować ci zupełnie nową perspektywę do przemyślenia.
Polecany artykuł
- Dług i kapitał własny
- Przewodnik po obowiązkach kierownika projektu