Zarządzanie interesariuszami projektu -
Część określania się jako zwierzęta społeczne wynika z faktu, że postęp naszej cywilizacji i społeczeństwa zależy od naszych wzajemnych interakcji. Komunikujemy się ze sobą poprzez medium językowe zwane językiem, co stanowi pomost między zrozumieniem i reagowaniem na różne sytuacje i scenariusze.
Nawet jeśli chodzi o nasze miejsce pracy, oczekuje się od nas, a nasza etyka pracy dyktuje, że pozostajemy w serdecznych i pozytywnych relacjach z ludźmi, z którymi współpracujemy, aby uzyskać przewagę w osiąganiu wspólnego celu firmy.
W świecie zarządzania projektami kierownik projektu jest jedyną osobą, która obsługuje projekt i zarządza nim oraz osobami zaangażowanymi w ten projekt. Tak więc staje się niezbędnym czynnikiem dla tej osoby, aby móc budować silną więź z każdym interesariuszem poprzez komunikację. W tym artykule odpowiemy na pytanie, które właśnie pojawiło się w twojej głowie, jak dokładnie budować pozytywne relacje ze wszystkimi kluczowymi interesariuszami projektu.
Co to jest zarządzanie interesariuszami projektu?
Interesariuszami są osoby, które są zaangażowane w projekt i bezpośrednio lub pośrednio zaangażowane w postępowanie w ramach projektu. Zarządzanie interesariuszami projektu można podzielić na dwie główne kategorie:
- Zarządzanie zewnętrznymi interesariuszami projektu: Zewnętrzni interesariusze mogą wpływać lub wpływać na przebieg projektu, ale nie są bezpośrednio zaangażowani w działalność biznesową w organizacji. Należą do nich społeczności, media, ogół społeczeństwa, inne grupy publiczne i inne.
- Wewnętrzne zarządzanie interesariuszami projektu : ci interesariusze są bezpośrednio zaangażowani w transakcje podejmowane przez firmę i w pewnym momencie lub inni są w posiadaniu produktu lub usługi (lub części produktu lub usługi) świadczonych przez organizację lub są z nimi związani. Do zarządzania udziałowcami projektu należą pracownicy, klienci, dostawcy, dostawcy, akcjonariusze i inni.
Zarządzanie interesariuszami projektu, którymi jesteś otoczony, można opisać jako dwie grupy: jedna bezpośrednio zaangażowana w projekt i jest obecna w komitecie sterującym projektu, a druga nie jest kluczowym decydentem, ale należy powiadomić go o postępach w projekt i jego przebieg zgodnie z opracowanym wstępnym planem biznesowym. Przyjrzyjmy się bliżej kierownictwu tych interesariuszy projektu i temu, jak ich zaangażowanie kształtuje przebieg projektu.
Dla sprawnego funkcjonowania projektu na przestrzeni lat niezbędne stało się ustanowienie dedykowanej linii komunikacyjnej przez kierownika projektu, zarówno z interesariuszami wewnętrznymi, jak i zewnętrznymi. Ta linia komunikacji przyniosła wiele sukcesów, a brak komunikacji z kluczowymi interesariuszami projektu w odpowiednim czasie i precyzyjnie doprowadził do niepowodzenia samego projektu.
Wszyscy interesariusze są kluczowymi graczami w tej grze i powinni mieć taki sam priorytet.
Rodzaje zarządzania interesariuszami projektu
Ponieważ teraz podzieliliśmy zarządzanie interesariuszami projektu na wewnętrznych i zewnętrznych interesariuszy organizacji, możemy dalej przyjrzeć się istniejącym rodzajom zarządzania interesariuszami projektu na podstawie ich poziomu zaangażowania bezpośrednio lub pośrednio w projekt.
- Ludzie, którzy pozytywnie wpływają na cały projekt, ale którzy nie są bezpośrednio zaangażowani w funkcjonowanie projektu i planu projektu. Do tego rodzaju zarządzania interesariuszami projektu należą kadra kierownicza wyższego i wyższego szczebla, dostawcy oraz dział finansów w organizacji
- Osoby, na które wpływa dowolne działanie podjęte w ramach organizacji. Wpływają na to bezpośrednio, a także odgrywają zasadniczą rolę w wprowadzaniu zmian, które są podejmowane. Obejmują one pracowników i klientów.
- Ludzie zainteresowani sukcesem organizacji, zwłaszcza jeśli chodzi o zwroty i przychody uzyskane z zysków. Tacy kluczowi interesariusze projektu wpływają na te programy zmian oraz produkty i usługi organizacji w stopniu, w jakim znają korzyści, jakie przynoszą działania. Tymi kluczowymi interesariuszami projektu są osoby posiadające akcje firmy.
Jako kierownik projektu, Twoim obowiązkiem będzie połączenie kropek i efektywne komunikowanie się z wszystkimi tego rodzaju kluczowymi interesariuszami projektu, aby zapewnić spójność w ramach projektu i pomyślnie go przeprowadzić. Ta skuteczna komunikacja zapewni, że Twój projekt będzie realizowany na właściwej ścieżce przez cały cykl życia, a wszyscy uczestnicy projektu będą na bieżąco informowani o postępach.
Co chcą wiedzieć ci interesariusze projektu?
To jedno pytanie, które powinni zadać sobie wszyscy kierownicy projektów i znaleźć na nie satysfakcjonujące odpowiedzi. Ważne jest, aby zawsze wiedzieć, co zarządcy projektu powinni wiedzieć. Niezależnie od tego, czy bezpośrednio pracują nad projektorem, chcą tylko znać status projektu i postęp, jako dobry kierownik projektu, ważne jest, aby poprawnie zrozumieć, co chcą wiedzieć i odpowiednio przygotować swój plan komunikacji, aby spełnić potrzeby kluczowych interesariuszy projektu.
- Kluczowi interesariusze projektu chcą wiedzieć, co jest dla nich - ludzie zawsze oczekują motywacji, gdy dowiedzą się, co to dla nich jest. Kiedy korzyści z ich zaangażowania i projektu są ogólnie znane, jest to dla nich dodatkowe wsparcie, aby uzyskać większe poczucie odpowiedzialności za projekt i odpowiednio się do tego przyczynić.
- Kluczowi interesariusze projektu chcą wiedzieć, co jest dla organizacji - ludzie chcieliby dowiedzieć się więcej na temat ogólnego obrazu i oczekiwać, jakie korzyści otrzyma organizacja. W końcu, jeśli firma się rozwija, więc zwiększa swoje szanse na większy udział.
- Kluczowi interesariusze projektu chcą Ci zaufać - Stała linia komunikacyjna między tobą a kierownictwem interesariuszy projektu może być świetnym czynnikiem do budowania zaufania w relacji. Interesariusze muszą wiedzieć, że mogą polegać na tobie w pracy, którą ci powierzyli. Komfort jest bardzo ważny.
- Kluczowi interesariusze projektu chcą wiedzieć, że jesteś zaangażowany - Komunikacja to świetne medium, dzięki któremu możesz pokazać swoje zaangażowanie i zaangażowanie w prowadzony projekt. Gdy kierownictwo interesariuszy projektu dowie się, że jesteś zaangażowany, będą mogli już postrzegać projekt jako wielki sukces i mieć pewność, że twoje czujne oczy będą kierować i konsekwentnie postępować w cyklu życia projektu.
- Kluczowi interesariusze projektu chcą zobaczyć, że jesteś w stanie - kiedy skutecznie komunikujesz postęp projektu lub zadania do wykonania; pokazuje dużą część twoich możliwości i kalibru kluczowym interesariuszom projektu i członkom zespołu. Fakt, że jesteś w stanie kierować projektem, może mieć wielki i głęboki wpływ na to, w jaki sposób sami interesariusze projektu sami przyczyniają się do projektu i wyrażają jego zaangażowanie.
Definiowanie pozytywnego związku
Jeśli mamy utrzymywać pozytywne relacje z kluczowymi interesariuszami projektu, którzy są bardzo kluczową i wybitną częścią naszych projektów, lepiej jest dla nas zrozumieć i jasno zdefiniować, co oznacza pozytywny związek. I nie, pozostawanie pozytywnym nie jest częścią listy zarządzania interesariuszami projektu. Zanurkujmy więc na pierwszym miejscu i ustalmy, co oznacza dla nas pozytywny związek. Moim zdaniem następujące cechy doskonale opisują i definiują pozytywny związek potrzebny podczas pracy nad projektem:
- Zaufanie - bez względu na to, czy jest to relacja osobista, czy zawodowa, zaufanie jest jednym z kluczowych czynników, który może być punktem zwrotnym dla udanej i docenianej relacji z interesariuszami. Zaufanie może stanowić silną więź, łączącą zespół projektowy i kluczowych interesariuszy projektu w celu zapewnienia wydajniejszych i wydajniejszych środowisk pracy i komunikacji. Zaufanie polega na tym, że możesz wnieść swoje pomysły do stołu, nie przejmując się niczym.
- Otwarta i skuteczna komunikacja - w scenariuszu biurowym jesteś ciągle w trybie komunikacji, albo za pośrednictwem wiadomości e-mail lub wiadomości błyskawicznych, albo poprzez zwykłą rozmowę twarzą w twarz. Im więcej komunikacji zdobędziesz, tym więcej relacji, ale lepsza i bardziej skuteczna komunikacja, bardziej pozytywna byłaby relacja.
- Pozwalając na różnorodność - pozytywne relacje mogą sprawić, że ludzie zaakceptują różnorodność i różnorodność wywołaną przez innych ludzi. Mogą wymyślać różne opinie, myśli i pomysły. Dzięki różnym perspektywom projekt może przynieść wiele korzyści, a ty będziesz czerpać pozytywne relacje.
- Wzajemny troska i szacunek - Praca w zespole i grupie może być naprawdę ciężka. Możesz natknąć się na osoby, z którymi trudno jest być w pobliżu, ale mając na uwadze szerszy obraz organizacji i opierając się na tej wzajemnej trosce i szacunku dla siebie nawzajem iw ramach projektu, interesariusze mogą umożliwić innowację i sprawne funkcjonowanie projektu w ramach drużyna.
- Uważność - Świadomość działań i słów może sprawić, że kluczowi interesariusze projektu staną się odpowiedzialnymi i odpowiedzialnymi osobami, z którymi można się spotkać. Może to poprawić twoją pozycję jako kierownika projektu i może pomóc w wykonywaniu zadań. Samoświadomość może zaoszczędzić ci kłopotów z negatywnymi wibracjami wokół ciebie w miejscu pracy.
Wskazówki, jak pozytywnie zaangażować zarządzanie interesariuszami projektu
- Spójrz nie tylko na budowanie pozytywnych relacji z zarządzaniem interesariuszami projektu, ale także na silną relację, która będzie trwać przez kluczowe punkty decyzyjne. Staraj się stale angażować ich w strategię i przyjęte podejście.
- Podziel się swoją wizją, a przyjmiesz projekt i cel, który zamierza osiągnąć.
- Skorzystaj ze stałej porady i pomocy osób, które są już po lepszej stronie rzeczy, jeśli chodzi o projekt i wszystkie jego zadania.
- Ustal regularny harmonogram spotkań, aby spotkać się bezpośrednio z różnymi rodzajami zarządzania interesariuszami projektu i zainwestować czas w konsultacje i przedstawić swoją uwagę odpornym kluczowym interesariuszom projektu, aby zmusić ich do spojrzenia na ogólny obraz i zrozumienia, że projekt oznacza.
- Przygotuj plan komunikacji i uzyskaj porozumienie ze wszystkimi kluczowymi interesariuszami projektu.
- Komunikacja powinna być prosta, ale skuteczna.
- Aby zbudować zaufanie do ciebie, pokaż im ustrukturyzowane podejście do planu projektu od samego początku projektu.
- Informuj o ryzyku i problemach i nie stawiaj nagle niespodzianki ani napiętej sytuacji. Zagraża to ich udziałowi w projekcie i powstrzymuje cię przed przejęciem przywództwa z zaufaniem.
Korzystanie z planu komunikacji
W tym artykule kilka razy słyszałeś o planie komunikacji. Chociaż niektórzy mogą o tym wszystko wiedzieć, a niektórzy mogli to usłyszeć po raz pierwszy. Dając przewagę młodym i dobrze zapowiadającym się menedżerom projektów, otrzymasz teraz krótką lekcję na temat tego, czym jest plan komunikacji i jak z nim postępować.
Co to jest plan komunikacji?
Mówiąc wprost, plan komunikacji ułatwia wydajną i efektywną komunikację między tobą, jako kierownikiem projektu, a różnymi interesariuszami, z którymi będziesz mieć do czynienia podczas realizacji projektu. Ten plan będzie kompletnym przewodnikiem prowadzącym cię przez całą komunikację, która będzie miała miejsce i na jakiej częstotliwości.
Ustanawiając plan komunikacji, musisz wziąć wpis z:
- Sponsor projektu
- Zarządzanie Interesariuszami Projektu
Elementy planu komunikacji
Aby dobry i skuteczny plan komunikacji zakorzenił się, będziesz musiał wziąć następujące 4 elementy planu:
- Cele komunikacyjne
- Metoda i częstotliwość komunikacji
- Rodzaj interesariuszy (grupa docelowa)
- Kluczowe elementy wykorzystywane w komunikacji
Opracowanie planu komunikacji
To zadanie można łatwo wykonać, pod warunkiem, że masz w głowie całą strategię komunikacji. Kiedy już wiesz i zdajesz sobie sprawę z tego, co należy zrobić, powiedzieć i podjąć działania, możesz być pewien, że opracujesz plan komunikacji, który nie zawiedzie. W poniższej tabeli podano idealne i zalecane strategie, które należy podjąć, aby starannie wyrzeźbić i wyrzeźbić dobry plan komunikacji w celu zbudowania pozytywnych relacji z zarządzaniem interesariuszami projektu.
| Punkty skupienia | pytania |
| Cele komunikacyjne | Co chcesz osiągnąć dzięki planowi komunikacji dla twojego projektu?
Czy te cele są zgodne z celami twojego projektu? |
| Docelowi odbiorcy | Kto potrzebuje tego rodzaju komunikacji?
Co to jest dla nich? |
| Metoda komunikacji | Jaki jest komfort Twojej grupy docelowej jako sposobu komunikacji? |
| Częstotliwość komunikacji | Jak często chcesz aktualizować swoich interesariuszy? |
| Cel komunikacji z różnymi typami interesariuszy | Dlaczego chcesz przekazać tę informację zainteresowanym stronom? |
| Kluczowe elementy w komunikacji | Co dokładnie potrzebujesz, aby wiedzieć?
Co Ty jako kierownik projektu chcesz im przekazać? |
| Mistrz komunikacji | Kto powinien zapewnić komunikację, którą zaplanowałeś?
Który członek zespołu jest wystarczająco odpowiedzialny, aby dokonać takiej komunikacji? Czy różni interesariusze potrzebują różnych komunikatorów? |
| Źródła informacji | Jakie jest twoje źródło informacji, aby móc się komunikować?
Jakie dane i informacje wykorzystasz? Jaka jest potrzeba tej konkretnej informacji dla tego konkretnego interesariusza? |
| Wskaźniki sukcesu | Skąd mam wiedzieć, że mój plan komunikacji działa?
Co uważa za udany plan komunikacji? Czy muszę mieć spotkanie oceniające plan komunikacji? |
Polecane artykuły
Jest to przewodnik po stałej linii komunikacyjnej między tobą a kierownictwem interesariuszy projektu, który może być świetnym czynnikiem do budowania zaufania w relacji. Są to następujące linki zewnętrzne związane z interesariuszami projektu.
- Niesamowity przewodnik po technikach zarządzania projektami
- Efektywne raportowanie zarządzania projektami
- Top 7 ważnych narzędzi do zarządzania projektami typu open source