E-mail Zasady Etykiety
Nawet w dobie technologii informatycznych i szybkiej komunikacji elektronicznej od każdej osoby oczekuje się przestrzegania określonych zasad i zasad etyki podczas interakcji z komputerem lub innym gadżetem. Ta sama zasada etykiety e-mail dotyczy wszystkich bez względu na to, czy pracujesz, zasady etykiety e-mail dla przedsiębiorcy lub studenta. W rzeczywistości istnieją różne źródła komunikacji elektronicznej, takie jak e-mail, Facebook, Twitter, Skype i wiele innych. Niewątpliwie zasady etykiety e-mail w miejscu pracy są uważane za jeden z najczęstszych i najskuteczniejszych środków komunikacji. Dziś zasady etykiety e-mail w miejscu pracy nie ograniczają się tylko do wysłania ważnej wiadomości, ale jej obwód rozszerzył się na znacznie szerszą granicę. W rzeczywistości, zgodnie z ankietą, liczba użytkowników identyfikatorów e-mail stale rośnie wraz ze wzrostem liczby użytkowników Internetu.
Niestety ostatnio zasady etykiety e-mail dla firm wkraczają do strefy zagrożenia za pomocą obrzydliwego języka. Ponadto było całkiem sporo przypadków, w których całkowicie błędnie zinterpretowali z powodu ogromnej luki komunikacyjnej. Ponadto słusznie sugeruje się, aby nie wysyłać wiadomości e-mail, gdy jesteś zirytowany lub masz złe przeczucia wobec kogoś. Może to dodatkowo skomplikować problemy, jeśli nie zostaną rozwiązane w terminie lub jeśli wiadomość e-mail nie zostanie poprawnie wysłana. To ostatecznie powoduje negatywny wpływ i pokazuje, że jesteś nieprofesjonalny.
Ważne podstawowe zasady dotyczące etykiety e-mail
Oto niektóre z zasad etykiety e-mail, które osoby często przeoczają lub zwykle nie przestrzegają
Wyślij e-mailem do zasad etykiety 1. Wszystkie duże litery
Za każdym razem, gdy piszesz e-mail, zarówno formalny, jak i nieformalny, musisz pamiętać, że blokada Caps nie jest włączona. Ogólnie rzecz biorąc, nie jest dobrze skomponować treść wiadomości e-mail zawierającej wszystkie litery blokowe. W kategoriach zawodowych błąd ten jest zwykle nazywany „krzyczeniem”. Co więcej, pismo staje się prawie nieczytelne. Jeśli jednak naprawdę chcesz wypróbować coś nowego i wybrać nowy styl czcionki, możesz użyć wszystkich słów pisanych małymi literami. W rzeczywistości ten styl staje się obecnie popularny. Ale właściwym podejściem do pisania wiadomości jest normalne wpisywanie informacji bez użycia zbyt wielu stylów czcionek. Możesz wyróżnić / pogrubić lub podkreślić ważną część wiadomości.
Prześlij e-mailem zasady etykiety # 2. Wysyłanie wiadomości e-mail bez korekty
Kolejnym błędem, który ludzie zwykle popełniają, jest wysyłanie wiadomości e-mail bez czytania, co napisali. Być może bardzo ostrożnie wpisałeś najważniejszą pocztę elektroniczną, ale powinieneś przyzwyczaić się do korekty treści przed kliknięciem przycisku „wyślij”. Twoja poczta może zawierać błędy ortograficzne lub gramatyczne, co może spowodować złe wrażenie. Nie bądź niechlujny podczas pisania, nawet jeśli nie jest to oficjalna wiadomość. Korekta lub edycja staje się tym ważniejsza, jeśli poczta ma opcję autokorekty. Ponowne odczytanie sprawi, że wymienisz wszystkie istotne punkty w swojej poczcie i nie zapomnisz załączyć żadnych niezbędnych dokumentów.
Prześlij e-mailem zasady etykiety # 3. Błąd dotyczący przekazywania
Będziesz nieco zaskoczony, gdy się dowiesz, ale faktem jest, że ludzie nie przestrzegają zwyczajów, nawet gdy przekazują e-mail do kogoś. W rzeczywistości „Naprzód” zwykle dzieli się na trzy kategorie -
-
Fałszywe wiadomości e-mail zawierające fałszywe obietnice
W związku z tym możesz napotkać wiele fałszywych e-maili zawierających fałszywe obietnice. Na przykład może poprosić Cię o przekazanie informacji wielu osobom, które twierdzą, że po wykonaniu tego zadania zaoferuje ci nagrodę pieniężną w określonej wysokości. Uważaj na takie e-maile!
-
E-maile zawierające zdjęcia i zabawne fakty
Istnieje wiele e-maili zawierających urocze zdjęcia zwierząt, niemowląt lub innych interesujących obiektów, a nadawca prosi o przekazanie ich większej liczbie osób. Ponadto może zawierać interesujące fakty i informacje na dowolny temat. Należy jednak zachować szczególną ostrożność, zanim zasady dotyczące etykiety e-mail w miejscu pracy zostaną przekazane komuś.
-
Wiadomości-śmieci lub spam
Zazwyczaj są one wysyłane przez hakerów do ofiar. Wysyłają masowo wiadomości e-mail do dużej liczby osób w imieniu Bogów i Bogiń. Na przykład możesz otrzymać wiadomość z nieznanego źródła, która prosi cię o przesłanie jej w imieniu każdego hinduskiego boga lub Jezusa Chrystusa.
Musisz być bardzo czujny i świadomy, mając do czynienia z tego rodzaju fałszywymi wiadomościami e-mail. Musisz postępować zgodnie z prostymi instrukcjami podanymi poniżej-
- Proszę nie przekazywać żadnych niechcianych wiadomości ani spamu, nawet przez pomyłkę
- Jeśli oczarowuje Cię zdjęcie, wideo lub treść wiadomości e-mail i naprawdę chcesz ją przesłać, pamiętaj, aby wysłać ją tylko osobiście.
- Możesz sprawdzić lokalizację wiadomości e-mail na stronach monitorujących, takich jak Snopes.com.
- Nie przesyłaj dalej wiadomości e-mail wszystkim osobom dostępnym w książce adresowej.
Wyślij e-mailem zasady etykiety # 4. Przesadzanie treści lub skracanie jej długości
Niektóre osoby mają zwyczaj wyolbrzymiania lub niepotrzebnego opracowywania pewnych punktów podczas tworzenia zasad etykiety e-mail w miejscu pracy. Proszę oderwać się od takich praktyk, ponieważ nie wszystko jest przyjemne dla oczu. Unikaj używania długich zdań; zamiast tego napisz do rzeczy i w krótkich akapitach. Używanie punktów i liczb jest zawsze zachęcające, ponieważ można je łatwo zrozumieć. Możesz pogrubić lub użyć kursywy, aby podkreślić ważne aspekty.
Z drugiej strony nie oznacza to, że możesz wybrać najkrótszą ścieżkę do przekazania swojej wiadomości. Jest to bardziej odpowiednie i ważne, zwłaszcza gdy odpowiadasz na dowolną etykietę e-mail. Nie odpowiadaj tylko jednym słowem. W rzeczywistości zasady etykiety e-mail dla firm są często łamane, jeśli osoba musi odpowiedzieć twierdząco lub przecząco. Wiadomość e-mail staje się dość gwałtowna i wygląda niezręcznie. Dlaczego ważne jest, aby stosować się do tego wzoru? Odpowiedź jest taka, że każdy e-mail ma określony ton i należy go ściśle przestrzegać podczas pisania. Odpowiedz więc, pisząc pełne zdanie.
Wyślij e-mailem zasady etykiety # 5. Zastosuj skomplikowane podejście podczas komponowania
Jest to prawdą w wielu kontekstach. Często ludzie nie zwracają uwagi na ton lub język podczas pisania wiadomości e-mail. Wynik; kończą pisaniem w bardzo skomplikowanym języku, który jest dość trudny do zrozumienia. Z pewnością należy unikać używania mocnych słów. Twoje podejście powinno raczej być proste. Język powinien być spokojny, który każdy może łatwo zrozumieć. Robiąc to, musisz jednak pamiętać, do kogo kierujesz swoją pocztę. Pisz swoje fakty w zorganizowany sposób. Zachowaj ostrożność przy stosowaniu odpowiednich znaków interpunkcyjnych.
Wyślij e-mailem zasady etykiety # 6. Przyjęcie całkowitego nieformalnego podejścia
To jest coś, co zostało znalezione w kilku regułach dotyczących etykiety e-mail w miejscu pracy. Czasami jednostki stają się zbyt nieformalne w swoim podejściu, które następnie zaczyna odbijać się w tonie przesłania. Cóż, w dużej mierze zależy to od rodzaju relacji między nadawcą a odbiorcą. Niezależnie od tego, co może się zdarzyć, musisz zwracać uwagę na poziom nieformalności, chyba że zwracasz się do kogoś wyjątkowego. Należy zachować ostrożność przy używaniu wymyślnych czcionek, kolorowych tekstów i skrótowego SMS-a, takiego jak „u” dla ciebie, „ur” lub swój itp.
Wyślij e-mailem zasady etykiety # 7. Wysyłanie lub odpowiadanie na e-maile grupowe
Wiele razy musisz wysyłać e-maile grupowe. Tutaj również musisz być ostrożny w swoim podejściu, aby nie wylądować w obszarze trudności. Zawsze upewnij się, że korzystasz z opcji pola BCC podczas wysyłania wiadomości masowo do wielu osób. Zaletą tego jest to, że możesz ukryć adresy e-mail innych osób, do których wysyłasz. Żadna osoba nie będzie w stanie ustalić, ile osób otrzymało tę samą pocztę. Praktyka ta jest zwykle stosowana przez firmy, które dzwonią do kilku kandydatów na rozmowę kwalifikacyjną.
W ten sam sposób, jeśli odpowiadasz na e-mail grupy, możesz zaoszczędzić na ujawnieniu adresów e-mail innych osób. W takim przypadku możesz użyć pola CC. Jednak przed użyciem tego narzędzia należy być bardzo pewnym i ostrożnym.
Wyślij e-mailem zasady etykiety # 8. Połączenie profesjonalnych i osobistych
Większość działających zasad etykiety e-mail dla profesjonalistów ma dwa osobne adresy e-mail: jeden to osobisty, a drugi to firmowy adres e-mail zawierający tylko oficjalne wiadomości. Jednak niektóre osoby używają swojego identyfikatora poczty w biurze do wysyłania osobistej wiadomości do znajomych lub krewnych. Jest to w żaden sposób nie do zaakceptowania i stanowi całkowite naruszenie zasad etykiety e-mail w miejscu pracy i kodeksu postępowania. Nawet jeśli chcesz podzielić się ciekawym filmem, żartem lub inną informacją z osobistej notatki ze współpracownikami z biura, zawsze używaj osobistego adresu e-mail. Wiele zasad etykiety e-mail dla firm jest bardzo rygorystycznych w tej notatce, a wszelkie naruszenia na tym froncie mogą prowadzić do ukarania danej osoby. Ponadto upewnij się, że nie wysyłasz wiadomości e-mail NSW (Not Safe for Work) z identyfikatora firmy. Wysyłanie budzących zastrzeżenia filmów lub treści może prowadzić do wydalenia pracownika.
Wyślij e-mailem zasady etykiety # 9. Wysyłanie „delikatnych przypomnień”
Jeśli dokładnie to zauważyłeś, popularna fraza zyskuje popularność w świecie poczty elektronicznej znanej jako „Delikatne przypomnienie”. Termin ten jest powszechnie używany, zwłaszcza w temacie wiadomości e-mail. Jak sama nazwa wskazuje, nadawca faktycznie przypomina odbiorcy o czymś takim, jak opłacenie pozostałych należności, itp. Ale czasami wiadomość jest źle interpretowana. Wiele zasad etykiety e-mail dla firm uznało to za przestępstwo, ponieważ coś im się przypomina. Więc nawet jeśli musisz wysłać komuś przypomnienie, zachowaj ostrożność co do języka i tonu.
Wyślij e-mailem zasady etykiety 10. Wysyłanie dużych plików
Warto zauważyć, że ludzie nie tylko łamią zasady etykiety e-mail w miejscu pracy podczas komponowania treści wiadomości, ale nawet wtedy, gdy dołączają dokument na poparcie swojego zapisu. Tak, może się to wydawać absurdalne, ale dołączenie dowolnego dokumentu lub pliku o wielkości 10 MB lub większej jest uważane za naruszenie zasad postępowania. W związku z tym serwery nie mogą wywierać presji na tak duży dokument. Takie załączniki w dowolnej formie są trudne do wysłania i mogą powodować bałagan w skrzynce odbiorczej potwierdzenia. Jeśli jednak musisz wysłać plik o dużym rozmiarze, lepiej wybierz usługi online, takie jak Dropbox, Hightail lub DropSend.
Wyślij wiadomość e-mail do zasad etykiety 11. Pisanie niekompletnego wiersza tematu
Niezależnie od tego, czy w to wierzysz, czy nie, ale temat jest uważany za jedną z najważniejszych części każdego e-maila. Odbiorca wiadomości najpierw zauważy wiersz tematu wiadomości, ponieważ jest on widoczny w jego skrzynce odbiorczej. To na ten temat odbiorca zrozumie, o co chodzi w wiadomości. Dlatego ważne jest, aby napisać pełny i znaczący temat, a następnie przejść do reszty ciała. Niewłaściwy wiersz tematu wskazuje na zainteresowanie przekazaniem wiadomości odbiorcy.
Prześlij e-mailem zasady etykiety # 12. Początek i podpisanie wiadomości e-mail
Początek wiadomości e-mail odzwierciedla ton i język reszty ciała. Tylko pisanie cześć lub zwykłe cześć brzmi trochę absurdalnie. Jeśli znasz nazwisko osoby, możesz zwrócić się do niej po imieniu, a jeśli nie, po prostu napisz Szanowny Panie lub Pani. Jeśli zwracasz się do swojego seniora, nie możesz zacząć od Hello Sir. Jeśli jesteś osobą, która prosi go o stawienie się na rozmowę kwalifikacyjną, możesz skierować go po imieniu lub napisać „Drogi wnioskodawcy”.
Podobnie, kiedy zamykasz pocztę, nie pisz niepotrzebnie podziękowań, chyba że poprosisz osobę o przysługę. W rzeczywistości „Pozdrawiam” jest bardziej odpowiednim i właściwym słowem, podsumowując całą dyskusję na temat poczty.
Wyślij e-mailem zasady etykiety 13. Biorąc własny słodki czas na odpowiedź
Jest to zły nawyk, aby rozwijać się szczególnie, jeśli jesteś związany ze światem zawodowym. Są ludzie, którzy korzystają z luksusu, odpowiadając na e-maile, prosząc ich o informacje, nawet jeśli znają odpowiedź. Po prostu odpowiadają w ostatniej chwili lub kiedy otrzymają e-mail z przypomnieniem. Oczywiście, powinieneś traktować wiadomości e-mail na podstawie ich wartości, ale przynajmniej odpowiedzieć odpowiedzią dotyczącą tematu lub problemu.
Podsumowanie zasad etykiety e-mail:
Ważne jest, aby unikać praktyk, w których narusza się zasady etykiety e-mail dla firm. Powinieneś postępować zgodnie z kodeksem postępowania podczas tworzenia etykiety e-mail w miejscu pracy, która odzwierciedla Twoją autentyczność i szczerość.
Powiązane kursy
W tym poście omówimy niektóre zasady etykiety e-mail, które osoby często przeoczają lub których zwykle nie przestrzegają. W tym miejscu omówiliśmy ważne podstawowe zasady dotyczące etykiety e-mail w miejscu pracy.
- Podstawy szkolenia w zakresie etykiety e-mail
- Szkolenie z marketingu e-mailowego
- CRT: 05 - Etykieta e-mailem